Elément 1:
MS Excel: Traitement & Analyse des données
OBJECTIFS DU MODULE
Maîtriser les fonctionnalités avancées de Microsoft Excel.
01
Automatiser des tâches répétitives dans Excel
02
Concevoir et créer des tableaux de bord interactifs pour le reporting et la
visualisation des indicateurs clés de performance
03
Plan
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Microsoft Excel, lancé pour la première fois en 1985, est un logiciel spécialisé dans la création de feuilles de calcul. Il offre un environnement permettant d'organiser, de manipuler et d'analyser des données sous forme de tableaux. Sa capacité à traiter des millions de lignes de données et à appliquer des formules complexes en fait un outil essentiel dans de nombreux secteurs.
Introduction
LES VERSIONS D'EXCEL
Les deux versions d'Excel disponibles sont :
Excel Payant 🏷️
Excel Gratuit 🌐
IMPORTANCE D'EXCEL POUR UN INGÉNIEUR
La maîtrise d'Excel est essentielle pour un ingénieur, quelle que soit sa spécialité, car elle permet de traiter, analyser et visualiser efficacement des données, d'automatiser des calculs complexes et de faciliter la prise de décision.
C'est un outil polyvalent pour la gestion de projets, l'optimisation des processus et la modélisation.
EXEMPLES CONCRETS D’UTILISATION D’EXCEL PAR DES INGÉNIEURS SELON LEURS SPÉCIALITÉS
Ingénieur civil:
Ingénieur mécanique
Ingénieur en génie électrique
Ingénieur en gestion industrielle
Ingénieur informatique
🏗️
⚙️
💻
🔌
📊
INTRODUCTION A L’ENVIRONNEMENT MS EXCEL
1
Familiarisation avec l'interface utilisateur d'Excel
BARRES D’OUTILS « ACCES RAPIDE »
BARRES DES FORMULES
BARRE DE TITRE
SOMME AUTOMATIQUE
TRIER & FILTRER
MENU AFFICHAGE
ONGLETS DU RUBAN
RUBAN
LIGNES
COLONNES
CELLULES
BARRE DE DÉFILEMENT
Familiarisation avec l'interface utilisateur d'Excel
Elle affiche le nom du fichier actuel, suivi de "Microsoft Excel"
01
Explique les onglets principaux : Fichier, Accueil, Insertion, Disposition, Formules, Données, Révision, Affichage, etc. Chaque onglet regroupe des outils spécifiques.
02
Il contient des groupes de commandes liées entre elles.
03
Elle affiche le contenu de la cellule active et permet d'y entrer ou modifier des données et des formules.
04
Présente la barre d'état en bas à droite, qui affiche des informations utiles comme le mode de saisie, le nombre de cellules sélectionnées, etc.
05
La barre de titre
Les onglets du ruban
Ruban
La barre de formule
Les barres d'outils
Fichier
Accueil
Insertion
Disposition (Mise en Page)
Les onglets du ruban
📁
🏠
➕
📄
🔢
Formules
Données
Révision
Affichage
Les onglets du ruban
📊
✅
👀
Accès aux menus du ruban :�chaque onglet contient des outils pour la mise en forme, l'insertion, l'analyse des données, etc.
Navigation dans le ruban, les menus, et les options de personnalisation
Menus contextuels :�Clic droit sur une cellule ou une sélection pour ouvrir un menu contextuel avec des options comme Copier, Couper, Coller, etc.
Utilisation des raccourcis clavier :�Exemple: Ctrl+C (Copier), Ctrl+V (Coller), Ctrl+Z (Annuler), etc.
Personnalisation du ruban :
Pour ajouter ou supprimer des outils en fonction des préférences de l'utilisateur:
Aller dans Fichier > Options > Personnaliser le ruban.
Barre d’outils d’accès rapide :�Personnaliser la barre d’outils d’accès rapide (en haut à gauche), pour y ajouter des commandes fréquemment utilisées.
Ouvrir, créer et enregistrer un classeur :
Figer les volets
Sauvegarde automatique et versions :
GESTION DES CLASSEURS ET DES FEUILLES DE CALCUL
DEFINITION DES NOTIONS
C’est un fichier utilisé pour stocker et organiser des données. Il peut contenir plusieurs feuilles, chacune permettant de gérer différentes informations de manière structurée.
Notion de classeur
Elle serve à répertorier et analyser des données.
Notion de feuille de calcul
Click droit sur l ’onglet de la feuille concernée
STRUCTURE DE DONNÉES SOUS EXCEL V. 2019
Champ 1 | Champ 2 | Champ 3 | Champ 4 |
| Champ n |
Enregistrement 1 |
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Enregistrement 2 |
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| |||||
| |||||
| |||||
Enregistrement n |
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FONCTIONS DE BASE D’EXCEL
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QUELLE EST LA FONCTION DE BASE D'EXCEL ?
💡 Une fonction est une formule prédéfinie dans Excel permettant d'effectuer des calculs simples ou complexes sur des données.
Définition
🎯 Pourquoi utiliser les fonctions ?
✅ Automatiser les calculs répétitifs 🔄�✅ Gagner du temps ⏳�✅ Réduire les erreurs humaines ❌
Claudia Alves
Claudia Alves
FONCTION SOMME
La fonction SOMME additionne automatiquement des valeurs dans une plage de cellules. Elle est utile pour calculer des totaux rapidement.
Exemple : =SOMME(B2:E2) additionne les valeurs des cellules B2 à E2.
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FONCTION MOYENNE
La fonction MOYENNE permet de calculer la moyenne d’un ensemble de nombres. C’est utile pour obtenir une valeur représentative.
Exemple : =MOYENNE(C1:C5) calcule la moyenne des cellules C2 à C9
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FONCTION MEDIANE
La fonction MEDIANE permet de trouver la valeur centrale d’un ensemble de données triées.
Syntaxe: =MEDIANE(A2:A6)
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FONCTIONS MIN & MAX
La fonction MIN permet de trouver la plus petite valeur d’une plage de cellules.
La fonction MAX permet de trouver la plus grande valeur d’une plage de cellules.
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FONCTIONS NB & NB.SI
La fonction NB compte le nombre de cellules contenant des nombres dans une plage.
La fonction NB.SI compte les cellules qui répondent à un critère spécifique.
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FONCTION SI
La fonction SI vérifie une condition et affiche un résultat selon qu’elle est vraie ou fausse.
Exemple : =SI(A1>=10; "Admis"; "Non admis") indique si une note est suffisante pour être admis.
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FONCTION SI .CONDITION
La fonction SI.CONDITION est une version améliorée de la fonction SI. Elle permet d’évaluer plusieurs conditions sans avoir à imbriquer plusieurs SI les uns dans les autres.
RÉFÉRENCES ABSOLUES ET RELATIVES
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Les références relatives
Les références relatives changent automatiquement lorsqu’une formule est copiée.
Exemple: A1 devient A2.
Les références absolues
Les références absolues restent fixes grâce au symbole $.
Exemple: $A$1 ne change pas
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FONCTION SOMME.SI
La fonction SOMME.SI permet d’additionner uniquement les valeurs qui respectent une condition.
Exemple : =SOMME.SI(A1:A10; ">100") ajoute les valeurs supérieures à 100 dans la plage A1:A10.
FILTRES ET TRIS AVANCÉS, MISES EN FORME CONDITIONNELLES, STYLES PERSONNALISÉS
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Claudia Alves
Objectifs
Application et personnalisation des filtres et tris avancés.
Création et gestion des mises en forme conditionnelles.
Définition et utilisation des styles personnalisés pour améliorer la lisibilité des données.
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FILTRES
Un Filtre est une fonctionnalité dans Excel qui permet d'afficher uniquement les données qui répondent à des critères spécifiques, tout en masquant temporairement les autres.
📌 Accueil → Edition → Trier et Filtrer → Filter
Il existe trois types de filtres:
Filtres textuels : permettent de manipuler et de trier des données contenant du texte (e.g noms, descriptions, adresses, etc.). Les Filtres les plus courant sont : Contient, commence par, termine par…etc.
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Filtres numériques
Permettent d’isoler des données numériques en fonction de conditions spécifiques ( e.g: valeurs, montants, quantités, etc.) . Les Filtres les plus courant sont : Supérieur à, inférieur à, entre…
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Filtres chronologiques
Permettent de trier ou d’isoler des données selon des plages de temps ou des dates spécifiques. Les Filtres les plus courant sont : Aujourd'hui, cette semaine, année spécifique…
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TRIS
Le Tri est une fonctionnalité dans Excel qui permet d’organiser les données dans un ordre spécifique de haut vers le bas ou bien de gauche vers la droite.
📌 Accueil → Edition → Trier et Filtrer → Trier
Il existe trois types de Tris
Tri par valeur : C’est le tri le plus courant, utilisé pour organiser les données selon leurs valeurs (textes, nombres ou dates) d’une manière croissante ou décroissante
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Tri par couleur
Utilisé pour organiser les données selon la mise en forme de leurs cellules (couleurs, Police ,icônes conditionnelles)
Claudia Alves
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Tri selon une liste personnalisée
Permet de classer les données selon un ordre prédéfini et spécifique , différent du tri alphabétique ou numérique par défaut.
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Tri selon plusieurs colonnes
Permet de trier les données en appliquant plusieurs critères successifs à la fois.
TRI PERSONNALISÉ
MISE EN FORME CONDITIONNELLE
La mise en forme conditionnelle est une fonctionnalité d’Excel qui permet de modifier l'apparence des cellules en fonction de critères définis. Elle est utilisée pour améliorer la lisibilité des données et faciliter leur analyse en mettant en évidence certaines valeurs importantes
📌 Accueil → Styles → Mise en forme conditionnelle
Les types de la mise en Forme conditionnelle
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Mise en évidence des cellules en fonction de leur valeur:
Permet de classer les données selon un ordre prédéfini et spécifique , différent du tri alphabétique ou numérique par défaut.
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MISE EN FORME CONDITIONNELLE
Règles des valeurs les plus élevées / les plus basses :
Permettent d’identifier et visualiser rapidement les n valeurs extrêmes dans un ensemble de données en les mettant en évidence avec des couleurs ou un style spécifique.
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Barres des données :
Permet d’ajouter des barres colorées dans les cellules pour représenter visuellement la valeur. Plus la valeur est grande, plus la barre est longue
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MISE EN FORME CONDITIONNELLE
Nuances de couleurs:
Permet d’appliquer une gradation de couleurs en fonction des valeurs contenues dans la colonne.
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Jeux d’icônes:
Permet d’ajouter des icônes (flèches, symboles, indicateurs) dans les cellules en fonction de leurs valeurs
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MISE EN FORME CONDITIONNELLE
📝 NB :
On peut:
✅ Créer des règles avancées en utilisant des formules.
✅ Supprimer une mise en forme conditionnelle.
✅ Modifier et gérer les règles existantes.
STYLES PERSONNALISÉS
Les styles personnalisés est une fonctionnalité d’Excel permet d’appliquer rapidement une mise en forme uniforme aux cellules, en intégrant plusieurs paramètres comme :
📌Chemin :
Accueil → Styles → styles de cellules
Satisfaisant, Insatisfaisant et Neutre :
Codes couleur pour évaluer rapidement des statuts ou performances critiques.
Titres et en-têtes :
Styles spécifiques pour structurer et hiérarchiser un tableau.
Données et modèles :
Styles pour identifier les calculs, avertissements ou entrées importantes.
Les types de styles prédéfinis dans Excel sont :
Styles avec thèmes :
Options prédéfinies pour harmoniser l'apparence des cellules selon un thème.
Format de nombre :
Styles pour les montants financiers, pourcentages ou autres données chiffrées.
📝 NB: Par un clic droit sur le style on aura la possibilité de le modifier ou le supprimer .
FORMULES COMPLEXES ET MULTICRITERES, IMBRICATIONS DE SI, AUTRES IMBRICATIONS
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Les formules complexes combinent plusieurs fonctions, opérateurs et références de cellules pour effectuer (automatiser) des calculs avancés ou extraire (analyse) des données spécifiques d’un tableauLe
Les opérateurs logiques: ET, OU, NON
Dans Excel, les opérateurs logiques sont utilisés pour effectuer des tests logiques et renvoyer des valeurs VRAI ou FAUX en fonction des conditions spécifiées.
FORMULES COMPLEXES
FORMULES COMPLEXES
La fonction SOMMEPRODUIT calcule la somme de produits de deux (ou plus) plages de cellules
Cette fonction est très utile pour éviter d’écrire plusieurs formules intermédiaires
FORMULES COMPLEXES
La moyenne pondérée est obtenue en divisant cette somme par la somme des coefficients
Ce type de calcul est très utile pour les évaluations scolaires, les analyses financières et bien d'autres domaines.
Claudia Alves
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FORMULES MULTICRITERES
Les formules multicritères permettent d’effectuer des calculs en tenant compte de plusieurs conditions simultanément
1- SOMME.SI.ENS
Cette formule permet d'additionner les valeurs d'une plage de données en fonction de plusieurs critères spécifiés.
ENS signifie "ensemble" ou "plusieurs conditions".
Structure générale:
=NB.SI.ENS(plage_critère1; critère1; plage_critère2; critère2; ...)
2- NB.SI.ENS
3- MOYENNE.SI.ENS
Claudia Alves
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Cette formule permet de compter combien de produits ont été vendus par Paul dans la catégorie "Électronique".
Cette formule permet de compter combien le nombre des cellules qui répondent à plusieurs critères
Structure générale:
=NB.SI.ENS(plage_critère1; critère1; plage_critère2; critère2; ...)
Cette formule permet de calculer la moyenne d’une plage en fonction de plusieurs critères
Structure générale:
=MOYENNE.SI.ENS(plage_moyenne; plage_critère1; critère1; plage_critère2; critère2; ...)
L'imbrication dans Excel fait référence à l'utilisation d'une fonction à l'intérieur d'une autre fonction. Cela permet de créer des formules plus complexes et d'effectuer des calculs ou des tests logiques plus avancés.
1- Imbrication de conditions (SI imbriqués): Permet de tester plusieurs conditions successives
Structure générale: =SI(condition1; valeur_si_vrai1; SI(condition2; valeur_si_vrai2; valeur_si_faux2))
IMBRICATIONS
2- Imbrication de SI avec ET
3- Imbrication de SI avec OU
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Utiliser ET à l'intérieur de SI pour vérifier si toutes les conditions spécifiées sont vraies.
Structure générale:
=SI(ET(condition1; condition2); valeur_si_vrai; valeur_si_faux
Utiliser OU à l'intérieur de SI pour vérifier si au moins une des conditions spécifiées est vraie.
Structure générale:
=SI(OU(condition1; condition2); valeur_si_vrai; valeur_si_faux)
4- Imbrication de SI et NB.SI
Utilisation des fonctions de Recherche H et Formules matricielles
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Utilisation des fonctions de Recherche H et V (HLOOKUP, VLOOKUP)
Les fonctions RechercheV et RechercheH sont des outils puissants d'Excel permettant de rechercher une valeur dans un tableau et de retourner une valeur correspondante.
Ils permettent de retrouver des données spécifiques dans un tableau en effectuant une correspondance entre une valeur de recherche et un ensemble de données.
Claudia Alves
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Fonction RECHERCHEV (VLOOKUP)
Définition :
La fonction Recherche verticale permet de rechercher une valeur dans la première colonne d'un tableau et de renvoyer une valeur située dans une colonne spécifique de la même ligne.
Syntaxe : =RECHERCHEV(valeur_cherchée, table_matrice, indice_colonne, [valeur_proche])
Explication :
valeur_cherchée : la valeur que vous recherchez.
table_matrice : la plage de cellules dans laquelle chercher.
indice_colonne : le numéro de la colonne où récupérer la valeur
[valeur_proche] : Vrai pour une correspondance approximative, Faux pour une correspondance exacte.
Claudia Alves
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Fonction RECHERCHEH (HLOOKUP)
Définition :
Recherche une valeur dans la première ligne d'un tableau et renvoie une valeur située dans une ligne spécifique de la même colonne.
Syntaxe : =RECHERCHEH((valeur_cherchée, table_matrice, indice_ligne, [valeur_proche])
Explication :
valeur_cherchée : la valeur que vous recherchez.
table_matrice : la plage de cellules dans laquelle chercher.
indice_ligne : le numéro de la ligne où récupérer la valeur
[valeur_proche] : Vrai pour une correspondance approximative, Faux pour une correspondance exacte.
Imbrication de RECHERCHEV avec SIERREUR
Claudia Alves
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Définition :
Fonction TRANSPOSE
Définition : La fonction TRANSPOSE Permet de convertir des lignes en colonnes et vice versa.
Syntaxe : =TRANSPOSE(plage)
Exemple : Si la plage A1:A3 contient "A", "B", "C", alors =TRANSPOSE(A1:A3) affichera les valeurs en ligne.
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Definition:
La fonction EQUIV permet de rechercher la position relative d’une valeur dans une plage.
Syntaxe : =EQUIV(valeur_cherchée, plage_recherche, [type])
Exemple : On veut recherche la position relative de février en utilisant EQUIV et le résultat obtenu sera 2 en utilisant cette formule =EQUIV("Février ;A2:A3;0) → 2.
Fonction EQUIV
Claudia Alves
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Définition:
Cette fonction permet de renvoyer une valeur ou une plage dans un tableau en fonction d’une position spécifiée.
Syntaxe : =INDEX(plage, numéro_ligne, [numéro_colonne])
Exemple : On veut savoir la valeur exacte de la position 2 : =INDEX(B2:B3, EQUIV("Février", B2:B4;2)) → 7000.
Fonction INDEX
Gestion avancée des données
6+
💡 La gestion avancée des données sur Excel permet d’optimiser la saisie, la protection et l’organisation des données pour un travail plus efficace et structuré
Définition
🎯 Objectifs
✅ La création de menus multi-déroulants�✅ Le verrouillage des cellules et la protection des feuilles/classeurs�✅ L’organisation et la gestion des données dans des feuilles de calcul
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CREATION DES MUNUS-MULTI-DEROULANTS
Les listes déroulantes est une fonctionnalité d’Excel qui permet à l’utilisateur de choisir une valeur parmi une sélection prédéfinie pour minimiser les erreurs
📌 Données → Validation des données
Il existe trois types :
Le menu déroulant simple : Une liste fixe d’options prédéfinies permettant à l’utilisateur de sélectionner une seule valeur
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Le menu déroulant dynamique: Une liste d’options n’est pas fixe qui s’adapte automatiquement aux ajouts et suppressions de données
Création de tableau / Plage dynamique
Création de menu déroulant
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Le menu déroulant multi-niveaux dépendant: Une liste dont les options varient en fonction d’une sélection effectuée dans un autre menu déroulant.
Création de catégorie Principale
Création des sous-catégories
VERROUILLAGE DES CELLULES ET PROTECTION DES FEUILLES ET DES CLASSEURS
Le verrouillage et la Protection sont des fonctionnalités de Excel qui de protéger les données en empêchant leur modification accidentelle ou non autorisée. Par exemple :
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Verrouillage des cellules
Permet de protéger des cellules spécifiques. Par défaut , toutes les cellules sont verrouillées, mais cela n'a aucun effet tant que la feuille n'est pas protégée.
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Protection des Feuilles
Permet d’empêcher les utilisateurs de modifier la structure du fichier et d’autoriser uniquement certaines actions spécifiques
NB :Pour déverrouiller la feuille, aller dans Révision > Ôter la protection de la feuille
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Protection des classeurs
Permet d’empêche seulement les changements structurels tel que l’ajout / suppression de feuilles et le déplacement/ suppression des onglets mains ne ploque pas la modification du contenu des feuilles
Sélectionner les cellules à déverrouiller
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Protection par mot de passe
Permet d’empêcher l’ouverture ou la modification du fichier sans autorisation.
Pour ouvrir le fichier et autre Pour le modifier.
Structuration des données
Structuration des formules
ORGANISATION ET GESTION DES DONNEES DANS DES FEUILLES DE CALCUL
Utilisation des fonctionnalités Excel
Optimisation des bases des données
ORGANISATION ET GESTION DES DONNEES DANS DES FEUILLES DE CALCUL
Utilisation des dates et heures
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💡 Dans Excel, les dates et heures sont gérées de manière numérique. Chaque date est représentée par un nombre entier qui correspond au nombre de jours écoulés depuis le 1er janvier 1900. Les heures, quant à elles, sont représentées comme des fractions de jour. Par exemple, une heure est équivalente à 1/24e d'un jour, et une minute à 1/1440e d'un jour
Définition
🎯 Objectifs
✅ Manipulation des dates, années, jours, mois et heures�✅ Calculs avancés avec les formules de dates et heures imbriquées
Claudia Alves
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MANIPULATION DES DATES: ANNEES, MOIS, JOURS ET HEURES
1- FORMULES DE BASE
Ces formules permettent d’extraire et d’afficher les éléments d’une date . Cette extraction est utile pour faire de l’analyse annuelle ou mensuelle des données ou bien pour effectuer des calculs précis sur les heures de travail ou d'autres événements chronométrés.
NB : les dates et heures actuelles qui sont afficher se mettre à jour
2- DATEDIF()
3- OPERATEURS +/-
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Cette fonction permet de calculer la différence entre deux dates dans différentes unités de temps (jours, mois, années). Elle est souvent utilisée pour mesurer le temps écoulé entre les événements ou bien de calculer l’âge.
Structure générale:
=DATEDIF(date_début; date_fin; "unité " )
Ces opérateurs permettent de calculer la date future ou passée en ajoutant ou soustrayant des jours. Comme il est utilisé pour calculer la durée entre deux horaires
Structure générale:
MANIPULATION DES DATES: ANNEES, MOIS, JOURS ET HEURES
v
v
Claudia Alves
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CALCULS AVANCES AVEC DES FORMULES IMBRIQUEES
1- DATEDIFF « imbriquée »
La fonction DATEDIF() permet de calculer la différence entre deux dates en années (Y), mois (M) ou jours (D). Lorsqu’elle est imbriquée, cela signifie que nous combinons plusieurs instances de DATEDIF pour obtenir un calcul plus détaillé, comme le temps écoulé entre deux événements en détaillant les années, mois et jours..
Les combinaisons possible:
« YM »: Calcule le nombre de mois restants après le décompte des années
« YD »: Calcule le nombre des jours restants après le décompte des années
« MD »: Calcule le nombre de jours restants après le décompte des années et des mois.
CALCULS AVANCES AVEC DES FORMULES IMBRIQUEES
2- FIN.MOIS
Cette fonction permet d'obtenir le dernier jour du mois à partir d'une date donnée, avec la possibilité d'ajouter ou de soustraire des mois. Elle est utile pour les échéances de facturation, les calculs de fin de période ou la planification financière.
Structure générale: =FIN.MOIS(date_début; nombre_de_mois)
3- SERIE.JOUR.OVRABLE()
4-SERIE.JOUR.OVRABLE.INTL()
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Cette fonction permet de calculer une date de fin en ajoutant un certain nombre de jours ouvrés (hors week-ends et jours fériés) à une date de départ. Elle est souvent utilisée pour déterminer une date limite de livraison, de projet ou de paiement, en excluant les jours non ouvrés
Structure générale:
=SERIE.JOUR.OUVRE(date_début; nombre_de_jours; [jours_fériés])
Cette fonction est une version avancée de SERIE.JOUR.OUVRE(), qui permet de personnaliser les jours ouvrés et les week-ends. Elle est utile pour les entreprises qui travaillent avec des jours fériés spécifiques ou des week-ends non standards (ex. : week-end vendredi-samedi)
Structure générale:
=SERIE.JOUR.OUVRE.INTL(date_début; nombre_de_jours; [type_weekend]; [jours_fériés])
CALCULS AVANCES AVEC DES FORMULES IMBRIQUEES
v
NB : les jours fériés sont optionnels
5- NB.JOUR.OVRABLE()
6-NB.JOUR.OVRABLE.INTL()
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Cette fonction permet de calculer le nombre de jours ouvrés entre deux dates, en excluant les week-ends et les jours fériées . Elle est souvent utilisée pour déterminer les jours ouvrable de travail d’un salarier ou bien gestion des délais et des planifications des projet
Structure générale:
=NB.JOURS.OUVRES(date_début; date_fin; [jours_fériés])
Cette fonction permet de calculer le nombre de jours ouvrés entre deux dates en tenant compte de la possibilité de définir un calendrier de week-ends personnalisé
Structure générale:
=NB.JOURS.INTL(date_début; date_fin; [weekend]; [jours_fériés])
CALCULS AVANCES AVEC DES FORMULES IMBRIQUEES
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NB : les jours fériés sont optionnels