สมุดบัญชี 7 เล่ม …
นางสาว อรยา เกษมทรง เลขที่ 35
สมุดรายวันทั่วไป
สมุดรายวันสามารถแบ่งไปเป็น 2 ประเภท ดังนี้
1. สมุดรายวันทั่วไป (General Journal)
สมุดรายวันทั่วไป เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าของในแต่ละวันทั้งหมดโดยไม่ได้แยกออกเป็นบัญเฉพาะรายการ เพราะฉะนั้นสมุดบัญชีรายวันทั่วไปสามารถที่จะจดบันทึกได้ทุกรายการ และรายการที่ไม่สามารถที่จะบันทึกในสุดรายวันเฉพาะได้ อย่างเช่น การเปิดบัญชี การปิดบัญชี ปรับปรุงรายการ และรายการอื่นๆ ที่ไม่สามารถบันทึกในสมุดรายการเฉพาะได้ สมุดรายวันทั่วไปสามารถที่จะใช้กับกับกิจการทุกขนาด เพราะว่ามีความจำเป็นแม้กระทั่งมีสมุดรายวันเฉพาะแล้วก็ตาม
2. สมุดรายวันเฉพาะ (Special Journal)
เป็นสุดรายวันที่ ใช้ในการบันทึกรายการค้าที่ซ้ำๆ เกิดขึ้นประจำ เป้นสุกรายวันที่จะระบุไว้ตามประเภท อย่างเช่น สมุดรายวันรับเงิน สมุดรายวันจ่ายเงิน ซึ่งรายการพวกนี้มักเกิดขึ้นได้บ่อยในกิจการ การทำสมุดรายวันเฉพาะขั้นมาเพื่อเป้ฯการรวมรวมรายการเฉพาะที่ไม่ได้ปะบ่นกับรายการอื่น จึงทำให้ง่ายและมีความสะดวกในการรวบรวม จึงเหมะสมกับกิจการที่มีขนาดใหญ่มีรายการจำนวนมาก แต่ก็ยังใช้กับสมุดรายวันทั่วไป เนื่องจากรายที่เกิดขึ้นมีรายบัญชี ที่ไม่สามารถบัญทึกในสมุดรายวันเฉพาะได้ก็จะบันทึกที่สมุดรายวันทั่วไปแทน
ส่วนประกอบของสมุดรายวันทั่วไป
1.1 การระบุว่า สมุดบัญชีรายวันทั่วไป อยู่ด้านบนและกึ่งกลางของกระดาษ แสดงให้เห็นถึงชนิดและประเภทของสมุดบัญชี ต่อมาก็จะเป็น หน้าบัญชีอยู่ด้านซ้าย เป็นการระบุหน้าบัญชี มีความสำคัญในการค้าหา
1.2 ช่องของวันที่ เป็นการแสดงวันที่ของรายการที่เราบันทึกที่เกิดขึ้นในวันนั้น
1.3 ช่องเลขที่บัญชี เป็นช่องที่กำหนดตามเลขที่บัญ ที่ระบุตามกิจการกำหนดตามรูปแบบผังบัญชี
1.4 รายการ เป็นการแสดงรายการ เดบิต เครดิตบัญชีที่เกิดขึ้น ตามรายการค้านั้น โดยจะต้องระบุเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นพอสังเขปหลังจาด เดบิต เครดิต รายการค้าในแต่ละวันแล้ว
1.5 ช่อง เดบิต เครดิต เป็นช่องที่ใช้ระบุ จำนวนเงินที่เกิดขึ้นตามรายการที่ทำการบันทึก
Step 1: สร้างตารางสมุดรายวัน
สร้างตารางสมุดรายวัน มี 4 คอลัมน์ ดังนี้
Step 2: วิเคราะห์รายการค้า
รายการค้า จะต้องเป็นคู่เสมอ และจะต้องเป็นคู่ตรงข้าม เครดิต-เดบิต ที่มีจำนวนเงินเท่ากัน
เมื่อวิเคราะห์ได้แล้ว ก็บันทึกลงในสมุดรายวันทั่วไป
ประโยชน์ของสมุดรายวัน
ประโยชน์ของสมุดรายวัน
สามารถที่ช่วยในการบัญทึกรายการได้สะดวกและรวดเร็ว เพื่อป้องกันการหลังลืมในทุกรายการ โดยไม่จำเป็นแยกประเภทก่อน สามารถที่จะรู้ได้ว่ารายการใดเกิดก่อนและหลัง เพราะสามารถที่จะเรียงลับดำตามวันที่ สามารถที่จะรับรู้รายการเพราะว่ามีการเขียนคำอธิบายว่าอย่างคร่าวๆ ในแต่ละรายการ จึงทำให้ทราบที่มาที่ไปได้ง่าย เหตุการณ์ที่ใช้บัญทึกนั้นสามารถที่จะบัญทึกทั้ง การเปิด การปิดของบัญชีได้ สามารถที่จะเทียบเคียงหากมีข้อผิดพลาดต่างๆได้ คือได้ว่าเป็นสมุดที่มีความสำคัญในกิจการ และสามารถที่จะย้อนกับไปดูรายการนั้นๆ เพื่อเป็นการตรวจสอบภายในได้อีกด้วยจึงมีการเก็บรักษาไวเป็นอย่างดี
โจทย์ตัวอย่างการบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป
โจทย์ : บริษัทเจริญรุ่งเรือง จำกัด ตั้งกิจการ ณ วันที่ 1 ธันวาคม 2554 มีรายการดังนี้�1 ธันวาคม : ได้รับเงินสดจากการขายหุ้นทุนสามัญ 4000 หุ้น ราคาหุ้นละ 100 บาท�1 ธันวาคม : ได้รับเงินสดจากการกู้เงินธนาคาร 300,000 บาท ระยะเวลา 3 เดือน อัตราดอกเบี้ย 12% ต่อปี จะจ่ายชำระค่าดอกเบี้ยพร้อมเงินต้นในวันครบกำหนด �1 ธันวาคม : ซื้อรถยนต์ 1 คัน ราคา 6 แสนบาท จ่ายชำระเงินสดเพียง 75% ส่วนที่เหลืออีก 25% จะชำระในปีหน้า�1 ธันวาคม : จ่ายค่าเบี้ยประกันภัยล่วงหน้าระยะเวลา 1 ปี จำนวนเงิน 2,400 บาท�3 ธันวาคม : ซื้อเครื่องใช้สำนักงานเป็นเงินเชื่อ 2,000 บาท�5 ธันวาคม : ซื้อวัสดุสิ้นเปลืองเป็นเงินสด 1,500 บาท�6 ธันวาคม : ให้บริการแก่ลูกค้าเรียบร้อยแล้ว ในวันนี้จึงส่งใบแจ้งหนี้ จำนวนเงิน 5,500 บาทแก่ลูกค้าแต่ยังไม่ได้รับชำระเงิน�8 ธันวาคม : จ่ายค่าอาหารและเครื่องดื่มรับรองให้ลูกค้า 500 บาท เป็นเงินสด�
ตัวอย่างการวิเคราะห์��
1 ธันวาคม : ได้รับเงินสดจากการขายหุ้นทุนสามัญ 4000 หุ้น ราคาหุ้นละ 100 บาท
การวิเคราะห์
บันทึก
ปี 2554 | รายการ | เลขที่บัญชี | เดบิต | เครดิต | |||
เดือน | วัน | | บาท | สต. | บาท | สต. | |
ธ.ค. | 1 | เงินสด | | 400,000 | - | | |
| | หุ้นทุนสามัญ | | | | 400,000 | - |
| | ขายหุ้นทุนสามัญ | | | | | |
สมุดรายวันเฉพาะ
สมุดรายวันเฉพาะเป็นสมุดรายวันข้นต้นประเภทหนึ่ง เหมาะสำหรับกิจการที่มีรายการค้าเกิดขึ้นจำนวนมาก กิจการแต่ละแห่งจะมีสมุดรายวันเฉพาะกี่เล่มก็ขึ้นอยู่กับลักษณะการดำเนินงานของกิจการนั้นว่ามีความจำเป็นที่จะต้องใช้กี่เล่ม แต่รายการค้าใดที่มีรายการน้อย รายการก็จะบันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไป
ประโยชน์ของสมุดรายวันเฉพาะ
1. รายการค้าที่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง และเป็นประเภทเดียวกันจะถูกจัดเรียงลำดับไว้ในสมุดรายวันเล่มเดียวกัน เพื่อประหยัดเวลาในการบันทึกบัญชี
2. ประหยัดเวลาในการผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท เพราะเวลาผ่านบัญชีไม่ต้องผ่านทุกวันเหมือนสมุดรายวันทั่วไป แต่จะใช้ยอดรวมผ่านทุกสิ้นเดือน หรือทุก 15 วัน
3. เพื่อให้มีระบบการควบคุมภายในที่ดีในการป้องกันการทุจริตที่อาจจะเกิดขึ้น โดยแบ่งแยกหน้าที่ในการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันเฉพาะแต่ละประเภท
สมุดรายวันเฉพาะที่นิยมใช้กันมาก มีดังนี้
1. สมุดรายวันซื้อ บันทึกรายการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ
2. สมุดรายวันขาย บันทึกรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ
3. สมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด บันทึกรายการส่งคืนสินค้าหรือได้รับส่วนลด กรณีที่ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ
4. สมุดรายวันรับคืนและส่วนลด บันทึกรายการรับคืนสินค้าหรือให้ส่วนลด กรณีที่ขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ
5. สมุดรายวันเงินสดรับ บันทึกรายการรับเงินสด
6. สมุดรายวันเงินสดจ่าย บันทึกรายการจ่ายเงินสด
7. สมุดเงินสด บันทึกรายการรับและจ่ายเงินสด
ส่วนรายการใดที่บันทึกในสมุดรายวันเฉพาะไม่ไ ด้ ก็ให้บันทึกในสมุดรายวันทั่วไป
สมุดรายวันซื้อ
สมุดรายวันซื้อเป็นสมุดที่ใช้บันทึกรายการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น ถ้าเป็นการซื้อสินค้าเป็นเงินสดก็จะต้องบันทึกในสมุดเงินสดจ่าย และถ้าเป็นการซื้อสินทรัพย์อื่นเป็นเงินเชื่อก็จะต้องบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป การอ้างอิงหน้าสมุดรายวันซื้อใช้อักษรย่อ “ซ”
วิธีการบันทึกรายการในสมุดรายวันซื้อ และการผ่านรายการ
1. บันทึกรายการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อตามใบกำกับสินค้าโดยบันทึกวันเดือนปี วันที่ในใบกำกับสินค้า ชื่อเจ้าหนี้ เงื่อนไขในการชำระเงิน และจำนวนเงินลงในสมุดรายวันซื้อ
2. ทุกสิ้นวันให้ผ่านรายการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อแต่ละรายการไปด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้การค้าแต่ละราย พร้อมทั้งทำเครื่องหมาย P ในช่อง “อ้างอิง” ของสมุดรายวันซื้อ และลงเลขหน้าของสมุดรายวันซื้อ (ซ.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้การค้า
3. ทุกสิ้นเดือนรวมยอดคงเหลือในช่อง “จำนวนเงิน” ของสมุดรายวันซื้อ แล้วผ่านจำนวนเงินรวมไปทางด้านเดบิตของบัญชีซื้อ (การบันทึกบัญชีแบบสิ้นงวด) หรือบัญชีสินค้าคงเหลือ (การบันทึกบัญชีแบบต่อเนื่อง) และทางด้านเครดิตของบัญชีเจ้าหนี้การค้าพร้อมทั้งอ้างอิงถึงบัญชีแยกประเภทที่ผ่านบัญชี (511/211) ไว้ใต้จำนวนเงินรวมของสมุดรายวันซื้อและเลขที่หนน้าของสมุดรายวันซื้อ (ซ.1) ในช่อง“อ้างอิง” ของบัญชีซื้อหรือบัญชีสินค้าคงเหลือ และบัญชีเจ้าหนี้การค้า
สมุดรายวันขาย
สมุดรายวันขายเป็นสมุดที่ใช้บันทึกรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น ส่วนการขายสินค้าเป็นเงินสดจะต้องบันทึกในสมุดรายวันเงินสดรับ การอ้างอิงหน้าในสมุดรายวันขายใช้อักษรย่อ “ข”
วิธีการบันทึกรายการในสมุดรายวันขาย และการผ่านรายการ
1. บันทึกรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อตามใบกำกับสินค้าโดยบันทึกวันเดือนปี เลขที่ใบกำกับสินค้า ชื่อ และจำนวนเงินที่ปรากฏอยู่ในใบกำกับสินค้า ในช่องที่กำหนดไว้ในสมุดรายวันขาย
2. ทุกสิ้นวันให้ผ่านรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อแต่ละรายการไปด้านเดบิตของบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้การค้าแต่ละราย พร้อมทั้งทำเครื่องหมาย P ในช่อง “อ้างอิง” ของสมุดรายวันขาย และลงเลขหน้าของสมุดรายวันขาย (ข.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้การค้า
3. ทุกสิ้นเดือนรวมยอดคงเหลือในช่อง “จำนวนเงิน” ของสมุดรายวันขาย แล้วผ่านจำนวนเงินรวมไปทางด้านเครดิตของบัญชีขาย (การบันทึกบัญชีแบบสิ้นงวด) หรือบัญชีสินค้าคงเหลือ (การบันทึกบัญชีแบบต่อเนื่อง) และทางด้านเดบิตของบัญชีลูกหนี้การค้า พร้อมทั้งอ้างอิงถึงบัญชีแยกประเภทที่ผ่านบัญชี (411/112) ไว้ใต้จำนวนเงินรวมของสมุดรายวันขาย และเลขที่หน้าของสมุดรายวันขาย (ข.1) ในช่อง“อ้างอิง” ของบัญชีขาย และบัญชีลูกหนี้การค้า
สมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด
สมุดรายวันส่งคืนและส่วนลดเป็นสมุดที่ใช้สำหรับบันทึกการส่งคืนหรือได้รับส่วนลดเนื่องจากสินค้าที่ส่งมาชำรุหรือไม่ตรงตามใบสั่งซื้อ กรณีส่งคืนสินค้าหรือได้รับส่วนลดที่ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ การอ้างอิงหน้าในสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด ใช้อักษรย่อ “สค.” ถ้าส่งคืนสินค้าและได้รับเป็นเงินสดจะบันทึกในสมุดเงินสดรับ
วิธีการบันทึกรายการในสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด และผ่านรายการ
1. บันทึกรายการส่งคืนหรือได้รับส่วนลดตามใบลดหนี้จากลูกค้าหรือใบลดหนี้จากผู้ขาย บันทึกวันเดือนปี เลขที่ใบลดหนี้ ชื่อเจ้าหนี้ และจำนวนเงินลงในสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด
2. ทุกสิ้นวันให้ผ่านรายการส่งคืนหรือได้รับส่วนลดแต่ละรายการไปด้านเดบิตของบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้การค้าแต่ละราย พร้อมทั้งทำเครื่องหมาย P ในช่อง “อ้างอิง” ของสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด และลงเลขหน้าของสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด (สค.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้การค้า
3. ทุกสิ้นเดือนรวมยอดคงเหลือในช่อง “จำนวนเงิน” ของสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด แล้วผ่านจำนวนเงินรวมไปด้านเครดิตของบัญชีส่งคืนและส่วนลด และทางด้านเดบิตของบัญชีเจ้าหนี้การค้า พร้อมทั้งอ้างอิงบัญชีแยกประเภทที่ผ่านรายการ (211/512) ไว้ใต้จำนวนเงินรวมของสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด และเลขหน้าของสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด (สค.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีส่งคืนและส่วนลดและบัญชีเจ้าหนี้การค้า
สมุดรายวันรับคืนและส่วนลด
สมุดรายวันรับคืนและส่วนลด เป็นสมุดที่ใช้สำหรับบันทึกการรับคืนหรือให้ส่วนลดแก่ลูกค้าที่ขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ เนื่องจากสินค้าที่ส่งมาชำรุด หรือไม่ตรงตามใบสั่งซื้อ แต่ถ้ารับคืนสินค้าที่ลูกค้าซื้อเป็นเงินสดและจ่ายเงินสดจะบันทึกในสมุดเงินสดจ่าย การอ้างอิงหน้าในสมุดรายวันรับคืนและส่วนลดใช้อักษรย่อ “รค.”
วิธีการบันทึกรายการในสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด และผ่านรายการ
1. บันทึกรายการรับคืนหรือให้ส่วนลดตามใบลดหนี้จากลูกค้าหรือใบลดหนี้จากลูกค้า บันทึกวันเดือนปี เลขที่ใบลดหนี้ ชื่อลูกหนี้ และจำนวนเงินลงในสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด
2. ทุกสิ้นวันให้ผ่านรายการรับคืนหรือให้รับส่วนลดแต่ละรายการไปด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้การค้าแต่ละราย พร้อมทั้งทำเครื่องหมาย P ในช่อง “อ้างอิง” ของสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด และลงเลขหน้าของสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด (รค.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้การค้า
3. ทุกสิ้นเดือนรวมยอดคงเหลือในช่อง “จำนวนเงิน” ของสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด แล้วผ่านจำนวนเงินรวมไปด้านเดบิตของบัญชีรับคืนและส่วนลด และทางด้านเครดิตของบัญชีลูกหนี้การค้า พร้อมทั้งอ้างอิงบัญชีแยกประเภทที่ผ่านรายการ (412/112) ไว้ใต้จำนวนเงินรวมของสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด และเลขหน้าของสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด (รค.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีรับคืนและส่วนลดและบัญชีลูกหนี้การค้า
สมุดรายวันเงินสดรับ
สมุดรายวันเงินสดรับ เป็นสมุดที่ใช้บันทึกรายการค้าทุกรายการที่ได้รับเป็นเงินสด
วิธีการบันทึกรายการในสมุดรายวันเงินสดรับและการผ่านรายการ
1. บันทึกรายการรับเงินสด โดยการบันทึกวันเดือนปี คำอธิบายรายการ จำนวนเงินในช่องเดบิต เงินสด เงินฝากธนาคารหรือส่วนลดจ่ายกรณีรับชำระหนี้และให้ส่วนลด และช่องเครดิตบัญชีต่างๆ ซึ่งในที่นี้จะมีช่องเครดิตเฉพาะบัญชีลูกหนี้การค้า และบัญชีขาย ซึ่งเป็นรายการที่เกิดขึ้นบ่อยๆ ส่วนรายการรับเงินจากแหล่งอื่น ให้บันทึกจำนวนเงินในช่อง “บัญชีอื่นๆ” พร้อมชื่อบัญชีที่เครดิตในช่อง “ชื่อบัญชี”
2. ทุกสิ้นวันผ่านรายการรับชำระเงินสดจากลูกหนี้การค้าแต่ละรายการไปทางด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้การค้า พร้อมทั้งทำเครื่องหมาย “P” ในช่อง “อ้างอิง” ของช่องเครดิตบัญชีลูกหนี้การค้า ในสมุดเงินสดรับและลงเลขหน้าของสมุดเงินสดรับ (สร.) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้การค้า
3. ทุกสิ้นวันผ่านรายการที่อยู่ในช่อง “บัญชีอื่นๆ” ไปยังบัญชีแยกประเภทนั้นๆ พร้อมทั้งลงเลขที่บัญชีในช่อง “อ้างอิง” ในสมุดเงินสดรับ และลงเลขหน้าของสมุดเงินสดรับ (สร.) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทนั้นๆ ยกเว้นบัญชีที่ปรากฏอยู่ในช่องบัญชีอื่นๆ คือ บัญชีเงินสด และบัญชีเงินฝากธนาคาร ซึ่งเกิดจากการนำเงินฝากธนาคารและถอนเงินจากธนาคาร ไม่ต้องผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท เนื่องจากรายการทั้ง 2 ประเภทต้องบันทึกทั้งในสมุดเงินสดรับ และสมุดเงินสดจ่าย แต่ให้ใส่เครื่องหมาย C ในช่อง “อ้างอิง” ในบัญชีทั้ง 2 เล่ม หมายถึง ให้ดูรายการที่อยู่ตรงข้ามกัน
4. ทุกสิ้นเดือนให้รวมยอดคงเหลือในช่อง เงินสด เงินฝากธนาคาร และส่วนลดจ่าย แล้วผ่านจำนวนเงินรวมไปทางด้านเดบิตของบัญชีแยกประเภทเหล่านี้ และรวมยอดคงเหลือในบัญชีลูกหนี้การค้าและบัญชีขาย แล้วผ่านจำนวนเงินไปทางด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภทเหล่านี้ พร้อมทั้งลงเลขที่บัญชีไว้ใต้ช่องยอดรวมในแต่ละช่องของสมุดเงินสดรับและเลขหน้าของสมุดเงินสดรับ (สร.) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภททั่วไป แต่สำหรับยอดรวมเครดิตในช่องบัญชีอื่นๆ ไม่ต้องผ่านรายการในวันสิ้นเดือนอีก เพราะในแต่ละรายการได้ผ่านไปยังบัญชีแยกประเภทในตอนสิ้นวันแล้ว
สมุดรายวันเงินสดจ่าย
สมุดรายวันเงินสดจ่าย เป็นสมุดที่ใช้บันทึกรายการค้าทุกรายการที่ได้จ่ายเงินสด
วิธีการบันทึกรายการในสมุดรายวันเงินสดจ่าย และการผ่านรายการ
1. บันทึกรายการจ่ายเงินสด โดยการบันทึกวันเดือนปี คำอธิบายรายการ จำนวนเงินในช่องเครดิต เงินสด เงินฝากธนาคารหรือส่วนลดรับกรณีจ่ายชำระหนี้และได้รับส่วนลด และช่องเดบิตบัญชีต่างๆ ซึ่งในที่นี้จะมีช่องเดบิตเฉพาะบัญชีเจ้าหนี้การค้า และบัญชีซื้อ ซึ่งเป็นรายการที่เกิดขึ้นบ่อยๆ ส่วนรายการจ่ายเงินจากแหล่งอื่น ให้บันทึกจำนวนเงินในช่อง “บัญชีอื่นๆ” พร้อมชื่อบัญชีที่เดบิตในช่อง “ชื่อบัญชี”
2. ทุกสิ้นวันผ่านรายการจ่ายชำระหนี้ เจ้าหนี้การค้าแต่ละรายการไปทางด้านเดบิตของบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้การค้า พร้อมทั้งทำเครื่องหมาย “P” ในช่อง “อ้างอิง” ของช่องเดบิตบัญชีเจ้าหนี้การค้า ในสมุดเงินสดจ่ายและลงเลขหน้าของสมุดเงินสดจ่าย (สจ.) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้การค้า
2. ทุกสิ้นวันผ่านรายการจ่ายชำระหนี้ เจ้าหนี้การค้าแต่ละรายการไปทางด้านเดบิตของบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้การค้า พร้อมทั้งทำเครื่องหมาย “P” ในช่อง “อ้างอิง” ของช่องเดบิตบัญชีเจ้าหนี้การค้า ในสมุดเงินสดจ่ายและลงเลขหน้าของสมุดเงินสดจ่าย (สจ.) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้การค้า
3. ทุกสิ้นวันผ่านรายการที่อยู่ในช่อง “บัญชีอื่นๆ” ไปยังบัญชีแยกประเภทนั้นๆ พร้อมทั้งลงเลขที่บัญชีในช่อง “อ้างอิง” ในสมุดเงินสดจ่าย และลงเลขหน้าของสมุดเงินสดจ่าย (สจ.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทนั้นๆ ยกเว้นบัญชีที่ปรากฏอยู่ในช่องบัญชีอื่นๆ คือ บัญชีเงินสด และบัญชีเงินฝากธนาคาร ซึ่งเกิดจากการนำเงินฝากธนาคารและถอนเงินจากธนาคาร ไม่ต้องผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท เนื่องจากรายการทั้ง 2 ประเภทต้องบันทึกทั้งในสมุดเงินสดรับ และสมุดเงินสดจ่าย แต่ให้ใส่เครื่องหมาย C ในช่อง “อ้างอิง” ในบัญชีทั้ง 2 เล่ม หมายถึง ให้ดูรายการที่อยู่ตรงข้ามกัน
4. ทุกสิ้นเดือนให้รวมยอดคงเหลือในช่อง เงินสด เงินฝากธนาคาร และส่วนลดจ่าย แล้วผ่านจำนวนเงินรวมไปทางด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภทเหล่านี้ และรวมยอดคงเหลือในบัญชีเจ้าหนี้การค้าและบัญชีซื้อ แล้วผ่านจำนวนเงินไปทางด้านเดบิตของบัญชีแยกประเภทเหล่านี้ พร้อมทั้งลงเลขที่บัญชีไว้ใต้ช่องยอดรวมในแต่ละช่องของสมุดเงินสดจ่ายและเลขหน้าของสมุดเงินสดจ่าย (สจ.) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภททั่วไป แต่สำหรับยอดรวมเดบิตในช่องบัญชีอื่นๆ ไม่ต้องผ่านรายการในวันสิ้นเดือนอีก เพราะในแต่ละรายการได้ผ่านไปยังบัญชีแยกประเภทในตอนสิ้นวันแล้ว