1 of 19

קליטת עובדים חדשים

מורית רוזן

2 of 19

מדוע לתכנן קליטה של עובדים?

עלות עזיבה: פי 14-40 משווי שכר הבסיס

כוללת את עלויות:

תהליך המיון והגיוס
תהליך ההדרכה עד תפקוד עצמאי
ירידה בתפוקות בתקופת החפיפה והכניסה לתפקיד

השפעות נוספות על המוטיבציה של הצוות ושביעות רצון לקוחות

2 מחקרים לדוגמא

http://www.acadiaassociates.com/Cost_of_a_Bad_Exec_Hire.pdf

https://www.npnow.com/the-monetary-cost-of-hiring-the-wrong-person/

3 of 19

4 of 19

בניית תהליך קליטה �מטרות מנהלי משאבי אנוש

קיצור זמן מגיוס עד תפקוד אופטימלי
שימור העובדים לאורך זמן
שיפור רמת מעורבות העובדים החדשים בארגון

5 of 19

התפתחות התובנות הארגוניות:�קליטת עובדים חדשים

תהליך קליטה

On-boarding

תהליך

6 חודשים - שנה

אירוע

ימים ראשונים

אוריינטציה

Orientation

תפיסה:

פעולות:

6 of 19

"מדרגות" בתהליך הקליטה לארגון �On-boarding

קליטה

חברתית

הנחיה וקליטה

מקצועית

הכנה

לוגיסטית

לפני הקליטה

קליטה

ארגונית

שנה ראשונה

3 חודשים ראשונים

7 of 19

הכנה מראש של כל הציוד והפתרונות הלוגיסטיים

מחשב וציוד משרדי
ביגוד מיוחד/נעליים
ארגז כלי עבודה
משרד, שולחן, כיסא
תוכנות מחשב בסיסיות
תלושי מזון
הסעה ליום הראשון
רכב חברה / הסעות

הכנה

לוגיסטית

8 of 19

תקשורת פתוחה עם המנהל

הבנת דרכי התקשורת והלמידה הייחודיות לכל עובד
משוב מובנה

גורם קבוע להתייעצות

חונך מקצועי

הגדרת תוכנית הדרכה מקצועית

כולל משימות שאפשר להצליח בהן מרגע הכניסה
התאמת התוכנית לאדם באופן אישי

הצגת הצלחות מקצועיות לממשקים השונים

יקדם השתלבות מקצועית של העובד/ת החדש/ה

הנחיה וקליטה

מקצועית

9 of 19

בניית רשת חברתית-מקצועית
הבנייה של קשר חברתי פורמלי

הגדרת חונך – חברתי זמין ועם יכולת לתמוך

השתלבות בפעילויות החברתיות של הצוות

ליווי לארוחת צהריים בימים הראשונים
הזמנה לבילויים משותפים של הקבוצה

קליטה

חברתית

10 of 19

הבנת המבנה הארגוני
הפנמת התרבות הארגונית
תפקוד תואם את הסביבה הארגונית (מה מקובל, מה לא...)

קליטה

ארגונית

11 of 19

תרבות ארגונית

אדגר שיין, 1996

ערכים והנחות יסוד

נורמות ופרקטיקות

סממנים פיזיים (10%)

שיין, (Schein, 1996), טוען שהתרבות הארגונית היא כמו קרחון – יש חלקים שהם גלויים ונראים ויש היבטים שהם סמויים מן העין. שיין הגדיר 3 רמות שונות בתוך ה"קרחון" של התרבות הארגונית:

הרמה הבסיסית: ערכים והנחות יסוד – תפיסות, הנחות בסיסיות שמתקיימות בתרבויות שונות – יהיו לה אחר כך ביטויים חיצוניים (מילוליים ומבניים) הנחת יסוד שעובד מקבל מהארגון שלו.

נורמות ופרקטיקות – התנהגות בפועל, מה שאנו רואים בעיינים. על מה שמים את הדגש, איך מתנהגים, איך מתייחסים. הערך הוא שהמנהל תמיד זמין. מה שישקף את הערך תהיה לדוגמא פרקטיקה של דלת פתוחה. לעתים יש סתירה בין ערכים בסיסיים לנורמות מקומיות בתוך הארגון, לדוגמא יכול להיות ערך של שוויוניות בארגון אבל המנהל עוזב בחמש ואילו העובדים רק בסיום העבודה מאוחר בערב.

סממנים פיזיים – המישור הגלוי ביותר. כל אותם דברים ניתנים-לצפייה שהמבקר בארגון רואה, שומע ומרגיש. על-פי הגדרתו של שיין, הסממנים כוללים הן צורות התנהגות (כמו חיוך ואמירת שלום) והן חפצים ואובייקטים פיזיים (כמו חלוקת שטח או קישוטי משרד). אתר אינטרנט, עיתון, מבנה, ההשתקפות של התרבות הארגונית כלפי חוץ. ההתבטאות של המנכ"ל בהצהרות פומביות, קוד אתי של ארגון.

12 of 19

מודל ה-U לתהליך ההסתגלות במעבר בין תרבותי

U-Curve Adjustment Theory (UCT)

Black & Mendenhall, ‘91

ירח הדבש

הלם תרבות

הסתגלות

שליטה

U-Curve Adjustment Theory (UCT), Black & Mendenhall, ‘91

ירח הדבש – שלב שמתרחש משום שעובדים חדשים מזהים קודם כל דברים שמוכרים להם מהארגון הקודם, ושמחים על התחושה המוכרת, והם מקשרים לעולם המוכר כל דבר שאפילו רק מזכיר להם את העבר. תפיסה סלקטיבית במידה מסויימת של המצב הקיים.

הלם תרבות – התפיסה של הדברים כאילו הם זהים למקום ממנו באתי וההתנהגות הזהה לעבר לא תמיד מתאימה לסביבה החדשה, וכשזה קורה ונוצר פער ברור בין דרך התפקוד הקיימת לזו הנדרשת, נוצר הלם תרבות. ככל שיש פער גדול יותר בין הארגון החדש לקודם, הלם התרבות יהיה גדול יותר, וכך גם הקושי להתאים את עצמך.

הסתגלות : במידה ויש מודלים לחיקוי, אנשי קשר שמסייעים לאדם ומדגימים לו איך נכון להתנהג בתרבות החדשה, בארגון החדש, וככל שהאדם מתרגל בפועל את דרכי ההתנהגות החדשות, ההלם מתחלף בהסתגלות וזו מתקדמת במהירות.

במידה והאדם בעל רמה נמוכה של מיקוד שליטה פנימי, לא מאמין ביכולתו לשנות את המצב וללמוד להשתלב, תהליך ההסתגלות יהיה איטי ויוביל לעזיבה בשלבי הקליטה המוקדמים.

שליטה : השתלבות מלאה בסביבה החדשה

13 of 19

מיקוד שליטה פנימי�Self Efficacy

14 of 19

היערכות ארגונית �להתאמה אישית לכל עובד

לאפשר לכל עובד את תהליך הלמידה שמתאים לו
תמיכה חברתית לכל עובד חדש
משימות מותאמות באופן אישי

15 of 19

גם העובד לוקח אחריות

ללמוד, לצפות באחרים, לשאול שאלות
לבנות קשרים חברתיים
לכבד את התרבות הארגונית הקיימת
להציג את עצמו לאחרים
לבקש הבהרה לגבי הציפיות ממנו
לבקש עזרה, לבנות קשרים ומנגנוני תמיכה

16 of 19

תפקיד משאבי אנוש בתהליך

בניית התשתית שמאפשרת היערכות לפני תחילת עבודה
בניית הכלים שמאפשרים למנהלים לבנות תוכנית הדרכה, לנהל שיחות אישיות וללמוד דרכן על העובד החדש
יצירת הזדמנויות ארגוניות למפגשים חברתיים
בניית ההדרכות והחומרים לעובדים חדשים להצגת היחידה

17 of 19

חלוקת אחריות לפי תחום (דוגמא)

	לוגיסטיקה	מקצועי	חברתי	ארגוני
מנהל	הכנה מראש של כל הציוד והפתרונות הלוגיסטיים	בניית תוכנית הדרכה לכל עובד תקשורת פתוחה ומובנית 6 חודשים תיאום חונך זיהוי משימות משוב שוטף	שילוב בפעילות חברתית של הקבוצה בניית קשרי עבודה קבועים היכרות עם שותפים	הצגת המבנה הארגוני, נהלי הארגון דיון בתרבות הארגונית בשיחות אישיות
חונך	ליווי העובד החדש בהתארגנות הלוגיסטית	מענה לשאלות שוטפות הכרות עם אנשי קשר מקצועיים	ליווי בצהרים בימים הראשונים הזמנה לפעילויות חברתיות
משאבי אנוש	בניית התשתית שמאפשרת היערכות לפני תחילת עבודה	בניית הכלים שמאפשרים למנהלים לבנות תוכנית הדרכה, לנהל שיחות אישיות	יצירת הזדמנויות ארגוניות למפגשים חברתיים	במידת האפשר – הדרכות לעובדים חדשים להצגת הארגון
העובד	לקיחת אחריות לתיאומים	למידה אקטיבית, שאלת שאלות	מעורבות והצגה עצמית בפני אחרים	פתיחות לכניסה לתרבות החדשה

18 of 19

לוחות זמנים – יום ראשון

לתת מידע על היחידה. לדוגמא:

המבנה הארגוני של היחידה
מפת הבניין / הישוב / יחידות נוספות רלוונטיות
נהלים:

בטיחות, נוהל יציאה לחופשה, נוהל מחלה, נוהל מחלה של בן/בת, נוהל חתונה, נוהל חתונה של בן/בת ועוד.

מספרי טלפון, טלפונים סלולריים של עמיתים לעבודה (ושל העובד עצמו)
שמות בעלי תפקידים הנותנים שירות פנים ארגוני לעובד החדש :

שכר, רכב, משאבי אנוש, פרט, רווחה וכדומה.

היכרות עם מנהל הצוות (שיחה אישית) ועם החברים לצוות (במפגש קבוצתי או בסבב היכרות אישי קצר)
היכרות עם חונך/חונכים מקצועיים וחברתיים
ליווי לארוחת צהריים
קבלת תוכנית עבודה ומשימה לשבוע הראשון

19 of 19

לוחות זמנים� חודש ראשון, 3/6 חודשים

מפגש אישי שבועי עם מנהל ישיר (בחודש הראשון)

בדיקת התקדמות בתוכנית ההדרכה האישית
מעקב אחר ההשתלבות החברתית
חיזוק תחושת מיקוד השליטה הפנימי של העובד
זיהוי קשיים בתהליך הקליטה וטיפול בהם

שיחות סטטוס מתואמות מראש אחרי חודש, 3 חודשים, 6 חודשים

בנוסף לליווי המנהל בתהליכי העבודה השוטפים ברמה שבועית/דו-שבועית