การใช้ เครื่องใช้สำนักงาน�(Office Equipment Operations)

( โดย นวรัตน์ สาหร่ายทอง )

( อชิตพล มีมุ้ย )

หน่วยที่ 1�ความรู้เบื้องต้น�ที่ควรทราบเกี่ยวกับเครื่อง�ใช้สำนักงาน �

�

1. ความหมายและความประโยชน์ของเครื่องใช้สำนักงาน

2. การสืบค้นเครื่องใช้ที่ต้องการในอินเทอร์เน็ต

3. การเลือกวัสดุอุปกรณ์สำนักงานเพื่อนำไปใช้งาน

4. การดูแลและการบำรุงรักษาเครื่องใช้สำนักงานขั้นต้น

สาระการเรียนรู้

เครื่องใช้สำนักงาน (Office Equipment’s) เป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้การดำเนินการของ สำนักงานประสบผลสำเร็จทำให้การปฏิบัติงานเป็นไปด้วยความสะดวก รวดเร็วและสามารถที่จะแก้ปัญหาต่าง ๆ ได้เครื่องใช้สำนักงานมีหลายประเภททั้งที่ต้องใช้ควบคู่ไปกับเทคโนโลยีสมัยใหม่ หรือวัสดุอุปกรณ์ทั่วไปเพื่อให้ประสิทธิภาพสูงสุดในการปฏิบัติงาน

สาระสำคัญ

1. ความหมายและประโยชน์ของเครื่องใช้สำนักงาน

พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน ฉบับปี 2542 ยังไม่มีความหมายของ“เครื่องใช้สำนักงาน” เช่น

เครื่อง หมายถึง สิ่ง สิ่งของ สิ่งสำหรับประกอบกันหรือเป็นพวกเดียวกัน

ใช้ หมายถึง บังคับให้ทำ เช่น ใช้งาน จับจ่าย เช่น

เครื่อง + ใช้สรุป โดยรวม คือ การนำสิ่งของ/ของใช้มาทำให้เกิดประโยชน์ “เครื่องใช้” (Equipment’s) หมายถึง ของใช้เครื่องใช้สอย

“สำนักงาน” (Office) หมายถึง “ที่ทำการ หรือที่ประกอบการ” ดังนั้น เครื่องใช้ (Equipment’s)

+ สำนักงาน (Office) เป็นเครื่องใช้สำนักงาน (Office Equipment’s) หมายถึง การนำเครื่องใช้สอยที่เกี่ยวข้องกับงานมาใช้ให้ เกิดประโยชน์กับสำนักงาน

2. การสืบค้นเครื่องใช้ที่ต้องการในอินเทอร์เน็ต

1. การสืบค้นข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต

การเชื่อมโยงเครือข่ายจะใช้เครือข่ายสื่อสารโทรคมนาคม เช่น สายสัญญาณโทรศัพท์ ใยแก้วนำแสง (Fiber Optic) สัญญาณไมโครเวฟ สัญญาณจากดาวเทียม ทำให้การส่งผ่านข้อมูลจากที่หนึ่งไปยังอีกที่ หนึ่งเป็นไปด้วยความรวดเร็ว อินเทอร์เน็ตเป็นแหล่งรวบรวมข้อมูลแหล่งใหญ่ที่สุดของโลก และเป็นที่รวม ทั้งบริการและเครื่องมือสืบค้นข้อมูลหลายประเภท การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอาศัยการบริหารแบบกระจายอำนาจ จึงไม่มีใครเป็นเจ้าของหรือควบคุม ดูแลอย่างแท้จริง เครือข่ายแต่ละส่วนในอินเทอร์เน็ตต่างบริหารเครือข่ายของตนเองอย่างเป็นอิสระ อินเทอร์เน็ต (Internet) เป็นเครือข่ายคอมพิวเตอร์ซึ่งเริ่มก่อตั้งโดยกระทรวงกลาโหมสหรัฐอเมริกา อินเทอร์เน็ตในยุคแรกๆประมาณปี พ.ศ. 2512 เป็นเพียงการนำคอมพิวเตอร์จำนวนไม่กี่เครื่องมาเชื่อมต่อกัน โดยสายส่งสัญญาณเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์ ภารกิจหลักเพื่อใช้ในงานวิจัย ทางทหาร โดยใช้ชื่อว่า “อาร์พา” (ARPA : Advanced Research Project Agency) รูปแบบเครือข่าย อาร์พาเน็ตไม่ได้ต่อเชื่อมโฮสต์ (Host) คอมพิวเตอร์เข้าถึงกันโดยตรง หากแต่ใช้คอมพิวเตอร์ เรียกว่า IMP (Interface Message Processors) ต่อเชื่อมถึงกันทางสายโทรศัพท์เพื่อทำหน้าที่ด้านสื่อสารโดยเฉพาะปัจจุบัน ศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์แห่งชาติ (NECTEC : National Electronics and Computer Technology Center) เป็น หน่วยงานที่ตั้งขึ้นเพื่อให้การรับรองคุณภาพ บริภัณฑ์ในกลุ่มอิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์ตามมาตรฐานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดโดยอ้างอิงระดับชาติของประเทศไทย

2. คำศัพท์อินเทอร์เน็ตเฉพาะผู้ใช้ควรทราบ � 1) เว็บไซต์ (Web Site) คือ แหล่งเก็บข้อมูลประกอบด้วยเว็บเพจ (Web Page) หลาย ๆ เว็บเพจ (Web Page) แล้วรวบรวมเว็บเพจ (Web Page) เหล่านี้เข้าด้วยกันเพื่อจัดตั้งขึ้นเป็นเว็บไซต์ (Web Site) โดยเว็บไซต์ (Web Site) นั้นจะต้องมีรหัสหรือชื่อโดเมน (Domain Name) � 2) เว็บเพจ (Web Page) คือ หน้าเว็บ (Web) แต่ละหน้าที่ประกอบไปด้วยข้อมูล รูปภาพ เสียง และวิดีโอ� 3) โฮมเพจ (Home Page) คือ เว็บเพจ (Web Page) หน้าแรกสุดของข้อมูลในเว็บไซต์(Web Site) หนึ่งเว็บไซต์ (Web Site) เมื่อเปิดเว็บไซต์ (Web Site) ขึ้นมาแล้วจะปรากฏเป็นหน้าเว็บ�เพจ (Web Page)� 4) Web Browser เป็นโปรแกรมประยุกต์ที่ใช้สำหรับอ่านและแสดงข้อมูลที่เป็นภาษา HTML� 5) Web Editor โปรแกรม หรือเครื่องมือที่ใช้ในการสร้าง แก้ไข จัดการ Web ทั้งที่เป็น Text

6) Upload คือ การโอนย้ายข้อมูลหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ จากระบบที่เล็กกว่าไปยังระบบที่ใหญ่กว่า � 7) Download คือ การโอนย้ายข้อมูลหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ จากระบบที่ใหญ่สู่ระบบที่เล็กกว่า � 8) Host คือเครื่องคอมพิวเตอร์ศูนย์กลางที่ต่อเข้ากับ Network, Internet เพื่อบริการใด ๆ โปรโตคอล� 9) IP Address Internet Protocol Address คือ หมายเลขอินเทอร์เน็ต หรือหมายเลขประจำตัวของคอมพิวเตอร์� 10) URL (Uniform Resource Locator) คือ รหัสสืบค้นข้อมูลบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ตที่เป็น บริการสื่อสารเวิลด์ไวด์เว็บ ซึ่งมีรูปแบบดังนี้ type://host/path/file� 11) Domain Name System (DNS) คือ ชื่อที่ถูกตั้งขึ้นเพื่อใช้ในการระบุถึงเว็บไซต์ใด ๆ เช่น เว็บไซต์มีชื่อโดเมนเนม ว่า www2.se-ed.net/wa_tr และ www.watr.th.gs� 12) Sub Domain คือ ส่วนย่อยของ Domain

ตัวอย่างเว็บไซต์ที่มีลักษณะเป็นโปรแกรมสำหรับการสืบค้น (Search Engine)

ขั้นตอนการสืบค้นในเว็บไซต์โปรแกรมช่วยสืบค้น (Search Engine) � 1) เปิดเว็บไซต์ข้อมูลด้วยโปรแกรมช่วยค้นหา (Search Engine)� 2) พิมพ์ข้อความที่ต้องการในช่องค้นหา (Search) เช่น � (1) พิมพ์คำว่า “คอมพิวเตอร์” ในช่องค้นหา

(2) พิมพ์คำว่า “เครื่องใช้สำนักงาน” ในช่องค้นหา พิมพ์ข้อความที่ต้องการจะค้นหา

(3) ข้อมูล/ภาพจะปรากฏขึ้น ให้เลือกตรงตามความต้องการ

​

3) ระบบจะค้นหาเว็บไซต์ที่ตรงกับข้อความ (Keyword)

3. การเลือกวัสดุอุปกรณ์สำนักงานเพื่อนำไปใช้งาน

แบ่งประเภทเครื่องใช้ออกเป็น 4 หัวข้อ คือ

1. วัสดุสำนักงาน

2. วัสดุคอมพิวเตอร์

3. ครุภัณฑ์สำนักงาน

4. ครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์

1) วัสดุสำนักงาน มี 24 รายการ คือ

2) วัสดุคอมพิวเตอร์ มี 19 รายการ คือ

3) ครุภัณฑ์สำนักงาน มี 20 รายการ คือ

4) ครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์ มี 12 รายการ คือ

การเลือกวัสดุอุปกรณ์มาใช้ในสำนักงาน สิ่งแรกที่ต้องคำนึงถึง คือ �1. พิจารณาที่งบประมาณ ควรพิจารณาเลือกซื้อเครื่องใช้สำนักงาน� 1) ความเหมาะสมกับงาน � 2) ประโยชน์ที่จะได้รับ � 3) อายุในการใช้งาน � 4) วัสดุสิ้นเปลืองที่เป็นส่วนประกอบ เช่น หมึก พรินเตอร์หมึกเครื่องถ่ายเอกสาร ฯลฯ �2. ประโยชน์ของเครื่องใช้สำนักงาน� 1) ผลผลิตได้มาตรฐาน� 2) ประหยัดแรงงานและเวลา � 3) ปริมาณงานมากขึ้น� 4) ประหยัดค่าใช้จ่าย� 5) ควบคุมงานได้สะดวก� 6) ความเชื่อถือ

4. การดูแลและการบำรุงรักษาเครื่องใช้สำนักงานขั้นต้น

หลักพื้นฐานของการปฏิบัติงานด้วยความปลอดภัย 4 ข้อ คือ

1. เลือกใช้เครื่องใช้สำนักงานที่เหมาะสมกับงาน

2. รักษาเครื่องใช้สำนักงานให้อยู่ในสภาพที่ดี

3. ใช้เครื่องใช้ให้ถูกวิธี

4. เก็บรักษาเครื่องใช้สำนักงานไว้ในที่มีอากาศถ่ายเทสะดวก

วิธีดูแลและบำรุงรักษาเครื่องใช้สำนักงานขั้นพื้นฐานปฏิบัติ ดังนี้

1) คลุมผ้าหลังการใช้งานทุกครั้ง

2) ศึกษาวิธีใช้ในคู่มือที่ติดมากับเครื่องใช้ทุกครั้ง

3) ปฏิบัติตามคู่มือการใช้เครื่องแต่ละชนิดอย่างเคร่งครัด

4) ดูแลรักษาทำความสะอาดอย่างสม่ำเสมอ

5) ตรวจสอบและซ่อมแซมอุปกรณ์ให้พร้อมใช้งานเสมอ

สรุปท้ายหน่วย

เครื่องใช้สำนักงาน (Office Equipment’s)เป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้การดำเนินการของสำนักงานประสบผลสำเร็จ สำนักงาน (Office) หมายถึง ที่ทำการ หรือที่ประกอบการ หรือสถานที่ทำการของรัฐวิสาหกิจ บริษัท ห้างร้าน เช่น สำนักงานสลากกินแบ่งรัฐบาล สำนักงานทนายความ ฯลฯ เครื่องใช้ (Equipment’s) + สำนักงาน (Office) เป็นเครื่องใช้สำนักงาน หมายถึง การนำเครื่องใช้สอย ที่เกี่ยวข้องกับงานมาใช้ให้เกิดประโยชน์กับสำนักงาน การสืบค้นเครื่องใช้ที่ต้องการในอินเทอร์เน็ต เครื่องมือในการค้นหา คือ โปรแกรมสำหรับการสืบค้น (Search Engine) ซึ่งมีอยู่มากมายและมีให้บริการอยู่ตามเว็บไซต์ต่าง ๆ เช่น www.google.com www.sanook.com www.Gmail.com ฯลฯ

การเลือกวัสดุอุปกรณ์สำนักงานเพื่อนำไปใช้งาน สิ่งที่ต้องคำนึง คือ

1. พิจารณาที่งบประมาณ

2. ประโยชน์ของเครื่องใช้สำนักงาน

การดูแลและการบำรุงรักษาเครื่องใช้สำนักงานขั้นต้น ควรปฏิบัติตามคู่มือที่ได้รับมาพร้อมกับเครื่องใช้ ที่เลือกซื้อมา พนักงานในสำนักงานมีหน้าที่ใช้เครื่องใช้สำนักงานจะต้องศึกษาวิธีการแก้ไขเบื้องต้นเครื่องใช้ ที่ใช้อยู่เป็นประจำเพื่อให้เครื่องใช้สำนักงานมีอายุการใช้งานนานยิ่งขึ้น