District 76 経費精算
ディストリクトオフィサー用（クラブ対象外）
Reimbursed expense
For district offisers, not for clubs
2022 - 2023 Finance Manager
Noriko Takiguchi August 14, 2022
0-1. 立替経費請求は、経費発生から60日以内
（2023年6月分経費は、2023年7月中）にお願いします。/
Reimbursement requests must be made within 60 days of incurring the expense and by July 31 for expenses incurred in June.
Policy 8.3: District Leader Expenses 4. Financial Controls�https://www.toastmasters.org/leadership-central/governing-documents
0-2. $500(￥50,000）超の支出は、事前（あなた自身の支出前）に、DD + PQD/ CGD による承認日のわかる書類が必要です。(同様のEmailもOK)/
A single expenditure in excess of $500 USD must be authorized in advance in writing by both the District Director and the Program Quality Director or Club Growth Director.�Protocol 8.4: District Fiscal Management�https://www.toastmasters.org/leadership-central/governing-documents��Any individual expense in excess of US$500 must be authorized in advance. Supporting documents should include approval and indication of when approval was granted. (An email approving the expense is acceptable.)�Managing District Finances: A Guide For District Leaders P15 4. The audit committee�https://toastmasterscdn.azureedge.net/medias/files/department-documents/finance-documents/1307-managing-district-finances.pdf
0-3.まずは経費ガイドラインをご確認ください。／
First of all, please confirm D76_Travel_Reimbursement_Guideline_2021-2022.xlsx.
役職／
Position held
内容・詳細／
Expense Description
1. Prepare the guidance of your route, Receipts and Expense report ／経路案内・領収書を用意して精算書記入(Excel)
2. Registration／会計受付 (Google Form）�
3. Payment／払い戻し(Bank transfer)
Steps
交通費 払戻し条件/
Conditions of Reimbursement for transportation expenses
•最安値公共交通機関 /Public Transportation at lowest rate
•燃費/Mileage JPY16/km •駐車場代/ Parking fee
•高速道路利用代 / expressway toll •指定席券 / reserved‐seat fee
•新幹線自由席特急利用の往復交通費 / The rail fare and the express ticket (non-reserved seats) round trip fee
対象外/Not covered
•タクシー代/Taxi fee(他の交通手段がある場合/When you can use other means of transportation) •ガソリン購入代/Gasoline
•グリーン車/Green car •ファーストクラス/First class
•その他 ガイドラインで許可されていない支出 / Other expenses that is not admitted in the guideline.
＜精算可能な交通費＞
①新幹線および在来線の自由席特急利用の往復交通費
② ①より安価な往復空路
③ ①より安価な往復パッケージツアー(②③は、鉄道経路費用がわかる書類をつけてください）
＜Available＞
①The rail fare and the express ticket (non-reserved seats) round trip
②Air fare round trip cheaper than① ③Package tour round trip cheaper than①
(Please attach the evidence that shows the ② or ③ is cheaper than ①.)
＜
①Shinkansen OK
③Package tour
OK
＜
②AirfareOK
交通費の詳細が客観的に分かる資料を付けてください。
1.経路案内
2.領収書
3.切符（降車改札前に撮影、または明細領収書）や搭乗券の半券の写真等）
Please attach the evidences that show both the travel cost and routes and train type used.
1.Detail of your route
2.Receipt
3.Copy or Photo of your Ticket.
Evidence
宿泊費精算が可能な場合：2022/7/1-
＜ADのクラブ訪問＞
1）事前申請必須（例：宿泊が必要な理由…帰りの交通機関が全くないなど）
2）宿泊費上限は上限1万円（常識の範囲内）
※キャッシュバックプランなしだとわかるように明記したエビデンスが必要
＜クラブ訪問をAD以外が代行する場合＞
1）ADを代行する時は、ADが行けない理由を事前申請する
代行順位 1.Assistant Area Director 2.Division Director
2）AD代行ではないプロモーション活動などをする場合は、事前に相談する
引き続き宿泊費精算対象外の場合：
＜DEC,DCM＞
理由：遠方の人も帰れる時間に終わるMeeting Agendaにするため
※新幹線往復交通費より安いパッケージツアーは引き続き清算対象
例：広島⇔東京 32,000円 ＞ 宿泊費込 28,000円 パッケージツアー ← 精算OK
Reimbursement for Hotel expenses : 2022/7/1-
＜Club visits of Area Director＞
1）Must be authorized in advance by the District Director.
Please tell the District Director why the Hotel expenses will be occured.
(e.g. Meeting will finish at night and AD can absolutely not return on that day.)
2）Maximum amount of Reimbursement for Hotel expenses is JPY 10,000.
Please attach the receipt and evidence that shows there are NO cash back.
＜Club visits of besides Area Director＞
Must be authorized in advance by the District Director.
1）On behalf Area Director
The order of becoming the agent for Area Director is following:
1.Assistant Area Director 2.Division Director
2）NOT on behalf Area Director
Regarding DEC, DCM：D76 will NOT reimburse the Hotel fee.
注意していただきたい事例：
クラブ訪問、クラブ周年記念イベントの交通費は、エリアディレクターが支給対象です。（最安値の公共交通機関）
ディビジョンディレクターがクラブに招待を受けたら、自費で交通費を払うか、クラブに払ってもらうか、話し合ってください。
Please note the following:
For Club Visits and Club Memorial Events, Area Directors can be reimbursed the lowest public transportation expenses.
However, Division Directors are NOT covered. If Division Directors are invited from clubs, please discuss which side will pay the transportation fee. The club or Division Director.
もしグリーン車/ファーストクラスを使ったら、その金額を引いて請求してください。
If you use the green car or first class, please deduct it from the amount of reimbursement.
Voucher T
Voucherの記載項目に内容、数量、支払先を具体的に明示し、 口座情報はよく確認してご記入下さい。Please specify content of transaction, quantity, payee in your voucher and fill in your bank account carefully and correctly.
SAMPLE
Evidence
SAMPLE
Rail
Mileage
入金されるまで領収書原本は保管してください。／�※Please keep the receipts till you receive the reimbursement.
Receipt
Evidence
Receipt: Airfare, Bus,
Super Express Train,
SAMPLE
SAMPLE
Evidence
※なるべくLCCや早割等で安価な航空券を事前入手してください。 /
※Please get airline tickets as inexpensive as possible.
E.g. by using low-cost carrier or discount for early booking, etc.
SAMPLE
SAMPLE
Boarding Ticket: Airfare
Evidence
Rail：Short distance
Evidence
Motor Vehicles Mileage JPY16/km
Evidence
高速道路代 / expressway toll
駐車場代 / parking fee
その他の経費精算の場合
Other Expense Refund
Voucher V
Voucherの記載項目に内容、数量、支払先を具体的に明示し、 口座情報はよく確認してご記入下さい。
Please specify content of transaction, quantity, payee in your voucher and fill in your bank account carefully and correctly.
e.g."Toastmasters International District76"
or"TMI District76"
Evidence
証憑にはあて先、購入品目名を必ず記載してください。
Please write the addressee and description in the receipt(s) .
Evidence
自宅印刷の場合／Printing at home
書類名と枚数記入＠5円（カラーでも白黒でも)
Please fill in details and the quantity of printed sheets.＠JPY5（color ／ black-and-white )
Evidence
①
②
Voucherの領収書番号 を記入
←Please write Receipt No. on the Voucher
添付証憑について
Evidence
領収書をA4用紙に添付してスキャンまたは撮影してください。
Receipts are required to be pasted to A4 size paper and scanned or photographed for all reimbursements.
Paper in form at A4
2.会計受付/Registration (Google Formにて送信）
Google account will be required. If you don’t have it, please create.�Google アカウントが必須です。
お持ちでない方は取得してください。
必要事項記入の他、VoucherとEvidenceを添付して戴きます。/ Please fill in requirements and upload Voucher and Evidence in the Google form .
ご自身のPCに保存されているエクセルを選んでください。／
Please choose excel file(s) in your PC.
複数のファイルをアップロードするときには「ファイルを追加」をクリックして、次のファイルも選んでください。／
You can upload multiple files. If you want add another file(s), please click the button and choose other file(s).
アップロードするファイルをすべて選んだら、
「アップロード」をクリックしてください。／
After you select all files that you want to upload, please click the button.
領収書のＰＤＦやその他画像ファイルをアップロードする手順も、同じです。／
Receipts(PDF) or other image files are uploaded by the same way as excel(s).
Voucher内の記載と、Evidenceの金額の相違や添付漏れがないか今一度ご確認の上、送信ボタンを押してください。／ Please confirm that there are no omissions or failure to attach necessary documents and click the button.
重複請求を避けるため、送信ボタンを何度も押すのはお避け下さい。／Please push button only once for preventing double request.
記入いただいたメールアドレスに控えが送られます。 ／You will receive the email of the copy of your application.
受信トレイ、迷惑メールフォルダをお確かめください。／Please confrm the email in inbox or spam folder.
8月 経費発生／
Expenses are incurred in August
3.払い戻し/Reimbursement
月末締め、翌10日必着にて過不足なく提出された精算については翌月末までに払戻しを行います。
Vouchers properly submitted by 10th of next
month would be reimbursed by the end of the
month.
7月 経費発生／
Expenses are incurred in July
Payment by next month-end ／
翌月末までに支払い
10日／10th
申請／submit
月末締めに間に合わない事情がおありでしたら、事前にFMにご相談ください。次月締めの会計受付分まで払戻しを行います。／
If you have reason you will not make application by 10th of next month, please let Finance Manager know. That expense would be reimbursed by the next term.
If you have any questions, please let me know in advance.
Thank you!�
何かありましたら、事前にお尋ねください。
ありがとうございました。