GIAO TIẾP VỚI ĐỒNG NGHIỆP�

MỤC TIÊU

1. Phân tích nguyên tắc làm việc nhóm, cách giải quyết vấn đề khi cuộc giao tiếp có bất đồng quan điểm, cách giao tiếp hiệu quả với một số trường hợp hiệu quả

2. Nhận thức được vai trò quan trọng của giao tiếp với đồng nghiệp

3. Ứng dụng 12 kỹ năng giao tiếp cần thiết trong giao tiếp với đồng nghiệp.

​

NỘI DUNG�

1 Khái niệm :

Giao tiếp là gì

- Giao tiếp là sự tiếp xúc tâm lý giữa người và người, qua đó con người trao đổi với nhau về thông tin, về cảm xúc, tri giác lẫn nhau, ảnh hưởng tác động qua lại với nhau

​

​

​

​

Giao tiếp Cá nhân-Cá nhân

Giao tiếp Cá nhân- Nhóm

Giao tiếp Cá nhân - Cộng đồng

- Giao tiếp tốt sẽ tạo sự đoàn kết, tạo các mối quan hệ gần gũi, thân mật, thuận lợi trong tập thể

+ Làm giảm những thất vọng

+ Tăng năng suất lao động

Giao tiếp tốt là một trong những yếu tố quan trọng giúp bạn thành công.

�*Để giao tiếp hiệu quả, cần dựa trên các nguyên tắc sau �

• Trước tiên lắng nghe, sau đó làm rõ vấn đề và đáp ứng lại:
• Nên biết giao tiếp bằng ánh mắt
• Nên là người sẵn sàng tiếp thu cái mới, không thành kiến, bảo thủ. Tránh vội vã phê phán các thông điệp của người đối thoại đưa ra
• Phối hợp sự truyền đạt qua lời nói, giọng điệu, ý nghĩa cảm xúc
• Nên tập trung vào trọng điểm của thông điệp hoặc vấn đề đang trao đổi
• Chú ý đến các biểu hiện không lời của người đối thoại (và của chính bạn)
• Không nên ngắt lời
• Sự giao tiếp nên rõ ràng, xác hợp

​

2. Hình thức giao tiếp

* Có hai hình thức giao tiếp là :

• Giao tiếp bằng lời
• Giao tiếp không lời

​

�2. Hình thức giao tiếp�

• Giao tiếp bằng lời nghĩa là ta nói, nhưng đồng thời cũng có nghĩa là lắng nghe và theo dõi

​

�2. Hình thức giao tiếp�

- Các yếu tố cần lưu ý trong giao tiếp bằng lời:

• Lời nói phải rõ ràng
• Súc tích
• Trực tiếp
• Có chủ đích
• Chính xác
• Lịch sự, nhã nhặn
• Lưu ý các nhạy cảm về văn hóa

​

�2. Hình thức giao tiếp�

• Giao tiếp không lời:
• Nhiều nghiên cứu đã khảo sát trong một cuộc giao tiếp, phân bố tỉ lệ các loại kỹ năng giao tiếp có thể như sau:
• Bằng lời: 7- 10 %
• Âm giọng, giọng điệu: 35- 40%
• Ngôn ngữ cơ thể (không bằng lời): 45- 60%

​

3. KỸ NĂNG GIAO TIẾP

• Kỹ năng tự giới thiệu hoặc tạo ấn tượng tốt về bản thân:
• Kỹ năng trò chuyện, đàm phán, thương thuyết cơ bản:

Để trở thành một người trò chuyện thú vị, cần rèn luyện các kỹ năng sau:

• Luôn đặt mình trong cương vị, tinh thần hợp tác, chia sẽ, không đối kháng, cạnh tranh
• Luôn tạo và giữ sự cân đối hai chiều giữa mình và đồng nghiệp, tránh để một trong hai ở tư thế đàn áp

​

3. KỸ NĂNG GIAO TIẾP

• Luôn biết phối hợp kỹ năng lắng nghe và các cách đáp ứng
• Nên bắt đầu bằng câu hỏi mở hơn là câu hỏi đóng
• Sử dụng ngôn từ phù hợp với chủ đề đang trao đổi và tùy đối tượng tiếp xúc
• Sử dụng kỹ thuật giao tiếp bằng lời và không bằng lời sẽ giúp bạn thể hiện rõ sự đồng cảm, giúp đỡ, hạn chế được sự phân biệt đối xử
• Biết cách pha trộn sự hóm hỉnh và tiếng cười

​

�Kỹ năng lắng nghe�

• Lắng nghe không đơn giản là chỉ biết nghe những lời từ người khác mà nó phối hợp nhiều vấn đề khác
• Nghe và hiểu ý nghĩa của người nói
• Nghe để có cung cấp phản hồi phù hợp
• Nghe để tự làm rõ vấn đề
• Nghe để hiểu, đánh giá nội dung, đáp ứng và nhớ thông tin

​

�Kỹ thuật đáp ứng�

• Có rất nhiều cách giúp bạn thể hiện sự đáp ứng của mình:
• Hỏi lại để làm rõ một vấn đề, một câu nói khi mình chưa hiểu, hoặc vấn đề có vẻ mâu thuẫn trong nội dung
• Sử dụng các kiểu đáp ứng chung chung như; gật đầu và ừ.., dạ,…vâng…, sẽ giúp đồng nghiệp mạnh dạn hơn trong trao đổi ý kiến, hơn là ép hoặc hướng họ đi theo ý mình
• Đôi khi đó là sự im lặng để tạo thời gian cho người đối diện suy nghĩ
• Lặp lại câu hỏi nếu nó chưa được trả lời
• Nhận ra và đáp ứng cảm xúc

​

Kỹ năng khai thác thu thập thông tin

• Kỹ năng quản lý thông tin, kỹ năng giải quyết vấn đề: Trong đó cần thiết phải có kỹ năng nhận ra, hoặc dự đoán trước một vấn đề
• Kỹ năng này đòi hỏi bạn cần có nhiều kinh nghiệm trong cuộc sống về vấn đề đang trao đổi, khả năng nắm bắt vấn đề và làm rõ ràng vấn đề. Nếu không rèn luyện được kỹ năng này, thường cuộc nói chuyện với đồng nghiệp sẽ dẫn đến không đạt kết quả như mong đợi, lòng vòng ngoài lề…

​

• Kỹ năng kiểm soát cảm xúc và kiềm hãm các xung đột:
• Kỹ năng cân bằng các tranh đua giữa nhu cầu và sở thích:
• Kỹ năng cho nhận phản hồi:
• Kỹ năng tư vấn:
• Kỹ năng lãnh đạo:
• Kỹ năng làm việc nhóm:
• Kỹ năng truyền đạt thông tin, rõ ràng, súc tích, mạch lạc:
• Kỹ năng đọc tài liệu khi vấn đề liên quan đến giấy tờ, tài liệu:

​

�4. Nguyên tắc khi giao tiếp với đồng nghiệp�

• Làm việc theo nhóm:
• - Có 3 nguyên tắc cơ bản trong làm việc nhóm
• + Hết sức rõ ràng, minh bạch
• + Cập nhật thông tin thường xuyên
• + Đừng có quên những lời hẹn/ cuộc họp
• - Để phát huy hiệu quả làm việc nhóm, bạn cần rèn luyện các yếu tố sau:
• + Tự tin giao tiếp với mọi người
• + Thường xuyên gặp gỡ, giao lưu với mọi người
• +Hoàn thành những kế hoạch đã đề ra
• + Tuân thủ các nguyên tắc trong giao tiếp

​

• Làm gì khi giao tiếp có những bất đồng về quan điểm?
• Không nên có phản ứng: Bạn không nên có phản ứng gay gắt ngay từ đầu, nên dành thời gian để suy nghĩ về điều đã nói trước khi bạn đáp lại. Hãy đợi đến khi bạn có đủ thông tin để tránh đưa ra những giả thuyết sai.
• Không nên chỉ trích hay phê phán:
• Quan điểm của mỗi người còn phụ thuộc vào rất nhiều các yếu tố như: Nhận thức, trình độ hiểu biết, tính cách...của mỗi người. Vì vậy, không nên căng thẳng nếu có người không đồng quan điểm với mình. Nếu quan điểm của mình là tích cực thì cũng không nên chỉ trích hay phê phán, xem thường, chế nhạo, suy nghĩ, quan điểm của người khác. Hãy trao đổi dần dần sẽ có lúc bạn và người đó sẽ hiểu nhau hơn

​

​

• Không nên chung chung:
• Không nên nói một cách chung chung mà nên nói cụ thể, tập trung vào chủ đề đang thảo luận. Không chuyển chủ đề cho đến khi giải quyết xong
• Nên sử dụng các câu bắt đầu bằng đại từ “tôi”: Những câu bắt đầu bằng đại từ “tôi” có thể giúp bạn diễn tả được cảm giác, thái độ, mong muốn của bạn. Sử dụng các thông điệp “tôi” sẽ giúp bạn tránh người khác có cảm giác bạn đang tấn công họ.
• Nên luôn suy nghĩ theo hướng tích cực trước mọi vấn đề: Là chìa khóa sống của bản thân

​

4. Tiến trình giao tiếp� với đồng nghiệp�

�4.1.Xây dựng mối quan hệ�

• 4.1.1. Nhận ra các yêu cầu, đề nghị từ đồng nghiệp một cách lịch sự và thích hợp:

- Đúng giờ

- Nhã nhặn

- Thân mật, chân thật

- Nói thẳng thắn, trực tiếp

​

• - Lưu ý vào các chi tiết của câu chuyện
• - Cách trình bày rõ ràng
• - Tác phong và thái độ phù hợp
• - Tự tin, chính chắn
• - Đảm bảo tính bảo mật

​

• *Các hình thức nhận ra các yêu cầu, đề nghị từ đồng nghiệp:
• Qua điện thoại
• Qua giấy tờ, giấy nhắn, thư từ
• Mặt đối mặt
• Thư điện tử, bản ghi chép

​

• *Các rào cản ảnh hưởng đến hiệu quả trong giao tiếp:
• Sự thành kiến hay sự rập khuôn
• Không thông cảm
• Chủ đề mang tính phản diện
• Bất đồng về tính cách
• Không kiên định
• Quá xúc cảm
• Quá lơ đễnh
• Áp lực về thời gian
• Cản trở về mặt giới tính, tuổi tác, cấp bậc

​

�Tiến trình trao đổi thông tin�

• Thông tin cung cấp trao đổi phải phù hợp và chính xác. Bạn nên luôn đặt mình trong suy nghĩ hướng tích cực trước mọi vấn đề, như vậy cuộc giao tiếp sẽ không đi vào hướng bế tắc, tiêu cực.

​

Kết thúc

• Khi kết thúc, cần nhắc, tóm tắt lại các nội dung đã trao đổi đang cần giải quyết.

​

Các vấn đề thường gặp trong giao tiếp với đồng nghiệp

• Công sở là một cộng đồng rất đa dạng về đặc điểm và ngôn ngữ như: Tuổi, giới tính, dân tộc, tôn giáo, trình độ học vấn, sở thích riêng, nghề nghiệp, cấp bậc... Tất cả những yếu tố này cũng sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến việc giao tiếp. Do đó bạn nên rèn luyện kỹ năng giao tiếp với những dạng đồng nghiệp khác nhau có những dạng rất dễ gần gũi, dễ tiếp xúc. Tuy nhiên có những dạng đồng nghiệp luôn khiến bạn cảm thấy bị làm phiền, thậm chí bực mình.

​

5 kiểu đồng nghiệp “khó ưa” và vài bí quyết giúp bạn chung sống hòa bình với họ:

• 1.Người luôn bác bỏ ý kiến của mọi người:
• Những đồng nghiệp dạng này là người tìm cách dập tắt ý kiến của người khác dù đúng hay sai
• 2. Người thích “phổng tay trên” công của người khác:
• 3. Người chuyên sử dụng những từ ngữ hàn lâm:
• .4. Người luôn gây phiền hà:
• 5. Người tẻ nhạt:

​

�6. Hậu quả của việc giao tiếp với đồng nghiệp không hiệu quả:�

• 6.1. Mất thời gian vì không hiểu rõ vấn đề và công việc sẽ bị làm không đúng hoặc bị làm trùng lắp
• 6.2. Tăng sự thất vọng cho những người không rõ mình phải làm gì hoặc làm như thế nào một công việc được phân công
• 6.3. Kết quả công việc bị lãng phí vì được thực hiện không đúng
• 6.4. Đồng nghiệp cảm thấy bị lãng quên, bỏ rơi vì việc giao tiếp không hiệu quả và không cởi mở của bạn
• 6.5. Thông điệp sẽ bị chuyển tải sai hoặc nhầm lẫn bởi cách biểu hiện cảm xúc không tốt của bạn trong giao tiếp
• 6.6. Sự an toàn của đồng nghiệp bị đe dọa

​

CHÂN THÀNH CẢM ƠN

SỰ CHÚ Ý LẮNG NGHE