3 of 10

Деловая переписка

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве организаций письма превалируют над остальными документами.

Письмо - общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяют в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты (Различают письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, и ряд других).

4 of 10

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

документы оформляются на специальных бланках – бланках для писем - и подписываются руководителем организации или его заместителем в рамках предоставленной им компетенции;
текст должен излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования;
события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

«В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной–двух частей – вступления и заключения. Сложные в композиционном плане содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение»

5 of 10

Деловое письмо и его функции.

Деловое письмо выполняет ряд важных функций:

Информационная функция (в письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей)
Организационной функция (с помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности)
Коммуникативная функция (обеспечивает внешние связи организаций)
Юридическую функцию
Воспитательную функцию

6 of 10

Прежде всего, все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

письма, требующие письма-ответа;
письма, не требующие письма-ответа.

7 of 10

Письма, принадлежащие к первой группе, условно можно назвать «письма-вопросы» и «письма-ответы», что, в свою очередь, позволяет выделить:

письмо-просьбу;
письмо-обращение;
письмо-предложение (письмо-представление);
письмо-запрос;
письмо-требование.

8 of 10

Общая структура делового письма

Простое письмо – это малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос. Сложное письмо – многоаспектный документ, в котором рассматривается несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц. Однако каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура – три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т.п.
В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую.
Тексты сложных, многостраничных писем могут разбиваться на разделы, пункты, а при необходимости – и на подпункты. Следует указать на важность деления текста с помощью абзацев – отступов в строке при начале новой смысловой части документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание. Для современной деловой переписки характерна подготовка простых писем, в которых обычно рассматривается один вопрос.
Письмо, как правило, не должно занимать более одной страницы формата А4.

9 of 10

Оформление делового письма

Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк.
Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) – печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

10 of 10

Список литературы
1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. –М.: Изд-во стандартов, 2003
2. Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству.2-е издание, испр. И доп. – М.: «Март» Ростов-на-Дону: издательский центр «Март», 2006 – 320с.
3. Веселов П. В. Современное деловое письмо. – М.- 1990. – 150с.
4. Домащенко Г.А., В.А. Коробова, В.В. Костина Учебное пособие «Российский заочный институт текстильной и легкой промышленности» - Москва,2007.

1 of 10

2 of 10