Загальні правила оформлення документів. Ділове листування

• 11 клас

Дізнаємось:

Загальні правила оформлення документів

ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів»

Ділове листування

Cлужбове листування – важлива частина ділового етикету. 

Діловий стиль – це сукупність мовних засобів, функція яких – обслуговування сфери офіційно-ділових відносин.

Предметом ділового спілкування виступає діяльність організації: управлінська, виробнича, економічна, наукова, технічна і ін.

Інформація в діловому спілкуванні має бути:

За змістом і призначенням ділові листи можуть бути:

Особливості офіційно-ділового стилю документів

1. Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні.

​

​

10

2. Наявність мовних зворотів – кліше,  певна стандартизація початків і закінчень документів. 

​

​

11

Кліше – це мовні конструкції, яким властиві постійний склад компонентів, їх порядок та усталене звучання. Розрізняють прості, ускладнені та складні кліше.

Прості кліше – це мовні конструкції, що складаються з двох слів: згідно з, відповідно до, вжити заходів, оголосити подяку, винести догану, брати участь тощо.

Ускладнені – що мають більше двох слів: брати до уваги, згідно з оригіналом, брати активну участь, вжити суворих заходів, винести сувору догану тощо.

Складні – мають у своїй структурі два простих кліше, які поєднані в один блок: відділ боротьби з організованою злочинністю, контроль за виконанням наказу залишаю за собою, наказ оголосити особовому складу академії тощо.

3. Наявність реквізитів, які мають певну черговість.

Реквізит  (лат. requisition – потрібне, необхідне) — сукупність постійних елементів, з яких складаються документи.

Реквізит — обов'язковий елемент, зафіксований в документі для його ідентифікації, організації обліку та надання йому юридичної сили

1 — Державний герб;

2 — емблема організації;

3 — зображення нагород;

4 — код організації;

5 — код документа;

6 — назва міністерства чи відомства;

7 — назва підприємства (установи, організації, фірми);

8 — назва структурного підрозділу; ,

9 — індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;

10 — назва виду документа;

11 — дата;

12 — індекс (вихідний номер документа);

13 — посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 — місце складання чи видання;

15 — гриф обмеження доступу до документа;

16 — адресат;

17 — гриф затвердження;

18 — резолюція;

19 — заголовок до тексту;

20 — позначка про контроль;

21 — текст;

22 — позначка про наявність додатка;

23 — підпис;

24 — гриф погодження;

25 — візи;

26 — відбиток печатки;

27 — позначка про завірення копії;

28 — прізвище виконавця та номер його телефону;

29 — позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 — позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 — позначка про надходження.

Обов'язкові реквізити

• Якщо у документі відсутній або неправильно оформлений один із цих реквізитів, документ втрачає чинність, не має юридичної сили.

4. Логічність і аргументованість викладу.

​

5. Відсутність індивідуальних рис стилю.

​

6. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні.

​

​

Основними рисами тексту ділових документів є:

Текст документа складається з логічних елементів:

Завдання на самостійну підготовку

• За конспектом:

опрацювати записи.

​

• Створіть документ, який міститиме діловий лист-прохання.