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デジタル回覧板作成・運用講座

2025.09.13

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本日のアジェンダ

1

なぜ今、デジタル回覧板なのか？

2

デジタル回覧板の全体像と役割

3

回覧物の作成とファイル準備

4

デジタル回覧板の配信手順

5

運用における注意点とトラブル解決

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1. なぜ今、デジタル回覧板なのか？

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導入の背景と目的

多様化する生活スタイルへの対応

• 町会や行政からの重要なお知らせを、より早く、安全かつ正確に届けたい

• 働き方や生活リズムが多様化し、日中の在宅率が低下

• 紙の回覧板では、情報が届くまでに時間がかかり、途中で滞留するケースも

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デジタル回覧板のメリット

従来の紙回覧板

• 情報伝達に時間がかかる

• 回覧途中で紛失・滞留のリスク

• 印刷・配布の手間とコストがかかる

• 全員が回し終えるまで時間がかかる

デジタル回覧板

• タイムリーな情報配信が可能

• パソコン・スマホでいつでも受信

• 回覧板のファイル保存で管理が容易

• 紙の回覧対象者が減り、配布が迅速化

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2. デジタル回覧板の全体像と役割

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システムの全体像 (Googleグループ活用例)

担当役員

回覧原稿をPDF化・作成

Googleグループへメール配信

Googleグループ

登録者全員のメーリングリスト

一斉配信を自動処理

町会員 (デジタル登録者)

PC・スマホでメール受信

添付ファイルを確認

班長

更新された登録者リストを管理

紙の回覧板を未登録者のみへ回覧

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主な役割とタスク

役割

主なタスク

ポイント

担当役員

回覧物のPDF化、メール作成・配信、登録者リストの管理・更新

配信権限を持つ。会員の追加・削除も担当

班長

紙の回覧板を未登録者のみに回覧、新規入会者の登録案内

更新された登録者リストの確認が重要

町会員

デジタル回覧板の受信登録、メールの定期的な確認

登録変更や退会は町会サイトから手続き

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個人情報保護の重要性

登録者リストの厳重な管理

役員と班長は、個人情報を含む登録者リストを決して関係者以外に転送・閲覧させてはなりません。

目的外利用の禁止

デジタル回覧板のシステムは、町会からの公式な情報伝達のみに利用します。

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3. 回覧物の作成とファイル準備

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原稿の種類とファイル形式

役員会報告書など (文字中心)

メール本文に直接テキストを貼り付けるか、画像を含む場合はPDF形式に変換して添付します。

行政からのチラシ・ポスター

町会会館などのスキャナーを使い、すべてPDF形式に変換して保存します。

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スキャナーによるPDF化の手順 (例)

1

プリンターの電源を入れ、パソコンを起動

2

原稿をスキャナーにセット

3

スキャンを実行し、指定フォルダにPDFとして保存

4

保存したPDFファイルを「回覧板」フォルダに移動・整理

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配信における重要ルール

メールが確実に届くための制限事項

添付ファイル上限

合計 3MB

以内

1日の送信上限

500通

まで

宛先数上限

500件

まで

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4. デジタル回覧板の配信手順

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メール配信の基本ステップ

OutlookやGmailなどのメールソフトを使用します

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メールソフトを起動し、「新規作成」をクリック

2

宛先(To)にGoogleグループのメールアドレスを入力

3

件名と本文を記入

4

「ファイルを添付」から作成したPDFファイルを選択

5

内容を確認して「送信」

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件名と本文の書き方

• 件名のポイント

• 「xx月定例役員会のご報告」のように、内容が分かりやすい件名にする

• [回覧板]という接頭辞は自動で付与される

• 本文のポイント

• 「xx月デジタル回覧板を添付しました」など、簡単な内容を記入

• 添付ファイルの内容を簡潔に説明すると親切

• 本文が空だとメールとして不自然なため、一言でも記入を推奨

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5. 運用における注意点とトラブル解決

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よくある質問 (FAQ)

Q. メール末尾の「グループから退会」リンクは押してもいい？

A. 絶対に押さないでください。管理上の問題が発生します。登録変更や退会は、必ず町会ホームページから正式な手続きをお願いします。

Q. 回覧板メールが届きません

A. まず迷惑メールフォルダをご確認ください。次に、回覧板のメールアドレスが受信できるように「指定受信設定」を行うと解決することが多いです。

Q. しばらく見ていないメールが消えてしまった

A. 一部のメールサービスでは、長期間未開封のメールが自動削除されることがあります。定期的なメールチェックをお願いします。大切なメールは別フォルダに保存しましょう。

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