E-PAYSAGE

GT IT

Présentation et synthèse des échanges

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Stéphane Patart

Quentin Pirlot

Bénédicte Champagne

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02 février 2023

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SOMMAIRE

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• Approbation du document de synthèse de la réunion du 8 décembre 2022 (accès au document)
• Tests de chargement des inscriptions
• Retour sur les tests de chargement
• Rappel sur la procédure qualité
• Retour sur la documentation technique
• Présentation ; Synthèse des échanges
• Propositions d’amélioration du wiki e-paysage (accéder au wiki)
• Présentation ; Synthèse des échanges
• Recommandations du GT gestion documentaire
• Présentation ; Synthèse des échanges
• Dictionnaire des données 23-24
• Présentation ; Synthèse des échanges
• Retour du Comité de pilotage du 15 décembre 2022
• Présentation ; Synthèse des échanges
• Divers

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Tests de chargement des inscriptions

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Tests de chargement en TQ en janvier 2023

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Rappel de la procédure qualité

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• Les étapes
• Étape 1 : prendre contact avec l’équipe via l’adresse epaysage@ares-ac.be
• Étape 2 : réaliser l’envoi des données – traiter les messages d’erreurs (Webservice ou chargement de fichiers)
• Étape 3 : analyse de la qualité des données
• Étape 4 : réalisation de tests de qualité sur les données (complétude, cohérence, unicité, etc.)
• Étape 5 : nettoyage de la DB et envoi des données définitives
• Trois phases en TQ
• Phase 1 : les mini-inscriptions (inclus les diplômés) de 2014-2015 à 2020-2021 inclus
• Phase 2 : les full inscriptions 21-22
• Phase 3 : les full inscriptions 22-23

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Périmètre des tests qualité

• L’objectif des tests de qualité n’est pas de remplacer les EES, ni de faire une analyse de la finançabilité des inscriptions
• SIEL-SUP prévoit déjà de nombreux contrôles, que ce soit lors du chargement d’un fichier CSV ou lors de l’envoi par Webservice (format, incompatibilité de données, etc.)
• La phase de test doit permettre de vérifier le bon envoi et la bonne réception des données en DB
• L’analyse de la qualité a donc pour objectif d’effectuer des contrôles complémentaires sur les données (complétude, cohérence, unicité, etc.)
• Lors de la phase test, il sera demandé aux EES, lors de l’envoi de leurs données, de communiquer des informations complémentaires pour une première analyse de la concordance des données, sans communiquer les données à caractère personnel :
• Nombre d’inscriptions envoyées
• Somme des colonnes (crédits, assimilation, allègement, etc.)
• En cas de discordance, des contacts seront pris avec l’EES pour identifier les origines de ces discordances

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Page consigne sur le wiki

Cliquer ici pour se connecter au wiki

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Documentation technique

• Les données se basent sur le dictionnaire des données - celui-ci est revu annuellement.
• Constat :
• La méthode de révision annuelle du dictionnaire ne permet pas de s’adapter de façon fluide aux problèmes de terrain rencontrés par les IT et/ou les équipes administratives
• “Limite de l’exercice”
• Conséquence : légères incohérences entre les deux qui sont rectifiées à la suite dans la documentation et/ou dans le dictionnaire (respect d’un impact minimal sur les développements)
• Relectures et vérifications sont faites en amont mais
• Il n’y a que lorsque les outils sont utilisés que l’on peut savoir comment les améliorer
• Personne n’est à l’abri d’une erreur
• Changements effectués (tracé en jaune de version à version) dans la documentation depuis la version initiale :
• 2 versions de la documentation SOAP ont été mises à disposition et 1 seule de la documentation REST
• Dans tous les documents (ws SOAP, REST et chargement fichier csv)
• la valeur de la donnée réorientation cursus initial a été corrigée pour coller au dictionnaire (valeur 3 au lieu de 1)
• Des messages d’erreurs ont été adaptés
• Dans les documents SOAP et REST : Points 3.2.10.2, 3.2.4, 3.2.7 & 3.2.9 ont été adaptés
• La documentation relative au chargement fichier est en cours d’adaptation (clarification périmètre diplômés - périmètre mini-inscriptions avec les 17 données)
• Disponible sur le site e-paysage (ws REST- documentation chargement csv) et sur la plateforme documentation SOAP ETNIC la semaine prochaine
• Documentation csv full inscription en cours de rédaction - mise en ligne au plus tard fin février

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Synthèse des échanges

• Amélioration de la mise à disposition entre le fichier Yaml et la documentation technique REST.

Actions :

1. Mettre à jour le fichier Yaml
2. Prévoir des release notes explicatives pour mettre en évidence les modifications
3. Mettre en ligne l’url permettant d’accéder au fichier Yaml en production

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• Pour ceux qui souhaitent une aide au développement en dehors du langage JAVA soutenu par l’ETNIC, le groupe recommande l’utilisation de l’outil Postman

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• En ce qui concerne les technologies liées aux webservices :
• Tous les nouveaux services e-paysage seront développés en REST
• Les services e-paysage existant en SOAP seront développés en REST lors des évolutions de service
• Les services de la BCED sont exposés en SOAP et, le cas échéant en partie, et après analyse avec l’ETNIC, pourraient être encapsulés pour être présentés en REST aux établissements

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Propositions d’amélioration du wiki e-paysage

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Fonction de recherche

• Pour effectuer une recherche simple dans les titres des fiches

• Pour effectuer une recherche dans les contenus

Méthode

1- Ouvrir le drive

2- Choisir recherche avancée

3- Encoder le terme de recherche

4- Rechercher

1

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3

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Synthèse des échanges

• Le GT informe l’ARES que la fonction “recherche avancée” n’est pas disponible en accès public

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Actions :

1. Un contact sera pris en interne avec le gestionnaire de la suite Google à l’ARES afin de pouvoir mettre à disposition la fonction de “recherche avancée” aux membres des différents GT
2. L’équipe de coordination et le GT s’accordent sur le principe de relecture des fiches thématiques sous forme de préparation pour les prochaines réunions de coordination

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Recommandations du GT gestion documentaire

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MISE EN PLACE D’UN GT GESTION DOCUMENTAIRE

• Sur base du relevé des preuves effectués par :
• le GT Com/Del dans le cadre du contrôle de la régularité de l’inscription et de la finançabilité ;
• le GT CREDAC NR dans le cadre de la centralisation des demandes d’admission des NR aux études contingentées ;
• la team EXMD dans le cadre de l’organisation du concours de médecine/dentisterie ;
• la team FIE dans le cadre de l’organisation de l’épreuve de maîtrise de la langue française.

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• Proposer une approche de gestion documentaire en matière :
• d’organisation du dossier de preuves de l’étudiant·e ;
• de classification des pièces ;
• de catalogue de métadonnées ;
• de méthodes de transfert des pièces ;
• des délais de conservation.

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• Profil des membres du GT Gestion documentaire
• EES-Com/Del ;
• personnes expérimentées dans la gestion du dossier d’inscription et des pièces associées ;
• affinité pour la gestion documentaire et si possible avec une expérience de constitution de dossier ;
• intéressées dans l’indexation des pièces et des métadonnées liées aux pièces constituant un dossier.

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• Responsable développements documentaires ARES

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• 2 réunions :
• 06/12/2022
• 17/01/2023

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Les catégories de pièces et la classification

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Les métadonnées liées à chaque fichier

* Les pièces seront échangées par paquets - Une somme de contrôle est une courte séquence de données numériques calculée à partir d’un bloc de données plus important permettant de vérifier, avec une très haute probabilité, que l’intégrité de ce bloc ait été préservée lors d’une opération de copie, stockage ou transmission (source : Wikipédia) - cet élément permet donc de vérifier que le transfert ait été correctement effectué.

• Les métadonnées sont envoyées dans un fichier indépendant des fichiers.
• Les métadonnées sont conditionnelles.

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Accéder au dossier

• Différentes modalités techniques de transfert doivent être envisagées pour permettre à tous les EES, quelle que soit leur capacité informatique, de transférer en autonomie les pièces de manière sécurisée de et vers la plateforme e-paysage (webservice, chargement manuel).
• En ce qui concerne la récupération dans CREDAC NR :
• Via un appel webservice basé sur le code habilitation, l’EES doit pouvoir recevoir la liste des demandes d’admission :
• Cette liste reprend la liste ordonnée des candidats à l’admission + l’ensemble de leurs données + leur numéro d’inscription + ID fichiers
• Sur base de l’ID d’un fichier, l’EES peut appeler le fichier de métadonnées et le fichier

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• Via un système manuel :
• Dossier par dossier
• Le fichier reprenant le numéro d’ordre - l’ensemble des données encodées par le candidat
• Un lien pour télécharger l’ensemble des fichiers
• Téléchargement par code habilitation
• la liste ordonnée des candidats à l’admission + l’ensemble de leurs données + leur numéro d’inscription + ID fichiers
• Modalité à déterminer pour le téléchargement des fichiers en masse

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L’archivage/la collecte

• Concernant l’archivage et les délais de conservation des preuves
• De façon à garantir l’accessibilité aux documents qui ont servi au contrôle, la conservation des documents au sein de la plateforme doit être étendue jusqu’à la fin de la période de recours ou, à défaut, pendant 10 ans par souci de cohérence avec le délai de conservation prévu dans le décret e-paysage.
• Le stockage des documents doit être partagé entre les EES et la plateforme pour éviter un double stockage.
• Concernant la collecte des pièces auprès de l’étudiant·e

De façon à permettre les adaptations des SI à la connexion aux sources authentiques ou à la plateforme et les adaptations des méthodes de travail dans les services administratifs, il serait souhaitable de prévoir une période de transition pendant laquelle les pièces continuent d’être collectées par les EES auprès des étudiant·es.

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La suite …

• Soumise pour avis au copil du 15/02/2023

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• Décision du copil sera appliquée au projet CREDAC

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Synthèse des échanges

• Concernant la constitution du fichier concaténé, un même fichier peut contenir différents types de documents et donc la métadonnée “type de document” est une énumération.
• L’envoi de documents dans le cadre du contrôle par les Com/Del. doit être fonctionnel pour 24-25.
• Si la structure du dossier de preuves de l’étudiant est semblable pour toutes les finalités poursuivies par e-paysage, chaque finalité est liée à un dossier propre. Par exemple, il n’y a pas de transfert de preuves entre le dossier de preuves de l’étudiant non résident déposé lors de sa demande d’admission aux études contingentées et le dossier de preuves constitué par l’établissement pour le contrôle par les Com/Del.
• En ce qui concerne la méthode de vérification de l’intégrité du transfert des pièces, l’ETNIC fera une proposition technique au GT IT.

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Dictionnaire des données 23-24

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Etat des lieux

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• Le GT Com/Del et l’ARES ont préparé une version de travail accessible ici
• Rappel : le document contient une première page de mode d’emploi contenant la signification des codes couleurs traçant les changements
• Une colonne commentaire-Rq est présente pour la bonne compréhension de l’état des lieux
• Les changements majeurs sont :
• Une rationalisation de l’organisation des données en cohérence avec les écrans de l’application SIEL-SUP
• Rassemblement des données assimilation (ajout de nouvelles données suite aux retours des EES) et financement
• Création d’un feuillet spécifique Avis Com/Del
• L’écran inscriptions et passé de l’étudiant a été complété pour répondre aux impératifs de contrôle liés à l’application de la version actuelle du décret
• Adaptation des données coopération au développement
• Modification des données EMLF (qui seront fournies à partir de 23-24 à partir de l’application CREDAC)

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Planning

• Retour des EES sur la version de travail pour fin février via epaysage@ares-ac.be
• Validation par le collège conjoint des Com/Del.
• Validation par le copil - 19 avril
• Organisation d’une réunion d’information/explication du dictionnaire 23-24 EES - Com/Del. en présentiel à l’ARES - la dernière semaine d’avril

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Synthèse des échanges

Actions :

1. Le GT accepte d’effectuer des retours sur la proposition 23-24 du dictionnaire SIEL-SUP pour la fin février.

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Retour du Comité de pilotage du 15/12/2022

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Services acceptés par le copil

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La suite

• Mise en place du cadre légal spécifique aux services liés à BOSA et à la Communauté flamande
• Identification des EES intéressés par les services pays, écoles/établissements de la Communauté flamande/diplômés de la Communauté flamande
• Deadline : manifestation d’intérêt des EES pour la mi-mars 2023
• Etat des lieux équivalences et CESS (“homologués et provisoires”)
• Première réunion technique fin janvier 2023
• Faisabilité :
• Avancée sur les équivalences en termes de données disponibles → analyse technique va débuter en février
• CESS :
• Activer le chargement des CESS homologués dans le DB à l’année n+1 plutôt que n+2 → analyse en métier en cours à la FWB → retour en février
• Stratégie pour les attestations provisoires → analyse en métier en cours à la FWB → retour en février

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Synthèse des échanges

Actions :

• Les différents prestataires IT manifesteront leur intérêt pour les deux services demandés, c’est-à-dire le service pays et le service des établissements de la Communauté flamande.

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

Des

QUESTIONS ?

MERCI

Pour votre attention !

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