CAD NETWORK CO.,LTD

QUI ĐỊNH VỀ LƯU TRỮ DỮ LIỆU VÀ THƯ VIỆN

Cập nhật :2025/011/12

CADNETWORK- 1.PHÂN TÍCH DỮ LIỆU HIỆN TẠI

1.Dùng công cụ như TreeSize, WinDirStat, hoặc lệnh du (Linux) để phân tích dung lượng file hoặc folder.

- File lớn chiếm nhiều dung lượng.

- Dữ liệu không còn sử dụng(file cũ , file rác…)

- Dữ liệu trùng lắp.

​

2.Xem xét phân tích cách bố trí , đặt tên các thư mục:

- Cấu trúc thư mục

- Qui định đặt tên

- Áp dụng phân quyền cho nhóm thay vì cá nhân.

- Loại bỏ quyền “full control” không cần thiết.

​

3.Xem xét các backup dữ liệu lên cloud server

- Những dữ liệu phải backup lên cloud server như Finished file, Library,Irai…

- Nén dữ liệu .zip những dữ liệu cũ trước khi backup để giảm dung lượng trên Server hoặc Cloud server

​

所属2

BP2

一般管理

Quản lý chung

所属1

BP1

CADNETWORK- 2.QUI ĐỊNH CẤU TRÚC TÊN THƯ MỤC

Folder allocation sample

CADNETWORK- 3.QUI ĐỊNH LƯU VÀ SẮP XẾP, ĐẶT TÊN DỮ LIỆU

1. Cách bố trí dữ liệu folder finished files hoặc các folder dữ liệu, file, hình,video,notepad hợp lý:

Dữ liệu hợp lý thể hiện :

- Thông tin ngày,tháng, quí,năm(tên file,folder: YYYY-MM-DD_MoTaNguonGoc_TenFile ví dụ:20250424_AKH_Flathous_80x )

- Thứ tự sắp xếp( Ký tự đầu tiên quyết định thứ tự sắp xếp)

- Tên các folder chính xúc tích, dễ hiểu, tên file (nếu có )

- Không trùng lắp dữ liệu (dựa vào các mã số file nếu có )

- Tuyệt đối không để dữ liệu sai chỗ ( trong irai có dữ liệu không phải của irai)

2. Bảo toàn dữ liệu:

- Tên folder chính (root) tuyệt đối không thay đổi (ảnh hưởng đến việc backup dữ liệu tự động.

- Tên các folder con (sub) cũng không nên thay đổi (ảnh hưởng đến liên kết vật liệu khi làm file renew).

- Tùy theo mỗi nghiệp vụ mà số lượng folder con nhiều hoặc ít ( dữ liệu quan trọng nên ưu tiên phía trên cùng)

- Hết sức cẩn thận khi copy,di chuyển hoặc xóa dữ liệu.

3. Link tham khảo thêm:

• https://docs.google.com/document/d/1NVD4QeGQ4PIvPq4BNSzQSEY9zJrh1StC/edit
• https://docs.google.com/document/d/1NRQnDynxQrBqYnpOB3D5RjW0haa1FQFS/edit?usp=sharing&ouid=115010289910199909022&rtpof=true&sd=true
• https://docs.google.com/document/d/1NRuulOd5vNZ9p89Ny-QLjcyiS2_BAX6W/edit?usp=sharing&ouid=115010289910199909022&rtpof=true&sd=true

​

CADNETWORK- 4.XÂY DỰNG HOẶC CHỈNH LÝ THƯ VIỆN TRÊN SERVER

2.Bố trí, sắp xếp, cơ cấu các thư viện vật liệu:

- Thư viện phải chung qui về một nơi

- Các cây thư mục của thư viện phải bố trí hợp lý

- Những vật liệu có liên quan nên bố trí cùng thư mục

- Thư viện vật liệu có thể copy về PC nhưng phải cập nhật đầy đủ về Server

- Tránh trùng lắp vật liệu hoặc sai tên vật liệu

- Xóa vật liệu không cần thiết hoặc backup lại.

3.Trường hợp các file giao hàng đã “link” với đường dẫn folder cũ :

- Nhanh chóng cập nhập lại đường dẫn theo folder đã tái cấu trúc :

- Những files đã giao hàng trên 3 năm thì có thể làm mới

- Trường hợp “link” không được với đường dẫn folder cũ thì báo cáo TBP để xác nhận làm file mới,

1.Triển khai tạo hoặc chỉnh lý các thư viện:

- Thư viện phải được khởi tạo từ Trưởng bộ phận hoặc Leader

- Nhân viên có thể cập nhật các vật liệu hoặc sắp xếp để tối ưu hóa thư viện,

- Thông báo cho IT để backup thư viện phòng tránh bị xóa,ghi đè hoặc virus mã hóa.

CADNETWORK-5.DỌN DẸP DỮ LIỆU VÀ TỐI ƯU HÓA DỮ LIỆU TRÊN SERVER

1.Dọn dẹp hoặc sắp xếp lại dữ liệu:

(Dữ liệu càng ngày sẽ càng nhiều nhưng dung lượng Server chỉ có giới hạn, nếu không dọn dẹp định kỳ thì hoặc theo qui định thì sẽ không đủ dung lượng vì vậy chúng ta cần phải dọn dẹp dữ liệu )

- Xóa dữ liệu phải từ các Trưởng bộ phận, Leader hoặc người có chỉ định dọn dẹp dữ liệu,

- Người xóa dữ liệu phải biết được dữ liệu có được xóa hay không ?

- Nếu dữ liệu quan trọng cần giải phóng dung lượng chỉ ở Server thì có thể liên lạc IT để copy Google cloud.

- Không tự ý thay đổi tên folder hoặc cấu trúc folder khi chưa có chỉ thị của Trưởng bộ phận hoặc Leader của nhóm

2.Qui định về thời gian xóa dữ liệu:

- Hàng tháng các Trưởng bộ phận hoặc Leader của nhóm phải xóa các dữ liệu tạm,そのた...

- Các dữ liệu khác nếu ít sử dụng hoặc đã qua nhiều năm các Trưởng bộ phận hoặc Leader xem xét xóa hoặc chép lên Google Cloud của công ty.

- Dữ liệu Finished file, Giao hàng, Nohin,Dữ liệu yêu cầu chỉ lưu ở Server 3->12 tháng tùy theo mức độ dung lượng và kỷ thuật nghiệp vụ của nhóm. dữ liệu cũ sẽ xóa ở Server và lưu ở Google cloud (1 năm -> 5 năm hoặc giữ lại tùy theo yêu cầu của khách hàng theo list đã xác nhận với CNS và Khách hàng)

​

CADNETWORK- 6.DỌN DẸP DỮ LIỆU PC CÁ NHÂN, PC RENDER, PC PSD,PC 3DSMAX, PC DÙNG CHUNG…

1.Dọn dẹp hoặc sắp xếp lại dữ liệu ở PC:

(Dữ liệu càng ngày sẽ càng nhiều nhưng dung lượng PC chỉ có giới hạn, nếu không dọn dẹp định kỳ thì hoặc theo qui định thì sẽ không đủ dung lượng vì vậy chúng ta cần phải dọn dẹp dữ liệu )

- Cá nhân phải tự xóa, dọn dẹp dữ liệu của PC mình sử dụng sao cho dung lượng trống ổ đĩa trên 30% dung lượng,

- Những files đã làm xong thì phải chép lên Server lưu trữ, chỉ lưu trữ ở PC mình tùy theo dung lượng của ổ cứng mà hoạch định khoảng thời gian lưu trữ.

- Dữ liệu ở PC cá nhân nên tuân theo qui định cấu trúc lưu trữ,sắp xếp như trên Server để tối ưu dung lượng ổ cứng giúp tốc độ truy xuất nhanh hơn và khi tìm kiếm cũng nhanh hơn.

2.Qui định về dọn dẹp dữ liệu ở các PC dùng chung:

- PC render, PC PSD,PC 3dsmax hoặc những PC dùng chung chỉ lưu dữ liệu tạm thời nên mọi người chú ý chép files hoặc dữ liệu về lại Server hoặc PC cá nhân cũa mình để tránh mất dữ liệu.

- Trưởng bộ phận hoặc Leader xem xét xóa, sắp xếp dữ liệu của các PC trên tránh dữ liệu bị full không lưu files khi làm xong được.

- Những cá nhân không chép dữ liệu của mình về PC cá nhân hoặc Server sau khi sử dụng ở các PC dùng chung thì phải bị khiển trách kỷ luật.

​

CAD NETWORK CO.,LTD

Trên đây là tiêu chuẩn của IT và Bộ phận quản lý đưa ra,

Có thể có những thiếu xót, mong sự đóng góp của tất cả mọi người để quá trình

quản lý dữ liệu và việc truy xuất dữ liệu cho công việc đạt nhiều thuận lợi hơn.

Xin cám ơn.

CAD NETWORK CO.,LTD

データの保管および図書館に関する規制

Cập nhật :2025/04/16

CADNETWORK- 1. 現在のデータを分析する

1. TreeSize、WinDirStat、duコマンド（Linux）などのツールを使用して、ファイルやフォルダのサイズを分析します。

- 大きなファイルは多くのスペースを占有します。

- 未使用データ（古いファイル、ジャンクファイルなど）

- 重複データ

​

2. フォルダのレイアウトと命名規則を分析することを検討してください。

- フォルダ構造

- 命名規則

- 権限を個人ではなくグループに適用する。

- 不要な「フルコントロール」権限を削除する。

3. クラウドサーバーへのデータのバックアップを検討してください

- 完成ファイル、ライブラリ、Iraiなど、クラウドサーバーにバックアップする必要があるデータ

- バックアップ前に古いデータの.zipファイルを圧縮し、サーバーまたはクラウドサーバーの容量を削減します

​

所属2

BP2

一般管理

Quản lý chung

所属1

BP1

CADNETWORK- 2. フォルダ名構造規則

Folder allocation sample

CADNETWORK- 3. データの保存、整理、命名に関する規則

1. 完成したファイルフォルダ、データフォルダ、ファイル、画像、動画、メモ帳内のデータを適切に整理する方法：

適切なデータとは、以下の情報を示すものです。

-日付、月、四半期、年に関する情報（ファイル名、フォルダ名：YYYY-MM-DD_MoTaNguonGoc_TenFile、例：20250424_AKH_Flathous_80x）

- 並べ替え順（最初の文字が並べ替え順を決定します）

- 簡潔でわかりやすいメインフォルダ名、ファイル名（ある場合）

- データの重複を避けます（ファイルコードがある場合はそれに基づきます）

- データを間違った場所に置かないでください（iraiにはirai以外のデータも存在します）

2. データ保全：

- メインフォルダ名（ルート）は変更しないでください（自動データバックアップに影響します）。

- サブフォルダ名は変更しないでください（ファイル更新時の資料リンクに影響します）。

- 業務内容に応じて、サブフォルダの数は増減しても構いません（重要なデータは最上位に配置する必要があります）。

- データのコピー、移動、削除は細心の注意を払ってください。

3. 追加参考リンク:

• https://docs.google.com/document/d/1NVD4QeGQ4PIvPq4BNSzQSEY9zJrh1StC/edit
• https://docs.google.com/document/d/1NRQnDynxQrBqYnpOB3D5RjW0haa1FQFS/edit?usp=sharing&ouid=115010289910199909022&rtpof=true&sd=true
• https://docs.google.com/document/d/1NRuulOd5vNZ9p89Ny-QLjcyiS2_BAX6W/edit?usp=sharing&ouid=115010289910199909022&rtpof=true&sd=true

​

CADNETWORK- 4. サーバー上でライブラリを構築または編集する

2. マテリアルライブラリの配置、整理、構造化：

- ライブラリは1か所にまとめる

- ライブラリのディレクトリツリーは適切に配置する

- 関連するマテリアルは同じディレクトリに配置する

- マテリアルライブラリはPCにコピーできますが、サーバー上で完全に更新する必要があります

- マテリアルの重複や誤ったマテリアル名を避ける

- 不要なマテリアルは削除するか、バックアップする

3. 納品ファイルが古いフォルダパスに「リンク」されている場合：

- 再構築されたフォルダに合わせて、パスを速やかに更新してください。

- 3年以上納品されているファイルは更新可能です。

- 古いフォルダパスに「リンク」できない場合は、TBPに報告し、新しいファイルの作成を確認してください。

1. ライブラリの作成または編集を展開する：

- ライブラリは部門長またはリーダーが初期化する必要があります。

- スタッフは資料を更新したり、ライブラリを最適化することができます。

- 削除、上書き、ウイルスによる暗号化を防ぐため、ライブラリのバックアップをIT部門に通知します。

CADNETWORK-5. サーバー上のデータのクリーンアップと最適化

1. データのクリーンアップまたは整理：

(データは日々増加しますが、サーバーの容量には限りがあります。定期的に、または規則に従ってクリーンアップを行わないと、容量不足に陥るため、データのクリーンアップが必要です)

​

- データの削除は、部門長、リーダー、またはデータクリーンアップ担当者が行う必要があります。

- データを削除する担当者は、データが削除されたかどうかを把握している必要があります。

​

-重要なデータのためにサーバーの容量のみを解放する必要がある場合は、IT部門に連絡してGoogle Cloudへのコピーを依頼してください。

-部門長またはグループのリーダーの指示なしに、フォルダ名やフォルダ構造を勝手に変更しないでください。

2. データ削除期間に関する規定：

- 毎月、部門長またはグループリーダーは、一時データを削除する必要があります。

- その他のデータで、使用頻度が低い場合、または長年保存されている場合、部門長またはグループリーダーは、削除するか、会社のGoogle Cloudへのコピーを検討します。

- 完成したファイルデータ、納品物、不要品、リクエストされたデータは、グループの能力と技術的専門知識に応じて、3か月から12か月間のみサーバー上に保存されます。古いデータはサーバー上で削除され、Google Cloudに保存されます（1年から5年、またはCNSおよびお客様と確認したリストに基づいて、お客様の要件に応じて保持されます）。

​

CADNETWORK- 6. 個人用 PC のデータ、レンダリング PC、PSD PC、3DSMAX PC、共有 PC をクリーンアップします...

1. PC上のデータの整理または再配置：

(データは日々増加しますが、PCの容量には限りがあります。定期的に、または規定に従って整理を行わないと、容量不足に陥るため、データの整理が必要です。)

​

- 個人は、PC上のデータを削除および整理し、ドライブの空き容量が容量の30%以上になるようにする必要があります。

- 完了したファイルはストレージサーバーにコピーし、PCにのみ保存する必要があります。保存期間はハードドライブの容量に応じて計画してください。

- 個人用PC上のデータは、ストレージ構造規定に従い、サーバー上のデータと同様に整理することで、ハードドライブの容量を最適化し、アクセスと検索を高速化する必要があります。

2. 共有PCのデータ消去に関する規則

- レンダリングPC、PSD PC、3dsmax PC、または共有PCは一時的なデータのみを保存するため、データ損失を防ぐため、ファイルやデータをサーバーまたは以前の個人用PCにコピーするように注意してください。

- 部門長またはリーダーは、データがいっぱいになり、作業完了時にファイルを保存できなくなることを防ぐため、上記のPC上のデータの削除と整理を検討してください。

- 共有PCでデータを使用した後、データを個人用PCまたはサーバーにコピーしない個人は、懲戒処分の対象となります。

CAD NETWORK CO.,LTD

上記はIT部門と管理部門が定めた基準であり、一部不備があるかもしれません。業務におけるデータ管理とデータ検索のプロセスがより便利になるよう、皆様のご協力をお願いいたします。よろしくお願いいたします。