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PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

OBJETIVO: ANALIZAR DIFERENTES TIPOS DE DOCUMENTOS, ESTABLECIENDO  

SUS CARACTERÍSTICAS, CLASES, TIPOS, VALORES Y EDADES.

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DISCOS

CASETTES

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DOCUMENTO

 CUALQUIER SOPORTE QUE CONTIENE REGISTRADA INFORMACIÓN.

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DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO

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REGISTRO DE INFORMACIÓN INDEPENDIENTE DE SU SOPORTE, PRODUCIDA O RECIBIDA POR UNA PERSONA O ENTIDAD PÚBLICA O PRIVADA EN RAZÓN A SUS FUNCIONES.

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�CARACTERÍSTICAS

    INTERNAS

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• LENGUA EMPLEADA AL AUTOR
• DESTINATARIO
• AL FORMULARIO Y SUS CLÁUSULAS
• CONTENIDO O MENSAJE

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CARACTERÍSTICAS

  EXTERNAS

• MATERIA O SOPORTE (PERGAMINO, PAPEL, CINTA, DISQUETTE, ETC)
• MEDIO UTILIZADO PARA FIJAR EL CONTENIDO DEL DOCUMENTO (ESCRITURA; DIBUJOS Y COLORES),
• FORMATO (TAMAÑO: CUADERNILLOS, FOLIO..)
• SIGNOS ESPECIALES Y VISIBLES (SELLOS, RUEDAS, LETRAS INICIALES)

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CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

·       EL SOPORTE

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·       SU AUTOR

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·       SU FINALIDAD

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·       FUNCION EN EL TIEMPO

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·       SU TRAMITACION

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SEGÚN EL SOPORTE

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PAPEL

·       DOCUMENTOS TEXTUALES

·       DOCUMENTOS GRAFICOS: PLANOS, MAPAS Y DIBUJOS EN GENERAL.

DOCUMENTOS DE IMÁGEN FOTOGRAFÍAS, CUADROS, PINTURAS.

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��SEGÚN EL SOPORTE�

• CINTA: AUDIOVISUALES COMO: VIDEOS, PELÍCULAS, CASSETES, CINTAS MAGNÉTICAS, MICROFILM Y MICROFICHAS.

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• OTROS SOPORTES: DISQUETES, DISCO ÓPTICO, SELLOS, MONEDAS

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SEGÚN EL ENTE PRODUCTOR O SU AUTOR

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·       DOCUMENTO PUBLICO: EXPEDIDO POR EL FUNCIONARIO PÚBLICO, EN EJERCICIO DE SUS FUNCIONES COMO REPRESENTANTE DEL GOBIERNO.

·      

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���SEGÚN EL ENTE PRODUCTOR O SU AUTOR

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• DOCUMENTO PRIVADO:

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EXPEDIDO POR PARTICULARES O POR FUNCIONARIOS PÚBLICOS CUANDO NO ESTÁN EJERCIENDO SU FUNCIÓN.

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SEGÚN LA FINALIDAD QUE PERSIGA

 DOCUMENTOS DISPOSITIVOS

AUTORIDAD ASIENTA SU VOLUNTAD CO INTENCIÓN DE SER OBEDECIDA

Documento esencial

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LEYES, DECRETOS, RESOLUCIONES, SENTENCIAS.

MANUALES DE PROCEDIMIENTO, REGLAMENTOS DE TRABAJO, INSTRUCCIONES ADMINISTRATIVAS.

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��SEGÚN LA FINALIDAD QUE PERSIGA�

• DOCUMENTOS TESTIMONIALES
• AUTORIDAD ASIENTA O ACEPTA LA INFORMACIÓN DA FÉ Y TIENE VALOR LEGAL - SIRVEN DE PRUEBA O TESTIMONIO

Documento esencial

• EJEMPLOS: ACTAS, DOCUMENTOS CONTABLES (LIBROS Y BALANCES), ESCRITURAS, CONVENIOS, CONTRATOS, PLANOS DE LAS OBRAS.

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���SEGÚN LA FINALIDAD QUE PERSIGA��

• DOCUMENTOS INFORMATIVOS

SE ASIENTA INFORMACIÓN O NOTICIA RELACIONADA CON LA TRAMITACIÓN

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SEGÚN FUNCIÓN

• SUSTANTIVOS

SIRVEN A LAS FUNCIONES INSTITUCIONALES

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• COMUNES O FACILITATIVOS

FUNCIONES DE APOYO ADMINISTRATIVO

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CLASIFICACIÓN

• Documento misional. Documento producido o recibido por una institución en razón de s u objeto social.
• Documento original. Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

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SEGÚN SU FUNCION EN EL TIEMPO

SE AGRUPAN LOS DOCUMENTOS, SEGÚN LA IMPORTANCIA QUE REPRESENTA PARA LA EMPRESA:

 VITALES: SON AQUELLOS DOCUMENTOS INDISPENSABLES PARA EL FUNCIONAMIENTO Y CRECIMIENTO DE LA ENTIDAD.

EJEMPLOS: ESCRITURAS DE CONSTITUCIÓN, DE PROPIEDAD, PATENTES DE FUNCIONAMIENTO, REGISTROS O SUSCRIPCIONES, PLANOS, DISEÑOS.

 IMPORTANTES: DOCUMENTOS QUE CONTIENEN INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN POR PERÍODOS DE CINCO A SEIS AÑOS.

EJEMPLOS: FACTURAS CUENTAS POR COBRAR, POR PAGAR, ESTADOS FINANCIEROS.

• UTILES: DOCUMENTOS QUE AYUDAN A LA GESTIÓN, GENERALMENTE POR EL AÑO DE LA VIGENCIA.

EJEMPLOS: CORRESPONDENCIA TANTO INTERNA COMO EXTERNA.

 NO ESENCIALES: DOCUMENTOS QUE YA NO TIENEN NINGÚN VALOR DESPUÉS DE SEIS MESES.

EJEMPLOS: ANUNCIOS, COMUNICACIONES INTERNAS, CIRCULARES INFORMATIVAS.

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SEGÚN SU TRAMITACION

 DOCUMENTOS CORRIENTES: SON LOS QUE PRODUCE O RECIBE UNA INSTITUCIÓN EN DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES, MIENTRAS CUMPLEN LA FUNCIÓN QUE LES DIO ORIGEN.

EJEMPLOS: CARTAS, CIRCULARES, MEMORANDOS

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 DOCUMENTOS SEMICORRIENTES: SON AQUELLOS QUE CUMPLIDO SU TRÁMITE, SON REMITIDOS A UN ARCHIVO EN DONDE SE CONSERVAN PARA FINES ADMINISTRATIVOS, JURÍDICOS O FISCALES. UNA VEZ CUMPLIDO SE DECIDE SU POSTERIOR EVALUACIÓN, CONSERVACIÓN PERMANENTE Y/O ELIMINACIÓN.

EJEMPLOS: CONTRATOS, HOJAS DE VIDA ...

 DOCUMENTOS NO CORRIENTES: SON AQUELLOS QUE SE CONSERVAN PERMANENTEMENTE POR SER ÚTILES A LA HISTORIA, LA CIENCIA, LA CULTURA Y OTROS ÁMBITOS DE INTERÉS PARA LA NACIÓN, SUS INSTITUCIONES, SUS CIUDADANOS Y LA HUMANIDAD.

EJEMPLOS: CÉDULA, ESCRITURAS, INVENTOS ETC.

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