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ARTICLE 4

Article 4. – L’article 5 du décret du 16 juin 2006 régulant le nombre d’étudiants dans certains cursus de premier cycle de l’enseignement supérieur est remplacé par ce qui suit :

« § 1^er. Par dérogation à l'article 95, § 1er, du décret du 7 novembre 2013 définissant le paysage de l'enseignement supérieur et l'organisation académique des études, les étudiants qui ne sont pas considérés comme étudiants résidents au sens de l'article 1^er introduisent leur demande d'inscription dans un des cursus visés à l'article 3 par voie électronique sur la plateforme d’échange de données visée à l’article 106 du décret du 7 novembre 2013 et conformément aux modalités prévues à l’article 106/7 du même décret et ce, à partir du troisième mardi du mois d'août précédant l’année académique concernée jusqu'au jeudi suivant inclus.

Lors de l’introduction de sa demande d’inscription, l’étudiant précise l’institution universitaire auprès de laquelle il souhaite poursuivre son inscription.

Les universités inscrivent par priorité les étudiants qui apportent la preuve qu'ils remplissent toutes les conditions d'admission dans ces cursus, suivant l'ordre dans lequel ils produisent cette preuve sur la plateforme visée à l’alinéa 1^er. A peine de déchéance, l'étudiant est tenu de confirmer son inscription suivant les modalités fixées par l’ARES en concertation avec les universités concernées et qui lui sont notifiées lors de l'introduction de sa demande.

Par dérogation, en ce qui concerne les cursus visés à l'article 3, 4° et 5°, l'inscription à l'examen d'entrée et d'accès visé à l'article 1^er du décret du 29 mars 2017 relatif aux études de sciences médicales et dentaires constitue la demande d'inscription dans le cursus au sens du présent décret.

§ 2. Pour l'application de la présente disposition, est assimilé à l'étudiant qui apporte la preuve qu'il remplit toutes les conditions d'admission, l'étudiant qui prouve qu'il a introduit au plus tard le 15 juillet précédant l'année académique une demande d'équivalence de titre de fin d'études secondaires, ainsi que la preuve qu'il a liquidé les frais couvrant l'examen de cette demande, pour autant que soit joint à sa demande d'inscription une copie du titre dont il réclame l'équivalence. Les universités peuvent toutefois refuser l'inscription de l'étudiant si le titre présenté n'est manifestement pas équivalent à un certificat de l'enseignement secondaire supérieur.

§ 3. Toute demande d'inscription faite après le troisième jeudi du mois d’août précédant l'année académique est actée au sein de la plateforme visée au § 1^er. Y sont mentionnés, dans l’ordre des demandes et par université, le nom de l'étudiant, la date et l'heure de la demande d'inscription et, le cas échéant, le motif du refus d'inscription. Une attestation mentionnant le numéro d'ordre, la date et l'heure de la demande d'inscription est envoyée à l'étudiant au moment où il introduit sa demande d’inscription.

Par dérogation au § 1^er, pour les étudiants non résidents qui introduisent leur demande d’inscription dans un des cursus visés à l'article 3, à l’exception des 4° et 5°, au plus tard le troisième mercredi du mois d’août précédant l'année académique, si le nombre de ces étudiants excède le nombre NR visé à l'article 4, alinéa 2, l'ordre de priorité entre ces étudiants est déterminé par un tirage au sort effectué sans délai de manière électronique par un huissier de justice désigné par l’ARES. Tous les étudiants ayant introduit une telle demande reçoivent un numéro d'ordre nominatif et incessible.

§ 4. Chaque étudiant non résident ne peut introduire avant le troisième jeudi du mois d’août précédant l'année académique qu'une seule demande d'inscription pour tous les cursus visés aux articles 3 et 7. L'étudiant qui aura enfreint cette disposition sera exclu de l'établissement d'enseignement supérieur dans lequel il aurait été admis dans un des cursus visés aux articles 3 ou 7.

En cas de refus d'inscription par application du § 2 ou de l'article 4, les articles 96 et 97 du décret du 7 novembre 2013 sont applicables. »

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ARTICLE 5 DE L’AVANT-PROJET DE DÉCRET E-PAYSAGE

Article 5. – L’article 9 du même décret est remplacé par ce qui suit :

« § 1^er. Par dérogation à l'article 95, § 1er, du décret du 7 novembre 2013 , les étudiants qui ne sont pas considérés comme étudiants résidents au sens de l'article 1^er introduisent leur demande d'inscription dans un des cursus visés à l'article 7 par voie électronique sur la plateforme d’échange de données visée à l’article 106 du décret du 7 novembre 2013 et conformément aux modalités prévues à l’article 106/7 du même décret et ce, à partir du troisième mardi du mois d'août précédant l’année académique concernée jusqu'au jeudi suivant inclus.

Lors de l’introduction de sa demande d’inscription, l’étudiant précise la haute école auprès de laquelle il souhaite poursuivre son inscription.

Les hautes écoles inscrivent par priorité les étudiants qui apportent la preuve qu'ils remplissent toutes les conditions d'admission dans ces cursus, suivant l'ordre dans lequel ils produisent cette preuve sur la plateforme visée à l’alinéa 1^er. À peine de déchéance, l'étudiant est tenu de confirmer son inscription suivant les modalités fixées par l’ARES en concertation avec les hautes écoles concernées et qui lui sont notifiées lors de l'introduction de sa demande.

§ 2. Pour l'application de la présente disposition, est assimilé à l'étudiant qui apporte la preuve qu'il remplit toutes les conditions d'admission, l'étudiant qui prouve qu'il a introduit au plus tard le 15 juillet précédant l'année académique une demande d'équivalence de titre de fin d'études secondaires, ainsi que la preuve qu'il a liquidé les frais couvrant l'examen de cette demande, pour autant que soit joint à sa demande d'inscription une copie du titre dont il réclame l'équivalence. Les hautes écoles peuvent toutefois refuser l'inscription de l'étudiant si le titre présenté n'est manifestement pas équivalent à un certificat de l'enseignement secondaire supérieur.

§ 3. Toute demande d'inscription faite après le troisième jeudi du mois d’août précédant l'année académique est actée au sein de la plateforme visée au § 1^er. Y sont mentionnés, dans l’ordre des demandes et par haute école, le nom de l'étudiant, la date et l'heure de la demande d'inscription et, le cas échéant, le motif du refus d'inscription. Une attestation mentionnant le numéro d'ordre, la date et l'heure de la demande d'inscription est envoyée à l'étudiant au moment où il introduit sa demande d’inscription.

Par dérogation au § 1^er, pour les étudiants non résidents qui introduisent leur demande d’inscription dans un des cursus visés à l'article 7 au plus tard le troisième mercredi du mois d’août précédant l'année académique, si le nombre de ces étudiants excède le nombre NR visé à l'article 4, alinéa 2, l'ordre de priorité entre ces étudiants est déterminé par un tirage au sort effectué sans délai de manière électronique par un huissier de justice désigné par l’ARES. Tous les étudiants ayant introduit une telle demande reçoivent un numéro d'ordre nominatif et incessible.

En cas de refus d'inscription par application du § 2 ou de l'article 8, les articles 96 et 97 du décret du 7 novembre 2013 définissant le paysage de l’enseignement supérieur et l’organisation académique des études sont applicables. »

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DISPOSITION POUR LA CAMPAGNE 2022-2023

L’ARES a demandé au cabinet que soit ajouté dans le Décret programme portant diverses dispositions accompagnant le budget 2022 pour permettre le dépôt décentralisé électronique le texte suivant :

« Par dérogation aux articles 5 et 9 du décret du 16 juin 2006 régulant le nombre d'étudiants dans certains cursus de premier cycle de l'enseignement supérieur, en vue de l'année académique 2022-2023, l'introduction des demandes d'inscription dans l'un des cursus visés aux articles 3 et 7 du même décret, à l'exception des cursus en sciences médicales et en sciences dentaires, est effectuée par voie électronique selon les modalités fixées par chacune des institutions universitaires et hautes écoles concernées »

Accord de principe du cabinet
Vote prévu d’ici fin décembre

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ANALYSE : VALIDATION

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CRÉER UNE DEMANDE D’ADMISSION

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PROCESSUS DE CRÉATION DU DOSSIER PAR LE CANDIDAT

Elément	Notes
Créer son compte / S'enregistrer	La création d'un compte aura pour effet de créer un espace personnel dans lequel le candidat pourra se connecter pour: Accéder au brouillon de sa DA (demande d'admission) et continuer de l'éditer dans le cas où le candidat estime que celle-ci n'est pas encore finalisée Accéder à sa DA afin de pouvoir la soumettre dans le cas où le candidat estime que celle-ci est finalisée et prête à être soumise Prendre connaissance de son numéro de dossier après que le candidat ait soumis sa DA Suivre l'état de son dossier L'espace personnel reste accessible toute l'année académique ? Doit-on pouvoir rouvrir l’espace personnel à la demande du candidat ?
Créer DA	Le système crée et enregistre un nouvel élément de type DA (demande d'admission). Au départ une DA prend le statut de "brouillon", cela signifie que le candidat peut encore ajouter/modifier et/ou supprimer des informations à celle-ci. A partir de quand un candidat peut-il remplir son brouillon ? Doit-on envoyer un rappel dans l’espace perso x jours avant la date limite des dépôts? Juridiquement un dépôt peut se faire après la période et ce jusqu’à la date limite des inscriptions (post-classement), les candidatures sont alors classées par avancée du numéro d’ordre sur base de l’ordre chronologique – cette situation existe-t-elle dans les faits ? Dans ce cas, il y a communication immédiate du numéro d’ordre
Se connecter	Le candidat se connecte à son "Espace personnel".
Compléter/ Editer Formulaire	Lorsque le candidat est enregistré et connecté à son espace personnel, il a la possibilité de compléter son formulaire de demande d'admission. Tant que la DA a l'état de Brouillon (non encore envoyée), le candidat a encore la possibilité d'ajouter / modifier ou supprimer des informations du formulaire.
Attacher pièce(s) justificative(s)	Lorsque le candidat est enregistré et connecté à son espace personnel, il a la possibilité d'ajouter des pièce(s) justificative(s) à sa demande d'admission. Tant que la DA a l'état de Brouillon (non encore envoyée), le candidat a encore la possibilité d'ajouter / modifier ou supprimer des pièces au formulaire. Le candidat peut télécharger son dossier sous format pdf ?

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DÉPÔT DES DOSSIERS DE DEMANDE D’ADMISSION

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VALIDATION ÉTAT DE LA DEMANDE

Elément	Notes
Brouillon	Dès la création de la demande d'admission, celle-ci prend le statut de "Brouillon"
Envoyée	Dès que le candidat soumet sa demande d'admission, celle-ci prend le statut de "Envoyée"
Réceptionnée	Dès que l'accusé de réception a bien été réceptionné, le statut passe à l'état "Réceptionné"

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ADMINISTRATION APRÈS DÉPÔT DE LA DEMANDE

Elément	Notes
Charger les inscrits à l'EXMD	Afin de pouvoir repérer les doubles inscriptions, il est nécessaire de charger le fichier des candidats ayant passé l'examen de Médecine Dentisterie dans l'application CREDAC. Uniquement les inscrits à la premières session puisque tout candidat à la deuxième session peut se désinscrire jusqu’à 3 jours avant l’examen de médecine/dentisterie et s’inscrire dans une des études contingentées - le check des doublons pour le deuxième session ne pourra se faire qu’à l’issue des 3 jours prévus pour la désinscription des inscrits à l’examen de 2e session de médecine /dentisterie
Extraire automatiquement la liste des candidats par habilitation	Une fois la période des dépôts clôturée, le système génère au format CSV les différentes listes des candidats par habilitation pour l'année académique en cours. RGPD : la liste ne contient que le numéro d’ID unique de la personne - le numéro de dossier) et le quota par code habilitation
Récupérer la liste des candidats par habilitation à envoyer à l'huissier	Le gestionnaire ARES récupère ces listes de candidats par habilitation au format csv pour envoi à l'huissier par email. Deux possibilités : Soit une génération manuelle par l’ARES (vérification possible) Soit une génération automatique (pas de vérification possible) + un envoi ou un téléchargement
Soumettre la liste à l'huissier	L'envoi des listes à l'huissier est une action utilisateur. Cette envoi se fait par email et hors système.
Recevoir la liste ordonnée	Réception par de la liste par l'huissier.
Renvoyer la liste ordonnée	Une fois le classement effectué, l'huissier renvoie la liste des candidats triés par numéro d'ordre à l’ARES.
Charger la liste ordonnée	Cette étape consiste à charger manuellement la liste triée réceptionnée par l'huissier. Cette action aura pour effet de mettre à jour les tables de la base de données centralisée en attribuant les numéros d'ordre aux différents candidats.
Autoriser l'accès à l'EES et au Commissaire Délégué	A ce stade, puisque les liste sont maintenant triées par l'huissier, l'EES et le COM/DEL peuvent accéder à celles-ci afin de les analyser/examiner.
Notifier Com/Del	Une notification est soumise au Commissaire délégué afin qu'il soit informé que telle liste est maintenant triée et prête à être analysée. Prévoir une table qui associe un COM/DEL à un/plusieurs EES Qui tient à jour cette table ? COM/DEL, ARES, EES ?
Notifier l'EES concerné de cette mise à jour	Une notification est soumise à l'EES afin qu'il soit informé que telle liste est maintenant triée et prête à être analysée. Notification via l’adresse générique e-paysage ou via les adresses email perso liée aux comptes cerbère ?

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EXAMEN DU DOSSIER PROFILS CANDIDAT – COM/DEL

Candidat

COM/DEL

Elément	Notes
Confirmer la candidature via l'espace personnel	Lorsque le candidat a reçu la notification lui signalant que son dossier a été retenu et lui demandant de confirmer sa demande, celui-ci dispose d'un certain délai pour confirmer sa demande via l'espace personnel. Quel est le délai ? forme – un nombre de jours (ouvrables ou pas) ou une date précise ? La même date pour tout le monde ou la date doit-elle paramétrable par EES ? Qui la paramètre : ARES - EES – COM/DEL ?

Elément	Notes
Consulter le dossier	Le commissaire délégué a la possibilité de consulter le formulaire et les pièces jointes du dossier.
Remettre son avis	Le Commissaire délégué remet son avis, Favorable ou Défavorable. Dans le cas d'un dossier défavorable, une justification doit toujours être précisée. L’avis du COM/DEL porte-t-il sur l’avis de l’EES ou est-il indépendant ? Est-il générique (favorable ou défavorable) ou doit-il être détaillé ? Si oui, comment ? Commentaire libre éventuel ? Droit en lecture pour les COM/DEL ?

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EXAMEN DU DOSSIER PAR PROFIL EES

Elément	Notes
Examiner le dossier	L'examen du dossier consiste à prendre connaissance des pièces jointes, vérifier si tout est bien correct et vérifier que toutes les informations requises sont bien présentes. Le dossier déposé reste à l’identique mais l’EES peut renommer (sans écraser les intitulés choisis par le candidat) les pièces des dossiers s’il le souhaite à partir d’une liste prédéterminée ou via un champ libre Y-a-t-il une (des) clause(s) de non-recevabilité ?
Indiquer son avis (Avis EES)	La personne en charge du dossier au sein de l'EES remet son avis sur le dossier (Favorable / Défavorable) Est-il générique (favorable ou défavorable) ou doit-il être détaillé ? Si oui, comment ? Commentaire libre éventuel ? Droit en lecture pour les COM/DEL ?
Prendre et soumettre une décision	Lorsque la personne en charge du dossier a bien analysé celui-ci, elle est en mesure de prendre une décision. A ce stade, le dossier peut-être "Accepté" ou "Refusé". EES tout seul ou COM/DEL + EES ? Une seule solution … ☺ Validation de l’intitulé du statut ?
Marquer le dossier comme "Accepté : En attente"	Une fois que la décision d'acceptation est prise, le statut du dossier est modifié en "Accepté : En attente". Validation de l’intitulé du statut ?
Envoyer une demande de confirmation au candidat	L'envoi de cette demande doit se faire par email et/ou par SMS. Cette notification demande au candidat de bien vouloir confirmer sa candidature via son Espace personnel. Prévoir un envoi dossier par dossier ou un envoi de plusieurs dossiers à la fois ? Si oui, doit-on prévoir une alerte à partir d’un certain nombre de dossiers si on approche du quota ? Consigner la date d’envoi de la demande de confirmation ? Doit-on imaginer un cas où un message txt libre peut être envoyé au candidat ? Si oui, doit-on historiser le contenu dans l’interface ?
Notifier le candidat d'un changement de statut de son dossier	Notification envoyée par email et/ou SMS permettant de signaler au candidat qu'une action a été effectuée sur son dossier. La notification invite le candidat a se connecter sur son espace personnel afin de prendre connaissance du changement dans son dossier.
Marquer le dossier comme étant "Confirmé"	Le système marque automatiquement le dossier courant comme étant "Confirmé". Doit-on permettre une consultation pour un EES-COM/DEL d’un dossier d’une académique précédente ? Si oui, jusqu’à quel niveau de détail (résultat de l’analyse 🡪 pièces du dossier ?)
Marquer le dossier comme étant "Hors délai"	Le système marque automatiquement le dossier courant comme étant "Hors délai".
Ouverture d'un nouveau dossier	Puisque le candidat n'a pas confirmé dans le délai imparti, il n'est plus éligible à l'inscription pour l'année académique courante. Une nouvelle place est donc ouverte au premier dossier suivant le numéro d'ordre établi. Le nouveau dossier ouvert correspond au dossier ayant pour numéro d'ordre = (numéro d'ordre du dernier dossier ayant pour statut "Confirmé" ou "En attente de confirmation du candidat") + 1.

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ETAT DU DOSSIER

Elément	Notes
Non examiné	Lorsqu'un dossier est réceptionné, il est nouveau, il n'a pas encore été ouvert. Il prend alors le status "Non examiné"
En cours de traitement	Dès qu'un utilisateur ouvre le dossier pour la première fois, celui-ci prend le status "En cours de traitement"
Accepté : En attente	Dès que le dossier a été accepté et qu'un email de confirmation a été envoyé au candidat, le dossier prend le statut de "Accepté : En attente"
Confirmé	Dès que le candidat a soumis sa confirmation d'inscription, le dossier prend le statut de "Confirmé"
Refusé	Si après examen/analyse du dossier, celui-ci est rejeté pour une raison ou une autre, le dossier passe au statut "Refusé« Combien de temps garde-t-on trace des dossiers refusés ?
Hors délai	Si le candidat n'a pas confirmé dans le délai qui lui était imparti, sa demande d'admission est rejetée et son dossier passe au statut "Hors délai"
Invalidé	Si le candidat a fraudé en s’inscrivant à plus d’une étude contingentée, sa demande d’admission est invalidée et rejetée.

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GESTION/SUIVI DES DOSSIERS

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DÉTAILS

Elément	Notes
Administrer l’application	Les utilisateurs ayant les droits spécifiques peuvent à tout moment effectuer des actions d'administration sur l'application. Paramétrages de dates-périodes par l’ARES (accès au formulaire) – paramétrage des droits d’accès ?
Consulter un dossier	Une fois le dossier trouvé, l'utilisateur peut le consulter.
Etablir un rapport	Le gestionnaire ARES peut établir un rapport (ex : liste des inscrits pour le tirage au sort) L’EES peut télécharger sa liste de dossiers confirmés – quid des refusés, des accepté : en attente ? Ne pas pouvoir télécharger des données à caractère personnel pour les refusés mais des ID ? Le COM/DEL peut télécharger la liste des doublons attestés ?
Recherche des doublons	La recherche des doublons permet de détecter les candidats aux admissions dans les études contingentées voulant s'inscrire à plus d'une étude contingentée hors médecine/dentisterie) pour la même année académique ou s’inscrivant à une des études contingentées hors médecine/dentisterie et à l’examen de médecine/dentisterie. Une étape préalable à la recherche des doublons est le chargement des lauréats des examens de médecine dentisterie. Le « doublonneur » n’est pas inscrit dans la base des fraudeurs à l’inscription
Rechercher un dossier	Le gestionnaire ARES peut à tout moment rechercher un dossier
Vérifier doublons	Ce sous processus décrit les étapes de vérifications des doublons par le commissaire délégué.

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