Seminari BiblioInForma
Circolazione: dalla registrazione dell'utente al prestito
Complesso di Sant’Antonino
28 novembre e 1 dicembre 2014
Di cosa parleremo oggi?
La prima cosa da fare è configurare il Modulo ADM
Per invio mail riepilogativa iscrizione e altre mail della biblioteca. Bisogna accedere al Modulo ADM di Aleph
Kit strumenti di lavoro del bibliotecario di front office
La prima cosa da fare è configurare il Modulo ADM
Aleph ADM → Configurazione → Configurazione mail → Inserire aleph22.unipa.it
La mancata configurazione di questo campo impedisce l’invio di tutte le mail!
Kit strumenti di lavoro del bibliotecario di front office
ovvero indirizzo di posta elettronica istituzionale della biblioteca da cui l’utente riceve comunicazioni
Aleph ADM → Configurazione → Configurazione applicazione → Intestazioni comuni [mail] → From address → doppio clic → inserire indirizzo mail biblioteca → invio e salva
Kit strumenti di lavoro del bibliotecario di front office
Configurazione indirizzo mailer name
ovvero denominazione formale e aggiornata della biblioteca da cui l’utente riceve comunicazioni
Aleph ADM → Configurazione → Configurazione applicazione → Intestazioni comuni [mail] → mailer name → doppio clic → inserire indirizzo mail biblioteca → invio e salva
Kit strumenti di lavoro del bibliotecario di front office
Configurazione opzioni di prestito
Aleph circolazione → Menu Aleph → Opzioni → Configurazione opzioni di prestito
Kit strumenti di lavoro del bibliotecario di front office
Configurazione opzioni di restituzione
Aleph circolazione → Menu Aleph → Opzioni → Configurazione opzioni di restituzione
Kit strumenti di lavoro del bibliotecario di front office
Servizio di prenotazione
Configurazione modulo ADM per il corretto funzionamento.
Tutte le informazioni sono presenti sul manuale d’uso, tuttavia molte biblioteche non hanno configurato correttamente il modulo ADM per l’invio delle mail agli utenti o non risulta chiaro il funzionamento dal punto di vista informatico.
La mancata configurazione impedisce la ricezione delle mail da parte degli utenti e il buon funzionamento del servizio che deve obbligatoriamente seguire processi standard.
Le parti da configurare sono:
Kit strumenti di lavoro del bibliotecario di front office
Servizio di prenotazione
La stampante
Il bibliotecario deve configurare la stampante su stampa normale ogni volta che si processano le prenotazioni.
Se la stampante non è configurata in questo modo l’utente non riceverà alcun avviso!
Kit strumenti di lavoro del bibliotecario di front office
Servizio di prenotazione
Modulo ADM → Configurazione → Configurazione applicazione
Nel file aperto, sotto il paragrafo PRINT modificare i valori in DEFAULTPRINTCONFIGURATION in ZERO (=stampa normale)
Kit strumenti di lavoro del bibliotecario di front office
Servizio di prenotazione
Verificare che nel paragrafo Mail ci sia scritto
“MailServer=aleph22.unipa.it” e che, come abbiamo visto prima, la sezione “fromaddreess” contenga l’indirizzo aggiornato della propria biblioteca
Kit strumenti di lavoro del bibliotecario di front office
Servizio di prenotazione
Configurazione→ configurazione stampa
Definire la modalità di emissione (stampa, mail, entrambe)
Scegliere la voce circolazione
e inserire la lettera M nelle voci
Kit strumenti di lavoro del bibliotecario di front office
Servizio di prenotazione
Configurazione device di stampa
Modulo ADM → Configurazione → configurazione applicazione
voce PRINTERDEVICELIST
Device01= nome stampante biblioteca→ se si vogliono stampare le ricevute
Device 02= Microsoft XPS Document Writer → finta stampante
Gli altri device possono essere lasciati vuoti
Kit strumenti di lavoro del bibliotecario di front office
Servizio di prenotazione
Modulo ADM → Configurazione → configurazione di stampa
voce Circolazione
Inserire in Target1 il device scelto, ovvero o il nome stampante vera o denominazione finta.
Kit strumenti di lavoro del bibliotecario di front office
Servizio di prenotazione
New_Messaggio per l’utente che sta per effettuare una prenotazione
Molti colleghi si lamentano del fatto che alcuni utenti prenotano ma non ritirano i libri in biblioteca. Purtroppo anche questo aspetto poco piacevole fa parte del nostro lavoro! Abbiamo pensato di inserire questo messaggio sperando che gli utenti prestino maggiore attenzione!
Kit strumenti di lavoro del bibliotecario di front office
Registrazione utente
Protocolli interni
Registrazione utente
New – abilitazione bibliotecari front office ai dati della Segreteria studenti [Immaweb]
Protocolli interni
Registrazione utente_Complilazione campi
Protocolli interni
Registrazione utente_Mail riepilogativa
questo messaggio deve essere inviato a tutti gli utenti che si iscrivono per la prima volta in biblioteca
“OGGETTO: Biblioteche UniPa / Credenziali di accesso ai servizi online
�Gentile (nome),
a seguito della sua iscrizione in Biblioteca si trasmettono le credenziali di accesso al catalogo online delle Biblioteche UniPa (www.opac.unipa.it) che dovrà inserire nella sezione Log In:
ID= ….............
PW= ….............
Con le sue credenziali può, comodamente, dal suo PC/tablet/smartphone:
- prenotare i documenti che intende consultare o richiedere in prestito
- controllare le scadenze dei suoi prestiti
- rinnovare il prestito entro e non oltre la data di scadenza del prestito e se non ci sono prenotazioni da parte di altri utenti
- salvare le sue ricerche bibliografiche
Protocolli interni
Può consultare la brochure online su tutti i servizi del catalogo e accedere ai tutorial video al seguente link: http://portale.unipa.it/amministrazione/area1/ssp04/cataloghionline/tutorialvideo/
�Biblioteca digitale: le biblioteche UniPa mettono a sua disposizione, oltre alle collezioni cartacee, e-book, articoli scientifici online, banche dati specialistiche e altre risorse della Biblioteca digitale UniPa che può consultare dal suo PC/tablet/smartphone, installando il VPN sul suo dispositivo e utilizzando le stesse credenziali del PORTALE
Accesso alle collezioni della Biblioteca digitale: http://portale.unipa.it/amministrazione/area1/ssp04/set11/ http://portale.unipa.it/amministrazione/area1/ssp04/set11/ - VPN: http://portale.unipa.it/amministrazione/area1/ssp04/set11/Informazioni_Generali/Modalita_di_accesso.html )
Non esiti a contattarci per ulteriori informazioni.
Cordiali saluti,
Il Bibliotecario
(Nome e Cognome)
Sito web Portale biblioteche UniPa: http://portale.unipa.it/amministrazione/area1/ssp04/”
Protocolli interni
La mail riepilogativa fa parte del protocollo interno ed è una procedura obbligatoria che consente all’utente di ricevere:
Protocolli interni
La mail riepilogativa va salvata sul desktop della postazione di lavoro, copiata, personalizzata e inviata all’utente che si registra per la prima volta in biblioteca.
Protocolli interni
New_Accesso al database delle segreterie studenti per conoscere lo status aggiornato degli utenti
Protocolli interni
New_Accesso al database delle segreterie studenti per conoscere lo status degli utenti e aggiornare le informazioni in Aleph
Protocolli interni
Registrazione utente
Se l’utente cambia matricola
Inserire piuttosto il nuovo ID documentato nel campo Barcode.
Protocolli interni
Registrazione utente
Protocolli interni
Registrazione utente
Se l’utente cambia status
Piuttosto aggiornare il barcode (id web), inserendo l’identificativo attuale e lo status utente, sia in PAL50 che nella propria sublibrary.
Protocolli interni
Prenotazione
Tutti gli utenti registrati al catalogo UniPa possono
effettuare prenotazioni sui libri/documenti a scaffale che
intendono richiedere in consultazione o in prestito o su
libri in prestito ad altri utenti per acquisire la
priorità.
I bibliotecari, come è noto, devono seguire dei processi
standard affinché il servizio funzioni:
Protocolli interni
Prenotazione
Cliccare, per ogni singola prenotazione, sul tasto
a destra “vai alla copia richiesta”
Protocolli interni
Prenotazione. Invio lettera
Protocolli interni
Prenotazione
Il servizio purtroppo non è utilizzato in maniera
standardizzata in tutte le biblioteche UniPa e questo
dipende principalmente dal fatto che ogni struttura è
diversa dall’altra:
Protocolli interni
Prenotazione
A prescindere dalle diversità e dalle specificità di ogni
biblioteca, la prenotazione è un servizio del nostro sistema
bibliotecario attivato per:
Protocolli interni
Prenotazione
Analizziamo insieme i casi.
Le raccolte della biblioteca sono facilmente accessibili e non ci
sono orari prestabiliti per la distribuzione.
I bibliotecari possono recuperare agevolmente i libri richiesti e
consegnarli agli utenti in tempi ragionevoli, ma:
Protocolli interni
Prenotazione
Analizziamo insieme i casi.
Le raccolte della biblioteca sono facilmente accessibili e non ci
sono orari prestabiliti per la distribuzione.
I bibliotecari possono recuperare agevolmente i libri richiesti e
consegnarli agli utenti in tempi ragionevoli, ma:
Protocolli interni
Prenotazione
Analizziamo insieme i casi.
Le raccolte della biblioteca NON sono facilmente accessibili e ci
sono orari prestabiliti per la distribuzione.
I bibliotecari non possono recuperare agevolmente i libri richiesti
e consegnarli agli utenti in tempi ragionevoli.
La biblioteca ha predisposto fasce orarie di distribuzione:
Protocolli interni
Prenotazione
Analizziamo insieme i casi.
Le raccolte della biblioteca NON sono facilmente accessibili e ci
sono orari prestabiliti per la distribuzione.
Protocolli interni
Uso in house/Consultazione
Chi gestisce la circolazione deve registrare tutte le transazioni che
riguardano la movimentazione del patrimonio all’interno della biblioteca. Le
transazioni vanno registrate per monitorare i dati e utilizzare le
statistiche in modo da poter quantificare e valutare i processi.
L’uso in house è una funzione del Modulo circolazione purtroppo non ancora
ben utilizzata ma che è obbligatoria!
Quando si usa?
Tutte le volte che un utente richiede un documento della biblioteca in
consultazione
Protocolli interni
Numero rinnovi totali
Se l’utente ha già effettuato i due rinnovi online il bibliotecario non può cliccare sul tasto “rinnova” ma può comunque scaricare e ricaricare il prestito allo stesso utente quando:
Non è necessario che l’utente debba recarsi in biblioteca per ulteriori rinnovi, perdendo tempo.
Se il libro non è richiesto da nessuno e l’utente ne ha ancora bisogno è bene che il Responsabile di biblioteca autorizzi ulteriori rinnovi anche richiesti a distanza. Molti utenti si lamentano del fatto di dover recarsi fisicamente in biblioteca per riconsegnare il libro al front office e riprenderlo nuovamente in prestito. Operazione che può essere benissimo processata anche a distanza.
Protocolli interni
Come avere una lista degli utenti con prestiti scaduti!
Report utenti morosi [customer service]
E’ uno strumento fondamentale per il bibliotecario che lavora al front office! Permette di visualizzare l’elenco degli utenti in ritardo con la restituzione dei documenti.
Quante volte bisogna utilizzarlo? Ogni 3 / 4 giorni
Cosa posso fare con questo report?
La manutenzione �e l’aggiornamento dei dati
Lista utenti morosi
La manutenzione �e l’aggiornamento dei dati
Chi sono e quanti sono gli utenti della biblioteca?
Lista utenti
Mod. circolazione
Servizi
Report
Lista utenti
La manutenzione �e l’aggiornamento dei dati
Lista utenti iscritti nella nostra biblioteca
Da copiare su un file Excel!
La manutenzione �e l’aggiornamento dei dati
Lista utenti iscritti nella nostra biblioteca
Da copiare su un file Excel! A cosa serve?
Informazioni essenziali o ci sono errori di battitura
La manutenzione �e l’aggiornamento dei dati
Un tasto dolente! ☺
Report delle prenotazioni in attesa
Il report delle prenotazioni deve essere processato più volte al giorno in modo da poter visualizzare e processare le richieste dei nostri utenti. Le fasi obbligatorie che ciascuno deve seguire sono, come abbiamo visto:
- configurazioni aleph
- stampa report
- ritiro documenti
- invio lettera
La manutenzione �e l’aggiornamento dei dati
Un tasto dolente! ☺
Report delle prenotazioni in attesa
La terza fase, ovvero la più importante, in moltissime biblioteche, è l’anello mancante che impedisce il corretto e completo funzionamento del servizio.
Cosa succede?
- i bibliotecari stampano il report, preparano i libri ma non processano le prenotazioni che rimangono “appese” per tre mesi! Impedendo agli utenti di effettuare richieste su queste copie non lavorate!
- il bibliotecario effettua la configurazione in Aleph pensando che sia corretta, segue tutti i passaggi
→ l’utente che ha prenotato non riceve alcuna comunicazione da parte della biblioteca
La manutenzione �e l’aggiornamento dei dati
Un tasto dolente! ☺
La manutenzione �e l’aggiornamento dei dati
Se la biblioteca ha molte sezioni, come visualizzare subito nel report delle prenotazioni quelle che appartengono esclusivamente alla nostra sezione?
Nel report cir-11 slezionare dal menu Formato del report, quello contenente
l’indicazione della sezione!
La manutenzione �e l’aggiornamento dei dati
Se la biblioteca ha molte sezioni, come posso visualizzare subito nel report delle prenotazioni quelle che appartengono esclusivamente alla mia sezione?
La manutenzione �e l’aggiornamento dei dati
Se la biblioteca ha molte sezioni, come visualizzare subito nel report delle prenotazioni quelle che appartengono esclusivamente alla nostra sezione?
Prenotazioni
La manutenzione �e l’aggiornamento dei dati
Quali sono le informazioni che il bibliotecario di front office deve
comunicare all’utente durante la registrazione o l’acceso ai servizi?
Comunicare la biblioteca�Mettiamoci nei panni dell’utente
L’utente che fruisce per la prima volta di una delle
biblioteche UniPa deve conoscerne in modo chiaro
il funzionamento.
Non bisogna mai dare per scontato, occultare o
omettere i meccanismi di funzionamento dietro
parametri burocratici o logiche
autoreferenziali, ma al contrario renderli
pienamente visibili e quindi fruibili.
Come si può raggiungere questo obiettivo?
Comunicare la biblioteca�Mettiamoci nei panni dell’utente
Nel nostro lavoro dobbiamo condividere tutti insieme pratiche
di lavoro e atteggiamenti virtuosi volti ad informare, formare,
orientare, ascoltare, accogliere e mettere al centro l’utente e le
sue esigenze informative.
La costante presenza dell’occhio del cliente, ovvero i nostri utenti,
deve insegnarci a modificare alcune abitudini e prediligerne altre
per creare un’immagine della biblioteca e dei bibliotecari che
comunichi fiducia, efficienza, sobrietà, accoglienza, trasparenza e
che renda l’utente sempre più informato e competente affinché
acquisti completa padronanza nell’impiego delle risorse e dei servizi
e si senta totalmente a suo agio in biblioteca come luogo e come
servizio.
Comunicare la biblioteca�Mettiamoci nei panni dell’utente