Документ. Класифікація документів
Офіційно-ділова сфера діяльності суспільства знаходить найповніше відображення у документах. Документ (від лат. documentum — повчальний приклад, взірець, доказ) — це діловий папір, що закріплює інформацію про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людей.
Документи поділяють на види за різними ознаками:
— оригінали;
— копії.
Оригінал офіційного документа — перший або єдиний його примірник. Копія точно відтворює текст оригіналу, а також усі реквізити. Виготовляється вона рукописним, машинописним або іншим способом. Копія обов'язково має у верхньому правому куті позначку «Копія», завіряється підписом посадової особи. З юридичного погляду оригінали і копії є рівнозначними.
— звичайні;
— для службового користування (ДСК);
— таємні та ін.
— внутрішні, які фіксують внутрішні питання підприємства і не виходять за його межі;
— зовнішні, тобто вхідна та вихідна документація.
— службові (офіційні);
— особисті.
Службові документи створюються в організаціях, установах, на підприємствах службовими особами. Особисті документи пишуться громадянами поза сферою їхньої службової діяльності.
— рукописні;
— відтворені механічним способом.
— трафаретні (стандартні, регламентовані);
— індивідуальні (нестандартні, нерегламентовані).
Трафаретні документи відображають регулярну виробничо-управлінську ситуацію і складаються за однаковими зразками. Як правило, у них використовуються типові слова і вирази. При складанні таких документів можуть використовуватися бланки — друковані стандартні форми, що заповнюються конкретними даними.
Індивідуальні документи створюються для вирішення конкретної, часто нестандартної ситуації, вони передбачають більш широкий вибір слів і конструкцій, способу викладу.
— документи щодо особового складу(автобіографія; резюме;заява;пропозиція; скарга; характеристика; трудова книжка; особовий лист з обліку кадрів.)
— довідково-інформаційні документи( анатація; відгук; рецензія; висновок; тези; конспект; стаття; реферат; довідка; огляд; доповідна записка; пояснювальна записка; запрошення; звіт; лист; оголошення; план; бізнес-план; протокол; витяг з протоколу; прес-реліз;телеграма; телефонограма; факс.)
— обліково-фінансові дкументи (акт; доручення; розписка;список; таблиця; накладна.)
— господарсько-договірні документи (договір; трудова угода; контракт.)
— організаційні документи (інструкція; положення; правила; статут.)
— розпорядчі документи (вказівка; наказ; постанова; розпорядження.)
Документи особового складу
Автором документів особового характеру є сам укладач. Він визначає і форму документа.
Автобіографія – документ, в якому автор у хронологічній послідовності подає основні події свого життя. Оформлюють автобіографію на чистому аркуші паперу або трафаретному бланку, коли влаштовуються на роботу чи приступають до навчання. Всі відомості про себе викладають у розповідній формі від першої особи.
Існують два види автобіографії:
1) автобіографія-розповідь, яку складають в довільній формі;
2) автобіографія-документ, в якій точно викладають факти.
В автобіографії-документі наводять такі відомості:
· назва виду документа (АВТОБІОГРАФІЯ);
· прізвище, ім’я, по батькові автора;
· число, місяць, рік народження;
· місце народження;
· соціальне походження;
· відомості про батьків (прізвище, ім’я, по батькові, дати народження, де й ким працюють; якщо не працюють, то зазначити останнє місце роботи; вказують, що тепер не працюють або на пенсії);
· освіта та спеціальність за дипломом;
· трудова діяльність;
· останнє місце роботи (місце навчання), посада;
· нагороди та заохочення;
· участь у громадському житті;
· сімейний стан і склад сім’ї;
· паспортні дані, домашня адреса й номер телефону.
Під текстом проставляють дату складання автобіографії (ліворуч) та підпис (праворуч).
Автобіографію зберігають в особовій справі.
Якщо автобіографію пишуть на трафаретному бланку, то висвітлюють деякі додаткові питання: судимість, участь у воєнних діях тощо.
Автобіографія
Я, Шевченко Василь Павлович, народився 3 листопада 1973 року в м.Лозова Харківської області.
У 1980 році пішов у перший клас ЗОШ І — III ступенів № 3 м. Лозова. У 1990 році після закінчення школи вступив до Харківського державного університету на філологічний факультет, відділення «Українська мова та література». У 1995 році закінчив повний курс згаданого університету за спеціальністю «Українська мова та література». Після закінчення університету присвоєно мені кваліфікацію вчителя української мови та літератури. З вересня 1997 року й до цього часу працюю вчителем у ЗОШ І—III ступенів № 199 м. Харкова. З вересня 2005 року заочно навчаюся в аспірантурі при кафедрі української мови філологічного факультету Харківського національного університету ім. В.М. Каразіна.
Маю перший розряд із шахів, кандидат у майстри спорту з важкої атлетики. У 2001 році став переможцем конкурсу «Кращий учитель року Харківщини».
Батько, Шевченко Павло Вікторович, 1956 року народження, працює інженером-механіком в АТП-20164 у місті Лозова Харківської області.
Мати, Шевченко Надія Олегівна, 1959 року народження, працює директором ЗОШ І — III ступенів №2 м. Лозова Харківської області.
Зараз проживаю із сім’єю за адресою: 12986, м. Харків вул. П. Сагайдачного, 9, кв. 12. Тел. 11-23-45. Паспорт серія ММ, № 178254, виданий РВ УМВС України в м. Харкові 9 березня 1999 року.
30 березня 2009 року (Підпис)
Резюме - документ, який містить стислий зміст біографічних відомостей особи для працевлаштування в комерційну або інофірму.
Резюме складають із таких частин: особисті дані, освіта, досвід роботи, додаткова інформація, рекомендації з прізвищами й телефонами, дата та підпис.
РЕЗЮМЕ
Кулик Вікторія Юріївна
Київ, вул. Космонавтів, буд. 15
Телефон: 568-68-68
e-mail: vika@ukr.net
Д.р. 22.09.1981р.
МЕТА
заміщення вакантної посади головного бухгалтера.
ОСВІТА
У 1976 році закінчила Луцьку середню школу № 38
1980 завершила навчання в Львівському технікумі автоматики і телемеханіки за спеціальністю "автоматичний електрозв’язок".
У 1991 році успішно закінчила навчання в Університеті Львівська Політехніка.
У 1994 році закінчила курси за спеціальністю "бухгалтерський облік і аудит".
У 2003 році здобула другу вищу освіту в Львівському національному Університеті ім. Івана Франка на юридичному факультеті.
ТРУДОВА ДІЯЛЬНІСТЬ
У 1980-1994 рр., працювала інженером в науково-дослідному інституті.
У 1994-1996 рр. – бухгалтер відділу освіти обласної адміністрації у м.Львові.
У 1996-1997 рр. – провідний спеціаліст Фонду комунального майна м.Львова.
У 1997- 2003рр. – головний бухгалтер ПП "Інтерлайн".
ГРОМАДСЬКА ДІЯЛЬНІСТЬ
Беру активну участь у громадсько-політичному житті міста. Член Всеукраїнського Товариства "Просвіта" імені Тараса Шевченка та громадської організації "Жінка для жінки".
ОСОБИСТІ ЯКОСТІ
Характер спокійний, урівноважений, але свої погляди відстоюю активно та аргументовано, доброзичлива, комунікабельна, вмію аналізувати та логічно мислити. Шкідливих звичок не маю.
ДОДАТКОВІ ВІДОМОСТІ
Володію німецькою та англійською мовами. Рідна мова – українська.
Практичний досвід роботи з комп’ютером.
Є автором 2-х друкованих у фахових виданнях України наукових праць.
Маю права водія та досвід керування автомобілем.
Характеристика - документ, у якому дають оцінку діловим і моральним якостям працівника.
Реквізити: назва документа, текст, дата, підпис, печатка установи.
Текст поділяють на чотири частини, які логічно поєднуються між собою.
1 частина - анкетні дані, що йдуть за назвою документа, де зазначають прізвище, ім’я та по батькові, посаду, рік народження, національність, освіту (ці дані прийнято розташовувати стовпчиком справа);
2 частина - дані про трудову діяльність (фах, тривалість роботи на цьому підприємстві або в організації, просування по службі, рівень професійної майстерності тощо);
3 частина - власне характеристика, де розглядається ставлення до роботи, підвищення професійного і наукового рівня, стосунки у трудовому колективі. Тут же міститься згадка про урядові винагороди або заохочення.
4 частина - висновки, де вказують призначення характеристики.
Текст характеристики викладають від третьої особи. Підписи у цьому документі засвідчують гербовою печаткою.
Характеристику видають працівникові на руки або з його відома надсилають до установи, підприємства, які її затребували.
Характеристика
Іванова Віктора Петровича, учня�11 класу ЗОШ І-ІІІ ступенів № 2�м. Прилуки Чернігівської області,�1983 року народження, українця,�освіта середня.
Іванов Віктор Петрович з 1990 до 2001 року навчався в ЗОШ І — III ступенів м.Прилуки Чернігівської області. За час навчання в школі зарекомендував себе здібним дисциплінованим учнем. До навчання ставиться сумлінно, має глибокі й міцні знання з усіх предметів, усебічно розвинений. Багато читає художньої літератури. Останні три роки очолював шкільний драматичний гурток. Брав активну участь у культурно-масових заходах.
На «відмінно» закінчив курси машинопису та користувача персональним компьютером.
Брав участь у районних олімпіадах з української мови та літератури, фізики, де посідав 1—2 місця. Захоплюється футболом. Виступав за збірну команду школи.
Уміє триматися в колективі, підкоряється його вимогам. Критично ставиться до власних вчинків, до поведінки товаришів і відверто про це говорить. Доброзичливий, стриманий, урівноважений.
Характеристика видана для подання в приймальну комісію Харківського державного педагогічного університету ім. Г.С.Сковороди.
Директор школи (підпис) І.П.Антонов
(печатка)�Класний керівник (підпис) К. П. Гур’їна
(дата)
Заява - документ, який адресують керівникові установи. Його складають у вигляді прохання за довільною формою. Для оформлення заяв про надання відпустки, про звільнення з посади, про переведення на іншу роботу використовують трафаретні бланки.
Заяви бувають прості й складні (складна заява містить додаток);
Реквізити: адресат, відомості про заявника, назва виду документа (ЗАЯВА), текст, перелік додатків, дата та підпис.
Довідково-інформаційні документи
Довідка — документ, який засвідчує біографічні і юридичні факти, діяльність окремих службових осіб. Вона надається підприємством, установою, організацією на вимогу працівника; подається до навчальних закладів, у дитячі дошкільні заклади тощо.
Видаються довідки структурними підрозділами. Наприклад, про місце роботи — відділом кадрів або канцелярією; про заробітну плату — бухгалтерією. Іноді їх завіряють печаткою.
Є довідки і службового характеру. Вони містять відомості про роботу установ, підприємств, організацій. Складаються вони посадовими особами або уповноваженими органами.
Пояснювальна записка — це документ, в якому:
- особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);
Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).
Службова пояснювальна записка містить такі реквізити:
1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).
2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).
3. Назва документа.
4. Дата.
5. Номер.
6. Заголовок (Про…).
7. Текст.
8. Посада адресанта.
9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.
Особисті пояснювальні записки часто пишуться з такими реквізитами:
1. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали).
2. Адресант (посада, установа, прізвище, ініціали).
3. Назва документа.
4. Текст.
5. Дата.
6. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.
Деканові факультету іноземних
мов ЛДУ
проф. Дацишину А.П.
студента курсу факультету
іноземних мов гр. 11-АМ
Чернавського Олега Вікторовича
Пояснювальна записка
Я не відвідував заняття з 24.10 до 28.10.2008 р. у зв’язку з перебуванням у лікарні за місцем проживання батьків. Довідка додається.
29.10.2008р. (підпис)
Одним із поширених документів, що не втратив свого призначення і сьогодні, є запрошення. Це коротке повідомлення про якусь подію і запрошення взяти в ній участь.
Звіт — це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи за певний період часу.
Реквізити:
1. Штамп установи.
2. Назва виду документа.
3. Заголовок (указується установа, напрямок діяльності, звітний період).
4. Текст, який має такі частини:
— вступ (указуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період);
— основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);
— висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).
5. Підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту.
6. Дата складання.
7. Печатка.
Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок.
У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставляться.
ЗВІТ
Про педагогічну практику з 15.09.2007 року по 15.10.2007 року студента філологічного факультету А. Г. Колесника.
Педагогічну практику проходив у 26-й школі м. Чернігова. У школі було створено всі умови для проходження практики. Усі вчителі української мови та літератури мають великий стаж роботи і високу фахову, методичну підготовку. Шкільні кабінети добре забезпечені наочними посібниками та методичною літературою.
За час практики провів 10 залікових уроків з мови та літератури. Усі уроки були обговорені з учителем і методистом. Практика в школі допомогла здобути практичні уміння і навички: проводити уроки різних типів, перевіряти різні види письмових робіт, планувати роботу з розвитку мовлення, виготовляти дидактичний матеріал, для уроків, організовувати позакласну роботу, проводити виховні години.
При проведенні уроків особливих труднощів не було, тільки виникали питання при аналізі контрольних робіт чи диктанту.
Педагогічна практика поглибила і закріпила знання, здобуті в університеті з фахових і психолого-педагогічних дисциплін, виробила вміння проводити різні типи уроків, застосовувати різні методи й форми роботи, дала змогу відповідно до знань з педагогіки, психології й фізіології проводити навчально-виховну роботу з дітьми середнього шкільного віку, випробувати себе в якості класного керівника.
15.09.2007 р. (підпис)
А. Г. Колесник
Лист — це узагальнена назва документів (лист-по-відомлення, лист-подяка, лист-нагадування, лист-прохання, листи супровідні, рекламні та ін.), що пересилаються поштою.
Листи друкують на друкарській машинці або набирають на комп'ютері. Особисті листи пишуть ще й від руки.
Щодо змісту службового листа: мають бути вступ, виклад, висновки й закінчення. Текст складається довільно.
Оголошення — це інформація про будь-які події: відкриття навчальних закладів, влаштування урочистостей, концерти, в галузі підприємницької діяльності, продаж товарів та ін. Оголошення дають як окремі підприємства, організації, державні установи, так і приватні особи.
Протокол — це документ, який відбиває процес і результати роботи колегіальних органів, проведення різних нарад, засідань, обговорень тощо. Протоколом оформляється також діяльність адміністративних органів, слідчих та ін. У ньому занотовуються всі виступи з розглянутих питань та прийняті рішення.
Текст протоколу може складатися з одного або кількох розділів, кожен з яких ділиться на три частини, що починаються словами: Слухали; Виступили; Постановили (Ухвалили). Після цих слів ставиться двокрапка.
Обліково-фінансові документи
Акт — це документ правової чинності, складений однією або кількома особами на підтвердження певних подій чи фактів. Виділяють акти законодавчі та адміністративні.
Законодавчі містять рішення щодо законів, указів, постанов. Адміністративні ж складаються на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов'язаних з діяльністю установ, підприємств, організацій та окремих осіб.
Як правило, акти — це документи постійно діючих експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників сторонніх організацій.
Акти складаються з різних причин. Це можуть бути підсумки обстеження чи ревізій, прийом та передача головних засобів виробництва, зміна керівництва, інвентаризація, нещасні випадки, аварія тощо. До формуляру акта входять такі реквізити: автор документа; дата і місце складання; номер затвердження; заголовок; підстава; склад комісії; присутні; текст. Виклад і форма тексту регламентовані: вступна й констатуюча частини.
Іноді в констатуючій частині дані повторюються, їх можна оформити через таблиці.
Візується акт усіма особами, які брали участь у його складанні.
Доручення - це письмове повноваження, що видається установою або окремою особою іншій для подання третій особі або установі при здійсненні якихось юридичних дій: одержанні певних грошових коштів або матеріальних цінностей.
Доручення бувають особистого і службового характеру в залежності від того, хто оформлює повноваження.
Реквізити:
- найменування документа;
- прізвище, ім’я та по батькові довірителя;
- прізвище, ім’я та по батькові довіреної особи (кому видане);
- точне зазначення доручених дій (зміст);
- назва установи, де повинні бути виконані доручені операції;
- підпис довірителя;
- дата видачі;
- посада і підпис особи, що посвідчила підпис довірителя;
- дата засвідчення підпису останнього;
- гербова печатка.
Розписка - документ, який засвідчує одержання цінностей (коштів, документів, матеріалів, обладнання). Розписка може бути приватного або службового характеру.
Розписку складають довільно. Вона має такі реквізити:
· найменування документа;
· посада;
· прізвище, ім’я та по батькові особи, яка дає розписку;
· дата;
· підпис.
Одержану суму коштів зазначають цифрами, далі в дужках - прописом. У цьому документі не припускають ніяких помилок або закреслень, виправлень. Усі вільні місця, перш за все поміж текстом і підписом, необхідно закреслити.
Складають розписку в одному примірнику. Зберігають нарівні з грошовими і цінними паперами. Іноді в розписці вказують свідків, у присутності яких вона написана. У цьому випадку свідки повинні поставити на розписці свій підпис.
Таблиця містить перелік цифрових даних, є наочною формою висвітлення фактичного матеріалу. Вона має відзначатися компактністю. Повідомлення у ній подають статистично.
Заголовки повинні бути короткими й відбивати зміст. Пишуться вони з великої літери. Розділові знаки (крапка й двокрапка) в кінці заголовків і підзаголовків не ставляться.
Слово «Таблиця» зазначають один раз, праворуч. Знак № не ставиться (таблиця 2). При переносі на наступну сторінку пишеться «Продовження табл. 1» чи «Продовження таблиці».
Графа «Номер по порядку» вводиться лише тоді, коли є посилання на певні компоненти. Знак № не подвоюється, а пишеться так: № п/п.
Графи заповнюються відповідними даними. Класи цифр у графах таблиць повинні розташовуватись у колонці один під одним. При повторюванні заміняти цифри «лапками» не дозволяється. Це ж стосується й знака процента, номера позначень марок матеріалів тощо.
Організаційні документи
Положення- це правовий акт, який встановлює основні правила організаційної діяльності установ та їх структурних підрозділів. Затверджується розпорядчим документом установи або керівником установи.
Реквізити:
Розпорядчі документи
Наказ — це розпорядчий документ, який видається керівником установи (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції, обов’язковий для виконання підлеглими.
Розрізняють два види наказів:
— за особовим складом;
— з питань основної діяльності.
Накази складаються з таких реквізитів:
1. Повна назва установи, де видається наказ.
2. Назва документа.
3. Дата.
4. Номер.
5. Назва (заголовок) наказу (про що наказ).
6. Текст.
7. Підпис (посада керівника, підпис, ініціали, прізвище).Текст наказу складається, як правило, з констатуючої та розпорядчої частини.
Розпорядження — це документ, який видається посадовими особами, державними органами, установами, підприємствами в межах їх компетенції й має обов’язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та підлеглих установ, яким адресовано розпорядження.
Розпорядження складаються з таких реквізитів:
1. Повна назва установи.
2. Назва документа.
3. Номер.
4. Дата видання.
5. Місце видання.
6. Назва (про що розпорядження).
7. Текст (констатуюча та розпорядча частини).
8. Додатки (при необхідності).
9. Посада, підпис, ініціали, прізвище особи, яка підписала розпорядження.