KOMUNIKASI PERKANTORAN

ADMINISTRASI PERKANTORAN SEMESTER 3

PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP

• Katz & Kahn memandang komunikasi organisasi sebagai sistem informasi vital yang menghubungkan komponen organisasi sehingga tugas-tugas kolektif dapat dilaksanakan.

• Robbins & Judge menempatkan komunikasi sebagai fungsi manajerial dan inti dari koordinasi, pengambilan keputusan, motivasi, dan pengendalian.

Komunikasi perkantoran adalah proses pertukaran informasi, gagasan, instruksi, kebijakan, dan makna antarindividu maupun kelompok di lingkungan kantor untuk mencapai tujuan organisasi. Ruang lingkupnya meliputi komunikasi formal (instruksi kerja, notulen rapat, memo), komunikasi informal (obrolan, gosip), komunikasi internal (antarpegawai, antarbagian) dan eksternal (dengan klien, pemasok, publik).

FUNGSI KOMUNIKASI PERKANTORAN

1. Informasi: menyampaikan data, perintah, kebijakan, dan fakta yang diperlukan.
2. Koordinasi: menyelaraskan aktivitas antarunit agar tujuan tercapai efisien.
3. Kontrol: menegakkan kebijakan melalui instruksi, laporan, dan umpan balik.
4. Motivasi: mendorong karyawan lewat pengakuan, pengarahan, dan komunikasi nilai.
5. Pengambilan Keputusan: menyediakan basis informasi untuk analisis dan keputusan.
6. Pengembangan Hubungan: membangun hubungan kerja, jaringan sosial, dan budaya organisasi.

MODEL KOMUNIKASI YANG RELEVAN UNTUK PERKANTORAN

Model Komunikasi Linear

• Model ini merupakan bentuk komunikasi satu arah yang paling klasik dan sederhana. Dalam konteks perkantoran, model ini sering digunakan dalam penyampaian informasi yang bersifat instruktif atau formal, seperti surat edaran, memo, atau pengumuman.

​

• komunikasi dapat dipahami melalui lima unsur: komunikator, pesan, saluran dan media, komunikan, dan efek.

Model Komunikasi Shannon dan Weaver

• Model ini memperkenalkan unsur noise (gangguan) dalam proses komunikasi.�Menurut Shannon & Weaver, komunikasi terdiri atas: source, transmitter, channel, receiver, destination, dan noise.

​

• Manajer komunikasi kantor perlu memastikan kejelasan pesan, keandalan media, dan kesiapan penerima, agar noise dapat diminimalkan.

Model Komunikasi Interaksional

• Model ini menambahkan unsur feedback (umpan balik) yang membuat komunikasi menjadi dua arah.
• Wilbur Schramm (1954) menyempurnakan model linear menjadi interaksional dengan menambahkan elemen encoding-decoding serta feedback.�Ia menekankan adanya field of experience — yaitu kesamaan latar belakang, pengalaman, dan persepsi antara pengirim dan penerima pesan.�Tanpa kesamaan ini, pesan bisa disalahartikan.

Model Komunikasi Transaksional

• Model ini memandang komunikasi sebagai proses dinamis yang berlangsung secara simultan, bukan sekadar bergantian.

​

• Dalam komunikasi, semua pihak secara bersamaan menjadi pengirim dan penerima pesan.�Komunikasi tidak hanya berupa pertukaran kata, tetapi juga mencakup konteks sosial, budaya, dan psikologis.

Model Komunikasi Organisasional

• Katz & Kahn (1978) dalam The Social Psychology of Organizations menjelaskan komunikasi organisasi sebagai “sistem pertukaran informasi, energi, dan sumber daya di antara subsistem organisasi.”

​

• Gibson, Ivancevich, Donnelly & Konopaske (2012) menekankan bahwa komunikasi organisasi melibatkan aliran pesan ke atas, ke bawah, horizontal, dan diagonal.

Model Komunikasi Sistem Terbuka

• Karl Weick (1969) dalam The Social Psychology of Organizing menyebut bahwa organisasi tidak dapat dipahami tanpa melihat proses komunikasi yang terus menerus mengaitkan organisasi dengan lingkungannya.�
• Ia menekankan konsep sensemaking — bahwa komunikasi di kantor membantu anggota organisasi memahami realitas dan menyesuaikan diri terhadap perubahan.

MODEL KOMUNIKASI TEKNOLOGI DIGITAL

• Joseph Walther (1996) melalui Social Information Processing Theory menjelaskan bahwa komunikasi digital (email, chat, video conference) tetap dapat membangun hubungan interpersonal yang efektif, walau tanpa interaksi tatap muka langsung.

​

• Daft & Lengel (1986) dalam Media Richness Theory menilai bahwa efektivitas media komunikasi tergantung pada tingkat “kekayaan” media (media richness) — sejauh mana media dapat menyampaikan isyarat sosial, ekspresi emosi, dan kecepatan umpan balik.

JENIS KOMUNIKASI PERKANTORAN

PRINSIP EFEKTIF DALAM KOMUNIKASI PERKANTORAN

KETERAMPILAN KOMUNIKASI YANG HARUS DIMILIKI PEGAWAI PERKANTORAN

PENGUKURAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI PERKANTORAN

Organisasi dapat mengukur efektivitas komunikasi melalui indikator kuantitatif dan kualitatif:

1. Respon time (waktu tanggapan terhadap permintaan/instruksi).
2. Tingkat kesalahan/keluhan akibat miskomunikasi.
3. Survei kepuasan komunikasi internal (employee communication surveys).
4. Keberhasilan proyek (apakah terjadi delay akibat informasi tidak tepat).
5. Audit pesan & arsip (konsistensi dokumentasi pesan formal).

​

KESIMPULAN

Komunikasi perkantoran adalah tulang punggung operasi organisasi. Menurut para ahli komunikasi dan manajemen, keberhasilan organisasi sangat bergantung pada kualitas aliran informasi meliputi saluran, waktu, kejelasan, kultur, dan mekanisme feedback. Era digital memperbesar kapasitas tetapi juga risiko (keamanan, overload). Oleh karena itu diperlukan pendekatan terpadu: kebijakan, teknologi, pengembangan SDM, dan manajemen arsip.