Penanganan surat masuk

By: Zulfa Nurohmah Maulida

Sumber : Pramono, Joko. 2017. KEARSIPAN. Yogyakarta: Penerbit ANDI.

​

PENANGANAN SURAT MENYURAT

• Penanganan Surat Masuk

1. Kenapa surat harus ditangani dengan baik?

2. Maanfaat penanganan surat yang baik

3. Penanganan surat masuk menurut bathos dan ating

• Penanganan Surat Masuk dengan Buku Agenda

1. Fungsi Buku agenda

2. Istilah dalam pengurusan surat system buku agenda

3. Prosedur penanganan surat masuk buku agenda

• Penanganan Surat Masuk dengan Kartu Kendali

​

Kenapa Surat masuk harus ditangani dengan baik ?

1. Agar surat dan informasinya tidak bisa hilang.
2. Kantor menjadi rapi karena tumpukan kertas tertata

dengan baik

3. Surat mudah ditemukan jika dicari karena letaknya disusun secara teratur

​

Manfaat penanganan surat yang baik

• Surat akan tercatat dengan baik
• Prosedur penanganan surat jelas
• Surat akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukan
• Rahasia akan terjaga

Cara mengurus surat masuk apabila sudah diterima oleh sekretaris menurut Bathos (2009; 24-32)

• Melakukan penyortiran
• Melakukan penyortiran selanjutnya
• Membuka sampul amplop surat
• Mengeluarkan surat dari dalam sampul
• Meneliti surat
• Membaca surat
• Menyampaikan surat (intern)
• Mencatat surat

Prosedur penanganan surat masuk menurut Ating Tedjasutisna

• Penerimaan, mengumpulkan dan menghitung jumlah surat masuk, meneliti alamat si pengirim surat, menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian nya , menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.
• Penyortiran, dilakukan berdasarkan surat biasa, rutin, rahasia
• Pencatatan, surat dicatat distempel, serta diperiksa jumlah lampiran

• Mengagendakan surat masuk, mencatat surat ke dalam buku agenda masuk (daily mail record), petugasnya dinamakan agendaris
• Pengarahan dan Penerusan, diarahkan dan diteruskan kepada pajabat yang berhak engelolanya
• Penyampaian surat masuk,
• Penyimpanan berkas surat masuk, dilakukan oleh unit pengelolah dengan menggunakan system kearsipan tertentu

​

Penanganan surat masuk dengan buku agenda

• Buku agenda adalah system pengurusan surat menggunakan buku agenda dalam pencatatan surat masuk maupun surat keluar
• Jenis buku agenda
• Buku agenda tunggal, digunakan untukmencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus berurutan pada setiap halaman
• Buku agenda Berpasangan, digunkan untuk mencatat surat masuk disebelah kiri dan surat keluar disebelah kanan dengan nomor urut sendiri sendiri
• Buku agenda Kembar, digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar masing masing disediakan buku

​

Fungsi Buku Agenda

• Sebagai alat bukti keluar masuknya surat
• Untuk mengetahui jumlah surat masuk dan keluar dalam waktu kurun tertentu
• Untuk mengetahui penomoran surat keluar
• Untuk membantu dalam melakukan pencarian surat

​

Istilah dalam pengurusan surat system buku agenda

1. Buku verbal/buku agend akeluaradalah buku yang dugunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Petugasnya disebut verbalis
2. Buku ekpedisi adalah buku yang digunakan untuk mengantar surat sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor.
3. Buku arsip/Klaper adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode kode surat dengan nomor urutnya masing masing.
4. Disposisi, adalah perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan.

5. Blanko konsep adalah blanko yangdigunakan khusus untuk membuat konsep surat

6. Blanko surat adalah lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan

7. Taklik adalah suatu tanda/paraf dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat kelaur yang baru diketik sebelum ditanda tangani oleh pemimpin

8. Cap agenda, cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda

Prosedur penanganan surat masuk system buku agenda

1. Penerimaaan surat, dilakukan oleh satpam atau resepsionis. Tugas penerima surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti ketepatan alamat, menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima.
2. Penyortiran surat , dipisahkan apakah surat pribadi atau dinas
3. Pencatatan surat dengan buku agenda
4. Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat, dilakukan oleh pimpinan dengan menuliskan instruksi pada lembar disposisi
5. Penyampaian surat

​

Lembar disposisi

Diisi sekretaris ( indeks, rahasia/penting/baisa, kode, tanggal penyelesaian, kepada, tanggal)

Diisi pimpinan (Tgl/No, Asal, Isi Ringkas, Instruksi, Diteruskan kepada)

Penanganan surat masuk dengan system kartu kendali

Kartu kendali adalah lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, peyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting

Fungsi Kartu Kendali

1. Alat pengendali surat masuk dan surat keluar
2. Alat pelacak surat
3. Arsip penganti bagi surat surat yang masih dalam proses
4. Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi

​

Keutungan menggunakan kartu kendali

• Lebih efisien dibanding buku agenda
• Dapat membedakan sifat surat (penting, baisa, rahasia)
• Menghilangkan pencatatan berulang
• Mudah melacak lokasi surat yang diproses
• Memudahkan penyusutan arsip
• Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

Mengidentifikasi jenis surat

Ciri Ciri surat Penting

• Jika surat tersebut hilang akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan
• Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang harus segera dilaksanakan
• Infomasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain

Ciri Ciri surat Biasa

• Jika surat hilang hal itu tidak akan menimbulkan kesulitan
• Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya
• Informasi dalam surat terdapat pula pada surat lain
• Jika petugas ragu menentukan surat penting atau surat biasa bisa menanyakan kepada atasan

Ciri Ciri surat Rahasia

• Surat bersampul lebih dari satu sampul surat
• Pada sampul surat tertulis kode RHS atau SRHS

​

Prosedur surat masuk penting dengan kartu kendali

1. Penerimaan surat, tugas penerima surat : menerima surat masuk dan menendatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat, menyortir surat masuk berdasarkan tanda yang terdapat pada sampu(surat kilat, suraat segera, surat pribadi surat rahasia) , menyerahkan surat ke pencatat surat, menerima surat dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.
2. Pencatatan surat ke dalam kartu kendali. Surat penting kartu kendali rangkap tiga, surat biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia mennggunakan lembar pengantar surat rahasia.
3. Pengarahan atau pengendalian surat. Petugas pengarah surat adalah pimpina pada unit kearsipan
4. Penyampaian surat ke unit pengolah
5. Penyimpanan atau penataan arsip

Kartu kendali

Prosedur penanganan surat biasa dengan kartu kendali

1. Surat surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.
2. Setelah dicatat, surat surat tersebut disampaikan ke unit pengolah Bersama lembar pengantarnya.
3. Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya, lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

Prosedur surat masuk rahasia dengan kartu kendali

1. Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkannya ke pada pencatat surat
2. Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
3. Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.
4. Pimpinan unit pengeolah memberi paraf pada pengantar 1 dan 2
5. Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2,

​

TERIMA KASIH