E-PAYSAGE

GT IT

Présentation et synthèse des échanges

—

​

BÉNÉDICTE CHAMPAGNE

STÉPHANE PATART

QUENTIN PIRLOT

​

Décembre 2022

​

—

/ 1

SOMMAIRE

• Décret e-paysage
• Présentation
• Synthèse des échanges
• Base de connaissance - Wiki
• Présentation
• Synthèse des échanges
• Webservices - Fichier de chargement
• Présentation
• Synthèse des échanges
• Le dossier de preuves de l’étudiant
• Présentation
• Synthèse des échanges
• Qualité des données
• Présentation
• Synthèse des échanges
• Nouveau site e-paysage
• Présentation
• Synthèse des échanges

​

/ 2

DÉCRET E-PAYSAGE

/ 3

Suite et fin

• Le texte a été voté le 16 novembre 2022 à l’unanimité

​

• Entrée en vigueur : le dixième jour suivant la publication au Moniteur belge

​

​

/ 4

Synthèse des échanges

• Décret e-paysage : texte validé et publié au Moniteur belge (lien : https://e-paysage.ares-ac.be/ressources/cadre-juridique)
• Clarification “diplômés” et “mini-inscriptions” : les diplômés sont une sous-catégorie des données mini-inscriptions, il n’y a donc pas de service ou de fichier particulier pour les diplômés. C’est le fichier mini-inscriptions qui sert pour les mini-inscriptions et les diplômés dans le cadre des chargements par fichier. Dans le cas des envois par webservice, le service inscriptions permet d’envoyer les diplômés, les mini-inscriptions et les full inscriptions.
• Les inscriptions 22-23 seront chargées en deux temps : les inscriptions dans un premier temps pour mai 23 et les crédits acquis et diplômations dans un second temps.

​

/ 5

BASE DE CONNAISSANCE - WIKI

/ 6

Base de connaissance

• Demande des EES et des IT
• Nécessité de développer un mode d’emploi d’e-paysage
• Ressources
• Flux de données
• Cas d’usage
• Format simple, direct
• Format web et imprimable

​

• Proposition : base de connaissance e-paysage
• Structurée de forme de fiche thématique
• Regroupées en catégories
• Processus
• Flux de données
• Tutoriels
• Cartouche d’information (màj, statut, type de fiche)
• Centralise toute l’information e-paysage
• Accès public

​

/ 7

A la connexion

Menu de navigation

Cartouche

Contenu

Permet l’accès aux fiches pour téléchargement ou impression

/ 8

Synthèse des échanges

• Premier retour utilisateur : les contenus ont été élaborés sur base des questions des utilisateurs sur Freshdesk. Concernant les questions spécifiques des IT, une demande était d’illustrer les impacts entre les différentes données et dans quels cas. Une première demande d’avis a été sollicitée auprès d’une équipe IT d’un établissement qui avait émis le besoin via un ticket de support. Le retour est que la conception des fiches répond aux attentes mais qu’il est toutefois nécessaire de veiller à ce qu’il n’y ait pas de duplication de l’information dans différentes parties du site e-paysage.
• La fonctionnalité recherche se base sur les titres de documents (entrées menu). Les membres du GT demandent s’il est possible de permettre une recherche dans les contenus des fiches.
• Réflexion sur la mise en place d’une arborescence structurée afin d’éviter d’accéder à une liste très longue au fur et à mesure de l’augmentation du nombre de fiches.
• Proposition d’élaborer une fiche spécifique sur les acronymes utilisés dans le cadre d’e-paysage.

​

Actions :

• L’équipe e-paysage adapte la base de connaissance en fonction des demandes exprimées.
• Les EES formulent un retour d’expérience et des propositions d’évolution (type de contenu, constitution, adéquation aux besoins, etc.) - deadline : prochaine réunion de coordination.

​

/ 9

Webservices - Fichier de chargement

/ 10

Etat des lieux

• Webservices

​

• WS Rest disponibles pour les tests en TQ
• Les premiers tests avec des EES ont permis de découvrir des bugs dont les corrections sont en cours de livraison
• L'URL initiale fournie est erronée -> Le fichier Yaml a été corrigé et sera disponible sur le site e-paysage fin de semaine
• Documentation en cours de finalisation REST et SOAP en ligne la semaine prochaine

​

• Fichiers mini-inscription
• Relecture de la documentation en cours
• Mise en ligne sur le site début de semaine prochaine

​

• Envoi d’un email d’info quand la doc est disponible avec les infos pratiques

/ 11

Synthèse des échanges

1. Concernant le service inscriptions en REST :
1. En ce qui concerne la documentation REST, une relecture sur la cohérence de syntaxe devrait être effectuée (exemple cité : "Ssin" au lieu de "ssin".
2. En ce qui concerne les accès du webservice REST, la même paire client ID / client secret par prestataire est utilisée pour tous les services REST mis à disposition par l’ETNIC, qu’ils soient liés à e-paysage ou à des projets du Ministère.
3. Une mise à jour du fichier Yaml a été effectuée par l’ETNIC et le document est accessible sur le site e-paysage (accéder au document).

​

• Concernant les services en SOAP :
• Tous les services SOAP en production fonctionnels restent en SOAP jusqu’à la prochaine évolution de service, à l’exception des services BCED qui, sauf décision de la BCED, resteront en version SOAP. Une réflexion est en cours à la BCED pour une évolution vers REST mais sans planification à l’heure actuelle.
• Le service SOAP SIEL-SUP inscriptions restera en production jusqu’à la rentrée 23-24 pour permettre le chargement du passé. Il ne sera pas adapté au dictionnaire 23-24.

​

• Concernant le service fraudeurs :
• Les équipes IT expriment la non attribution systématique d’un NISS au fraudeur a pour impact de multiplier le nombre d’interrogations de la base de données afin d’augmenter la fiabilité d’identification du fraudeur.
• Une solution qui pourrait être envisagée moyennant l’accord du Comité de pilotage (le cadre légal l’autorisant) serait qu’à l’issue du processus de constat de la fraude avérée par les Com/Del, l’EES crée pour chaque fraudeur avéré un NISS et que celui-ci soit communiqué au Com/Del pour l’encoder dans la base de données.

​

• Réflexions :
• Une difficulté soulevée lors des échanges concerne la réexpression des messages techniques en messages compréhensibles par le métier dans les applications. Il est sans doute difficile de proposer une sorte de lexique transversal adaptable à tous les services d’information de par la spécificité de chacun.
• De manière générale, les IT souhaitent que les codifications du dictionnaire apparaissent clairement dans la documentation technique de façon à faciliter la lecture croisée entre le dictionnaire des données et la documentation technique des services.

​

​

​

/ 12

LE DOSSIER DE PREUVES DE L’ÉTUDIANT

/ 13

RECONNAÎTRE ET IDENTIFIER LES DOCUMENTS

• Chaque système d’information a son système d’indexation et/ou de classement

​

• Nécessaire d’adopter des nomenclatures communes pour
• Le fournisseur de la preuve (la plateforme) puisse indiquer de quel type de document il s’agit
• Le consommateur (l’EES) puisse comprendre de quel type de document il s’agit
• Fournir des informations d’utilisation du document (métadonnées)

​

• Adopter une classification standardisée et normée d’ensemble de données (ADMS – Asset Description Metadata Schema // W3C) – Catalogue de vocabulaire de données : https://www.w3.org/TR/vocab-dcat-2/

/ 14

LES CATÉGORIES DE PIÈCES ÉCHANGÉES DANS E-PAYSAGE

/ 15

PROPOSITION DE STRUCTURATION DU DOSSIER DE PREUVES

• 1 arborescence commune de catégories de preuves pour tout e-paysage
• Signalétique
• Résidence
• Aménagements raisonnables
• Assimilation
• Passé hors CFWB
• Décision du jury

​

• Chaque catégorie est associée à un code unique

​

• 1 catégorie peut contenir 1 à plusieurs types de document

​

• Chaque type de documents est lié à un code unique

​

​

​

/ 16

LES MÉTADONNÉES

“Les métadonnées sont de l’information structurée qui décrit, explique, localise ou facilite autrement l’obtention, l’utilisation ou la gestion d’une ressource d’information. Les métadonnées sont souvent appelées données des données ou information sur l’information.”

​

Les métadonnées fournissent des informations permettant de comprendre des données (documents, images, bases de données), des concepts(par exemple, les systèmes de classification) et

des entités du monde réel (par exemple, les personnes, les organisations, les lieux, peintures, produits).

​

Source : https://data.europa.eu/sites/default/files/d2.1.2_training_module_1.4_introduction_to_metadata_management_fr_edp.pdf�

​

/ 17

LA GESTION DES MÉTADONNÉES

• Les métadonnées doivent être gérées pour assurer leur...

​

• Disponibilité : les métadonnées doivent être stockées où elles peuvent être consultées et indexées afin de pouvoir être trouvées.
• Qualité : les métadonnées doivent être de qualité constante afin que les utilisateurs sachent qu'ils peuvent y faire confiance.
• Persistance : les métadonnées doivent être entretenues au fil du temps.
• Licence ouverte : les métadonnées devraient être disponibles sous une licence du domaine public pour permettre leur réutilisation.

​

• Le cycle de vie de métadonnées est plus grand que le cycle de vie des données:

​

• Les métadonnées peuvent être créées avant que les données ne soient créées ou capturées, par exemple, pour informer sur les données qui seront disponibles dans le futur.
• Les métadonnées doivent être conservées après que les données ont été supprimées, par exemple, pour informer sur les données qui ont été déclassées ou retirées.

​

Source : https://data.europa.eu/sites/default/files/d2.1.2_training_module_1.4_introduction_to_metadata_management_fr_edp.pdf�

/ 18

PROPOSITION DE MÉTADONNÉES

/ 19

MÉTHODES DE TRANSFERT DES DOSSIERS

• Rapport de synthèse :
• liste par ID dossier les données transmises par les candidats, les pièces disponibles et les métadonnées associées
• Plusieurs formats : ws, json/xml, csv

​

• Récupération du dossier
• Plusieurs options : ws, chargement manuel
• Pièce par pièce ou vrac (archive)
• Trafic
• problème de limitation de taille

​

/ 20

MISE EN PLACE D’UN GT GESTION DOCUMENTAIRE

• Sur base du relevé des preuves effectués par :
• le GT Com/Del dans le cadre du contrôle de la régularité de l’inscription et de la finançabilité ;
• le GT CREDAC NR dans le cadre de la centralisation des demandes d’admission des NR aux études contingentées ;
• la team EXMD dans le cadre de l’organisation du concours de médecine/dentisterie ;
• la team FIE dans le cadre de l’organisation de l’épreuve de maîtrise de la langue française ;

​

• Proposer une approche de gestion documentaire en matière :
• d’organisation du dossier de preuves de l’étudiant·e ;
• de classification des pièces ;
• de catalogue de métadonnées ;
• de méthodes de transfert des pièces ;
• des délais de conservation.

​

• Profil des membres du GT Gestion documentaire
• EES-Com/Del
• personnes expérimentées dans la gestion du dossier d’inscription et des pièces associées ;
• affinité pour la gestion documentaire et si possible avec une expérience de constitution de dossier ;
• intéressées dans l’indexation des pièces et des métadonnées liées aux pièces constituant un dossier.

​

• Responsable développements documentaires ARES

​

• 2 réunions :
• 06/12/2022
• 20/12/2022

​

/ 21

Synthèse des échanges

• La taille des pièces est limitée techniquement à 13,5 Mo dans la GED ETNIC (restriction technique). Les modalités de constitution des fichiers de preuves devront respecter ce standard.
• Au niveau de l’identification des documents, la nomenclature par nom explicite est préférée par rapport à une nomenclature numérique.
• L’envoi des preuves dans le système doit être fonctionnel pour permettre le contrôle par les Com/Del dans l’application en 24-25. Il faudrait donc prévoir en amont une période de test à définir lors d’un prochain GT.
• Afin de garantir le bon déroulement du transfert, le GT IT recommande l’utilisation de hachages (hash / checksum).

​

Actions :

• L’équipe e-paysage fera un retour vers les différents GT sur les recommandations au Comité de pilotage formulées par le GT gestion documentaire.

​

​

​

/ 22

Qualité des données

/ 23

PHASES DE TESTS

• Phase 1 : à partir du 7 janvier 2023
• Sur les données diplômés et sur les données de la mini-inscription
• Diplômés – 5 données à envoyer
• Mini-inscription – maximum 17 données à envoyer

​

• Phase 2 : à partir de février 2023
• Sur les données des full-inscriptions

/ 24

LES DONNÉES DES MINI-INSCRIPTIONS

��

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

/ 25

​

​

/ 26

PROCÉDURE À SUIVRE – PHASE 1

• Deux possibilités d’envoi des diplômés et des mini-inscription
• Envoi par webservice
• Envoi par chargement de fichier
• La méthode suivie pour l’envoi des diplômes et des mini-inscriptions est indépendante du choix technique des full-inscriptions
• Pas de stratégie prédéfinie - adaptation à l’EES
• Étape 1 : prendre contact avec l’équipe via l’adresse epaysage@ares-ac.be
• Étape 2 : réaliser l’envoi des données – traiter les messages d’erreurs (Webservice ou chargement de fichiers)
• Étape 3 : analyse de la qualité des données
• Étape 4 : réalisation de tests de qualité sur les données (complétude, cohérence, unicité…)
• Étape 5 : nettoyage de la DB et envoi des données définitives

/ 27

Périmètre des tests qualité

• L’objectif des tests de qualité n’est pas de remplacer les EES, ni de faire une analyse de la finançabilité des inscriptions
• Siel-Sup prévoit déjà de nombreux contrôles, que ce soit lors du chargement d’un fichier CSV ou lors de l’envoi par Webservice (format, incompatibilité de données…)
• La phase de test doit permettre de vérifier le bon envoi et de la bonne réception des données en DB
• L’analyse de la qualité a donc pour objectif d’effectuer des contrôles complémentaires sur les données (complétude, cohérence, unicité…)
• Lors de la phase test, il sera demandé aux EES, lors de l’envoi de leurs données, de communiquer des informations complémentaires pour une première analyse de la concordance des données, sans communiquer les données à caractère personnel :

» Nombre d’inscriptions envoyées,

» Somme des colonnes (crédits, assimilation, allègement…)

• En cas de discordance, des contacts seront pris avec l’EES pour identifier les origines de ces discordances

​

/ 28

Remarques complémentaires

• La documentation pour l’envoi des mini-inscriptions sera prochainement disponible
• Point d’attention :
• Lors du chargement d’un fichier, l’application analyse le fichier avant son intégration en DB. En cas d’erreur(s), un fichier est généré reprenant la ou les erreurs, ligne par ligne
• Il n’est pas possible de charger plusieurs fois une même inscription (pas d’écrasement des données) et le nouveau fichier doit donc faire un différentiel entre les lignes valides et celles erronées.

​

/ 29

Synthèse des échanges

• Les consignes seront précisées dès la mise en production de l’application SIEL-SUP inscriptions.

​

​

​

/ 30

Nouveau site e-paysage

/ 31

Présentation générale

• Le nouveau site e-paysage est disponible via l’adresse : e-paysage.ares-ac.be.
• L’ancien site devrait être inaccessible à partir de janvier 2023 lorsque le nouveau site sera public.

​

​

/ 32

• Documents de réunions (compte rendu, présentations Power Point, etc.) classés par GT

​

​

​

/ 33

• Onglet du site entièrement dédié aux ressources des IT

​

​

/ 34

• Liste de liens utiles dont l’accès vers le support Mantis de l’ETNIC

/ 35

Synthèse des échanges

• Le site e-paysage est déjà accessible.
• Toutes les suggestions et propositions d’amélioration peuvent être communiquées à l’équipe e-paysage via le système de support.

​

​

​

/ 36



Des

QUESTIONS ?

MERCI

Pour votre attention !

/ 37