WMS - Acquisti
Rinnovare la sottoscrizione a una banca dati
Nel gestire il rinnovo di una banca dati già sottoscritta si possono avere due scenari
Scenario 1:
L’abbonamento non è mai stato gestito in WMS
Scenario 2:
È già presente un ordine/una linea d’ordine per l’abbonamento dell’anno in corso in WMS
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La banca dati già sottoscritta è attiva in WMS (e in Eureka) ma non ha nessun ordine agganciato.��Di conseguenza, per il primo anno, il «rinnovo» va fatto creando ex novo un ordine da agganciare alla risorsa già attiva
Scenario 1: L’abbonamento non è mai stato gestito in WMS
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1. Cercare la banca dati
Dal modulo Acquisizioni scegliere sulla sinistra il menu Scopri collezioni
Selezionare :
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La ricerca restituisce tutte le banche dati attive, in ordine alfabetico:
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2. Creare l’ordine
Scegliere:
Cliccare su «Nuovo ordine»
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Il nuovo ordine viene creato e gli viene assegnato un numero interno al gestionale, es. «PO-2023-261»
Per inserire la banca dati nell’ordine cliccare su «Aggiungi» 🡪 Il conteggio delle Linee d’ordine associate all’ordine passa da 0 a 1
Cliccare sul nome o sul numero dell’ordine per visualizzare i dettagli: nella parte in basso sono presenti le linee d’ordine associate all’ordine, cioè in questo caso la singola banca dati che si sta acquistando.
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3. Compilare la linea d’ordine
A livello di linea d’ordine bisogna specificare alcune informazioni:
1. Il budget dell’anno corrente e il Fondo: digitare le tre lettere distintive del proprio polo per individuare i fondi attivi (con spunta verde)
2. La Localizzazione: scegliere la biblioteca o il Polo che sta procedendo all’acquisto
3. I Dati di spesa: prezzo, % IVA, eventuale sconto %. Il totale viene calcolato automaticamente
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E’ inoltre possibile arricchire il campo note dell’ordine con altre informazioni relative alla tipologia di acquisto, ad esempio:
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Oppure specificare a livello di linea d’ordine una nota per il fornitore o per lo staff
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4. Effettuare l’ordine
Una volta conclusa la creazione e la compilazione delle linee d’ordine, si può finalizzare l’ordine cliccando sul pulsante «Effettua ordine»
Attenzione!
Togliere la spunta dalla voce «Notifica al fornitore questo ordine» quindi confermare «Effettua ordine»
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5. Iniziare la ricezione
Quando il fornitore comunica l’avvenuta apertura dell’accesso alla nuova risorsa elettronica bisogna iniziare la ricezione dell’articolo ordinato. Nel caso di banche dati in rinnovo, l’accesso è già abilitato, quindi si procede subito alla ricezione.
Spostarsi nel menu «Ricevi e fattura» e selezionare:
Cliccare su «Visualizza elementi»
Ricercare la banca dati da ricevere, ad esempio con il titolo:
Cliccare sul pulsante «Inizio»
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Il punto di partenza per il rinnovo è la linea d’ordine creata per l’abbonamento dell’anno in corso
Scenario 2: Esiste già in WMS un ordine/una linea d’ordine per l’abbonamento in corso
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1. Cercare la linea d’ordine per l’abbonamento dell’anno in corso
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2. Seguire la procedura guidata di rinnovo
Si aprirà un pop-up che guida nella procedura di rinnovo, che recupera la gran parte delle informazioni sull’acquisto dall’ordine dell’anno in corso
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2. Seguire la procedura guidata di rinnovo
Impostare la % di aumento del costo del rinnovo rispetto a quello dell’anno in corso
NB: La percentuale può essere lasciata a 0% e l’importo calcolato può comunque essere corretto nei passi successivi
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2. Seguire la procedura guidata di rinnovo
Scegliere il periodo di budget da utilizzare (di default viene proposto quello più recente) e cliccare quindi su Applicare la mappatura
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2. Seguire la procedura guidata di rinnovo
Confermare o modificare il fondo da utilizzare per il rinnovo: di default viene proposto lo stesso utilizzato nella linea d’ordine dell’anno in corso
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L’iter di acquisto si concluderà con la ricezione della fattura.
Per la gestione delle fatture in WMS si rimanda al tutorial dedicato.
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Lo storico dei rinnovi di un titolo in sottoscrizione è sempre visibile dal dettaglio della linea d’ordine, nel tab “Rinnovi”
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