1 of 38

Сортування та фільтрація даних у таблицях

За навчальною програмою 2017 року

Урок 38

Інформатика 9

teach-inf.com.ua

за підручником

Бондаренко О.О. та ін.

2 of 38

Впорядкування таблиць

Ефективно працювати з великими обсягами даних дозволяють засоби їх впорядкування, пошуку та фільтрування.

Ви вже користувались подібними засобами, працюючи з електронними таблицями Excel. У цьому параграфі ви дізнаєтеся, як упорядковувати, фільтрувати та шукати дані реляційної бази даних Access.

Розділ 4

§ 25

3 of 38

Впорядкування полів

Іноді постає необхідність зміни розташування полів таблиці в порядку, відмінному від початкового.

Впорядкування полів таблиці — це зміна порядку взаємного розташування полів.

У режимі конструктора чи перегляду таблиці Access НЕ можна налаштувати автоматичне впорядкування полів за певними умовами.

Розділ 4

§ 25

4 of 38

Впорядкування полів

Переміщення полів з одного місця таблиці в інше здійснюється лише в ручному режимі за таким алгоритмом:

виділіть потрібне поле(я), клацнувши по заголовку (таблиця) або по області вибору (конструктор);

перетягніть мишею виділене поле (стовпець) до іншого місця розташування;

збережіть зміни.

Розділ 4

§ 25

5 of 38

Впорядкування полів

Зміни в розташуванні полів, зроблені та збережені в режимі перегляду таблиці, НЕ впливають на розташування полів у конструкторі.

Зміни в розташуванні полів, зроблені та збережені в режимі конструктора таблиць, впливають на розташування полів у режимі відображення таблиці для перегляду і заповнення.

Розділ 4

§ 25

6 of 38

Впорядкування (сортування) записів

Впорядкування записів — це встановлення порядку записів за зростанням або спаданням значень певного поля.

Часто при перегляді таблиць буває потрібно розмістити записи за алфавітним порядком прізвищ, віком, показниками успішності тощо.

Розділ 4

§ 25

7 of 38

Впорядкування (сортування) записів

За замовчуванням дані в таблиці Access сортуються за зростанням значень по ключовому полю.

Впорядкування даних у відкритій для перегляду таблиці відбувається за таким алгоритмом:

Відкрити таблицю бази даних, дані в якій потрібно відсортувати.

Установити курсор у межах поля, за даними якого буде виконано сортування записів.

Розділ 4

§ 25

8 of 38

Впорядкування (сортування) записів

(Продовження…) Для змінення сортування слід виконати таку послідовність дій:

Виконати Основне ⇒ Сортування й фільтр ⇒

За зростанням (За спаданням).

1

2

Розділ 4

§ 25

9 of 38

Впорядкування (сортування) записів

Відміна усіх впорядкувань записів і повернення до стану, за яким відбувалось початкове заповнення таблиці, виконується командою Видалити сортування на вкладці Основне в полі Сортування й фільтри.

1

2

Розділ 4

§ 25

10 of 38

Впорядкування (сортування) записів

Якщо встановити впорядкування (сортування) записів за значеннями кількох полів, то записи впорядковуються за значеннями поля, сортування якого увімкнуте останнім.

Впорядкування записів, на відміну від впорядкування полів таблиці Access, не можна здійснювати в ручному режимі перетягуванням рядків з одного місця в інше.

Розділ 4

§ 25

11 of 38

Пошук даних за зразком

Для виконання пошуку даних у заповненій таблиці потрібно:

Відкрити файл бази даних, у якій потрібно здійснити пошук.

Відкрити таблицю, у якій здійснюватиметься пошук.

Виконати Основне ⇒ Пошук ⇒ Знайти.

Розділ 4

§ 25

12 of 38

Пошук даних за зразком

(Продовження…) Для пошуку потрібних даних слід:

Вибрати у списку Шукати в область пошуку: у поточному полі або в поточному документі (таблиці).

У вікні Пошук і заміна на вкладці Знайти в полі Знайти ввести зразок даних, за яким буде здійснено пошук.

Розділ 4

§ 25

13 of 38

Пошук даних за зразком

(Продовження…) Для пошуку потрібних даних слід:

Установити у списку Зіставити одне з значень: Усе поле, Будь-яка частина поля, Початок поля.

Розділ 4

§ 25

14 of 38

Пошук даних за зразком

(Продовження…) Для пошуку потрібних даних слід:

Установити у списку Шукати один з напрямів пошуку: Усюди, Угору, Вниз.

Розділ 4

§ 25

15 of 38

Пошук даних за зразком

(Продовження…) Для пошуку потрібних даних слід:

Установити за потреби відповідні позначки прапорців для пошуку з урахуванням регістру (великі чи малі літери) та пошуку з використанням шаблонів уведення (з урахуванням формату полів).

Вибрати кнопку Знайти далі.

Розділ 4

§ 25

16 of 38

Пошук даних за зразком

(Продовження…) Для пошуку потрібних даних слід:

Для продовження пошуку натиснути кнопку Знайти далі.

Розділ 4

§ 25

17 of 38

Пошук даних за зразком

Для забезпечення більш гнучкого пошуку в зразок можна підставляти спеціальні знаки.

Знак

Що визначає

Приклад

запису

Умова

*

Будь-яка кількість

будь-яких

символів

*а

Закінчується літерою «а»

a*

Починається літерою «а»

*a*

Містить літеру «а»

а*б

Починається літерою «а» і закінчується літерою «б»

Розділ 4

§ 25

18 of 38

Пошук даних за зразком

Продовження…

Знак

Що визначає

Приклад

запису

Умова

?

Будь-який один

символ

????а

Містить п’ять символів, останній з яких — літера «а»

квіт?

Містить п’ять символів, перші з яких — «квіт»

9 – ? клас

На місці знака «?» може знаходитись будь-який символ

Розділ 4

§ 25

19 of 38

Пошук даних за зразком

Продовження…

Знак

Що визначає

Приклад

запису

Умова

#

Будь-яка одна

десяткова цифра

## - А

клас

На місці «##» може знаходи-тись будь-яка комбінація із двох десяткових цифр

*#*

Містить будь-яку цифру

*##

Закінчується двома цифрами

Розділ 4

§ 25

20 of 38

Пошук даних за зразком

Продовження…

Знак

Що визначає

Приклад

запису

Умова

[ ]

Один із символів,

що в дужках

(діапазон

позначається «-»)

Квітк

[aи]

Слова «квітка» та «квітки»

[aб]*

Починається літерою «а», або «б»

*[а-г]*

Містить одну з літер: «а», «б», «в», або «г»

Розділ 4

§ 25

21 of 38

Пошук даних за зразком

Продовження…

Знак

Що визначає

Приклад

запису

Умова

!

Знак заперечення «Не». Окрім символів у дужках, що стоять після «!»

квітк[!у]

Містить шість символів. Перші п’ять — «квітк». Останній не може бути «у»

*[!a]

Не закінчується літерою «а»

*[!a]*

Не містить літери «а»

Розділ 4

§ 25

22 of 38

Пошук даних за зразком

Якщо у вікні Пошук і заміна відкрити вкладку Замінити, то з’являється поле Замінити на для уведення даних, якими можна буде замінити знайдені значення, натиснувши кнопки Замінити або Замінити все.

Розділ 4

§ 25

23 of 38

Приховування полів

Поля таблиці в режимі перегляду можна приховувати.

Для приховування поля необхідно клацнути по ньому, а потім зі списку Додатково вибрати команду Приховати поля на вкладкці Основне у групі Записи.

Розділ 4

§ 25

24 of 38

Приховування полів

Обране поле одразу зникне. Після збереження змін, при повторному відкритті таблиці, прихованих полів не буде видно, доки вони не будуть знову відображені командою Відобразити поля.

Розділ 4

§ 25

25 of 38

Фільтрування записів

Впорядкування даних не зменшує кількості записів, які доводиться переглядати. Зручним засобом для відбору потрібних записів є фільтри.

Фільтрування даних — це відображення в таблиці тільки тих записів, дані в яких відповідають певним умовам (умовам фільтрування).

Розділ 4

§ 25

26 of 38

Фільтрування записів

Є кілька способів встановлення фільтрів:

відображає записи, в яких є певні дані

Фільтр за виділеним зразком

дозволяє налаштувати фільтрування за кількома зразками (умовами)

Фільтрування за формою

відображає записи із даними, відібраними за критеріями користувача у формі Запиту

Розширений фільтр

Розділ 4

§ 25

27 of 38

Фільтрування записів

Фільтри не змінюють даних у таблиці, а лише приховують ті записи, що не відповідають умовам фільтрування. При повторному відкритті збереженої БД усі табличні фільтри вимкнені, і для застосування їх вмикають відповідною командою контекстного меню чи кнопкою на вкладці Основне у групі Сортування й фільтр.

1

2

Розділ 4

§ 25

28 of 38

Фільтрування записів

При застосуванні до таблиці послідовно кількох фільтрів кожен наступний фільтр застосовується до записів, які залишилися видимими після попереднього фільтрування.

Фільтр

Виділення

Застосувати фільтр

Параметри розширеного фільтра

Розділ 4

§ 25

29 of 38

Фільтрування за виділеним зразком

Щоб скористатися найпростішим і швидким засобом відбору даних у таблиці, відкритій для перегляду, необхідно виконати такі дії:

розгорнути контекстне меню обраного елемента даних;

Розділ 4

§ 25

30 of 38

Фільтрування за виділеним зразком

Продовження…

в основному (або додатковому) списку вибрати потрібну команду

Розділ 4

§ 25

31 of 38

Фільтрування за виділеним зразком

У результаті фільтрування в таблиці залишаться видимими записи, які мають дані, що збігаються зі зразком. Вимикання/вмикання дії фільтрів здійснюється кнопкою Застосувати фільтр на вкладці Основне у групі Сортування й фільтр.

Розділ 4

§ 25

32 of 38

Фільтрування за формою

Для створення простого фільтра у відкритій для перегляду таблиці необхідно виконати такі дії:

на вкладці Основне у групі Сортування й фільтр відкрити список Додатково;

Розділ 4

§ 25

33 of 38

Фільтрування за формою

Продовження…

у списку вибрати команду Змінити фільтр;

Розділ 4

§ 25

34 of 38

Фільтрування за формою

Продовження…

у вікні Фільтрування за формою вибрати одне або кілька даних зі списку чи вписати умови з використанням підстановочних знаків.

Розділ 4

§ 25

35 of 38

Розширений фільтр

У режимі Розширеного фільтру створюється новий об’єкт Access, який називається Запит. Роботу із Запитами ми розглянемо в наступному параграфі.

Розділ 4

§ 25

36 of 38

Збереження фільтра

Створені фільтри зберігаються під час збереження таблиці. При повторному відкритті таблиці фільтр викликається командою Застосувати фільтр, що на вкладці Основне у групі Сортування й фільтр.

Створений фільтр заміняє той, що був збережений з таблицею.

Розділ 4

§ 25

37 of 38

Видалення фільтра

Перед створенням нового фільтра доцільно видалити попередні, щоби їх дія не впливала на результат фільтрування.

Для видалення фільтра необхідно на вкладці Основне у групі Сортування й фільтр розгорнути список Додатково та натиснути кнопку Очистити всі фільтри.

Розділ 4

§ 25

38 of 38

Дякую за увагу!

За навчальною програмою 2017 року

Урок 38

Інформатика 9

teach-inf.com.ua

за підручником

Бондаренко О.О. та ін.