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Consignes de démarrage

2 coopérateurs par caisse

Au moins l’un des deux caissiers doit être expérimenté (c’est-à-dire avoir fait la caisse plusieurs fois)
Les postes de caissiers ne sont pas échangeables en milieu de service

Vous voyez cet écran, vous pouvez commencer !

Dernière mise à jour : Juillet 2019

PROCEDURE CAISSE

Au moindre doute, appelez le responsable Caisse (Coordo Caisse ou Salarié)

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Définir le client (le membre acheteur)

Présentation de l’écran de Caisse

1. Scanner la carte du membre

Si le scan ne passe pas ou que le coopérateur n’a pas sa carte, rechercher le membre par son NOM complet ou son NUMERO.

S’il s’agit d’une personne rattachée, le chercher par son NOM.

2. Cliquer sur

Pour annuler :

- Cliquer sur le membre

- Cliquer sur le bouton “Dé-sélectionner le client”

Panier

= Ticket de caisse

Liste des produits disponibles

Zone de saisie pour chercher un produit

Touche Paiement

Touche Suppression

Clavier numérique

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Scanner les articles

1. Scanner les produits 1 par 1

Si un article est acheté en plusieurs exemplaires : il faut scanner chaque exemplaire pour éviter les erreurs de caisse et de stock (il peut arriver que 2 produits soient quasi identiques et l’on ne remarque pas qu’ils sont différents)

2. Vérifier que le panier se remplit correctement à chaque fois qu’1 produit est scanné

⇒ le produit doit apparaître en dernier dans la liste et la quantité doit être correcte

La vérification du panier est TRÈS IMPORTANTE pour éviter les erreurs de caisse !

Il peut arriver que :

- le scan bippe mais le produit n'apparaît pas dans le panier

- l’article a été enregistré 2 fois dans le panier (toujours vérifier les quantités sur l’écran)

Vous trouverez sur la page suivante que faire si vous êtes confrontés à ces problèmes

Répartition des rôles entre les 2 membres en caisse :

Le membre n°1 prépare les produits avec le code barre face au scanner mais à distance de celui-ci et vérifie les articles (par exemple, fruits et légumes étiquetés, anticiper les code-barres absents ou endommagés).
Le membre n°2 scanne les produits, en ayant les yeux rivés sur l’écran pour vérifier qu’aucune erreur ne s’affiche. L’écran est votre « tour de contrôle » qui vous permet d’éviter, ou de corriger à temps, toute erreur.

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→ COMMENT FAIRE ? Supprimer un article du panier

- Sélectionner l’article (la ligne devient grisée)

- Taper sur la croix du clavier numérique jusqu’à ce que la quantité (Kg ou Unité) soit égale à 0

- Taper une dernière fois sur la croix pour supprimer définitivement la ligne

Attention avec la touche Suppression : 1 clic de trop, et la quantité du produit précédent passe à 0 et ne sera pas facturé

→ COMMENT FAIRE ? Modifier la quantité

Si un article a été scannée 2 fois par erreur :

- Sélectionner l’article (la ligne devient grisée)

⇒ Pour un article vendu à l’unité : Taper sur “1” sur le clavier numérique pour que la quantité passe à 1

⇒ Pour un article vendu au poids : Supprimer l’article du panier (voir paragraphe suivant), puis re-scanner l’article (ne pas taper “1” car dans ce cas, il sera facturé 1kg !)

→ COMMENT FAIRE ? Ajouter un badge dans le panier

Les badges “rattachés”, “enfants mineurs” ou refaits en cas de perte sont facturés 5€. Le paiement se fait en caisse.

Pour ajouter le paiement d’un badge dans le panier d’achats du membre :

Cliquer sur “Carte de Membre”
Puis cliquer sur l’article “Badge Coopérateur”
Cliquer ensuite sur la maison pour revenir sur l’écran classique

→ COMMENT FAIRE ? Changer un rouleau (fin du fil rouge sur le ticket)

Les réserves de rouleaux se trouvent dans les placards de chaque caisse. S’il n’y en a plus, en demander au bureau des membres.

Pour changer un rouleau, ouvrir le capot du boitier (TPE, Terminal de Paiement Electronique) et placer le nouveau rouleau dans le même sens que l’ancien. Refermer le capot.

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→ COMMENT FAIRE ? Le code barre ne passe pas

Lorsque le code barre n’est pas reconnu :

parfois le scan bippe mais une fenêtre s’affiche avec un message d’erreur
parfois il ne bippe pas

Fermer

Code barre EN ENTIER

123

Rechercher par Code Barre :�

1- Se positionner dans la zone de recherche (en haut à droite)

3- Mettre le clavier en numérique en tapant sur la touche ‘123’

4- Rechercher le produit en tapant le code barre EN ENTIER

5- Sélectionner le produit : il va s’ajouter dans le panier

6- Refermer le clavier en cliquant sur Fermer

Pour tous les articles pesés à la Louve (fruits et légumes, vrac, certains fromages et certaines viandes).

Demander à l’acheteur de retourner à une balance pour obtenir un nouveau code barre (à côté de chaque balance, vous trouverez un classeur avec l’ensemble des code PLU). ��Pour les autres produits

> Solution 1 : Vérifier que vous avez scanné le bon code-barre. Il se peut qu’il y ait deux code-barres fournisseur. Certains articles sont pesés à la coop, il faut donc passer le code-barre Louve. En cas d’absence de celui-ci ou s’il ne passe pas, ré étiqueter le produit à une balance (en utilisant les codes du classeur “PLU”)

> Solution 2 : Rechercher avec le code barre EN ENTIER

Soit vous trouvez le produit : le code barre était illisible

Soit vous ne trouvez pas le produit : cela signifie qu’il est mal enregistré dans la base. Il faut alors apporter le produit à un salarié pour que cela soit définitivement corrigé

→ COMMENT FAIRE ? VRAC Liquide

Lorsque un coopérateur achète du vrac liquide :

Si c’est la 1ere fois :

Scanner l’étiquette du produit ET l’étiquette du contenant
Coller la pastille prévue à cet effet sur le code barre du contenant afin que le coopérateur puisse le réutiliser sans le re-payer (Les pastilles sont dans la bannette de chaque caisse

Si le contenant a déjà été payé :

Scanner l’étiquette du produit uniquement

→ COMMENT FAIRE ? Produits de l’armoire “Huiles essentielles”

Pour acheter des produits de l’armoire Huiles essentielles, le coopérateur doit solliciter les caissiers lors de son passage en caisse. La clé se trouve dans le placard de la caisse 1. Le caissier accompagne le membre, ouvre l’armoire, attend que le membre choisisse ses produits, referme l’armoire et replace la clé à sa place.

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Le PAIEMENT�Valider le panier & accèder au paiement

Après la validation du panier, l’écran de paiement apparaît. Vous y trouverez :

Zone de choix du mode de paiement

Montant dû

Validation du paiement

Clavier numérique

Quand tous les produits sont scannés, taper sur la touche “Paiement”.

Retour impossible : une fois que l’on passe à l’étape “Paiement”, il n’est plus possible de revenir en arrière pour changer le panier des articles.

En cas de problème, aller chercher un salarié au bureau des membres, ou au bureau des salariés si le bureau des membres est fermé.

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Sélectionner le moyen de paiement

- Choisir le moyen de paiement parmi les choix suivants :

A venir ! Par espèces :seules les caisses disposant d’un monnayeur automatique peuvent accepter les paiements en espèces

Par chèque

Par Carte Blancaire (CB)

- Après avoir sélectionné le moyen de paiement, votre choix s’affiche dans le bandeau vert

Si vous souhaitez retirer la ligne verte (par exemple si on a tapé 2 fois sur CB par erreur, ou si le coopérateur souhaite finalement payer par chèque…) :

> Touche “Supprimer” du clavier numérique

> Cliquer sur la croix à droite dans bandeau

Annuler le moyen de paiement choisi

TRÈS IMPORTANT !! Il ne doit y avoir qu’1 seule ligne verte sur l’écran

A noter : Il n’est plus possible de faire des paiements CB “Sans Contact” (car cette modalité de paiement avait pour conséquence une charge de travail supplémentaire trop considérable pour la compta).

Pas de minimum pour les paiements par Carte

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Paiement par Chèques

Choisir CHEQUES (EUR)

Vérifier le chèque :
Montant
Ordre “COOPERATIVE LA LOUVE”
Date et lieu
Signature

Tamponner le dos du chèque

Classer le chèque : placer le chèque sur l’enveloppe kraft avec un trombone par dessus le chèque précédent.

Valider (bouton en haut à droite)

⇒ La validation déclenche l’impression du ticket de caisse

TRÈS IMPORTANT !! Pensez à bien valider. Si vous avez oublié de valider et que vous commencez à scanner les produits de l’acheteur suivant, les produits vont s’ajouter au panier de l’acheteur en cours.

Si cela vous arrive, il faut supprimer les articles de l’acheteur suivant pour revenir sur le panier de l’acheteur en cours, puis cliquer sur paiement, puis chèque, puis valider

ON NE VALIDE JAMAIS UN TICKET QUI NE CORRESPOND PAS AU MONTANT RÉELLEMENT PAYÉ

6. Vérifier que le montant du ticket de caisse correspond au montant du chèque, et que ce dernier est écrit en lettres et en chiffres

7. Donner le ticket de caisse et indiquer au membre qu’il lui sera demandé à la sortie

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Paiement par Carte Bancaire

Choisir CARTE-BANCAIRE (EUR)

Le TPE (terminal CB) est relié à la caisse. Le montant et les instructions vont automatiquement s’afficher sur le TPE

Sur le TPE, l’acheteur tape et valide son code (le paiement sans contact n’est plus possible)

Le 1er ticket qui sort du terminal est à remettre à l’acheteur, c’est le “ticket client”

Sur le TPE, appuyer sur la touche validation (verte) ⇒ Le 2e ticket qui sort du terminal est pour La Louve, c’est le “ticket commerçant”. Il est à ranger dans la boîte dédiée (par dessus le précédent avec un trombone); les tickets d’abandon doivent être conservés à part avec un autre trombone

Le TPE est relié à la caisse. Dès que le paiement est OK sur le TPE, la caisse valide automatiquement ce qui déclenche l’impression du ticket de caisse

Donner le ticket de caisse et indiquer au membre qu’il lui sera demandé à la sortie

Problème avec le TPE ? Voir la NOTE en page suivante

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Paiement par Carte Bancaire :

les problèmes déjà rencontrés

Note 1 - Problème avec LE TERMINAL TPE

Parfois, le lien entre la caisse et TPE ne fonctionne pas et le montant ne s’affiche pas sur le TPE.

Dans ce cas, cliquer sur la croix de la ligne verte pour supprimer le moyen de paiement CB, attendre 5 secondes, puis re-cliquer sur CARTE BLEUE - Il ne faut jamais taper le montant directement sur le TPE

Recommencer autant de fois qu’il est nécessaire pour que le montant s’affiche correctement sur le TPE

!! NE PAS TOUCHER AU TPE !!

→ Si le problème se produit plusieurs fois, le signaler à son Coordo Caisse ou à un salarié

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Fin de service

Le responsable de caisse vient fermer votre caisse
Veiller à laisser la caisse et ses abords dans le même état qu’à votre arrivée :

nettoyer la table de caisse et passer le balai au sol si besoin
ranger le matériel nécessaire dans la petite boîte
ne pas laisser traîner des papiers ou autres sur la table
remettre à leur place les paniers que certains membres auraient laissés devant la table de la caisse
remettre en rayon les articles oubliés en caisse
récupérer votre bouteille d’eau ou thermos

Remplir la feuille de caisse avec le responsable de caisse
Mettre tous les documents de caisse dans l’enveloppe caisse Kraft (sans la sceller), et la mettre dans la boîte aux lettres “Compta”.

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Quelques points de vigilance

Ne pas déposer de tasse (même vide) à côté ou sur le matériel des caisses

Ne rien déposer dans les casiers d’équipement informatique et de branchements

Les articles oubliés en caisse doivent immédiatement être remis en rayon

Ramener aux salariés les produits qui ne passent pas en caisse

Si vous voyez apparaître une ligne rouge sur le ticket CB ou le ticket de caisse, cela signifie que le rouleau arrive à sa fin. Changer le rouleau dès que la ligne rouge arrive à sa fin

Faire attention aux poireaux et fanes de carottes, qui peuvent effleurer l’écran tactile très sensible. Cela peut modifier le panier (suppression d’articles, changement de quantités, etc.)

Les visiteurs n’ont pas le droit d’acheter. Vous pouvez rappeler cette règle aux coopérateurs accompagnés d’un visiteur muni d’un panier de courses

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