專案管理與敏捷領導教學簡報

TIPCI臺灣國際專業認證學會 製作

第一部分 專案管理

第一章：專案管理基礎概念

專案管理課程簡報

專案與營運的區別

• 專案：有明確起點與終點，目的是達成特定成果。
• • 營運：持續性活動，目的在於維持組織運作。
• • 專案是一次性的任務，營運是日常性的管理。

專案的五大流程

• 啟動（Initiating）：確立專案目標與可行性。
• • 規劃（Planning）：訂定詳細的工作範圍、時程與資源。
• • 執行（Executing）：依據計劃執行各項任務。
• • 監控（Monitoring & Controlling）：追蹤進度、管理變更。
• • 結案（Closing）：完成專案、進行成果交付與檢討。

專案三重限制

• 範疇（Scope）：專案所包含的工作與交付成果。
• • 時間（Time）：完成專案的時間限制。
• • 成本（Cost）：專案可使用的預算與資源。
• • 這三者彼此影響，需取得平衡以達成成功專案。

專案管理職能與角色

• 專案經理（Project Manager）：負責整體專案規劃與執行。
• • 團隊成員：執行具體任務，達成專案目標。
• • 利害關係人：對專案有影響或被影響的個人或組織。
• • 核心職能：溝通、領導、風險管理、問題解決與決策能力。

第二章：專案規劃與排程

• • 工作分解結構（WBS）
• • 專案排程工具：甘特圖、關鍵路徑法（CPM）、PERT分析
• • 資源分配與預算編列
• • 風險評估與應變計畫

工作分解結構（WBS）

• 定義：將專案目標逐層分解成可管理的任務單位。
• 目的：協助明確專案範疇、責任分配與資源估算。
• 特性：層次結構、自上而下、控制點明確。
• 舉例：
• - 1.0 專案準備
• - 2.0 系統設計
• - 3.0 系統開發
• - 4.0 測試與驗收

專案排程工具：甘特圖

• 定義：橫條圖方式展現任務時間排程。
• 功能：清楚顯示任務開始與結束、進度追蹤。
• 優點：直觀易懂，便於與團隊溝通。
• 工具：Microsoft Project、Excel、Notion、ClickUp 等。

專案排程工具：關鍵路徑法（CPM）

• 定義：找出影響專案完工時間最長的路徑。
• 步驟：
• 1. 建立活動清單與邏輯關係
• 2. 計算最早與最晚開始時間
• 3. 找出浮時（Slack）與關鍵活動
• 用途：監控專案進度，識別瓶頸路徑。

專案排程工具：PERT分析

• 全名：Program Evaluation and Review Technique
• 特色：適用於估算不確定性高的專案。
• 公式：期望時間 = (樂觀 + 4×最可能 + 悲觀) ÷ 6
• 用途：分析各任務完成機率，強化風險控制。

資源分配與預算編列

• 資源類型：人力、設備、材料、資金。
• 資源分配原則：效率優先、避免過載、同步任務安排。
• 預算編列步驟：
• 1. 預估各項任務所需成本
• 2. 匯總成為整體預算
• 3. 訂定備援金與風險預算

風險評估與應變計畫

• 風險定義：可能影響專案目標的不確定事件。
• 評估步驟：
• - 風險辨識
• - 發生機率與衝擊分析
• - 排序與優先處理
• 應變計畫類型：
• - 預防措施（避免）
• - 緩解措施（減輕）
• - 應變計畫（轉移或接受）

第三章：專案執行與資源管理

章節導入

• 本章將探討專案執行階段的關鍵實務，包括團隊管理、資源配置、變更處理與品質控制，確保專案順利執行並達成目標。

第三章：專案執行與資源管理

專案執行的核心任務

• 1. 任務分派與啟動執行
• 2. 進度與產出監控
• 3. 溝通協調與問題處理

第三章：專案執行與資源管理

專案團隊建立

• • 根據專案WBS選擇人力資源
• • 考量技能組合與可用性
• • 進行團隊動力與角色分配

第三章：專案執行與資源管理

溝通協調技巧

• • 定期召開會議（Kick-off、進度檢討）
• • 使用RACI責任矩陣明確溝通角色
• • 有效運用溝通工具：Slack、Teams、Email、Zoom

第三章：專案執行與資源管理

資源調度原則

• • 資源配置應平衡需求與可得性
• • 採用資源平衡與資源撫平技巧
• • 關注關鍵路徑上的資源優先調度

第三章：專案執行與資源管理

人力安排策略

• • 排定工時與任務甘特圖
• • 根據專長與時間安排人員
• • 預留Buffer應對突發變數

第三章：專案執行與資源管理

變更管理的挑戰

• • 專案期間變更無可避免
• • 若無有效變更控制，將導致時間延誤、成本上升

第三章：專案執行與資源管理

變更控制流程

• 1. 提出變更申請（CR）
• 2. 影響評估（時間、成本、範疇）
• 3. 變更控制委員會（CCB）審核
• 4. 更新專案文件與排程

第三章：專案執行與資源管理

品質管理在執行中的角色

• • 確保輸出成果符合需求與規格
• • 預防錯誤重於事後修正

第三章：專案執行與資源管理

品質保證（QA）

• • 遵守標準程序（SOP）
• • 培訓與稽核
• • 文件審查與測試計畫

第三章：專案執行與資源管理

品質控制（QC）

• • 品質檢查與測量（SPC）
• • 缺失記錄與分析（如魚骨圖）
• • 改善行動（CAPA）

第三章：專案執行與資源管理

進度與績效回報

• • 記錄實際進度與資源消耗
• • 成本與進度績效指標（CPI、SPI）
• • 定期提交專案狀態報告

第三章：專案執行與資源管理

風險事件的管理

• • 風險轉為實際事件時的應變措施
• • 啟動Contingency Plan或Fallback Plan

第三章：專案執行與資源管理

案例分析：專案執行失敗原因

• • 溝通不足
• • 資源未即時到位
• • 變更頻繁未有效控管
• • 品質缺失導致返工

第三章：專案執行與資源管理

小結

• • 專案執行階段需要強調協作、紀律與靈活應變
• • 綜合管理團隊、資源、變更與品質
• • 為後續的監控與結案階段打下穩固基礎

第四章：監控與績效評估

掌握進度、成本與風險，確保專案成功

專案進度與績效追蹤：概述

• 掌握任務完成情況與進度是否落後
• 與WBS、排程工具連動追蹤

績效追蹤方法與工具

• 甘特圖更新與進度百分比追蹤
• 進度偏差分析與調整機制

關鍵績效指標（KPI）

• 如：完成率、缺失率、進度達成率
• 定期報表與會議審查績效

成本控制策略

• 建立預算基準與支出監控機制
• 控制超支與未預期支出

EVM（賺值管理）基礎

• 計算：PV（計劃值）、EV（賺值）、AC（實際成本）
• 績效指標：CV（成本偏差）、SV（進度偏差）、CPI、SPI

EVM應用實例

• 判斷專案是否如期、如預算進行
• 及早發現偏差並啟動調整行動

風險監控要素

• 持續追蹤風險發生機率與衝擊
• 更新風險登錄表與應變計畫

問題處理流程

• 問題記錄 → 分析原因 → 擬定對策 → 解決並追蹤效果
• 建立問題通報與追蹤制度

風險應對回顧

• 每月或每階段回顧已發生風險處理成效
• 更新未來風險應對準則

利害關係人管理

• 識別與分類利害關係人
• 制定報告頻率與溝通策略

溝通報告方式

• 例行進度報告、異常通報、階段成果會議
• 口頭、書面與視覺化報告結合

有效溝通的原則

• 簡潔明確、依對象調整內容、強調透明度與可追蹤性

第五章：結案與經驗傳承

• 本章探討專案結束階段的關鍵任務，強調成果交付、經驗學習與知識管理的重要性。

專案結案程序概述

• 專案結案是指所有工作完成後的正式關閉流程，包括審查、交付與行政結束等步驟。

交付成果與結案標準

• • 交付專案成果物
• • 符合原始規格與品質標準
• • 利害關係人確認與簽署
• • 清算資源與結束合約

結案流程步驟

• 1. 結案會議
• 2. 確認交付項目
• 3. 文件彙整與存檔
• 4. 成果報告與評估
• 5. 解散團隊

專案驗收與審核

• • 驗收標準明確
• • 符合SOW與規格書
• • 驗收報告與正式簽署文件
• • 成果品質評估

文件整理與保存

• • 計畫書、甘特圖、預算報表
• • 風險紀錄、變更紀錄、會議紀錄
• • 儲存至知識庫、供未來參考

成果評估的意義

• • 評估是否達成專案目標
• • 比較實際與預期成果
• • 分析時程、成本、品質表現

團隊績效回顧

• • 檢視團隊目標達成度
• • 個人與整體表現分析
• • 提出獎勵或訓練建議

教訓學習的重要性

• • 總結成功與失敗經驗
• • 形成教訓報告（Lessons Learned）
• • 為未來專案提供借鏡

知識管理策略

• • 建立專案知識庫
• • 彙整知識並分類管理
• • 鼓勵組織內部分享與重用

常見結案錯誤

• • 忽略正式驗收程序
• • 文件不齊或不整理
• • 缺乏經驗回饋與學習
• • 成果未進行回顧

成功結案關鍵因素

• • 嚴謹的結案計畫與執行
• • 利害關係人高度參與
• • 清晰明確的成果交付
• • 知識與經驗有效轉移

案例分析：成功結案實例

• 某大型建設專案在結案階段舉辦驗收會議、完成教訓報告並建立知識庫，有效提升組織專案管理成熟度。

案例分析：失敗結案問題

• 某軟體專案未完成正式交付與驗收，導致後續維運出現大量問題，暴露結案規劃的缺失。

小結與反思

• 結案不僅是形式程序，更關係到組織知識的延續與提升。良好的結案管理是下一個成功專案的起點。

第二部分 敏捷管理

第一章：敏捷的核心理念與價值觀

​

• 本章目標：理解敏捷方法的核心價值、原則與應用背景。
• 重點包括敏捷宣言、12項原則與與傳統方法的比較。

敏捷的定義與核心概念

​

• 敏捷是一種迭代式、增量式的開發方法。
• 強調回應變化、快速交付與團隊協作。

敏捷宣言（AGILE MANIFESTO）

​

• 1. 個人與互動 高於 流程與工具
• 2. 可用的軟體 高於 完整的文件
• 3. 客戶合作 高於 合約協商
• 4. 回應變化 高於 遵循計劃

敏捷的12項原則（1-4）

​

• 1. 滿足客戶需求並持續交付價值
• 2. 歡迎需求變更
• 3. 頻繁交付可用產品
• 4. 業務與開發人員每日合作

敏捷的12項原則（5-8）

​

• 5. 建立具動機的個體與信任
• 6. 面對面溝通是最有效方式
• 7. 工作軟體是進度主要衡量指標
• 8. 維持穩定的開發節奏

敏捷的12項原則（9-12）

​

• 9. 持續關注技術卓越與好設計
• 10. 簡單為關鍵原則
• 11. 自組織團隊創造最佳架構與設計
• 12. 定期反思並調整行為

敏捷 VS 傳統專案管理

​

• 傳統：計畫驅動、階段性、變更困難
• 敏捷：價值導向、迭代式、彈性調整
• 重點差異在於回應變化與客戶參與

比較：瀑布式與敏捷方法

​

• 瀑布式：需求固定 → 分析 → 設計 → 開發 → 測試
• 敏捷：小步快跑、每次迭代都能交付產品

敏捷適用情境分析

​

• 特別適合VUCA環境：變動性、不確定性、複雜性、模糊性
• 新創產品、技術研發、使用者需求變化快的項目

敏捷適合與不適合的項目類型

​

• 適合：快速迭代、多變需求、小型團隊
• 不適合：需求穩定、大型工程建設

精益思維（LEAN THINKING）

​

• 源自豐田生產方式，強調減少浪費、持續改進
• 與敏捷共同強調“價值”與“快速回饋”

七種浪費（LEAN 七大浪費）

​

• 1. 生產過多
• 2. 等待時間
• 3. 不必要搬運
• 4. 過度加工
• 5. 不必要存貨
• 6. 不必要動作
• 7. 缺陷與重工

價值流（VALUE STREAM）概念

​

• 從客戶需求開始，到交付價值結束的完整流程
• 目標是最小化非價值活動、提升流動效率

敏捷與精益的整合

​

• 以精益原則為基礎，建構敏捷流程
• 推動組織從專案導向轉為價值導向

本章總結與案例簡介

​

• 敏捷強調價值交付與快速應變
• 與精益結合可提升團隊效率與顧客滿意
• 下一章將探討敏捷架構與角色

第二章：SCRUM 與敏捷框架

• 本章介紹 Scrum 框架及其流程、角色、工具與相關方法，幫助團隊高效實施敏捷專案。

SCRUM 核心角色

• 1. 產品負責人（Product Owner）：定義產品願景與需求優先順序。
• 2. Scrum Master：促進敏捷實踐、排除障礙、協助團隊成長。
• 3. 開發團隊（Developers）：跨職能成員組成，負責交付可用產品。

SCRUM 流程概覽

• Scrum 採迭代方式開發，以短週期（Sprint）推動持續交付：
• • Sprint 規劃會議
• • 每日站立會議（Daily Scrum）
• • Sprint Review
• • Sprint Retrospective

SPRINT 詳解

• • Sprint 是固定長度（通常2-4週）的開發週期。
• • 團隊在 Sprint 中實現目標、交付可用增量產品。
• • 每次 Sprint 結束皆進行回顧與優化。

DAILY SCRUM

• • 每天固定時間召開，時間不超過 15 分鐘。
• • 成員回答：昨天完成了什麼？今天要做什麼？有遇到困難嗎？
• • 增強團隊透明度與協作效率。

SPRINT REVIEW & RETROSPECTIVE

• • Review：與利害關係人分享工作成果，收集回饋。
• • Retrospective：反思流程與合作方式，找出改進方案。

產品待辦清單（PRODUCT BACKLOG）

• • 包含所有功能需求、改進建議與技術工作。
• • Product Owner 負責維護與優先排序。
• • 需求以使用者故事形式呈現。

任務分解與 SPRINT BACKLOG

• • 將 Product Backlog 中的項目選入 Sprint Backlog。
• • 每項需求進一步拆分為可執行任務。
• • 團隊自行規劃任務分工與完成方式。

KANBAN 方法概覽

• • 可視化工作流程：To Do → Doing → Done。
• • 限制在製品數量（WIP）以避免多工浪費。
• • 持續拉動流程而非階段推動。

敏捷方法對比

• • Scrum：迭代開發、團隊自主管理、固定儀式。
• • Kanban：流程優化、視覺管理、持續交付。
• • XP（極限編程）：強調技術實踐，如TDD、Pair Programming。
• • SAFe：將敏捷擴展至大規模組織。

XP（極限編程）介紹

• • 核心實踐包括：測試驅動開發（TDD）、結對編程、持續整合、重構。
• • 適用於小型、高互動團隊，技術導向明確。

SAFE（SCALED AGILE FRAMEWORK）

• • 支援多團隊協作的大型組織敏捷框架。
• • 包括團隊層、程序層、解決方案層與投資組合層。

SCRUM VS 傳統專案流程

• • 傳統專案為階段性瀑布模型，較少調整彈性。
• • Scrum 採迭代開發，允許快速回饋與變更。

SCRUM 對企業文化的影響

• • 建立高度透明、持續學習與回饋的文化氛圍。
• • 鼓勵跨部門協作與成員成長。

小結與延伸

• • Scrum 提供清晰框架與角色分工。
• • 運用 Backlog、迭代與回顧機制可強化敏捷實踐。
• • 可與 Kanban、XP 等方法搭配使用。

第三章：敏捷領導力與團隊文化

AGILE LEADERSHIP & TEAM CULTURE

敏捷領導者的角色轉變

• 傳統角色：強調控制、監督與決策集中
• 敏捷角色：轉變為教練與引導者
• 強調團隊賦能與成員自主
• 培養信任與學習型組織
• 提供資源與移除障礙

自主團隊與心理安全感

• 自主團隊的特徵：自我組織、目標導向、跨職能
• 建立心理安全感：鼓勵提問與嘗試、容錯文化
• 領導者如何促進安全感：傾聽、回應、提供正向支持
• 打造持續學習與回饋機制

敏捷中的溝通與協作技巧

• 透明：資訊共享、開放決策過程
• 即時回饋：每日站會（Daily Scrum）、Review、Retro
• 視覺化管理工具：看板（Kanban Board）、進度圖
• 促進團隊對齊與共識

動機激發與目標對齊

• 設定有意義的目標以驅動動機
• 使用 OKRs：Objectives and Key Results
• 建立團隊共同願景與價值觀
• 讓成員理解工作對整體的貢獻

實務應用與延伸主題

• 領導者常見挑戰與應對策略
• 敏捷領導力評估指標
• 團隊文化診斷工具
• 實作案例與討論引導技巧

第四章：敏捷實踐與工具應用

• 本章介紹如何將敏捷原則落實於實務，包括常用會議形式、工具平台、產品實驗方式與常見績效指標。

敏捷規劃會議：概述

• 敏捷規劃會議是Scrum流程的開端，用於建立Sprint目標與任務安排。

PLANNING POKER

• • 一種用來估算任務複雜度的方法
• • 利用撲克牌由團隊成員給出點數
• • 促進共識與減少偏差

STORY POINTS 故事點數

• • 測量工作量與相對複雜度的單位
• • 非時間導向，強調抽象難度與風險
• • 支援Velocity計算

敏捷追蹤工具概覽

• • Jira：企業常用敏捷追蹤平台
• • Trello：視覺化看板工具，適合小型團隊
• • Miro：線上協作白板，支持流程圖與構想討論

JIRA 特點

• • 可自定義工作流程
• • 與Confluence、Bitbucket整合性高
• • 適合大型敏捷專案管理

TRELLO 應用

• • 看板視覺化流程管理
• • 支援多種插件與自動化工具（Butler）

MIRO 的角色

• • 敏捷會議中的構想協作平台
• • 適合遠端團隊共同視覺化規劃與討論

MVP 最小可行性產品

• • 開發最基本但具備價值的功能集
• • 用於快速驗證市場與用戶需求
• • 精益創業常用策略

實驗文化

• • 推動試錯與快速學習文化
• • 建立假設 → 測試 → 收斂循環
• • 鼓勵透明與反饋

敏捷指標總覽

• 衡量專案與團隊健康度的重要指標，包括：

VELOCITY（速率）

• • 表示每個Sprint可完成多少故事點數
• • 用於預測未來進度與規劃
• • 高穩定性為團隊成熟象徵

BURN-DOWN CHART

• • 呈現剩餘工作量的下降趨勢
• • 幫助團隊即時掌握是否落後
• • 可用於每日Scrum檢視進度

LEAD TIME（交付前置時間）

• • 從任務建立到完成所花費的總時間
• • 有助於評估流程效率與阻塞點

結語

• 敏捷實踐需要工具與文化兼備。選對適合的實作方式，有助於提升團隊效率與交付價值。

第五章：敏捷導入與變革管理 - 章節導入

• 本章將介紹如何在組織中有效導入敏捷方法，並探討其變革管理策略與實務挑戰。

第五章：敏捷導入與變革管理 - 組織文化轉型的重要性

• 敏捷導入不只是流程變革，更是組織文化的根本轉型。

第五章：敏捷導入與變革管理 - 文化轉型的阻力

• 常見阻力包括：管理層抗拒、習慣傳統流程、缺乏心理安全感。

第五章：敏捷導入與變革管理 - 管理層的支持關鍵

• 高層的願景認同、資源投入與領導行為是成功導入的先決條件。

第五章：敏捷導入與變革管理 - 敏捷轉型的策略

• 自下而上與自上而下同步進行、建立實驗文化與反饋機制。

第五章：敏捷導入與變革管理 - 建立變革團隊

• 由敏捷教練、變革推動者與部門領導組成跨部門敏捷導入小組。

第五章：敏捷導入與變革管理 - 導入初期挑戰

• 包括角色混淆、流程不清、工具不熟、目標不一致等。

第五章：敏捷導入與變革管理 - 逐步導入的階段模型

• 試點團隊 → 擴展規模 → 組織整合 → 文化內化

第五章：敏捷導入與變革管理 - 敏捷成熟度模型簡介

• 用以評估組織在敏捷導入過程中的發展階段。

第五章：敏捷導入與變革管理 - 常見成熟度模型

• 如Spotify模型、Agile Fluency Model、SAFe成熟度階段

第五章：敏捷導入與變革管理 - 如何進行成熟度評估

• 透過問卷、訪談與工作坊評估團隊結構、流程與文化。

第五章：敏捷導入與變革管理 - 成功案例分析

• 例：微軟 DevOps 團隊導入敏捷後提升交付效率 300%。

第五章：敏捷導入與變革管理 - 失敗案例警示

• 例：忽視文化轉型、導入太快導致員工反感與高離職率。

第五章：敏捷導入與變革管理 - 敏捷導入的教訓總結

• 1. 避免急躁推動；2. 持續溝通；3. 投入資源培訓。

第五章：敏捷導入與變革管理 - 章節小結

• 導入敏捷需組織上下齊心協力，重視文化轉型與持續調整。