TUTORIAL DE PRESTAÇÃO DE CONTAS DOS RECURSOS DE PROJETOS IFRS- CAMPUS RESTINGA
INSTRUÇÃO NORMATIVA CONJUNTA Nº 3/2025 - PROPPI
Atualizado pela CAGPPI EM 17/12/2025
Instrução Normativa Conjunta Nº 03, de 16 de dezembro de 2025
🔗https://ifrs.edu.br/wp-content/uploads/2025/12/INSTRUCAO-NORMATIVA-CONJUNTA-No-3.2025.pdf
Importância da Prestação de Contas
Segundo o Tribunal de Contas da União (TCU), a prestação de contas é a “obrigação social e pública de prestar informações sobre algo pelo qual se é responsável”, e afirma que o procedimento é a base da transparência e do controle social.
É preciso se antecipar, planejando e executando o projeto de forma a garantir a lisura, a transparência e a legalidade na condução de recursos regulados pelo Poder Público.
A boa gestão de um projeto, portanto, só pode ser garantida com uma prestação de contas bem realizada.
Obrigações da coordenação da ação
Art. 5º É vedado ao(à) coordenador(a) da ação:
Alteração de despesas
Art. 3º O(A) coordenador(a) da ação poderá solicitar, dentro dos prazos previstos no edital, alteração das despesas previstas no plano de aplicação de recursos.
§1º É permitida a reclassificação de despesa entre os grupos de custeio (33.90.20) e capital (44.90.20), e vice-versa, exclusivamente para fins de adequação ao valor da aquisição, desde que previamente autorizada, de forma expressa, pela Direção de Administração da unidade de execução orçamentária responsável pela ação.
§5º Para fins do previsto no caput deste artigo, a solicitação de alteração de despesas deverá ser encaminhada de acordo com o cronograma estabelecido no edital, através do Anexo II, sendo possível a aquisição do novo material solicitado somente após a devida aprovação e dentro do prazo previsto no edital.
🔗ANEXO II – PLANILHA DE ALTERAÇÃO DE DESPESAS
Quem é responsável pela prestação de contas?
De acordo com o Art. 1º da IN Conjunta nº 03/2025, "São de responsabilidade do(a) coordenador(a) da ação de pesquisa, ensino, extensão, indissociáveis ou de inovação do IFRS a gestão e a prestação de contas dos recursos do fomento interno recebidos, em data estabelecida no edital relacionado à concessão do referido recurso."
Art. 2º Todas as despesas de custeio e de capital a serem realizadas com os recursos deverão estar previstas no plano de aplicação dos recursos, que integrará a proposta.
Sempre consultar o 🔗Manual Institucional de Classificação da Despesa Pública do IFRS ou o setor de contabilidade do Campus Restinga quando houver dúvidas sobre a classificação do objeto a ser comprado.
Orçamentos/Pesquisa de Preço
Art. 4º Para fins de aquisição de bens e/ou serviços, deverão ser apresentados, no mínimo, 3 (três) orçamentos de diferentes empresas, dotadas de CNPJ ou, exclusivamente para prestação de serviços de terceiros Pessoa Física, com CPF, para cada serviço, item ou grupo de itens a ser adquirido, devendo-se optar pela aquisição do orçamento global de menor valor, já incluídos todos os custos do fornecedor ou pessoa física (fretes, impostos, carga e descarga), de acordo com as especificações previstas no edital.
A nota fiscal do objeto comprado não substitui o seu orçamento, é necessário portanto, o orçamento com o valor global, discriminando valor unitário, quantitativo e frete de cada nota fiscal apresentada pelo coordenador.
Orçamento Global ou de Menor Valor
A compra deve ser realizada na empresa que apresentou o menor valor global.
Entende-se por valor global o valor total, considerando-se para isso, o grupo de itens orçados, os quantitativos e o frete, se houver.
Recomenda-se que, para pesquisa de preço de itens com valores baixos e de uma mesma natureza, utilize, se possível, orçamentos por grupo de itens, como por exemplo: Material de papelaria/expediente, corantes para laboratório, parafusos, sementes, etc.
Orçamento por Grupo de Itens
Observe um exemplo no quadro a seguir:
Orçamento por Grupo de Itens
A empresa “B” apresentou o menor valor (R$ 45,50) por grupo de itens, portanto a compra deve ser realizada com este fornecedor, comprovando-se para tanto que todas as empresas (“A”, “B”, e “C”) orçaram, em um único documento, todos os itens solicitados pelo(a) coordenador(a) do projeto e que possuem CNPJs distintos.
Caso não se faça o orçamento por grupo, o(a) coordenador(a) do projeto deverá comprar os itens 1 e 2 da empresa “B” e os itens 3 e 4 da empresa “C”.
O valor do frete sempre deverá ser considerado no valor total de cada orçamento, mesmo que seja realizado em sítios eletrônicos.
Informações essenciais dos orçamentos
Para orçamentos recolhidos diretamente no endereço dos fornecedores:
Informações essenciais dos orçamentos
Para orçamentos recolhidos por e-mail:
Informações essenciais dos orçamentos
Para orçamentos recolhidos em sítios eletrônicos (sites):
Informações essenciais dos orçamentos
Informações essenciais dos orçamentos
Nos orçamentos recolhidos em sítios eletrônicos (sites), a página precisa ser salva em PDF, pois diferentemente do print de tela, a página salva em PDF permite que o arquivo do orçamento evidencie mais informações importantes, como data e hora do arquivo por exemplo, bastando para tanto imprimir com cabeçalho e rodapé.
Para evitar que cada orçamento gere um extenso arquivo (5 a 8 páginas), é necessário selecionar as páginas que contenham apenas informações importantes (Descrição do objeto, valor unitário, valor do frete, CNPJ, link de acesso, etc).
Caso o CNPJ não apareça na impressão, é necessário enviar junto o comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral salvo no link https://servicos.receita.fazenda.gov.br/servicos/cnpjreva/cnpjreva_solicitacao.asp.
Fornecedor exclusivo
Art. 4°, §8° Nos casos de despesas referentes à aquisição de materiais de consumo e bens de capital de fornecimento exclusivo, os 3 (três) orçamentos poderão ser substituídos por uma justificativa técnica fundamentada emitida pelo(a) coordenador(a) da ação, contendo um comparativo de preços entre o orçamento apresentado e preços praticados com outros órgãos públicos, pessoas físicas ou jurídicas (com, no mínimo, 3 (três) notas de empenho, notas fiscais ou contratos) e uma declaração de exclusividade fornecida por Sindicatos, Federação, Confederação Patronal ou entidades equivalentes. (IN 03/2025).
IMPORTANTE: A apresentação de prints de tela que conste “produto não encontrado” não justifica a não apresentação de três orçamentos.
Serviços de natureza singular
Art. 4°, §7° Nos casos de despesas referentes à aquisição de serviços de terceiros (pessoas físicas ou jurídicas) de natureza singular, com profissionais ou empresas de notória especialização, os 3 (três) orçamentos poderão ser substituídos por uma justificativa técnica fundamentada emitida pelo coordenador do programa ou projeto, contendo um comparativo de preços entre o orçamento apresentado e preços praticados com outros órgãos públicos, pessoas físicas ou jurídicas (com, no mínimo, 3 (três) notas de empenho, notas fiscais ou contratos).
IMPORTANTE: Apenas para serviço de natureza singular é permitido a contratação de pessoas física, como por exemplo a contratação de um palestrante ou oficineiro.
Hospedagem e deslocamento
Art. 4°, §9° As despesas relacionadas com hospedagem e deslocamento poderão ser utilizadas para o desenvolvimento da ação, assim como para apresentação em eventos de trabalhos oriundos da ação. Essas despesas poderão ser realizadas mesmo sem orçamento prévio, porém deve sempre ser escolhida a opção de menor custo disponível.
Alimentação
Art. 4° [...]
§10 Considerando o Art. 22, §5º da Lei 8460/92 as despesas com alimentação para servidores não poderão ser incluídas no recurso concedido.
§8° As despesas com alimentação para discentes participantes de ação poderão ser executadas sem orçamento prévio, desde que previstas no plano de aplicação de recursos ou orçamento da ação, justificadas sua necessidade e comprovadas devidamente com documentos hábeis (NF, cupom fiscal em nome ou CPF do discente).
Bens de capital - TI
Art. 4° [...]
§10 A aquisição de bens de capital da área de Tecnologia da Informação (TI) deverá ser efetuada mediante autorização expressa e escrita do Setor de Tecnologia da Informação da unidade.
Aquisição de bens por importação
Art. 4° [...]
§14 Caso haja aquisição de bens por meio de importação, deverão ser apresentados, quando da prestação de contas, cópia da fatura comercial (invoice) e dos comprovantes do pagamento, bem como declaração de importação, declaração de desembaraço e contrato de câmbio.
Exemplo de orçamento
Data
Número de itens
Preço do produto
(caso a quantidade seja maior que 1, isso deve ser demonstrado)
Valor do frete
Valor total do orçamento
(produto + frete)
1ª Página
Objeto
Última Página
CNPJ
Link de acesso
Observação - orçamentos provenientes de sites
Como demonstrado no exemplo, todas as informações necessárias para cumprimento da IN de Prestação de Contas constam na primeira e última páginas do arquivo PDF dos itens orçados.
Portanto, somente essas páginas, que apresentam informações relevantes para a prestação de contas, devem ser apresentadas.
Caso o documento seja composto por de 2 páginas, as demais devem ser excluídas da prestação de contas (exceto nos casos em que as informações exigidas possam estar em alguma delas).
Frete
Em aquisições que precisem contabilizar o valor da entrega, é obrigatória a discriminação destes valores nos orçamentos e nas notas fiscais.
O valor do frete precisa corresponder ao quantitativo total previsto para a aquisição, uma vez que o valor global pode sofrer alterações quando muda-se a quantidade (dependendo do objeto e da empresa, o valor do frete pode ficar gratuito, menor ou maior de acordo com a quantidade comprada).
IMPORTANTE: Orçamentos apresentados sem o valor do frete dificultam a análise criteriosa da aquisição na comparação entre os valores orçados e aqueles efetivamente apresentados na nota fiscal.
Frete
Caso a aquisição (nota fiscal) já apresente valor global inferior ao valor dos demais orçamentos, não é necessário a discriminação do valor do frete nestes orçamentos, pois, independentemente deste custo adicional, o valor de aquisição continuará sendo inferior aos demais pesquisados.
Já, quando o valor do frete é decisivo no preço global, é imprescindível que o orçamento descrimine este custo adicional.
Quando é realizada a aquisição de dois ou mais produtos diferentes em uma mesma compra que resulte em uma mesma nota fiscal, e não se tratar de compra em grupo, é importante a apresentação dos orçamentos, inclusive da empresa beneficiada, separados com o frete, para que possa comparar os valores isoladamente.
Frete
Para orçamentos coletados diretamente nas empresas ou por troca de e-mails o valor do frete deverá estar discriminado em campo próprio do formulário que corresponde ao orçamento.
Já em sítios eletrônicos, poderá ser necessário acessar o “carrinho de compras” com o preenchimento do quantitativo e endereço para que se tenha o valor correto do frete.
Se o orçamento for realizado por grupo em sítios eletrônicos, preenche-se também o endereço, todos os itens e seus quantitativos em uma só vez para se calcular o valor total da aquisição e do frete.
Frete
O frete deve ser discriminado em campo próprio na nota fiscal, não sendo adequado estar descrito em “dados adicionais”, pois neste último caso o frete é por conta da empresa e não deve ser cobrado do cliente, já que este valor compõe a base de cálculo do ICMS caso o transporte seja cobrado em separado.
Art. 8º O(A) coordenador(a) da ação deverá prestar contas à comissão específica definida no Art. 10 [CAGPPI, CAGE, CGAE ou CIEPE local] através de documentos fiscais, entendidos como tal: notas fiscais, cupons fiscais, bilhetes de passagens e/ou hospedagens, comprovante de devolução de valores via Pag Tesouro, e ainda, quando necessário, o recolhimento para ente público.
Notas fiscais
Notas fiscais
Art. 9º O(A) coordenador(a) da ação deverá devolver os recursos concedidos e não utilizados ao setor financeiro da unidade através do Pag Tesouro e o pagamento pode ser feito pelas formas Pix, cartão de crédito e boleto de GRU simples antes da entrega da prestação de contas.
§1º Em caso de pagamento via cartão de crédito, caso haja cobrança de taxas, as mesmas devem ser suportadas pelo(a) coordenador(a) da ação.
§2º Em caso de devolução de mais de 70% do recurso previsto no plano de aplicação de recursos e concedido para execução da ação, este(a) ficará impedido(a) de solicitar recursos no ano seguinte em editais publicados pelo IFRS.
Devolução de recursos
Para cada ação e tipo de recurso (custeio ou capital) é preciso fazer uma GRU diferente no valor exato da devolução.
A GRU deve ser gerada através do sistema Pag Tesouro
Devolução de recursos
Devolução de recursos
Devolução de recursos
Devolução de recursos
Planilha de prestação de contas
Termo de doação
Art. 7º Todo o material permanente adquirido pelo(a) coordenador(a) da ação é de propriedade da unidade de origem do recurso, devendo ser doado antes do encerramento da ação e no prazo de até 30 (trinta) dias de antecedência ao encerramento do exercício fiscal de recebimento do recurso, através do Anexo III no setor competente.
§1º Até que seja concluída a doação do material permanente adquirido:
🔗 ANEXO III – TERMO DE DOAÇÃO DE BEM
Dúvidas?
ciepe@restinga.ifrs.edu.br