REINDUCCIÓN

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN

2026

PRINCIPIO DE PLANEACIÓN

Realizar un juicioso estudio de planeación identificando sus necesidades y los medios para satisfacerlas. La planeación requiere de un proceso encaminado al conocimiento del mercado y de sus partícipes para utilizar sus recursos de la manera más adecuada y satisfacer sus necesidades generando mayor valor por dinero en cada una de sus adquisiciones.

¿CUÁL ES EL PRIMER ACERCAMIENTO CON LA PLANEACIÓN?

Artículo 40°. Lineamientos para Elaborar los Anteproyectos de Presupuesto

La Universidad a través de la División Financiera y la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional OPDI, establecerá a más tardar el 30 de julio de cada vigencia, los parámetros económicos y criterios para la elaboración de los anteproyectos de presupuesto y los comunicará con las directrices correspondientes a todas las unidades académico administrativas. Estos parámetros económicos deberán atender los lineamientos de las instancias nacionales como el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Ministerio de Educación.

​

De igual forma la División Financiera prescribirá y remitirá los formatos necesarios para la elaboración de los anteproyectos de presupuesto.

​

… cada unidad académico-administrativa debe anexar en sus anteproyectos, los cuales deberán remitirse a la División Financiera a más tardar el 31 de agosto de cada vigencia.

ACUERDO No. 007 de 2023 – Estatuto Orgánico de Presupuesto

Artículo 41°. Preparación de los Anteproyectos de Presupuesto

CONTENIDO

• Formatos del Plan Anual de Adquisiciones
• Actualización del Plan Anual de Adquisiciones
• Plan Anual de Adquisiciones en SECOP II
• Errores frecuentes y recomendaciones
• Preguntas frecuentes

FORMATOS PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

Formuladores de Proyectos

Gastos de Funcionamiento

​

​

Gastos de Inversión

Departamentos y Divisiones

Coordinaciones Administrativas

Diligenciamiento del formato

Procesar información y unificar formato

Enviar a la División de Contratación

Mediados de enero de 2027

FORMATOS PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Gastos de Funcionamiento

FORMATOS PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Gastos de Inversión

FORMATOS PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Diligenciamiento

FORMATOS PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Diligenciamiento

FORMATOS PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Diligenciamiento

FORMATOS PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Corporativos

Contratos Corporativos

• Outsourcing de Copiado
• Cajas y Carpetas
• Toners para Impresoras

Nota: Se consideran en el Anteproyecto pero no se incluyen en el PAA

​

Convenios Corporativos de Precios

• Agencias de Viajes
• Transporte Terrestre

Nota: Se consideran en el Anteproyecto y se incluyen en el PAA cuando se vaya a suscribir un contrato

​

​

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Actualización

• Guía para diligenciamiento del formato Plan Anual de Adquisiciones 2026.

​

• Circular No. 001-2026 expedido por la División de Contratación, ajustes y/o modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones vigencia 2026.

​

FORMATOS PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Actualización

1. Formato Excel

2. Carta del Ordenador del Gasto

Guía para diligenciamiento del formato Plan Anual de Adquisiciones 2026.

Circular No. 001-2026.

Descargar versión actualizada

ACTUALIZACIÓN

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Actualización

INCLUIR

Resaltar fila de color verde

​

Diligenciar información completa

​

Verificar información

MODIFICAR

Resaltar fila de color amarillo

​

Cambios con letra de color rojo

​

Insertar comentario con objeto contractual inicial

ELIMINAR

Resaltar fila de color rojo

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

SECOP II - Inicial

Información completa

Códigos UNSPSC

Consultas

Uso de archivo plano

Ajuste de información

Corrección adquisiciones

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

SECOP II - Actualización

INCLUIR

Uso de archivo plano

MODIFICAR

Se realiza manualmente

ELIMINAR

Se realiza manualmente

• Permite búsqueda por el objeto contractual
• Permite filtrar por código UNSPSC
• No se permite de manera masiva
• No se permite realizar si tiene asociado un contrato

​

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

SECOP II - Actualización

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

SECOP II - Actualización

Búsqueda:

“SUMINISTRO DE MATERIALES ODONTOLOGICOS”

​

Resultados:

25 Adquisiciones

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

SECOP II – Actualización Junio Versión No. 6

10 Archivos enviados por las Unidades Académico – Administrativas

​

40 Eliminaciones requeridas aproximadamente

​

150 Modificaciones requeridas aproximadamente

​

80 Inclusiones requeridas aproximadamente

​

4.406 Adquisiciones reportadas en la Versión No. 6

​

3.854 Adquisiciones reportadas en la Versión Inicial

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

SECOP II – Publicación de Procesos

Para tener en cuenta en la Ficha Técnica de Estudios Previos

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Errores Frecuentes y Recomendaciones

• Código UNSPSC incompleto o mal seleccionado — usar un código que no corresponde al objeto contractual o que no llega al tercer nivel (Clase). Verificar siempre en el buscador oficial antes de diligenciar.
• Formato del valor estimado alterado — incluir puntos, comas o espacios, o modificar la estructura del formato Excel. Debe diligenciarse en números enteros, sin cambiar el diseño de la plantilla.
• Datos de contacto mal diligenciados — correos con espacios o más de una dirección, teléfonos con extensión. Cada celda debe llevar un único dato limpio.
• Actualizaciones sin seguir el procedimiento — editar filas manualmente sin usar comentarios ni resaltar el color correspondiente (incluir, modificar, eliminar), lo que dificulta el seguimiento de los cambios.
• Uso de fórmulas dentro del formato — el PAA debe diligenciarse con valores fijos; las fórmulas pueden generar inconsistencias al consolidar la información.
• Retrasos por información tardía — Cambios de valor de último momento. Se recomienda anticipar la información y confirmar valores vigentes antes de radicar.

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Preguntas Frecuentes

• ¿Qué hago si una adquisición no quedó incluida en el PAA? Se solicita su inclusión mediante el procedimiento de modificación (fila en verde).
• ¿Puedo modificar el valor estimado después de publicado el PAA? Sí, mediante el procedimiento de modificación en SECOP II, siempre que la adquisición no tenga ya un contrato asociado.
• ¿Qué hago si me equivoco al diligenciar el código UNSPSC? Corregirlo antes del envío. Si ya fue publicado, el ajuste debe tramitarse como una modificación.
• ¿Dónde consulto el PAA publicado y actualizado? En SECOP II, descargando siempre la versión más reciente antes de relacionar nuevas adquisiciones.

¿Preguntas?

EVALUACIÓN

ASISTENCIA

GRACIAS