Mahasiswa akan konsep Trends Affecting Manufactures and ERP – Justification of ERP Investments.

KONSEP TRENDS AFFECTING MANUFACTURES AND ERP: Justification of ERP Investments

Sistem informasi perusahaan

Diagram umum sistem informasi perusahaan

Dari gambar diatas, dapat dilihat sistem informasi internal perusahaan terdiri dalam 3 kelompok besar:

SCM : adalah suatu sistem informasi untuk memudahkan pengendalian atas supplier.

ERP : adalah sistem inti perusahaan yang mengendalikan semua aspek internal perusahaan.

CRM : adalah sistem informasi untuk melakukan pengendalian atas konsumen perusahaan.

​

SCM (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT)

SCM – Supply Chain Management.

Supply chain management adalah suatu sistem yang ditujukan untuk mengendalikan suplier. Pengendalian ini bertujuan utama untuk memastikan ketersediaan bahan baku atau bahan mentah agar tidak menghambat kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Sistem ini mempunyai modul-modul antara lain:

-Manajemen Stok bahan baku

-Manajemen Utang dan Aging Utang

-Manajemen Reorder Point

-Penilaian Persediaan (dengan metode real time average)

Pengembangan dari sistem ini adalah dengan teknologi Electronic Data Interchange (EDI) yang memungkinkan supplier dapat memantau stok kita secara realtime sehingga resiko kekurangan stok akan dapat diminimalisasikan. Secara global, ruang lingkup sistem pada bagian ini dapat digambarkan

sebagai berikut :

​

SCM

CRM (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT)

CRM adalah singkatan dari “Customer Relationship Management”.

Software CRM mensupport proses bisnis anda untuk mencari, mendapatkan, dan mempertahankan konsumen.

Aplikasi CRM biasanya terdiri atas modul- modul seperti Sales Force Automation, Call anagement,

dan Self Service.

​

Ruang lingkup CRM adalah :

1. Melakukan evaluasi atas marketing scheme3 yang dijalankan perusahaan. Dengan sistem ini, dapat dilakukan evaluasi efektivitas dari skema pemasaran yang dilakukan perusahaan dalam melakukan promosi atas suatu produk.

​

• Melakukan profiling atas konsumen. Dengan membagi konsumen kedalam kelompok-kelompok, diharapkan perusahaan dapat dengan mudah menemukan sasaran pemasaran produk- produknya.

​

• Melakukan analisis lead time untuk pemenuhan kebutuhan konsumen. Konsumen dapat melakukan tracing atas produk pesanannya.

​

​

ERP

Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP adalah sebuah sistem komputer yang dirancang untuk dapat mengendalikan seluruh aspek dalam perusahaan. Secara garis besar, sistem ini dibagi dalam kelompok sebagai berikut :

​

​

Sistem informasi akuntansi memiliki dua karakteristik utama :  

- Pengendalian atas transaksi keuangan

- Konversi data keuangan menjadi laporan keuangan

Sistem informasi manajemen

adalah semua hal yang bertujuan untuk melakukan pengukuran kinerja atas perusahaan. Sistem ini mencakup manajemen seluruh aspek perusahaan dalam pekerjaan sehari-

hari

ERP adalah sebuah system informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP  didasarkan  pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu system ystemr yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.

ERP Definition

’ERP is a complete enterprise wide business software solution. Sistem ERP terdiri dari modul dukungan perangkat lunak seperti: pemasaran dan penjualan, layanan lapangan, desain produk dan pengembangan, produksi dan pengendalian persediaan, pengadaan, distribusi, fasilitas manajemen industri, desain proses dan pengembangan, manufaktur, kualitas, sumber daya manusia, keuangan dan jasa akuntansi, dan informasi’

Daniel E.O’Leary memberikan definisi mengenai ERP seperti kutipan berikut ini.

'Sistem ERP adalah sistem berbasis komputer yang dirancang untuk memproses transaksi pada organisasi dan memfasilitasi perencanaan terpadu dan real-time, produksi, dan respon pelanggan. Secara khusus sistem ERP akan diasumsikan memiliki karakteristik tertentu '

Karakteristik ERP

Karakteristik tertentu dari ERP yang dimaksud dalam definisi ERP oleh Daniel E. O’Leary di atas meliputi hal-hal sebagai berikut ini.

​

1. Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.
2. Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.
3. Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.
4. Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.
5. Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time)
6. Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.
7. Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan oleh perusahaan multinasional.
8. Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan
9. tanpa melakukan pemrograman kembali.

​

Sistem ERP (gambaran)

Syarat utama ERP : INtegrasi

1. Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi.
2. Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time. Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat diakses dan mudah disebarluaskan.
3. Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis.

​

TUJUAN DAN PERANANNYA DALAM ORGANISASI

Tujuan ystem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan.

ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk:

1. Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
2. Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
3. Menghasilkan informasi yang real-time
4. Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

​

​

​

M0254 Enterprise Resources Planning ©2004

ERP – The Evolution

EVOLUSI ERP

TAHAPAN EVOLUSI ERP

​

1. Tahap I : Material Requirement Planning (MRP), Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material
2. Tahap II: Close-Loop MRP, Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan
3. Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II), Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan
4. Tahap IV: Enterprise Resource Planning, Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan  dilakukan secara mudah
5. Tahap V: Extended ERP (ERP II), Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek dari ERP sebelumnya.

​

Why Implement ERP?

• Business Reasons
• Technological Reasons

​

​

​

M0254 Enterprise Resources Planning ©2004

Common Business Reasons for Implementing ERP

​

​

M0254 Enterprise Resources Planning ©2004

Technology Reasons for Implementing ERP

​

​

M0254 Enterprise Resources Planning ©2004

​

​

M0254 Enterprise Resources Planning ©2004

You have Two Choices :

​

Increase in Sales - Say 30%

OR

Reduce Cost - Say by 5-10 %

Profitability

Integrasi erp

Integrasi alasan penggunaan ERP, khususnya integrasi perencanaan dalam ERP meliputi

informasi keuangan, informasi pesanan pelanggan, standarisasi dan percepatan proses manufaktur, mengurangi persediaan, dan standarisasi informasi karyawan.

1. Integrasi Informasi Keuangan.

Sebelum penggunaan ERP masing-masing bagian memberikan laporan mengenai informasi keuangan berdasarkan database, dan versinya sendiri-sendiri yang menggunakan sistem komputer sendiri-sendiri misalnya angka penjualan, angka pendapatan, dan sebagainya. ERP menawarkan satu kebenaran dalam satu versi karena masing-masing menggunakan database dan sistem yang sama.

2. Integrasi Informasi Pesanan Pelanggan.

Dengan ERP, status dan perkembangan pesanan pelanggan dapat dilacak secara akurat oleh siapa saja sejak dari penerimaan oleh bagian penjualan sampai barang yang dipesan siap dikirimkan. Dengan ini perusahaan dapat dengan mudah melacak pesanan, melakukan koordinasi antar bagian manufaktur, pergudangan, dan pengiriman.

3. Standarisasi dan Percepatan Proses Manufaktur.

ERP mengganti proses manufaktur yang tadinya tidak standar menjadi proses manufaktur yang standar, termasuk proses otomatisasi. Standarisasi proses dengan menggunakan sistem komputer yang terintegrasi dapat menghemat waktu, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi jumlah tenaga kerja.

4. Mengurangi Persediaan.

Dengan ERP, perencanaan kebutuhan barang untuk manufaktur yaitu bahan mentah dan bahan penolong akan lebih akurat dan tepat waktu sehingga ini akan mengurangi tertumpuknya barang di gudang penyimpanan. Pengurangan persediaan ini juga berlaku untuk barang setengah jadi dan produk jadi, karena arus produk jadi ke pelanggan dapat direncanakan dengan lebih baik.

� 

5. Standarisasi Informasi Karyawan.

Ini khususnya berlaku untuk perusahaan yang mempunyai berbagai unit bisnis, yang mungkin tidak mempunyai data mengenai karyawan yang standar dan seragam sehingga pemanfaatan karyawan dalam seluruh grup perusahaan tidak dapat dilakukan secara optimal. Dengan adanya standarisasi informasi, kelebihan jam karyawan di suatu unit bisnis mungkin dapat dimanfaatkan di unit bisnis lain yang mengalami kekurangan tenaga.

​

IMPLEMENTASI ERP

Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan peran serta pelanggan. Perusahaan membutuhkan jasa konsultasi, kustomisasi dan jasa pendukung.

Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan kesuksesan dari implementasi ERP.  Sayangnya, Migrasi data merupakan aktifitas terakhir sebelum fase produksi.  Langkah strategi migrasi data yang dapat menentukan kesuksesan  implementasi ERP:

1. Mengidentifikasi data yang akan di migrasi
2. Menentukan waktu dari migrasi data
3. Membuat template data
4. Menentukan alat untuk migrasi data
5. Memutuskan persiapan yang berkaitan dengan  migrasi
6. Menentukan pengarsipan data

​

KEUNTUNGAN ERP

1. Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat.
2. Rancangan Perekayasaan
3. Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment
4. Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks
5. Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan
6. Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti

Keterbatasan implementasi ERP

1. Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP
2. Sistem ERP sangat mahal
3. Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif
4. ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi
5. Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan
6. Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini  dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan