Tindakan Pembetulan/ Penambahbaikan Audit Dalaman OFI/NCR 2021

NCR

�1) Didapati 3 notis 32b dikeluarkan ,siasatan telah dilakukan tetapi tiada kemaskini dokumentasi dilakukan di dalam buku daftar Kesalahan Makanan (NMKDM/AM-01/2007(D). Buku daftar kesalahan makanan (NMKDM/AM-01/2007(D) tahun 2021 tiada diwujudkan .

Tindakan Pembetulan:

1. Seorang Pegawai diberikuasa dilantik untuk pengurusan dokumentasi dan kertas siasatan.
2. Pemantauan oleh PPKP U29
3. PPKP U29 UIPD diberi lebih masa berada di dalam daerah.

�2) Kertas minit tidak diisikan untuk 3 fail siasatan bagi kesalahan makanan notis 32b.

Tindakan Pembetulan:

1. Kesemua Kertas Minit yang dikeluarkan telah dilengkapkan dan diminit oleh ketua unit.
2. Kertas Minit yang telah diminit oleh ketua unit telah dirujuk ke UIPN untuk semakan dan pemohonan lzin Kompaun dan Izin Dakwa.
3. Kertas Minit bagi kes yang telah menjalankan kompaun telah dilengkapkanserta diminit dan dirujuk untuk mohon kes ditutup.

�3) Tiada buku dispatch rekod pengagihan bunting bertajuk ‘Aliran Poses Pemberian Imunisasi Covid19” ke klinik-klinik kesihatan daerah Sabak Bernam.

Tindakan Pembetulan:

1. Borang Khas untuk klinik kesihatan akan disediakan di stor unit dan setiap klinik kesihatan bagi mengelakkan masalah borang tidak dibawa/disediakan semasa edaran.

�4) Semakan fail mendapati masih ada nama anggota yang telah bertukar tetapi surat kebenaran tidak diperbaharui lagi. Surat kebenaran ditandatangani pegawai yang berkenaan walaubagaimanapun nama anggota yang telah bertukar masih tidak dikeluarkan dari senarai.

Tindakan Pembetulan:

1. Membuat Surat Arahan bertulis kepada pemungut kecil untuk memaklumkan kepada pemungut utama tentang pertukaran pegawai dalam bentuk surat yang dilampirkan dengan carta aliran tugas.

2) Mengemaskini surat kebenaran khusus kutipan hasil daripada nama pegawai secara berkelompok kepada nama secara individu agar mudah diselenggara.

�5) Semakan buku Kew. 38 – Pin 2/86 (kupon untuk warga asing), mendapati buku kupon bersiri FQ224369 dikeluarkan pada 2/7/21 namun tidak didokumenkan di dalam buku Kew. 67 – Pin 1/84. Resit hijau juga tidak dikembalikan kepada PKD semasa bayaran hasil. Nombor siri akhir adalah FQ224369.

Tindakan Pembetulan:

1. Semua Hasil kewangan akan disemak dan direkodkan ke dalam buku kutipan hasil KEW 67-Pin 1/84 pada hari yang sama dan diserahkan kepada PKD.

2) Satu Senarai Semak akan disediakan di mana setiap kali penghantaran hasil ke PKD, senarai semak dipenuhi dan disemak oleh pembantu tadbir yang menerima hasil.

�6) Kad petak KEW PS-4 digunakan untuk membuat semakan stok peralatan/item di stor tetapi tidak lengkap dari segi dokumentasi.

Tindakan Pembetulan:

1. Peringatan telah diberikan agar MA membuat dokumentasi lengkap sewaktu menyemak item di stor, termasuk tarikh luput item.
2. Jadual Mingguan telah dibuat agar MA dapat menyemak stok item di stor secara berkala dan berterusan.

�7) Semua item dlm troli kecemasan adalah senarai item keperluan yang penting untuk menguruskan kes kecemasan. Kekurangan item ini berpotensi menjejaskan pengurusan kes kecemasan.Inj Hydrocortisone 100mg, Inj Chlorpheniramine 10mg, Inj Metoclopramide 10mg, Inj Prochlorperazine 12.5mg, Water For Injection tidak disimpan dalam troli kecemasan/ bililk kecemasan semasa audit dijalankan.

Tindakan Pembetulan:

1. Peringatan telah diberikan kepada MA supaya membuat semakan jumlah ubat-ubatan di bilik kecemasan seminggu sekali (pada Hari Jumaat/non peak hour).

2) Data baru telah dibuat ( kad petak( untuk ubat Inj Hydrocortisone, Inj Chlorpheniramine, Inj Metoclopramide dan Inj Prochloperazine supaya rekod jumlah ubat-ubatan dapat dipantau.

�8) Dokumentasi tidak lengkap semasa lawatan susulan pesakit ke klinik. Pelan Pengurusan tidak lengkap atau tiada. Saringan komplikasi tidak dilakukan- visual activity/fundus.

Tindakan Pembetulan:

1) Mewujudkan " checklist" saringan tahunan komplikasi penyakit diabetes. Meningkatkan tahap dokumentasi lawatan dan pelan pengurusan.

�9) Kajian waktu menunggu pesakit tidak dilakukan mengikut pekeliling yang ditetapkan. Slip atau borang daftar waktu tidak digunakan. Data kajian juga tidak dimasukkan ke dalam sistem online eMasa. Maka, purata waktu menunggu tidak dapat dipantau atau dinilai.

Tindakan Pembetulan:

1. Pemohonan User ID daripada PKD untuk mendaftar nama klinik sebagai perlaporan secara online.
2. Perlaksanaan EMASA serta-merta dan memohon Pihak PKD menyediakan salianan kamus KPI Emasa sebagai rujukan.
3. Perlaporan EMASA secara manual sehingga User ID dibekalkan. Perlaporan Manual dalam Excel masih dalam pembuatan format.

�10) Mesin UFEME jenama URISCAN di KK Bagan Terap dan KK Sungai Air Tawar telah melebihi tempoh PPM.

Tindakan Pembetulan:

1. Telah Dibuat Penyelenggaraan Oleh QMS. Mesin Dalam Keadaan Baik Dan Boleh Diguna Pakai. Memastikan PPM dilaksanakan ikut Jadual.

OFI

�1) Auditee tidak menyediakan Katalog Ubat bagi item yang disimpan di stor farmasi. Hanya terdapat Master Indeks yang mamaparkan item dan lokasi ubat yang disimpan di stor. Merujuk kepada Garis Panduan Pengurusan Farmasi Logistik Kementerian Kesihatan Malaysia, Edisi 1 2020, Katalog bermaksud satu senarai stok dalam pegangan yang mengandungi maklumat-maklumat lengkap mengenai nombor kod, perihal barang, unit pengukuran dan harga.�Katalog hendaklah disediakan oleh semua stor dan perlu dikemaskini sekurang-kurangnya setahun sekali.�

Tindakan Penambahbaikan:

1. Katalog ubat untuk stor telah disediakan dan maklumat mengenai nombor kad, perihal barang, unit pengukuran dan harga telah dikemaskini pada 18/8/21.
2. Katalog ubat ini akan dikemaskini sekurang-kurangnya setahun sekali dan perancangan telah dibuat untuk mengemaskini katalog ubat stor setiap awal tahun iaitu pada Januari.

�2) Merujuk kepada Garis Panduan Pengurusan Farmasi Logistik Kementerian Kesihatan Malaysia, Edisi 1 2020, Ketua Jabatan perlu melantik pegawai-pegwai khusus dalam menjalankan pengurusan stor. Lantikan telah dilakukan dimana pegwai pemesan adalah Penolong Pegawai Farmasi manakala pelulus adalah Pegawai Farmasi. Ada 3 laporan ’purchase order’ dimana pemesan dan pelulus dilakukan oleh orang yang sama.

Tindakan Penambahbaikan:

1. Surat Turun Kuasa dan Lantikan pegawai menjalankan tugas melalui sistem PHIS dan IWP telah dikeluarkan dan diedarkan kepada semua anggota Farmasi.
2. Memberi Peringatan kepada semua anggota bahawa anggota pemesan dan pelulus perlu terdiri daripada 2 anggota yang berlainan dan tertakluk kepada Garis Panduan Pengurusan Farmasi Logistik KKM, Edisi 1 2020.

�3) Kes-kes aktif pesakit TB direkodkan di dalam buku daftar kes tibi dalam rawatan (TBIS 101B) dan maklumat pesakit akan direkodkan di dalam folder tibi (TBIS 10B-1) seperti sejarah pesakit, pemeriksaan fizikal dan vital sign, laporan sapuan kahak dan keputusan dasar darah sebelum memulakan rawatan. Kad rawatan tibi (TBIS 10-I) juga perlu dilengkapkan bagi memastikan kesinambungan perawatan serta untuk mengesan keciciran rawatan. Semakan buku rekod tersebut terhadap 2 sampel menemui rekod rawatan yang tidak dilengkapkan dari segi rawatan terkini pesakit seperti DOTS.��

Tindakan Penambahbaikan:

1. Memberi Nasihat dan Teguran Lisan secara terus kepada penyelia program TB klinik supaya lebih teliti dan update dalam merekod berkaitan DOTS dan Rawatan setiap pesakit TB.
2. Pegawai Perubatan dan Penolong Pegawai Perubatan yang menyelia program TB di KK diarah supaya terus update data DOTS dan Rawatan pesakit setiap kali selepas pesakit hadir ke klinik untuk program TB.
3. Memohon Penyelia TB Daerah untuk datang ke KK Simpang Lima bagi memberi tunjuk ajar kepada PPP baru yang menyelaras Program TB Klinik.
4. Mencadangkan nama Penyelia TB KK dimasukkkan dalam senarai peserta kursus jika ada dianjurkan oleh unit TB daerah/ negeri.

�4) Kelemahan merekod seperti jumlah para dan tarikh temujanji, dalam buku daftar PKW101 tidak lengkap seperti arahan di dalam Buku Panduan Sistem Maklumat Kesihatan Keluarga yang menjadi rujukan utama. Ruangan temujanji ditulis hari/bulan sahaja, dalam buku panduan perlu tulis hari/bulan/tahun. ��

Tindakan Penambahbaikan:

(Klinik Parit 9, Sekinchan)

1. Telah dilakukan serta merta dan semua staff telah diingatkan untuk mencatat dengan lengkap mengikut garis panduan.
2. Tindakan Penambahbaikan dilakukan serta-merta dan seterusnya di masa akan datang.

(KK Sabak Bernam)

1. Penyelia telah dimaklumkan supaya ruangan kotak yang disediakan untuk merekod kedatangan klien dibesarkan semasa membuat indent buku di bawah pencetakan supaya senang ditulis tarikh yang penuh pada ruangan tersebut.
2. CME telah dilaksanakan pada 27.8.2021 kepada semua anggota jururawat KK dan juga KD bagi menerangkan pengisian yang betul di dalam buku daftar PKW 101 memgikut Buku Panduan Sistem Maklumat Kesihatan Keluarga.
3. Jadual Penyelia juga telah disediakan bagi memantau anggota jururawat di KK dan KD.

​

�5) Semasa Audit dijalankan, makmal berada dalam keadaan yang tidak kemas, bersepah, susun atur peralatan tidak rapi. Selain itu, kotak penuh yang berada dalam stor dan bilik pegaai boleh menyebabkan kesukaran mencapai barang dan peralatan/perkakas tidak dijumpai. ��

Tindakan Penambahbaikan:

1. Makmal KK PARIT BARU- staff makmal mula mengemas dengan membuang segala kotak yang tidak digunakan, PPE disusun dalam peti besi berkunci, dilabel pada peti bagi memudahkan pencarian PPE. Susun Atur Stor, Kerusi Makmal, Stok-Stok Makmal dibuat secara teratur.

�6) Semakan Data Latihan Auditee Dalam Sistem Mega Makmal PKDSB- Auditee dapat menunjukkan carian data latihan tetapi auditee tidak mengisi data latihan yang dihadiri. ��

Tindakan Penambahbaikan:

1. Auditee telah kemaskini data latihan dalam sistem Mega Unit Makmal. Teguran lisan diberi kepada semua staff makmal supaya mengemaskini data latihan setiap bulan.

�7) Borang PER PAT 301 tidak lengkap diisi oleh Pegawai Perubatan. Tiada Diagnosis dinyatakan dalam borang makmal PERPAT 301. ��

Tindakan Penambahbaikan:

1. Membuat memo dalaman berkenaan keperluan dan kepentingan mengisi borang PKM pada setiap temujanji (temu janji doktor dan suntikan) untuk Pegawai Perubatan/ Penolong Pegawai Perubatan/ Jururawat yang mengendalikan pesakit pada setiap temu janji/ suntikan.

�8) Semakan pada rekod rawatan buku KIK/1(b)/96(Pind.2019) bertarikh 17/6/2021 pesakit telah didiagnos GDM berdasarkan pada ujian MGTT. Namun, semakan pada buku KIB 102 pind. 2/2007 Buku Komplikasi KK Parit Baru didapati tiada rekod pesakit dicatatkan semasa audit dijalankan. ��

Tindakan Penambahbaikan:

1. CME mengenai buku daftar KIB 102 telah diberi pada staff klinik kesihatan parit baru dan klinik-klinik desa.
2. Komplikasi GDM A5/21 telah diekod dalam KUB 102 pada hari audit dijalankan selepas mendapat teguran.
3. Makluman mengenai OFI KIB 102 telah dimaklumkan pada semua staff melalui aplikasi whatapps pada hari mesyuarat penutupan audit untuk mengemaskini buku KIB 102.

�9) Aset Unit Fisioterapi telah melebihi tarikh PPM semasa audit dijalankan tetapi permohonan quotation untuk PPM telah dilakukan. �

Tindakan Penambahbaikan:

1. Memeriksa Jadual PPM/ Tarikh PPM akan datang.
2. Membuat Pemantauan quotation lebih awal supaya tidak melebihi tarikh PPM yang sepatutnya.
3. Quotation PPM sudah dihantar ke pejabat.

�10) Terdapat ralat terhadap dokumentasi “Batch No” vaksin Hexaxim pada Rekod Kesihatan Bayi dan Kanak-Kanak yang tidak sama dgn dokumentasi “Batch No” di Buku Rekod Vaksin (KKK 104). Auditee telah mendokumentasikan “Lot No” pada buku Rekod Kesihatan Bayi dan Kanak-Kanak dan bukan “Batch No” yang mengakibatkan ralat. �

Tindakan Penambahbaikan:

1. Punca Kesalahan ialah kurang kesedaran auditee tentang keperluan tulis no manufactured atau Batch No yang tertera di atas botol vaksin. Memo Bertulis/ Whatapps akan dikeluarkan oleh ketua unit dan disampaikan kepada anggota bawah jagaan sebagai peringatan kepada semua supaya semua perlu mencatatkan Batch No Vaksin dalam Rekod Kesihatan Bayi Dan Kanak-Kanak dan KKK104.

�11) Organisasi hendaklah memeriksa bag lawatan ke rumah secara berkala sekurang-kurangnya seminggu sekali menggunakan senarai semak bag lawatan ke rumah dan di dokumenkan di senarai semak sebagai bukti dokumentasi. Peralatan ubatan dan bukan ubatan di dalam bag lawatan ke rumah di periksa secara berkala tetapi dokumentasi senarai semak yang terakhir adalah pada 18/12/2020 yang sepatutnya dilakukan seminggu sekali. �

Tindakan Penambahbaikan:

1. Surat Tunjuk Sebab telah diisi oleh JM dan hantar kepada ketua unit. Tindakan Pembetulan segera telah diambil sewaktu teguran juruaudit dengan mengisi checklist tersebut.

�12) Defaulter Tracing tidak dilakukan. Pesakit DM mempunyai kawalan penyakit yang teruk/ tidak terkawal. Lawatan Akhir=25/6/2021. Lawatan Susulan/temu janji=15/7/2021 �

Tindakan Penambahbaikan:

1. Defaulter Tracing tidak dapat dilaksanakan ke atas pesakit kerana nombor telefon yang didial tiada dalam perkhidmatan. Defaulter Tracing akan ditambah baik dengan mengemaskini nombor telefon terkini dan alamat lengkap.

�13) Borang PKM tidak diisi semasa rawatan susulan pesakit ke klinik.

Tindakan Penambahbaikan:

1. Membuat memo dalaman berkenaan keperluan dan kepentingan mengisi borang PKM pada setiap temujanji (temu janji doktor dan suntikan) untuk Pegawai Perubatan/ Penolong Pegawai Perubatan/ Jururawat yang mengendalikan pesakit pada setiap temu janji/ suntikan.

�14) Berdasarkan Senarai Pendaftaran Pesakit Asthma KK Merbau Berdarah (Excel) , keseluruhan kes asthma adalah seramai 35 orang. Daripada 35 kes, jumlah kes yang masih aktif datang temujanji dan kes defaulter tidak diketahui kerana tiada rekod atau data khusus untuk menilai status terkini pesakit. Tiada rekod atau data lain yang ditemui untuk mengetahui status pesakit sama ada masih patuh temujanji atau terlepas tarikh dan tiada rekod mengenai tindakan defaulter tracing yang dijalankan.

Tindakan Penambahbaikan:

1. Menambah ruangan " Status Pesakit Asthma" di dalam senarai pendaftaran pesakit asthma di excel buku daftar asthma. Memberi Penekanan kepada MA/MO untuk sentiasa kemaskini status pesakit bagi mengelakkan kes defaulter tidak dapt dikesan atau kes asthma kawalan teruk tidak dapat dikesan. Menyemak semula rekod-rekod pesakit untuk kemaskini status mereka.

�15) Audit mendapati tarikh daftar asthma bg pesakit yang ditulis di buku rekod asthma tidak selari dengan tarikh yang ditulis di senarai pendaftaran pesakit asthma (Excel). Ada juga rekod asthma yang tidak ditulis tarikh daftar di buku. 2) Semakan buku rekod asthma pesakit juga mendapati dokumentasi tidak lengkap sama ada di bahagian muka hadapan, bahagian sejarah perubatan dan sejarah masalah kesihatan atau di bahagian rawatan semasa.��

Tindakan Penambahbaikan:

1. Tarikh Daftar Asthma di dalam sistem excel telah dibetulkan mengikut tarikh sama pada buku rekod asthma.

2) Penyataan diberikan pada MA/MO supaya melengkapkan muka surat pertama sewaktu berjumpa pesakit.

3) Pengasingan fail-fail pesakit yang sebelum ini telah telah bercampur aduk antara pesakit asthma dan COPD- pesakit COPD diasingkan kerana management yang berbeza.

�16) Semakan kad rekod Perubatan 96-Pin.1/78 terhadap beberapa kes-kes kecemasan mendapati dokumentasi tidak lengkap dari segi masa kedatangan pesakit ke kecemasan. Masa kes datang ke kecemasan tidak dicatatkan. �

Tindakan Penambahbaikan:

1) Semua staff klinik telah diingatkan supaya mencatatkan tarikh dan masa kedatangan setiap pesakit (termasuk kes bukan kecemasan).

�17) Semakan rekod Perubatan 96-Pin.1/78 mendapati terdapat satu kes kecemasan "Shortness of Breathe" yang tidak mendapat rawatan susulan asthma yang sewajarnya. Tujuan rawatan susulan adalah untuk membuat penilaian atau pemeriksaan semula selepas rawatan yang telah diberikan. �

Tindakan Penambahbaikan:

1. Sesi CME dan Pengingatan telah diberkan kepada Medical Assistant dan Medical Officer berkenaan Pengurusan/ Management of Asthma.
2. Semua Kes-kes Kecemasan Selepas ini akan diberikan temujanji klinik dalam masa 1-2 minggu untuk menilai semula kondisi pesakit.

�18) Penyelenggaraan troli kecemasan mendapati beberapa jumlah ubatan sebenar tidak sama dengan jumlah ubat yang dicatat di checklist/ senarai semak troli kecemasan JPL. �

Tindakan Penambahbaikan:

1. Peringatan diberikan pada MA yang menyelenggara troli kecemasan agar lebih peka semasa membuat senarai semak.
2. Waktu Semakan Troli Kecemasan akan dibuat setiap hari Jumaat (non peak hour) bagi mengelakkan gangguan/ kecuaian berlaku.
3. Penyelia MA akan membuat semakan semula troli kecemasaan sekurang-kurangnya 2 minggu sekali/ sebulan sekali.

�19) Buku saringan status kesihatan warga emas BSSK/WE/2008 Pind 1/2014 akan diberikan dan perlu diisi lengkap oleh pesakit dan provider kesihatan semasa pendaftaran warga emas. Di dalam buku BSSK tersebut, bahagian yang perlu diisi oleh Provider kesihatan (ukuran antropometri, pemeriksaan fizikal, risiko/masalah dikesan dan pengendalian risiko/masalah kesihatan) tidak diisi �

Tindakan Penambahbaikan:

1. Penyelarasan Semula dengan merujuk kembali garis panduan dalam pemgurusan kes BSSK.
2. Pegawai Kesihatan Berkaitan diberi pendidikan semula mengenai Buku Garis Panduan BSSK.

�20) Tiada Dokumentasi/ bukti penyelenggaraan ambulan dilakukan (KEWPA)

Tindakan Penambahbaikan:

1) Akan Mewujudkan satu fail simpanan rekod penyelenggaraan kedua-dua kenderaan sebagai bukti dokumentasi dan memastikan satu salinan di simpan di klinik kesihatan.

�21) Di KK Parit Baru, Perkhidmatan Rawatan Tibi ada dilaksanakan dan borang TBIS-10-I tidak diisi lengkap.

Tindakan Penambahbaikan:

1. Borang TBIS 10-I bagi Pesakit Nur Syafiyah Syafiqah Binti Johan, 100623-10-0736 telah diisi dan dilengkapkan. Disertakan sekali adalah bukti tindakan pembetulan.
2. Audit Kendiri Berkala setiap bulan akan dilakukan oleh Pegawai Yang Menjaga bagi memastikan dokumentasi dilaksanakan dengan sempurna.