INFORME DE �AUDITORIA No. 04-2021

AUDITORIA DE CARACTER ESPECIAL SOBRE LOS CAMBIOS EN EL MANUAL DE PUESTOS Y SU ACTUALIZACIÓN.

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(EA-04-2020)

Objetivo General

Determinar si se cumple con la obligación legal de mantener actualizado el manual de puestos y si el mismo fue elaborado técnicamente.

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Informe 02-2017

Alcance

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• Gestión Administrativa del personal.
• Reclutamiento y selección de personal.
• Formación y desarrollo profesional.
• Relaciones laborales.
• Evaluación del desempeño.
• Confección de planillas.
• Descripción y retribución del puesto de trabajo.

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Dentro de sus principales funciones están:

Informe 02-2017

Antecedentes

RESULTADOS

Informe 05-2020

• Según la Unidad de Planificación, no se cuenta con un organigrama actualizado de la institución, ya que el que se encuentra vigente y aprobado es del 2009, pero para efectos de la presentación del PAO 2020, se preparó la estructura funcional actual a solicitud del Concejo Municipal.
• Las Normas de control interno para el Sector Público establecen dentro de sus normas 2.1 inciso d) de Ambiente de Control, que debe existir una apropiada estructura organizacional acorde con las necesidades y circunstancias institucionales.
• La ausencia de un organigrama actualizado en la institución representa una debilidad de control y riesgo al no tener formalmente definidas todas sus líneas de autoridad, asesoría, coordinación, dependencia, responsabilidad, entre otros, pues es claro que la estructura organizacional en operación es distinta a la aprobada, según se logra observar en los distintos presupuestos ordinarios de la institución, en los que se hace referencia a la misma.

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Estructura organizacional

Informe 02-2017

Manual General de Clases de Puestos.

• Falta de interés de las autoridades municipales anteriores, para enfocar los esfuerzos y recursos en fortalecer el ambiente de control.

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• Aumenta el riesgo de la existencia de puestos cuya descripción de tareas o actividades, así como sus responsabilidades, o requisitos entre otros, no se ajusten al desempeño actual ni a las necesidades reales de los servicios que se prestan.

Ley General de Control Interno

Establece en su artículo 8, que se debe mantener la eficiencia y eficacia de las operaciones y cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico, como es el caso de mantener el manual de puestos actualizado, tal y como también lo señala el Código Municipal, en su artículo 129.

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El Código Municipal establece en su artículo 129, lo siguiente:

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“- Las municipalidades adecuarán y mantendrán actualizado el Manual Descriptivo de Puestos General, con base en un Manual descriptivo integral para el régimen municipal. (...)

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Las municipalidades no podrán crear plazas sin que estén incluidas, en dichos manuales, los perfiles ocupacionales correspondientes.”

Informe 02-2017

Puestos que han sido recalificados, sin que conste en el expediente el estudio técnico que justifique el cambio, incluyendo las nuevas funciones encomendadas, el visto bueno del director del área, la Resolución Administrativa y la aprobación del Concejo Municipal, entre otros.

Recalificaciones de Puestos

sin aparente respaldo.

Informe 02-2017

Personal contratado (01-01-2019 al 30-06-2020).

Según criterio de la CGR en su oficio N° 16268 (DFOE-DL-1985 ) del 19 de octubre del 2020,

Las plazas por servicios especiales difieren en su naturaleza de las plazas de carrera administrativa del régimen municipal; no obstante, ambas deben estar incluidas en el Manual Descriptivo de Puestos y cumplir con lo dispuesto en Código Municipal para la creación de plazas.

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Las plazas a las que se les da contenido en un presupuesto tienen que estar necesariamente incorporadas en el Manual descriptivo de puestos, así por disposición del numeral 129 del Código Municipal, en relación con el principio de legalidad.

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Informe 02-2017

Criterio C.G.R.

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Según la Gestión de Recursos Humanos, a mayo 2020, existían 334 puestos, incluyendo plazas fijas y temporales, de las cuales 6 se encontraban vacantes, y dependían jerárquicamente a la alcaldía, recurso hídrico e informática.

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De los 334 puestos (253 se encontraban en propiedad, 71 puestos interinos, 5 puestos por suplencia, 3 puestos creados por servicios especiales y 2 de puestos de elección popular (Alcalde y Vice alcalde).

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Informe 02-2017

Cantidad de plazas y pago de pluses salariales

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• PROHIBICION POR UN 65% DEL SALARIO BASE: Sólo puede efectuarse, cuando existe una ley expresa que así lo autorice.

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• L.G.C.I.
• Código Municipal.
• Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.
• Código de Normas y Procedimientos Tributarios.

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Informe 02-2017

• Dudas del fundamento legal:

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Prohibición

• Ley de Corrupción y Enriquecimiento Ilícito. Artículo 14 se refiere con detalle a los puestos de alcaldes municipales, auditores, titulares de Proveduría, etc.

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• Código Tributario: Artículo 118 se refiere a “ ... Directores Generales, los Subdirectores, los Jefes o Subjefes de Departamento y de Sección, de las dependencias de la Administración Tributaria, así como los miembros propietarios del Tribunal Fiscal ...”.

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Informe 02-2017

Prohibición

• Tesorera: La ley no hace referencia a ese puesto y la Resolución Adm. del Encargado anterior de RH, está sin firma .

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• Coord Hacienda: No se localizó la Resol. Adm. que cambia la Dedicación exclusiva por prohibición. Hubo división entre la Adm Tributaria y la Financiera.

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• Gestor de Cobros: Existe duda debido a que no calcula impuestos.

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• Fiscalizador de Patentes: Para dicho pago se observaron dos criterios jurídicos distintos, con respecto a si procede o no el pago de prohibición.

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Informe 02-2017

• Gestor de Patentes: No cuenta con la Resolución Administrativa. La duda sobre el pago de prohibición nace con relación al cargo que desempeña el funcionario hoy día y el cargo que en teoría ocupa en la oficina de patentes.

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Prohibición

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“... 1.- Las municipalidades constituyen "Administraciones Tributarias" en los términos previstos en el artículo 99 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios. Por ello, los servidores que ocupen puestos cuyas tareas se relacionen directamente con la materia tributaria, están afectos a la prohibición prevista en el artículo 118 del código citado.

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Informe 02-2017

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Criterio C-016-2003 P.G.R.

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3.- El régimen de prohibición no es facultativo sino obligatorio, por lo que la Municipalidad deberá tomar los acuerdos necesarios para dar cumplimiento a la ley.”

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Informe 02-2017

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Criterio C-016-2003 P.G.R.

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Podría existir un perjuicio económico para la municipalidad, al tener que hacerle frente al pago de prohibición, que podría no estar justificada en algunos de los casos, pudiendo incurrir en un delito contra la Hacienda Pública al utilizar fondos públicos en erogaciones que podrían no corresponder al principio de legalidad, y también un perjuicio a las finanzas personales de los funcionarios, si se determina la improcedencia, ante la posibilidad de tener que devolver tales recursos.

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Efecto

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• DEDICACIÓN EXCLUSIVA: Se paga con base en el reglamento de dedicación exclusiva y disponibilidad promulgado por la Municipalidad.

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Informe 02-2017

Se evidenció el pago de un 55% a 5 funcionarios, cuya clase de puesto es de “Profesional 1”, y según el Manual de Clases de Puestos de la municipalidad, se requiere el grado de “Bachiller”.

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Existe duda acerca del pago de un 20% de acuerdo al Reglamento vigente en lugar del 55% que se viene pagando, aduciendo que el título que poseen los funcionarios es de licenciados, dado que el puesto no lo requiere.

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Dedicación Exclusiva

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• El Reglamento para la Aplicación de la Dedicación Exclusiva y Disponibilidad en la Municipalidad de la Unión, establece en su artículo 3, inciso b) “Que para la naturaleza del puesto que desempeñen los servidores, sea requerido tener alguno de los grados académicos que se han mencionado y que estén acorde con la especialidad o énfasis del cargo.” El subrayado no es del original.

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• Inciso c) “Tener el título requerido y estar incorporado al Colegio Profesional cuando exista y sea requisito para el ejercicio de su cargo.” El subrayado no es del original.

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Informe 02-2017

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Criterio

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• Aparentes contratos desactualizados.

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• No se localizaron 3 contratos.

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• No poseen fecha de vencimiento.

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Informe 02-2017

• No indican el grado académico que poseen.

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• Contratos hace referencia al 20% y actualmente le reconocen el 55%.

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Contratos Dedicación Exclusiva

• De no tomarse las medidas correctivas necesarias, se podría estar ocasionando un perjuicio económico para la municipalidad, al tener que hacerle frente al pago del plus salarial por dedicación exclusiva, que podría no ser necesaria en algunos de los casos, o que los mismos ya no procedan según las condiciones pactadas en los contratos.
• También podrían estarse utilizando recursos de más para el pago de un plus salarial que beneficia más al funcionario y no tanto el servicio público que presta en la institución, sin que exista claridad de la base jurídica que los respalda.

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Efecto

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• DISPONIBILIDAD: Se paga con base en el reglamento de dedicación exclusiva y disponibilidad, un 55% sobre el salario base.

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Informe 02-2017

La mayoría de contratos revisados, no tienen fecha de vencimiento, pero algunos que si la poseen están vencidos.

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De la planilla bisemanal, (Administrativos) reciben disponibilidad 14 funcionarios y de la planilla semanal, (Operativos) 9 funcionarios, para un total de 23 personas.

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Disponibilidad

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• En un caso se observó un posible pago de prohibición (65%) y disponibilidad (55%) a la vez.

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Informe 02-2017

El contrato fue firmado el 30 de setiembre del 2019, por un año, “Con revisión anual”, por la anterior administración, para que el funcionario estuviera disponible para prestar sus servicios en el puesto de “Asistente de Dirección Jurídica” y se observó prórroga por 11 días, finalizando en julio 2020.

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En ninguno de los casos señala el contrato a cuáles requerimientos propios del puesto se requiere, pues un asistente de la Dirección Jurídica tiene funciones muy administrativas que nada tienen que ver con la urgencia de prestar un servicio público, y mucho menos con la paralización de algunos de los servicios que presta la institución.

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Disponibilidad y Prohibición

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• El Reglamento para la Aplicación de la Dedicación Exclusiva y Disponibilidad en la Municipalidad de la Unión, establece:

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Artículo 19.—Se entenderá por disponibilidad para efectos del presente Reglamento, la compensación económica retribuida a los trabajadores que desempeñen puestos a nivel de jefatura de sección, oficina, departamento o dirección o cualquier otro a juicio del Alcalde, debidamente justificado, en los cuales su presencia puede ser requerida por la Institución en cualquier momento.

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Informe 02-2017

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Criterio

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Dicha acción pudo haberle acarreado a la institución, un perjuicio económico al hacerle frente a un pago que podría no estar justificado en algunos casos, pudiendo incurrir en un delito contra la Hacienda Pública al utilizar fondos públicos en erogaciones que podrían no corresponder al principio de legalidad, en beneficio de algunos de los funcionarios.

También en la obligación de pagar horas extra, cada vez que se requiera a los funcionarios fuera de su horario normal, aún cuando estén recibiendo la disponibilidad, lo que implicaría de alguna forma, una doble retribución por atender el mismo asunto, aún cuando podrían existir casos que no cumplen con la condición de urgencia requerida para el pago de la disponibilidad.

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Efecto

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• 2019: ¢101.324.521,56, del cual se ejecutó ¢ 90.806.645,34, que corresponde al 90% de ejecución.

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Informe 02-2017

Recursos Insuficientes para la Oficina de Recursos Humanos

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• 2020: ¢ 115.635.128,62; del cual se ejecutó ¢ 98.833.145.93 que corresponde al 85% de ejecución, al cierre del IV trimestre 2020.

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• Contratación de más recurso humano, el cual incluye un abogado laboral.
• Adquirir pruebas psicológicas.
• Impresora para el departamento.

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Informe 02-2017

Recursos Insuficientes para la oficina de Recursos Humanos

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• Mejorar el espacio físico. (personal-archivo).

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• Necesidades de recursos informáticos.

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Recursos Insuficientes

Recursos Insuficientes

Recursos Insuficientes

Recursos Insuficientes

Informe 02-2017

• Los asuntos que la auditoria puso en conocimiento de la Gestión de Recursos Humanos, durante el periodo del 01 de enero del 2019 al 30 de junio del 2020, fue un total de 60 oficios enviados a dicha gestión, 11 de ellos (casi un 20%) corresponden a oficios de recordatorio por la falta de respuesta a las solicitudes realizadas, observándose atrasos de 1 a 53 días.

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• Por otra parte, de acuerdo con el seguimiento de recomendaciones al 17 de marzo del 2021, se determinó que de distintos informes de auditoría que incorporan recomendaciones para mejorar la gestión de Recursos Humanos, se encuentran 4 recomendaciones en “Proceso” y 3 “No atendidas”, las cuales tienen relación con el Manual de Puestos de la institución.

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Oportunidad en la atención a las solicitudes de auditoría y

el cumplimiento de recomendaciones.

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Informe 05-2020