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E-PAYSAGE

GT PR

Présentation et synthèse des échanges

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Stéphane Patart

Quentin Pirlot

Bénédicte Champagne

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Décembre 2023

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SOMMAIRE

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- Validation du compte rendu de la dernière réunion (lien)

- Points de suivi

- État des lieux des alimentations de SIEL-SUP inscriptions

- Qualité des données

- Évolutions de HOPS : ajout d’un onglet historique

- Mise à jour des listes de distribution des GT

- Divers

  • Aucun divers

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Points de suivi

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Melting pot

  • Dictionnaire 24-25 :
    • La proposition et l’avis du CoDo ont été envoyés au copil
    • Le copil a demandé le report du point à la réunion du 13/12 pour éclaircir certains points d’application de la législation avec le cabinet et un temps de la relecture plus long
  • Planification prévisionnelle 2024 confirmée par l’ETNIC :
    • Gestions des mutations
    • Services de récupération de la signalétique de l’étudiant
    • Dossier de preuves de l’étudiant
    • Vérification des conditions d’inscriptions EMLF
    • Figeage et défigeage des écrans Com/del
    • Alimentation des données diplômés dans la DB DADI
    • Consultation des titres d'accès (SIEL-O)
  • Planification 2025 à confirmer par l’ETNIC :
    • Décisions d’équivalences
    • Mobilité
  • Planification 2024 - 2025 confirmée par la Smals :
    • Back office EMLF
    • Développement NR (mise en exploitation mai 2025)
  • Service diplomation de la BCED :
    • Consultation des CESS revêtus du sceau de la CF de 2013-2014 à 2020-2021
    • Le service est exposé et fonctionnel
    • Les avenants à la convention cadre d’échanges de données AGE-ARES sont en cours de finalisation
    • La documentation technique est disponible sur le site de l’ETNIC https://extra.etnic.be/catalogue-de-services/solutions-applicatives/tableau-services-web
  • Amélioration du service person en cas de création d’un NISS au registre bis alors qu’un NISS pré-existe déjà :
    • Lors de la création d’un NISS si la personne existe déjà, le service retourne le NISS de la personne déjà existante
    • Dans BCED-WI, le NISS se trouve dans le toast du message d’erreur à côté de la mention « Identité déjà connue ».
    • Au niveau du service SOAP : un élément du xlm « Person already exist »
    • En attente de la BCED, pour les informations concernant la documentation

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Les différentes étapes de récupération des listes de résultats

  • Etape 1 : L’EES crée les inscriptions dans SIEL-SUP en chargeant les données 2023-2024 pour les codes habilitation (détaillée) des études FIE (bachelier sections 1 à 3) pour l’année 2023-2024 sur la base du canevas (lien) dans l’onglet “Charger fichiers inscriptions” de SIEL-SUP et choisir “Full inscriptions”. Le chargement des données doit se faire dans l’environnement de production (www.enseignement.cfwb.be/sielsup).

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  • Etape 2 : Mise à jour des résultats d’EMLF des inscriptions FIE créées par les EES dans SIEL-SUP :
    • Les résultats concernant les bacheliers sections 1, 2 & 3 pour l’année académique 23-24
    • La team FIE charge un fichier de participation et de résultat - le fichier contient le NISS - la participation (DSI_109) : 2 valeurs possibles (0 - 1) et le résultat (DSI_98) : 2 valeurs (3 - 4)

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  • Etape 3 : Génération des listes de résultat par habilitations
    • Chaque liste contient les éléments suivants :
      • Année académique (DSI_73)
      • Code habilitation de l'inscription (DSI_4)
      • NISS (DSE_16)
      • ID EMLF (DSI_110)
      • ID inscription (DSI_72)
      • Participation EMLF (DSI_109)
      • Résultat de l'épreuve EMLF (DSI_98)

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  • Etape 4 : Récupération des listes par les EES
    • Au préalable demander explicitement les accès au module “Listes” via l’adresse e-paysage (avoir des accès SIEL-SUP n’implique pas automatiquement des accès au module “Listes”)
    • Se connecter sur SIEL-SUP

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Navigation

Introduire le code habilitation

SIEL-SUP déduit le nom des études

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Informations complémentaires

  • L’établissement référent et les EES partenaires d’une codiplomation ont accès aux fichiers
  • Deux périodes de mise en ligne des listes : le 14 décembre 2023 et le 16 janvier 2024
  • Il n’y a pas d’actualisation des listes (liste totale)
  • Un dernier chargement sera effectué dans SIEL-SUP pour assurer la complétude pour le contrôle par les Com/Del en 24-25
  • Les fichiers seront accessibles aux EES jusqu’au 15/02/2024
  • Le format est un format .xlsx
  • Accès à la fiche dans la base de connaissance e-paysage (lien)
  • Pour tout problème technique, ouvrir un ticket sur epaysage@ares-ac.be
  • Pour tout problème lié au résultat ou à l’épreuve, ouvrir un ticket sur emlf@ares-ac.be

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Synthèse des échanges

  • Le dictionnaire des données 24-25 a été validé par le Copil du 13/12/2023 et est accessible via la base de connaissance e-paysage (lien). Les EES précisent que cette validation tardive engendre des problèmes pour les services administratifs et informatiques, notamment dans le cadre de la campagne d’inscription pour l’année académique 24-25.
  • Le Copil définira prochainement les priorités en matière de développement parmi les planifications techniques confirmées par les prestataires.
  • Suite à la validation du dictionnaire, la date d’inscription équivaut à la date de prise en considération de l’inscription, c.-à-d. que l’étudiant a un titre d’accès, qu’il a apuré ses dettes et qu’il a payé le montant forfaitaire de 50 €.
  • Il est rappelé que les inscriptions peuvent être créées à partir d’un set de données minimal et que les inscriptions peuvent être complétées au fil de l’eau. Une proposition d’étapes charnières minimales sera communiquée lors des prochaines réunions. S’ils le souhaitent, les EES peuvent envoyer leurs données plus régulièrement que ces moments définis.
  • Le dossier de preuves de l’étudiant constitue l’ensemble des preuves demandées par les Com/Del. pour leur contrôle. Les EES demandent que ce point soit réabordé lors des réunions de coordination de janvier-février 2024. Une procédure de synthèse sera rédigée sur la base de connaissance e-paysage. Un premier projet de gestion d’envoi des documents par webservice a été développé dans le cadre du projet GEDI de l’ETNIC (envoi des HE12). L’équipe e-paysage prendra contact avec le responsable IT de l’EPHEC qui a expérimenté ce service.
  • Les EES font remarquer que le service de consultation des CESS provisoires est plus pertinent dans le cadre de la gestion des inscriptions que la consultation des CESS revêtus du sceau de la Communauté française qui sont mis en ligne dans la base de données DADi un an trop tard par rapport à l’accès à l’enseignement supérieur des étudiants sortant de l’enseignement secondaire.
  • Une évaluation sera réalisée avec les EES qui ont utilisé les listes après le deuxième chargement des fichiers prévu le 16 janvier 2024 en vue d’une amélioration pour la campagne prochaine (ex. ajout de l’ID CFWB dans la liste, format CSV des listes au lieu du format Excel, etc.).

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Synthèse des échanges (2)

  • La question du “rapport final de contrôle” a été abordée par les HE. Il serait souhaitable de maintenir la procédure en place qui consiste en la fourniture par les Com/Del. d’un rapport complet sur l’ensemble de la population contrôlée suivie d’une période d’échanges avant la finalisation du rapport de population (une semaine pour communiquer les contre-avis).
  • Les EES sont demandeurs de la publication du calendrier de début de contrôle et de la communication de la date de fin du contrôle.
  • En ce qui concerne le figeage / défigeage des données, certaines données figées lors du contrôle nécessitent des mises à jour par les EES. Il est nécessaire de prévoir un mécanisme permettant, à l’issue du contrôle, une mise à jour (ex. DSI_63 - paiement du solde des DI).
  • Dans le cadre où des web services seront développés par la SMALS et pour faciliter la gestion IT du côté des EES, la question du maintien du protocole d’identification sur Open ID Connect serait intéressante.

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États des lieux des alimentations de SIEL-SUP inscriptions

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Univers de TQ/Formation

  • Données visibles en DB
    • 33 établissements ont envoyé au moins une inscription dans l’univers de TQ
  • Tests sur la qualité des données pour les diplômés et les mini-inscriptions
    • 23 établissements ont fait la demande pour un retour sur la qualité des données
      • 5 ESA
      • 13 HE
      • 5 Universités
  • Poursuite des envois de données pour la full-inscription
    • 9 établissements ont envoyé des inscriptions dans l’univers de TQ
    • Parmi eux, 7 ont fait la demande pour un retour sur la qualité des données

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Univers de Production

  • Données visibles en DB
    • 21 établissements ont envoyé des données dans l’univers de Production, en forte progression depuis septembre (+11)
  • Lors des GT de septembre, il y avait 54.249 inscriptions au total. Au 1er décembre 2023, il y a 622.858 inscriptions dans la DB de production
  • Aucune données pour la full-inscription (21-22 et 22-23)
  • EMLF : 238 inscriptions ont été encodées pour 23-24, toujours en date du 1er décembre

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État de complétude de la DB de production - Diplômés

  • Sur base des données statistiques disponibles à l’ARES, il est possible d’estimer l’état de complétude des données des diplômés

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Pour les données statistiques, il n’y a pas de distinction entre les diplômés “Bologne” et les diplômés “Paysage”

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État de complétude de la DB de production - Mini-inscriptions

  • Sur base des données statistiques disponibles à l’ARES, il est possible d’estimer l’état de complétude des données des mini-inscriptions

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État de complétude de la DB de production - Mini-inscriptions

  • Sur base des données statistiques disponibles à l’ARES, il est possible d’estimer l’état de complétude des données des mini-inscriptions pour les établissements ayant reçu l’accord pour passer en production

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Synthèse des échanges

  • L’équipe e-paysage travaille sur un tableau de bord pour faciliter le suivi des envois des inscriptions dans SIEL-SUP à destination de chaque établissement pour un suivi personnalisé de leurs données.
  • Des différences étant constatées entre le nombre d’inscriptions présentes dans la base de données statistique et les données mini-inscriptions en production et afin d’identifier l’origine des différences, Stéphane Patart effectuera un retour auprès des établissements afin de valider le taux de complétude de leurs données au regard des données statistiques collectées via les rapports de population.
  • Les universités souhaitent un suivi de l’état d’avancement des données par établissement afin de pouvoir rapidement utiliser SIEL-SUP dans le cadre du traitement des inscriptions 24-25.

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Qualité des données

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Les remarques les plus fréquentes pour les mini-inscriptions

  • Les retours les plus fréquents suite à l’analyse de la qualité des données sont :
    • Les BA-MA et les MA-AESS : deux inscriptions pour une même année pour un même RN
    • Les réorientations : deux inscriptions pour une même année pour un même RN
    • Les allègements 150 : autorisé uniquement pour les étudiants dans les premiers crédits de premier cycle
    • Les assimilés : pour les étudiants belges, la valeur d’assimilation doit rester vide (Null)
    • Les allègements à plus de 60 crédits
    • Cohérence du nombre de crédits
    • Pour le premier cycle - des diplômés en premiers crédits du cycle ou en poursuite de cycle

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Les remarques les plus fréquentes pour les full-inscriptions

  • Les retours les plus fréquents suite à l’analyse de la qualité des données sont :
    • DSI_40 - Catégorie du titre d’accès : cohérence de la donnée par rapport à l’inscription. Exemple : Catégorie A pour une inscription dans un master de spécialisation ;
    • DSI_67 - Intitulé du titre d’accès hors paysage : concerne uniquement les études dans l’enseignement supérieur en FWB, avant l’entrée en vigueur du Décret Paysage ;
    • DSI_35 - Date de sortie : il s’agit de la date de sortie de l’inscription ;
    • DSI_26 - BA-MA :
      • Jusqu’en 2022-2023, l’art. 100, §§ 6 et 7 reste applicable, avec deux hypothèses :
        • BA-MA15 : max 15 crédits de BA, inscription principale et paiement des DI en MA, pas de limite maximum de crédits au PAE
        • BA-MA30 : théoriquement maximum 30 crédits de BA (interprétation de bon sens mais le décret n’apporte pas de précision quant à un maximum de crédits) avec inscription principale et paiement des DI en BA, PAE de max 75 crédits.

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Synthèse des échanges

  • Les établissements recommandent la mise en place d’un système de notification afin de gérer plus facilement le cas des BA/MA : il importe pour un établissement de savoir qu’un étudiant est inscrit ailleurs en MA avant de l’inscrire en BA et vice-versa.
  • Pour rappel, la procédure qualité réalisée par Stéphane Patart concerne la cohérence des formats de données et des flux de données. Les analyses qualité remontent des observations qui ne nécessitent pas obligatoirement des corrections. Il revient à l’EES de vérifier, le cas échéant, ce qu’il convient de faire. Le contrôle qualité en TQ/formation avant envoi en production est effectué sur demande explicite des établissements.
  • Il est abordé la possibilité d’avoir une réflexion sur la mise en place d’indicateurs de performance et de qualité afin de définir un seuil minimal de qualité des données. Cette réflexion est en cours au sein de l’équipe e-paysage et sera débattue lors des prochaines réunions des GT.
  • En vue de clarifier la situation, la DSI_35 se rapporte à la date de sortie de l’inscription (et non de l’établissement).

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Évolutions de HOPS : ajout d’un onglet historique

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Ajout d’un onglet “Historique” pour les études et les habilitations décrétales

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  1. Historique des études :

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  1. Historique des habilitations décrétales :

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  • Etude ou habilitation mentionnée comme clôturée dans les écrans de HOPS une fois qu’une date de promulgation du décret est encodée au niveau de l’onglet “Historique” (partie “Clôture”)

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Etude clôturée :

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Habilitation clôturée :

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Synthèse des échanges

  • L’onglet “Historique” développé ne concerne que les études et les habilitations décrétales. L’initiative est appréciée par les EES. Toutefois, en l’absence de cadre légal des finalités liées aux Masters, il n’est pas possible de constituer un historique au niveau de HOPS.
  • La possibilité de rechercher une habilitation de codiplomation lorsque l’EES n’est pas référent sera envisagée avec le redéveloppement de HOPS en Java.
  • La question de la consignation éventuelle des options dans HOPS est abordée. Les options étant une particularité du PAE de l’étudiant, elles ne relèvent pas du périmètre de HOPS mais plutôt celui de SIEL-SUP, s’il y avait un intérêt à la collecte détaillée des UE suivies par l’étudiant et de leur éventuel regroupement.

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Mise à jour des listes de distribution des GT

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  • Suite au message envoyé par email le 8 novembre 2023 à tous les groupes de coordination e-paysage (personnes relais métier + IT), les listes de distribution ont été mises à jour sur la base des réponses apportées via le formulaire créé à cet effet (période de réponse : du 8 au 22 novembre 2023).

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  • Il est néanmoins possible à tout moment d’ajouter ou de retirer une personne d’une liste de distribution en envoyant un email à l’adresse epaysage@ares-ac.be ou en remplissant le formulaire accessible au lien https://form.ares-ac.be/support-epaysage.

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  • Par ailleurs, si une personne de votre établissement bénéficiant d’accès à l’application BCED-WI (permettant de consulter les données des registres du RN et de la BCSS et de créer des RNbis) ne travaille plus dans votre établissement, il est impératif de communiquer cette information à l’équipe e-paysage via l’adresse epaysage@ares-ac.be qui se chargera d’en informer la BCED. Il en va de même pour les accès aux applications e-paysage, principalement SIEL-SUP qui contient des données à caractère personnel.

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Synthèse des échanges

  • Les EES sont invités à faire part de toute modification au niveau des accès aux applications e-paysage via l’adresse de support epaysage@ares-ac.be.
  • Un rapport des permissions par établissement peut être obtenu à la demande à l’équipe e-paysage.

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