Створення таблиць.
Введення і редагування даних різних типів
ТЕМА УРОКУ
ПОВТОРЮЙМО!
ПРАЦЮЙМО НА ОЦІНКУ!
Поняття таблиці, поля, запису, ключа таблиці. Ключі й зовнішні ключі.
Визначення структури бази даних
Одним з етапів створення бази даних з використанням однієї із систем управління базами даних є визначення її структури. Тобто потрібно визначити:
1
Кількість таблиць бази даних.
2
Перелік полів для кожної таблиці, які будуть ключовими.
3
Типи даних для кожного поля кожної з таблиць з урахуванням особливостей конкретної СУБД.
4
Типи зв'язків між об'єктами таблиць, якщо використовуються кілька таблиць.
5
Види і кількість інших об'єктів бази даних: форма, запит, звіт (може уточнюватися у процесі створення бази даних).
Визначення структури бази даних
Розглянемо особливості кожного з етапів.
Для визначення кількості таблиць, що створюватимуться в певній базі даних, треба визначити, множини яких об'єктів будуть описуватися в ній.
Наприклад, у базі даних, що буде використовуватися для складання розкладу занять у школі, потрібні такі множини об'єктів:
Визначення структури бази даних
(Продовження…)
Як правило, кожна множина однотипних об'єктів подається в базі даних окремою таблицею.
Визначення структури бази даних
На другому етапі потрібно встановити, які властивості об'єктів визначених множин обов'язково повинні бути враховані у цій базі.
Наприклад, для об'єктів множини класів такими властивостями будуть назва та кількість учнів. У разі поділу класу на підгрупи під час вивчення деяких предметів можуть додаватися властивості — кількість учнів у першій підгрупі та кількість учнів у другій підгрупі.
Ці властивості будуть визначати імена полів (стовпців) у базі даних.
Визначення структури бази даних
Ключовим полем у цій таблиці може бути поле Назва, тому що значення цієї властивості є унікальними для кожного з елементів цієї множини. Не може бути в школі класів з однаковими іменами.
Визначення структури бази даних
На наступному етапі визначаються типи даних для кожного поля кожної таблиці.
При цьому слід враховувати, що тип даних впливає на швидкість опрацювання даних. Особливості використання типів даних у СУБД Access розглянемо нижче.
Визначення структури бази даних
Типи зв'язків між об'єктами таблиць визначаються особливостями застосування бази даних.
Так, між множинами:
приміщень для занять
учителів для певного уроку
та
Потрібно встановити зв'язок «один до одного» (1:1), оскільки не може в одному кабінеті одночасно проводити заняття кілька учителів (за виключенням особливих умов).
Визначення структури бази даних
Особливості створення інших об'єктів бази даних розглянемо пізніше:
форм
запитів
звітів
Типи даних у СУБД Access
Під час уведення даних у поля таблиці слід уводити дані відповідно до того типу, який було запроектовано на етапі створення структури бази даних.
В одному полі бази даних можуть зберігатися дані тільки одного типу.
Типи даних у СУБД Access
Для зберігання даних певного типу в пам'яті комп'ютера використовується різна довжина двійкового коду. Основні типи даних, що використовуються в Access, наведено в таблиці.
№ п/п | Тип даних | Довжина двійкового коду | Застосування |
1 | Так/Ні | 1 біт | Для зберігання значення логічного виразу (істина або хиба) |
2 | Текст | 256 байтів (512 байтів за використання таблиці кодування Unicode) | Для зберігання тексту завдовжки від 0 до 255 символів |
Основні типи даних, що використовуються в Access
Типи даних у СУБД Access
(Продовження…)
№ п/п | Тип даних | Довжина двійкового коду | Застосування |
3 | Дата й час | 8 байтів | Для зберігання значення дати між роками 100 і 9999 та часу між 0:00:00 і 23:59:59 включно |
4 | Примітка | До 1 Гбайт (в елементах керування відображаються перші 63 999 символів) | Для зберігання тексту: літер, цифр, розділових знаків та інших символів |
5 | Об’єкт OLE | До 2 Гбайт | Для зберігання об'єктів довільного типу (наприклад, графічні або відеофайли), довжина двійкового коду яких не перевищує вказане значення |
Основні типи даних, що використовуються в Access
Типи даних у СУБД Access
(Продовження…)
№ п/п | Тип даних | Довжина двійкового коду | Застосування |
6 | Гіперпо-силання | До 8192 символів | Для зберігання посилання на веб-сторінки, файли в мережі або на комп'ютері користувача |
7 | Авто-нумерація | 4 байтів | Для зберігання згенерованих програмою унікальних даних (цілих чисел від 0 до 4 294 967 295) і подальшого визначення поля як первинного ключа |
8 | Вкладення | До 2 Гбайт | Для прикріплення файлів з різним умістом: зображення, електронні таблиці, текстові документи, музика, відео та ін. Аналогічно прикріпленню файлів до листа електронної пошти |
9 | Байт | 1 байт | Для зберігання цілих чисел у діапазоні від 0 до 255 |
10 | Ціле число | 2 байти | Для зберігання цілих чисел у діапазоні від -32 768 до 32 767 |
Основні типи даних, що використовуються в Access
Типи даних у СУБД Access
(Продовження…)
№ п/п | Тип даних | Довжина двійкового коду | Застосування |
11 | Довге ціле число | 4 байти | Для зберігання цілих чисел у діапазоні від -2 147 483 648 до 2 147 483 647 |
12 | Одинарне значення | 4 байти | Для зберігання дійсних чисел у діапазонах: від -3.402823 * 1038 до -1.401298 ■ 10-45 для від'ємних чисел; від 1.401298 * 10-45 до 3.402823 * 1038 для додатних чисел та числа 0 |
13 | Подвійне значення | 8 байтів | Для зберігання дійсних чисел у діапазонах: Від -1,79769313486232 * 10308 до -4,94065645841247 * 10-324 для від'ємних чисел; від 4,94065645841247 * 10-324 до 1,797693134862 * 10308 для додатних чисел та числа 0 |
Основні типи даних, що використовуються в Access
Типи даних у СУБД Access
Крім наведених у таблиці типів даних, в Access використовують ще два типи поля:
Майстер підстановок
Обчислювальний
Майстер підстановок використовується для полів, у яких значення вибираються з певного списку. У цьому списку значення підставляються з іншої таблиці або зі списку, уведеного користувачем під час визначення типу поля.
ОСМИСЛЕННЯ НОВОГО МАТЕРІАЛУ
Типи даних у СУБД Access
Наприклад, список з переліком класів школи з поля Назва таблиці Клас може бути підставлений у поле Клас іншої таблиці — Розклад.
Типи даних у СУБД Access
Тип Обчислювальний використовується для здійснення обчислень за значеннями з кількох полів бази даних.
Тип поля визначається за типом очікуваного результату обчислень. Можна здійснити операції над числовими (числовий і грошовий формат, формат дати й часу) та текстовими даними, логічними виразами.
Типи даних у СУБД Access
Слід зважати на те, що неправильно визначений тип даних для певного поля може призвести до неможливості опрацьовувати певні дані або до їх втрати.
Наприклад, якщо для поля Дата народження буде обрано тип даних Текст, то в подальшому неможливо буде виконувати математичні операції над даними із цього поля:
визначити вік особи на поточний момент часу
порівняти вік різних осіб тощо.
Типи даних у СУБД Access
Під час змінення типу даних у відповідному полі усі вже введені дані, як правило, буде втрачено та доведеться їх вводити знову.
Що менше обсяг даних, то швидше відбувається опрацювання даних. Тому під час проектування баз даних намагаються мінімізувати обсяги даних за рахунок раціонального використання даних різних типів.
Створення таблиць даних з використанням подання таблиці
Після моделювання структури наступним етапом розробки бази даних є створення таблиць.
Під час створення нової бази даних в Access створюється перша таблиця.
Створення таблиць даних з використанням подання таблиці
Можливі такі основні способи створення полів таблиці та визначення типів даних у них:
з використанням Подання таблиці
з використанням елементів керування групи Додавання й видалення вкладки Поля
з використанням подання Конструктор
Створення таблиць даних з використанням подання таблиці
Розглянемо перший спосіб. Особливістю його є те, що користувачу не обов'язково безпосередньо вказувати значення властивостей типів даних.
Потрібно тільки створити поля з відповідними іменами та вказати типи даних.
Створення таблиць даних з використанням подання таблиці
Одне з полів — Ідентифікатор, створюється програмою за замовчуванням під час створення нової бази даних, для нього встановлюється тип даних — Автонумерація.
Це поле за замовчуванням визначається як ключове.
Створення таблиць даних з використанням подання таблиці
Для створення всіх інших полів з певними іменами слід:
Створення таблиць даних з використанням подання таблиці
(Продовження…) Для створення всіх інших полів з певними іменами слід:
Створення таблиць даних з використанням подання таблиці
(Продовження…) Для створення всіх інших полів з певними іменами слід:
Слід зважати на те, що імена полів не повинні містити:
крапок
знаків оклику
квадратних дужок
прихованих символів
(наприклад, символа кінця абзацу)
Створення таблиць даних з використанням подання таблиці
Для змінення типів даних полів і значень їх властивостей використовують елементи керування групи Форматування вкладки Поля. Ці операції подібні до відомих вам операцій в табличному процесорі Excel.
Створення таблиць даних з використанням подання таблиці
Під час створення полів таблиці з використанням елементів керування групи Додавання й видалення вкладки Поля потрібно:
Створення таблиць даних з використанням подання таблиці
(Продовження…) Створення полів таблиці з використанням елементів керування групи Додавання й видалення вкладки Поля:
Повний список типів даних і їх форматів відкривається під час вибору кнопки зі списком Інші поля.
Додавання й видалення потрібний тип даних.
Створення таблиць даних з використанням подання таблиці
(Продовження…) Створення полів таблиці з використанням елементів керування групи Додавання й видалення вкладки Поля:
Створення таблиць бази даних у поданні конструктор
Для створення нової таблиці бази даних зі складнішою структурою та для встановлення значень інших властивостей полів, як правило, використовують подання Конструктор.
Для цього після створення нової бази даних слід у списку кнопки Подання групи елементів керування Подання вкладки Основне вибрати Конструктор
1
2
Створення таблиць бази даних у поданні конструктор
Або виконати Створення ⇒ Конструктор таблиць.
1
2
Створення таблиць бази даних у поданні конструктор
В обох випадках відкриється вікно таблиці в поданні Конструктор, аналогічне наведеному на малюнку.
Створення таблиць бази даних у поданні конструктор
У верхній частині вікна є три стовпці:
Ім'я поля
Тип даних
Опис
Використо-вується для введення імен полів.
Для встановлення типу даних слід вибрати відповідне поле справа від імені поля та вибрати кнопку відкриття списку.
Відкриється список типів даних. Серед них необхідно вибрати потрібний.
Створення таблиць бази даних у поданні конструктор
Після вибору типу даних поля можна змінити встановлені за замовчуванням чи встановити не встановлені значення властивостей цього типу даних у нижній частині вікна на вкладці Загальні.
Створення таблиць бази даних у поданні конструктор
Уміст цієї вкладки змінюється залежно від обраного типу даних.
Так, для текстових даних основною властивістю, значення якої слід установити в полі Розмір поля, є максимальна кількість символів, яку можна буде вводити в поле.
Для типу даних Число у списку Розмір поля обирається один з типів числових даних, розглянутих вище.
Створення таблиць бази даних у поданні конструктор
Крім того, для більшості числових типів даних на вкладці Загальні можна обрати у списку Формат один з форматів відображення числа:
Створення таблиць бази даних у поданні конструктор
У списку Кількість знаків після коми можна вибрати потрібне значення цієї властивості числа.
Створення таблиць бази даних у поданні конструктор
Для типів даних:
Дата й час
Так/Hi
Грошова одиниця
Можна обрати вид форматування. Ці види мають багато спільного з аналогічними форматами в табличному процесорі Excel.
Створення таблиць бази даних у поданні конструктор
Серед інших обмежень на значення, які можуть набувати дані, важливим є обмеження на обов'язковість заповнення певного поля під час уведення даних. Для цього в нижній частині вікна на вкладці Загальні слід у списку Обов'язково вибрати:
Так
Ні
або
Якщо встановлено Так, то в подальшому дані з усього запису не будуть зберігатися, поки не буде заповнено зазначене поле. Таке значення є обов'язковим для ключових полів.
Створення таблиць бази даних у поданні конструктор
Для встановлення ключового поля слід зробити поточним відповідне поле і:
виконати Конструктор ⇒ Знаряддя ⇒ Ключове поле
відкрити контекстне меню поля і у списку команд вибрати Ключове поле
Для відмінення встановлення ключового поля слід ще раз повторити описані вище операції.
ОСМИСЛЕННЯ НОВОГО МАТЕРІАЛУ
ПРАЦЮЙМО НА ОЦІНКУ!
Створення таблиць в Access.
Введення і редагування даних різних типів
Домашнє завдання