SISTEM TATA KELOLA GUDANG

17 Januari 2018

Sub Bidang Logistik

PT PLN (Persero) Transmisi Jawa Bagian Tengah

`

Pendahuluan

AGENDA ACARA

1. Sosialisasi Tata Kelola Gudang
2. Sosialisasi Gudang Online
3. Konsolidasi Data Material Tersebar di gudang Basecamp dan Gardu Induk

www.pln.co.id |

Material

Sesuai Surat Edaran Direksi No. 011.E/DIR/2007 tanggal 24 Mei 2007 tentang “Akuntansi Material”, material untuk Transmisi dan Distribusi dikategorikan dalam 2 (dua) kelompok :

1. Persediaan Material
2. Material Cadang

www.pln.co.id |

Persediaan Material

• Semua material yang diadakan untuk melaksanakan program investasi maupun pemeliharaan
• Pengadaannya dilakukan melalui Anggaran Investasi (AI) maupun Anggaran Operasi (AO).
• Material yang disiapkan untuk pengembangan / pemasaran sistem tenaga listrik dan material pemeliharaan.
• Valuated Material

www.pln.co.id |

Material Cadang

• Material yang akan digunakan dalam rangka menunjang kesinambungan pengoperasian Aktiva Tetap induknya
• Menjamin keandalan suplai tenaga listrik, keandalan operasi dan untuk mengatasi kerusakan yang mungkin terjadi.
• Material yang masuk dalam kategori ini adalah material yang proses pengadaannya memerlukan waktu lebih dari atau sama dengan 1 (satu) tahun.
• Material cadang disiapkan untuk mengganti peralatan yang mengalami kerusakan mendadak dan peralatan dengan hasil assessment buruk.
• Non Valuated Material

www.pln.co.id |

Struktur Kelola Gudang

Transmisi Jawa Bagian Tengah

APP Karawang

APP Bogor

APP Bandung

Gudang

Gudang

Gudang

Gudang

APP Cirebon

Gudang

APP Purwokerto

APP Salatiga

Gudang

Gudang

APP Semarang

Gudang

Basecamp

Sub Basecamp

Gudang

Gudang

Basecamp

Sub Basecamp

Gudang

Gudang

Basecamp

Sub Basecamp

Gudang

Gudang

Basecamp

Sub Basecamp

Gudang

Gudang

Basecamp

Sub Basecamp

Gudang

Gudang

Basecamp

Sub Basecamp

Gudang

Gudang

Basecamp

Sub Basecamp

Gudang

Gudang

www.pln.co.id |

Struktur Kelola Gudang

www.pln.co.id |

SISTEM TATA KELOLA GUDANG

SISTEM TATA KELOLA GUDANG�

www.pln.co.id |

Definisi

• Sistem yang mengatur dan mengintegrasikan semua prosedur kerja, baik yang dilaksanakan dengan system informasi terpadu maupun yang dilaksanakan secara manual dalam mengelola material di gudang

www.pln.co.id |

Dasar Hukum

• EDARAN DIREKSI No. 011.E/DIR/2007 tanggal 24 Mei 2007 tentang “Akuntansi Material”
• KEPUTUSAN DIREKSI No. 687.K/DIR/2010 tanggal 28 Desember 2010 tentang “Sistem Tata Kelola Pergudangan di lingkungan PT PLN (Persero)”
• EDARAN DIREKSI No. 0010.E/DIR/2013 tanggal 13 Desember 2013 tentang “Kebijakan dan Petunjuk Pelaksanaan Inventarisasi Material di Lingkungan PT PLN (Persero)”

​

​

​

​

​

​

​

​

www.pln.co.id |

Ruang Lingkup

Ruang Lingkup Sistem Tata Kelola Pergudangan meliputi pengaturan pelaksanaan pengelolaan pergudangan material di lingkungan PT PLN (Persero) baik ditingkat Pusat,unit pelaksana (Kantor Wilayah / Distribusi / Pembangkitan / P3B) dan unit–unit Dibawahnya (Cabang / Sektor/UPT/APP/APB) yang melakukan kegiatan pergudangan.

​

SistemTata Kelola Pergudangan ini terdiri dari Pengelolaan secara Manual (Non–ERP/SAP) dengan menggunakan formulir Tata Usaha Gudang (TUG 1 s/d TUG 16) dan Pengelolaan dengan menggunakan Sistem Informasi yaitu Enterprise Resource Planning(ERP/SAP)

www.pln.co.id |

Maksud dan Tujuan

• Maksud

Maksud Sistem Tata Kelola Pergudangan adalah untuk memberikan/ menyamakan pemahaman dan memberikan pedoman pelaksanaan teknis dan administrasi yang lebih jelas mengenai tata kelola pergudangan.

• Tujuan
• Adanya keseragaman implementasi pengelolaan pergudangan di lingkungan PT PLN (Persero)
• Agar persediaan gudang di lingkungan PT PLN (Persero) senantiasa dikelola dengan baik, terawat, memenuhi persyaratan teknis yang dipersyaratkan, untuk menunjang kegiatan pekerjaan pemeliharaan dan operasional Pembangkitan, Transmisi dan Distribusi
• Terciptanya kegiatan administrasi yang tertib dan lengkap didalam Pengelolaan Pergudangan.

​

www.pln.co.id |

Jenis dan Bentuk Gudang

• Gudang tertutup :
• Gudang yang beratap dan berdinding samping, memakai pintu dan jendela serta adanya ventilasi.
• Gudang yang beratap tetapi tidak berdinding samping.

​

• Gudang Terbuka
• Gudang Terbuka Yang Diolah
• Gudang Terbuka Yang Tidak Diolah

www.pln.co.id |

Fasilitas dan Peralatan Gudang

1. Tempat Untuk Kegiatan Administrasi
2. Fasilitas dan Prasarana Pendukung (Kamar mandi, toilet, peralatan P3K, ruang ibadah, dll.)
3. Ruang Penerimaan Barang (Import Area)/Area Karantina (Area Karantina untuk barang yang menunggu pemeriksaan Tim Mutu Barang, Area Karantina untuk barang yang sudah dilakukan pemeriksaan oleh Tim Mutu Barang)
4. Ruang Pengeluaran Barang (Export Area)
5. Sarana Sistem Informasi Terpadu (SIT)
6. Rak
7. Peralatan Kerja :
1. Bantalan/Ganjal
2. Pengikat
3. Pallet
4. Alat bantu teknik

​

www.pln.co.id |

Pengamanan, Keselamatan dan Kenyamanan

a. Pengamanan Intern

Yaitu sistem keamanan terhadap kemungkinan gangguan intern, gudang harus selalu dikunci selama tidak ada orang yang bekerja dan kegiatan diluar jam kerja harus dibatasi pada orang orang tertentu. Kepala gudang harus ikut mengawasi secara langsung dan bertanggung jawab.

b. Pengamanan Ekstern

Yaitu sistem keamanan terhadap kemungkinan gangguan ekstern, diantaranya berupa pagar, keberadaan pintu keluar masuk harus dibatasi seminimal mungkin, angkutan keluar masuk harus diperiksa dan hanya boleh membawa material yang dilengkapi dengan dokumen yang sah, harus diadakan penjagaan yang biasanya menjadi satu dalam sistem penjagaan komplek perusahaan.

​

www.pln.co.id |

Pengamanan, Keselamatan dan Kenyamanan (3)

Hal-hal penting yang harus diperhatikan terkait dengan keamanan dan keselamatan adalah sebagai berikut :

• Mobil pemadam kebakaran harus mudah untuk masuk dan keluar
• Alat pemadam kebakaran harus ditempatkan pada tempat yang tepat dalam gudang dan diadakan pengecekan secara berkala.
4. Petunjuk cara memadamkan harus ada dan jelas, tempat yang mempunyai potensi bahaya kebakaran harus diberi tanda yang jelas.
5. Tempat sampah harus disediakan dan dibersihkan secara berkala.
6. Material yang mudah meledak, mudah terbakar harus ditempatkan tersendiri atau terpisah dari gudang lainnya.
7. Material yang mengandung racun atau bahan kimia yang berbahaya harus ada perlakuan dan penanganan secara khusus.

www.pln.co.id |

Pengamanan, Keselamatan dan Kenyamanan (4)

7. Penggunaan peralatan dan sarana kerja harus sesuai dengan prosedur dan petunjuk (SOP/Standing Operation Procedure) yang ada.
8. Tersedia alat-alat pelindung yang standar meliputi sarung tangan, sepatu/safety shoes, masker tutup hidung/mulut, safety helmet, kaca mata, penutup telinga, dll.
9. Tata ruang dan penempatan rak harus memperhatikan sistem K2.
10. Tersedia alat komunikasi (telepon, radio komunikasi dll).
11. Sistem penerangan dan sirkulasi udara harus cukup.
12. Harus diusahakan agar dalam gudang tidak ada tiang-tiang, supaya tidak mengganggu penempatan rak dan material, bergeraknya manusia/alat-alat dan kegiatan lainnya.

​

​

www.pln.co.id |

Tata Usaha Gudang

Untuk melaksanakan kegiatan operasional pergudangan diperlukan tertib administrasi, pengawasan yang baik, dan suatu sistem yang mendukung seluruh aspek yang berhubungan dengan proses yang terjadi dalam gudang.

Suatu sistem gudang dikatakan efektif dan efisien jika mampu beradaptasi pada tuntutan untuk meningkatkan kecepatan proses mulai dari penerimaan, penyimpanan hingga pengeluaran saat material dibutuhkan.

Kegiatan tertib administrasi di PT PLN (Persero) menggunakan dokumen Tata Usaha Gudang

www.pln.co.id |

Dokumen Tata Usaha Gudang

• Tata Usaha Gudang 1 (TUG-1), Kartu Persediaan Barang
• Tata Usaha Gudang 2 (TUG-2), Kartu Gantung Barang
• Tata Usaha Gudang 3 (TUG-3), Bon Penerimaan Barang-Barang/Spare-parts
• Tata Usaha Gudang 4 (TUG-4), Berita Acara Pemeriksaan Barang/Spare-parts
• Tata Usaha Gudang 5 (TUG-5), Daftar Permintaan Barang-Barang (Material Umum)
• Tata Usaha Gudang 6 (TUG-6), Daftar Permintaan Barang-Barang (Spare Part)
• Tata Usaha Gudang 7 (TUG-7), Perintah Penyerahan Barang/Delivery Order
• Tata Usaha Gudang 8 (TUG-8), Bon Pengeluaran Barang-Barang/Spare-parts
• Tata Usaha Gudang 9 (TUG-9), Bon Pemakaian
• Tata Usaha Gudang 10 (TUG-10), Bon Pengembalian
• Tata Usaha Gudang 11 (TUG-11), Daftar Mutasi Harian
• Tata Usaha Gudang 12 (TUG-12), Daftar Pengantar Bob-Bon Gudang
• Tata Usaha Gudang 13 (TUG-13), Nota Pencadangan Barang-Barang
• Tata Usaha Gudang 14 (TUG-14), Daftar Kelebihan Persediaan
• Tata Usaha Gudang 15 (TUG-15), Daftar Pemeriksaan Barang-Barang/Spare-parts
• Tata Usaha Gudang 16 (TUG-16), Permintaan Pembuatan/Perbaikan Barang

www.pln.co.id |

Penerimaan Barang

PROSEDUR PENERIMAAN BARANG�

1. Pemantauan dan Penjadwalan rencana kedatangan barang
2. Penerimaan kedatangan barang tahap awal
3. Pemeriksaan dan Pengecekan barang
4. Berita Acara Pemeriksaan Barang barang/Spare parts
5. Penerimaan barang

www.pln.co.id |

Pemantauan dan Penjadwalan rencana kedatangan barang�

1. Petugas gudang harus melakukan pemantauan dan merencanakan penerimaan terhadap barang yang akan diserahkan oleh Pengirim barang (Supplier). Perencanaan tersebut sedapat mungkin harus dilakukan jauh jauh hari (± 2minggu) sebelum kedatangan barang.
2. Tujuan pemantauan dan perencanaan tersebut adalah

a. Mengetahui bahwa ada barang yang akan masuk gudang.

b. Melakukan persiapan sarana dan prasarana yang diperlukan, serta merencanakan jadwal dan sumber daya yang dibutuhkan.

3. Pemantauan dan jadwal kedatangan barang agar dibuat informatif serta tersaji dengan baik, sehingga bisa diketahui oleh semua petugas gudang dan pihak terkait yang berkepentingan.

4. Informasi kedatangan barang dapat diperoleh dari:
1. Tembusan atau foto copy Purchase Order(PO)/Kontrak/Surat Perjanjian (SP) yang diperoleh dari bagian pengadaan baik Unit atau Pusat.
2. Aplikasi sistem pemantauan / monitoring yang ada

www.pln.co.id |

Penerimaan kedatangan barang tahap awal (1)�

1. Tindakan pengirim barang /Supplier (pemasok) :

1. Menyerahkan barang sesuai dengan pesanan.
2. Menyerahkan surat jalan/ surat pengantar serta dokumen dokumen lainnya yang telah di persyaratkan dalam Purchase Order/Kontrak/Surat Perjanjian.
3. Penyerahan dilakukan di ruang penerimaan barang (import area)
4. Menandatangani formulir pemeriksaan fisik kedatangan barang

2. Tindakan Petugas Gudang:

1. Melakukan pemeriksaan fisik (visual) dan kelengkapan dokumen, yang meliputi :
1. Kualitas fisik barang.
2. Kuantitas Barang sesuai PO/Kontrak /SP.
3. Kelengkapan Dokumen yang telah dipersyaratkan, yang antara lain:
1. Copy PO / Kontrak/SP, Nota /Surat Pengantar Barang, Sertifikat ,Manual Book dan dokumen – dokumen lainnya yang telah dipersyaratkan dalam PO / Kontrak / SP.
1. Mengisi dan menandatangani formulir pemeriksaan fisik kedatangan barang

​

www.pln.co.id |

Penerimaan kedatangan barang tahap awal (2)

2. Menandatangani surat jalan/surat pengantar sebagai bukti kedatangan barang, apabila barang yang dikirim sudah memenuhi persyaratan fisik dan kelengkapan dokumen
3. Melakukan pencatatan penerimaan barang tahap awal yang dalam hal ini disebut material dalam karantina.
4. Menempatkan barang dalam area karantina /area penerimaan (import area) di sub area barang belum diperiksa, untuk menunggu tahapan pemeriksaan selanjutnya.
5. Apabila hasil pemeriksaan fisik dan kelengkapan dokumen menyatakan tidak atau belum memenuhi syarat, maka barang dinyatakan belum datang, selanjutnya barang beserta dokumen diserahkan kembali ke pihak pengirim barang.
6. Melaporkan kepada Tim /Panitia Pemeriksa Barang, maksimum 2 (dua) hari kerja setelah kedatangan barang, tentang adanya penerimaan barang dan harus segera dilakukan pemeriksaan.

​

www.pln.co.id |

Pemeriksaan dan Pengecekan Barang (1)

1. Barang barang yang telah diterima oleh Petugas gudang pada tahap awal dari Pemasok barang /Supplier, maka untuk selanjutnya Tim / Panitia Pemeriksa Barang melakukan pemeriksaan secara teknis yang meliputi kuantitas dan kualitas barang serta dokumen dokumen yang telah dipersyaratkan daalam PO/Kontrak/SP.

2. Pelaksanaan Pemeriksaan dilaksanakan bersama-sama oleh petugas gudang, Tim Pemeriksa barang sesuai bidang terkait dan Pemasok barang (supplier).

3. Untuk barang barang yang tidak memerlukan pengetesan lebih lanjut, Pemeriksaan dilakukan di ruang penerimaan barang (import area), sedangkan untuk barang barang yangmemerlukan pengecekan lebih lanjut pelaksanaannya akan ditentukan kemudian olehTim / Panitia Pemeriksa atau dilaksanakan ditempat yang telah disepakati dalam PO/Kontrak/SP.

​

​

www.pln.co.id |

Pemeriksaan dan Pengecekan barang (2)

4. Pemeriksaan dan Pengecekan kualitas barang harus mencakup:

• Pemeriksaan visual untuk memastikan bahwa tidak terdapat cacat, Kesesuaian dimensi dan kelengkapan yang diharuskan pada material yang datang.
• Test operasional secara individu bila mana diperlukan terhadap material yang berjenis alat / peralatan untuk mengetahui dan memastikan bahwa barang berfungsi secara normal.
• Test sistem bila mana barang tersebut perlu diuji coba secara online, pelaksanaan menyesuaikan operasional unit dan harus ada kesepakatan antar kedua belah pihak.
• Berkenaan dengan barang barang yang memerlukan tes terkait metalurgi atau kimia, jika dianggap perlu oleh Manajemen, maka pelaksanaannya dapat dilakukan di labolatorium independen.

​

​

www.pln.co.id |

Pemeriksaan dan Pengecekan barang (3)

5. Hasil pemeriksaan dan pengecekan sebagaimana dimaksud dalam butir 4 di atas yang bersifat pengetesan, harusd itunjukkan dengan bukti hasil pengetesan yang resmi,bisa berupa berita acara atau sertifikat atau dokumen lainnya, dan berfungsi sebagai lampiran Berita Acara Pemeriksaan.

6. Panitia Pemeriksa Barang menerbitkan Berita Acara hasil Pemeriksaan berdasarkan hasil pemeriksaan dan pengecekan sebagaimana butir 4, yang menyatakan bahwa barang diterima atau ditolak

7. Penandatanganan Berita Acara Pemeriksaan Barang sebagaimana buttir 5, harus dilakukan pada hari dan tanggal pelaksanaanp emeriksaan dan dilaksanakan oleh semua anggota Tim atau sekurang kurang ½+1 dari jumlah anggota Tim /Panitia Pemeriksa Barang.

www.pln.co.id |

Berita Acara Pemeriksaan Barang Barang / Spare parts

• Sebelum membuat Bon Penerimaan Barang barang/Spare parts, terlebih dahulu harus dibuatkan Berita Acara Pemeriksaan Barang barang/Spare parts (bentuk formulir TU G 4)
• Berita Acara dibuat oleh Fungsi Gudang dalam rangkap 6 (enam)
• lbr.ke 1: untuk Rekanan/Pengirim barang/yang berkepentingan untuk klaim
• lbr.ke 2: untuk Fungsi Pembelian
• lbr.ke 3+6: untuk Fungsi TUKG
• lbr. ke 6 untuk lampiran Nota
• lbr.ke 4:untuk Fungsi Gudang
• lbr.ke 5: untuk Fungsi Perbekalan
• Pada Berita Acara tersebut dicantumkan barang barang spare parts yang rusak / hilang / kurang / lebih
• Dalam hal barang diterima dengan baik dan cukup, maka pada Berita Acara ditulis : “Seluruhnya diterima dengan baik dan cukup sesuai Surat Pesanan“
• Berita Acara ditandatangani oleh petugas / Tim pemeriksa seperti tersebut di atas, harus disahkan oleh Kepala Unit yang bersangkutan

​

www.pln.co.id |

Hal hal yang harus diperhatikan pada pemeriksaan barang (1)

1. Waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan penerimaan barang maksimal adalah 21 hari kerja, terhitung sejak tanggal dimana barang datang di Gudang dan dinyatakan diterima atau memenuhi ketentuan pada tahap penerimaan kedatangan barang tahap awal, sampai dengan tanggal dikeluarkannya Berita Acara Pemeriksaan dan Penerimaan Barang. Apabila pelaksanaannya melebihi batas waktu tersebut,maka barang dianggap sudah diterima dan pihak pengirim barang berhak meminta Berita Acara Pemeriksaan dan Penerimaan Barang
2. Penjelasan sebagaimana butir 1 diatas, tidak berlaku apabila untuk mengetahui kualitas dan unjuk kerja dari barang tersebut memerlukan pengetesan dalam keadaan beroperasi, sehingga tidak ada kepastian waktu karena ada ketergantungan dengan operasi unit, terkait hal ini harus ada kesepakatan bersama antara kedua belah pihak
3. Bila terjadi keterlambatan pengiriman, dengan cara melihat selisih antara tanggal batas pengiriman pada PO/Kontrak dengan tanggal nota pengiriman/ Surat Jalan dan tanggal penyerahan kelengkapan dokumen lainnya yang telah dipersyaratkan dalamPO / Kontrak,maka petugas gudang harus menginformasikan keterlambatan tersebut kepada Tim /Panitia Pemeriksa Barang sebagai dasar Tim /Panitia Pemeriksa Baranguntuk menginformasikan lebih lanjut kepada Pejabat Pengadaan atau Manajemen Unit.

www.pln.co.id |

Hal hal yang harus diperhatikan pada pemeriksaan barang (2)

4. Bilamana terjadi ketidaksesuaian antara barang yang dipesan dengan yang datang maka:
1. Petugas gudang beserta Tim /Panitia Pemeriksa Barang berhak menolak dan meminta agar pihak pemasok segera mengganti sesuai yang tercantum pada PO/Kontrak
2. Menerima dengan syarat apabila :
1. Peralatan tersebut dapat digunakan setelah dites secara individu maupun sistem
2. Adanya informasi tertulis dari pabrikan terkait dengan Ketidak sesuaiannya barang yang dikirim
3. Memberikan catatan tersendiri pada Berita Acara tentang ketidaksesuaian barang

5. Petugas gudang beserta Tim /Panitia Pemeriksa Barang berhak meminta informasi ringkas mengenai pengoperasian bilamana yang datang adalah alat/peralatan. Informasi tambahan mengenai apakah material tersebut perlu penanganan khusus dikarenakan sifatnya yang mudah terbakar / meledak atau mudah berubah warna / bentuk karena suhu penyimpanan yang tidak sesuai dan informasi lainnya yang dianggap perlu

www.pln.co.id |

Penyelesaian administrasi penerimaan barang

• Bilamana Setelah selesai melaksanakan pemeriksaan barang barang dimana jumlah dan Kualitas cocok / sesuai (conform), maka petugas Gudang menandatangani penerimaan pada "Surat Pengantar Barang".
• Untuk pembukuan penerimaan barang barang tersebut petugas Fungsi Gudang membuat "Bon Penerimaan Barang barang / Spare Parts“ (bentuk formulir TUG. 3) dalam rangkap enam:
• Lembar ke 1dan 6 : untuk TUKG
• Lembar ke 2: untuk Fungsi Pembelian
• Lembar ke 3: untuk Fungsi Gudang
• Lembar ke 4: untuk Fungsi Perbekalan
• Lembar ke 5: untuk Rekanan / Pengiriman barang

www.pln.co.id |

Pembukuan difungsi Gudang

Berdasarkan lembar ke 3 "Bon Penerimaan Barang barang / spare parts", petugas Fungsi Gudang (pemegang Kartu Persediaan) membukukan penerimaan tersebut ke dalam Kartu Persediaan.

Tanggal, nomor bon, jumlah yang diterima dicatat pada lajur yang bersangkutan, dan sisa sebagai akibat dari penerimaan tersebut diperbaiki.

Setelah selesai pembukuan ke dalam kartu persediaan, bon lembar ke 3 difile tersendiri sesuai nomor urut.

www.pln.co.id |

Tindak lanjut di Gudang

Barang barang yang masuk Gudang dan yang telah selesai diperiksa, diberi tanda dan dikelompokkan, kemudian disimpan pada lokasinya masing masing. Penerimaan tersebut dibuatkan "kartu gantung" atau bila telah ada kartu gantungnya tinggal mencatat pada kartu gantung yang telah ada mengenai penerimaan tersebut.

www.pln.co.id |

PROSEDUR PENYIMPANAN BARANG

Prosedur penyimpanan barang meliputi dua aspek :

1. Metode Penyimpanan dan Identitas Barang
2. Metode Perawatan dan Penanganan(handling)

​

www.pln.co.id |

Metode Penyimpanan dan Identitas Barang �

Sasaran yang hendak dicapai dalam sistem penyimpanan barang/material adalah:

• Adanya penyimpanan serta penyusunan material yang rapih dan tertib.
• Dapat diketahui lokasi setiap jenis material yang disimpan dengan cepat dan tepat.
• Memperoleh kepastian bahwa setiap jenis material yang disimpan selalu dalam keadaan baik , tidak mengalami kerusakan dan siap untuk dipergunakan sewaktu dibutuhkan.
• Terhindarnya kerugian Perusahaan yang disebabkan oleh kerusakan mutu material karena salah penanganan.
• Terciptanya iklim kerja yang tertib, sehat dan menyenangkan. Tingkat efisiensi kerja tinggi serta pelayanan yang lancar.

​

www.pln.co.id |

Metode Penanganan dan Perawatan

1. Metode penanganan barang disini termasuk bagaimana cara yang akan digunakan untuk menangani /merawat barang yang sudah di terima di gudang, agar kondisi dan kualitasnya tetap terjaga, tidak rusak dengan berjalan nya waktu dan siap dipakai setiap saat apabila diperlukan. Dalam merawat barang perlu di perhatikan penanganan untuk barang yang mudah berkarat, barang yang tidak tahan terhadap lembab, barang yang tidak tahan terhadap udara panas, barang yang dapat merusak lingkungan, barang yang berbahaya dan mudah terbakar.
2. Penanganan/perawatan barang sebagaimana poin 1 tersebut di atas, harus direncanakan supaya kualitas barang tetap terjaga dan tidak berpengaruh terhadap keselamatan dan kesehatan kerja.
3. Agar barang yang disimpan di gudang tidak cepat rusak, maka perlu dipelihara atau dirawat dengan baik secara berkala dan periodik. Cara perawatan material harus sesuai dengan standar dan prosedur yang telah ditetapkan untuk masing masing karakteristik

​

​

www.pln.co.id |

Pengeluaran Barang

PROSEDUR PENGELUARAN BARANG / SPARE PARTS

1. Prosedur Pengeluaran Barang untuk Unit Lain
2. Prosedur Pengeluaran Barang untuk Pemakaian Sendiri

www.pln.co.id |

Prosedur Pengeluaran Barang untuk Unit Lain

1. Daftar Permintaan Barang

Untuk permintaan barang barang umum dan alat alat listrik dipergunakan "Daftar permintaan barang barang“ (disingkat DPB) seperti bentuk formulir TUG 5.

Daftar Permintaan Barang/Spare parts dibuat dalam rangkap 3 (tiga) :

• Lembar ke 1 s/d 2 untuk Kantor Induk (apabila kebutuhan melibatkan Kantor Induk), apabila ke butuhan dipenuhi oleh Cabang / Sektor /Unit setempat prosesnya sama dengan Permintaan Barang barang dengan menggunakan TUG 5.
• Lembar ke 3 untuk Cabang / Sektor yang bersangkutan

www.pln.co.id |

Prosedur Pengeluaran Barang untuk Unit Lain (1)

2. Setelah unit peminta mengirimkan permintaan barang-barang dengan dilampirkan formulir TUG 5. fungsi gudang akan meneliti TUG 5 dan mengecek persediaan yang ada, kemudian kemudian dibuatkan "Perintah Penyerahan / Delivery Order (DO) ” (formulir TUG7)

DO dibuat dalam rangkap3 (tiga) dengan rincian sebagai berikut:

• Lembar ke 1 untuk Gudang (untuk mengambil barang)
• Lembar ke 2 untuk TUKG (sebagai kontrol)
• Lembar ke 3 untuk arsip pembuat DO

​

​

​

www.pln.co.id |

Prosedur Pengeluaran Barang untuk Unit Lain (2)

3. Tindakan digudang Pengirim

Berdasarkan"Perintah Penyerahan“ (DO) lembar ke 1, petugas Gudang mempersiapkan barang barang / spare part sesuai yang tercantum pada DO tersebut

Tanggal pengeluaran, nomor DO, banyaknya barang / Spare parts yang dikeluarkan, dicatat pada kartu gantung yang bersangkutan, dan sisa persediaan sebagai akibat dari pengeluaran tersebut harus diperbaharui.

Barang barang/spare parts tersebut kemudian dibawa ke ruang pengeluaran (export area) untuk diserahkan kepada petugas peminta barang / spare parts atau dibawa ke ruang pengepakan untuk dilakukan pengepakan

www.pln.co.id |

Prosedur Pengeluaran Barang untuk Unit Lain (3)

Petugas gudang mempersiapkan "Bon Pengeluaran barang barang / spare parts" (disingkat BP), yaitu bentuk formulir TUG.8 serta Surat Jalan

Bon Pengeluaran barang barang /spare parts dibuat dalam rangkap 6 (enam) sebagai berikut:

​

• Lembar ke 1dan 6 untuk TUKG (lembar ke 6 untuk lampiran nota)
• Lembar ke 2 untuk Penerima barang
• Lembar ke 3 untuk Bukti Penerimaan
• Lembar ke 4 untuk Fungsi Gudang
• Lembar ke 5 untuk Fungsi Perbekalan.

www.pln.co.id |

Prosedur Pengeluaran Barang untuk Pemakaian

Bon Pemakaian

Untuk memperoleh barang barang atau spare parts dari Gudang, untuk keperluan Pemakaian (untuk pemasangan baru / perbaikan / perubahan / pemeliharaan dan lain lain), dipergunakan formulir “Bon Pemakaian” (bentuk formulir TUG.9).

Petugas yang memerlukan barang barang atau spare parts untuk pemakaian harus mengisi “Bon Pemakaian”

Bon Pemakaian (TUG 9) dibuat dalam rangkap tiga :

• Lembar ke 1 untukFungsi TUKG
• Lembar ke 2 untuk Fungsi Gudang
• Lembar ke 3untuk arsippemi nta barang

www.pln.co.id |

Prosedur Pengeluaran Barang untuk Pemakaian (1)�

Setelah Bon Pemakaian “ditandatangani oleh pejabat-pejabat yang berwenang, kemudian lembar ke 1 dan 2 diserahkan kepada Gudang.

Pada tingkat Unit (Cabang) yang menandatangani Bon Pemakaian (TUG.9) adalah:

Penerima : yaitu petugas yang menerima barang darui gudang

Pemeriksa : yaitu Pengawas

Setuju: yaitu pejabat yang menentukan/berwenang untuk mengijinkan

Pengeluaran barang. Tanpa tanda tangan pejabat tersebut, barang tidak boleh dikeluarkan

www.pln.co.id |

Prosedur Pengeluaran Barang untuk Pemakaian (2)�

Tindakan di Gudang

Bon Pemakaian yang diterima di Gudang harus diparaf lebih dahulu oleh kepala Gudang. Kemudian petugas Gudang menyiapkan barang barang (dikeluarkan dari lokasinya sesuai jumlah yang tercantum pada Bon Pemakaian).

Nomor Bon Pemakaian , tanggal pengeluaran, jumlah barang menurut Bon Pemakaian dicatat pada "Kartu Gantung” dan sisa sebagai akibat dari pengeluaran diperbaiki oleh petugas Gudang yang menyiapkan barang . Kemudian barang barang dibawa ke ruang pengeluaran (eksport area). Dan menyiapkan surat jalan

Barang barang diserahkan oleh petugas Gudang kepada petugas peminta barang. Petugas peminta barang menerima barang barang dan menandatangani penerimaan pada "Bon Pemakaian" lembar ke 1 dan ke 2.

Bon Pemakaian lembar ke 1 dan ke 2 oleh petugas Gudang diserahkan ke pada petugas Fungsi TU Gudang untuk diselesaikan admi nistrasinya Iebih lanjut.

​

www.pln.co.id |

Prosedur Pengeluaran Barang untuk Pemakaian (3)�

Tindakan Fungsi Tata Usaha Gudang

Bon Pemakaian lembar ke 1 dan ke 2 oleh petugas Fungsi TU Gudang disortir sebagai berikut :

Bon bon yang sama jenis barang nya dan sama tanggalnya dikumpul kan menjadi satu, kemudian di jumlahkan.

Pada Bon yang paling atas dicatat jumlah barang pada lajur "Banyaknya sehari tiap barang". Jumlah tersebut di catat pada "Daftar Mutasi Harian " (formulir TUG 11) .

"Daftar Mutasi Harian" (TUG 11) berwarna putih dibuat dalam rangkap dua (lembar ke 1 untuk TUKG, lembar ke 2 untuk Fungsi TU Gudang)

​

www.pln.co.id |

Program Kerja

Listrik untuk Kehidupan yang Lebih Baik

TARGET

• Terbentuknya database material yang update
• Material Siap pakai
• Tertib administrasi dan Proses SAP

​

www.pln.co.id |

Program Kerja

• Inventarisasi material (baru dan eks bongkaran) yang tersebar di Basecamp / Sub Basecamp / Gardu Induk
• Pengujian MTU baru yang sudah tersimpan selama 2 tahun / MTU eks bongkaran kondisi lengkap
• Membuat alur pelaporan dari gudang level 3 sampai dengan kantor induk

​

www.pln.co.id |

Hatur Nuhun

Listrik untuk Kehidupan yang Lebih Baik

TUG-1

TUG-2

TUG-2a.

TUG-1a

TUG-3

TUG-4

TUG-5

TUG-6

TUG-7

TUG-7 (Referensi)

TUG-8

TUG-9

Catatan :

Terdiri dari 4 rangkap : ( A – D )

TUG-10

Catatan :

Terdiri dari 4 rangkap : ( A – D )

TUG-12

TUG-11

TUG-13

TUG-14

TUG-15

TUG-16