​

Актуальні питання

переходу ОМС на електронні трудові книжки

�Ці медійні матеріали стали можливими завдяки щирій підтримці американського народу, наданій через Агентство США з міжнародного розвитку (USAID). Зміст є відповідальністю Глобал Ком'юнітіз (Global Communities) і не обов'язково відображає точку зору USAID чи Уряду Сполучених Штатів ��

Законодавча база та корисні посилання

• Кодекс законів про працю України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#Text
• Закон України від 05.02.2021 р. № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#Text
• Закон України від 08.07.2010 р. № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2464-17#Text
• Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі (Постанова Правління ПФУ від 12.03.2021 р. № 11-1) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#Text
• Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній (постанова КМУ від 12.08.1993 р. № 637) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/637-93-%D0%BF#Text
• Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text
• Відео інструкція від ПФУ https://www.youtube.com/watch?v=r9yZta81AM0

​

���

Цього разу поговоримо про:

​

• законодавче підґрунтя переходу з паперової форми обліку трудової діяльності працівника на електронний

​

• строки, визначені для переходу на електронну форму

​

• обов’язки ОМС як роботодавця в аспекті «оцифрування» паперових трудових книжок працівників

​

• алгоритм дій відповідальних осіб ОМС щодо переходу на електронну форму обліку�

​

���

Закон № 1217

​

Законом України від 05.02.2021 р. № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» запроваджено облік трудової діяльності працівника в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування

​

Наповнення Реєстру даними, які містяться в паперових трудових книжках, здійснюється протягом 5 років (до 10.06.2026 р.)

​

�

​

���

КЗпП (ст. 48)

​

Облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше 5-ти днів після прийняття на роботу.

Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Порядок ведення трудових книжок визначається Кабінетом Міністрів України.

​

​

​

�

​

���

Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника �в електронній формі

​

​

ВАЖЛИВО!

Відомості про трудову діяльність працівника подаються:

• страхувальником за працівників

АБО

• самим працівником

​

​

�

​

���

Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника �в електронній формі

​

Відомості про трудову діяльність працівника подаються:

• до територіального органу ПФУ працівником особисто

АБО

- через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису (КЕП):

• працівником
• страхувальником/представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження

�

​

���

Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника �в електронній формі

​

Відомості про трудову діяльність працівника подаються:

• через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі у вигляді xml-файлу*

​

• за періоди до набрання чинності Законом № 1217 - одним із таких способів:
• у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування
• в оцифрованому вигляді - шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис

​

���

Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника �в електронній формі

​

Електронні копії сторінок трудової книжки та документів про стаж, що визначені Порядком № 637, виготовляються шляхом їх сканування

​

Скановані копії:

• виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж
• мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи, у хронологічному порядку та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів
• рекомендована роздільна здатність при скануванні - 300 dpi
• формат зображення має бути jpg або pdf
• розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб

���

Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника �в електронній формі

​

Електронний запис складається з переліку відомостей про трудову діяльність працівника:

• найменування роботодавця
• періоди: роботи, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва, переведення з посади на іншу посаду або іншу роботу
• найменування посади, професія, спеціальність, кваліфікація, вид виконуваної роботи, структурний підрозділ
• причина припинення трудових відносин, навчання, практики, проходження служби, відносин за договорами цивільно-правового характеру, догляду, безробіття, виправних робіт (пункт, частину, статтю закону)
• вид документа, його номер і дата, на підставі якого внесено запис про початок та/або припинення: трудових відносин, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва

​

���

Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника �в електронній формі

​

Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово

​

Повторно подаються відомості про трудову діяльність у випадку:

• виправлення записів у разі виявлення неправильного чи неточного запису про періоди роботи за періоди страхового стажу після 01.07.2000 р.
• створення неправильного чи неточного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ

​

• При повторному поданні відомостей про трудову діяльність подаються титульна сторінка та сторінки зі змінами
• Подані відомості про трудову діяльність працівника мають містити повну та достовірну інформацію

���

Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника �в електронній формі

У разі відсутності в Реєстрі відомостей про:

• прийняття на роботу
• переміщення з одного структурного підрозділу до іншого/переведення на іншу постійну посаду/роботу
• звільнення
• поновлення на роботі
• призупинення/відновлення дії трудового договору
• присвоєння/зміну/позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії
• складання присяги
• стажування/навчання тощо

відповідні відомості подаються страхувальником через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження, шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника

���

Які обов’язки ОМС як роботодавця та алгоритм дій?

​

• внести відомості про трудову діяльність працівника до Реєстру
• видати оригінал паперової трудової книжки працівнику на руки (під підпис)
• якщо працівник бажає продовжити ведення трудової книжки у паперовій формі – на вимогу працівника паралельно із електронним обліком трудової діяльності внести до паперової трудової книжки записи про прийняття/переведення/звільнення/заохочення

​

���

Яка роль працівників ОМС?

​

• отримати на руки оригінал трудової книжки
• заявити (за бажання) роботодавцю вимогу щодо паралельного обліку трудової діяльності у трудовій книжці, яка зберігається у нього
• у разі наявності неточностей в оригіналі трудової книжки сприяти приведенню у відповідність таких записів

​

���

���Дякую за увагу!��Консультантка Програми USAID DOBRE�Леся Федченко�alesyafedchenko@gmail.com�