Es una comunicación semiformal que se envía a dependencias o departamentos de una misma organización y a divisiones o subdivisiones de una misma empresa.
También la puede enviar una organización a sus miembros o clientes.
Puede informar sobre algún evento o actividad
Su propósito es comunicar a un grupo de personas uno o varios asuntos. De modo que siempre se envía a más de una persona.
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Presentación Tipográfica
La Carta Circular se asemeja a la carta comercial en que ambas tienen saludo, despedida, firma mecanografiada, iniciales de identificación y codificación electrónica.
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Membrete
La carta circular debe escribirse en papel con membrete.
De no haber papel con membrete impreso, éste se prepara a máquina de la misma manera que la carta comercial.
Si el papel no tiene impreso en el membrete el nombre del departamento, división u oficina que envía el documento, el mismo debe escribirse de dos a cuatros espacios después de la última línea del membrete.
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Fecha
Después del nombre del departamento, división u oficina se dejan de dos a cuatros espacios verticales y se escribe la fecha del documento.
Si el texto se hace en estilo bloque, la fecha empieza en el margen izquierdo. Si el texto se hace en estilo semibloque, se inicia en el centro del papel.
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Título o Identificación del Documento
Esta línea se escribe partiendo del margen izquierdo en mayúscula sólida.
Puede incluirse el número de la carta circular.
Se recomienda comenzar a numerar las circulares con el 01 en cada año fiscal o natural. El cero se escribe con objeto de conservar dos espacios la secuencia de lo números.
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Línea del Destinatario
Se escribe de dos a cuatro espacios de la línea de identificación del documento, al margen izquierdo y con todas las letras mayúsculas.
Comienza con la palabra A, seguida del destinatario, sin ninguna puntuación.
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Saludo
El saludo en la carta circular se escribe de dos a cuatro espacios después de la línea del destinatario, al margen izquierdo.
Siempre debe ser en plural, pues el documento se envía a más de una persona. Pueden usarse dos puntos o no insertar puntuación.
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Texto
El texto de la carta circular se escribe a dos espacios después del saludo .
Los párrafos sangrarse cinco espacios si se utiliza el estilo semibloque o pueden escribirse sin sangrar.
El texto se escribe a espacio sencillo.
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Despedida
Deber tener el mismo tono de cortesía que el saludo.
Se escribe a dos espacios de la última línea del texto, al margen izquierdo. Si se usa el estilo semibloque, se escribe al centro del papel.
Se coloca coma si se usó dos puntos en el saludo.
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Firma Mecanografiada
Se escribe la margen izquierdo, cuatro espacios verticales después de la despedida.
Incluye el nombre de la persona que firma el documento y su título.
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Iniciales de Referencia
Se escriben a dos espacios verticales después de la firma mecanografiada en minúscula.