Whistleblowerordningen med WhistleSystem
Den enkle vej til nem og �økonomisk compliance
Indhold
3 Lovkrav
Hvad skal virksomhedens whistleblowerordning indeholde?
Alle virksomheder med mere end 50 ansatte skal have en whistleblowerordning inden 17.12.2023.
Loven stammer fra direktivet (EU) 2019/1937, der blev vedtaget i 2019 og vedtaget ved dansk lov d. 24 Juni 2021.
Whisleblowerrapporter er �altid en ledelsesopgave
Som en del af den almindelige ledelses eskalations proces kan en medarbejder altid gå til nærmeste leder og fortælle om lovovertrædelser eller alvorlige forseelser.
Det nye i whistleblowerordninger er, at nu har medarbejderen mulighed for at rapporterer anonymt i et officielt whistleblowersystem.
Yderligere er whistlebloweren beskyttet af en whistleblower-lovgivning
Whistlebloweren kan derudover fravælge administratorer i rapporteringen og dermed sikre at deres rapport bliver behandlet af uvildige.
Anonym dialog med Whistlebloweren
Typisk indleder virksomheden en intern undersøgelse for at få flere informationer om rapportens forhold og alvor.
Det kræver indsigt i virksomhedens processer, arbejdsgang og adfærdsregurerende politikker.
Det vil kun være interne medarbejdere, der har den fornødne indsigt til at gennemføre de interne undersøgelser, stille de rigtige spørgsmål og finde ud af om der er hold i rapporten, eller om der er andre ting, der ligger til grund for rapporten.
Whisleblowerrapporter er �altid en ledelsesopgave
Virksomhedens ledelse bør informeres som de første, hvis der er alvorlige forseelser eller lovovertrædelser i virksomheden.
Det kan kun være virksomhedens ledelse, der agerer på alvorlige forseelser eller overtrædelser.
Både i forhold til den aktuelle sag og i forhold til, hvordan man kan forebygge og sikre at lignende sager ikke opstår i fremtiden. Den opgave kan aldrig outsources.
Whistleblowerrapporter er �et flag til ledelsen
Vigtigt at vide om whistleblowerordningen
1. Der er ingen juridiske implikationer ved at få en whistleblowerrapport
2. Der er ingen offentlige myndigheder, der skal have informationer om virksomhedens rapporter
3. Det er et lukket system – et flag til virksomhedens ledelse.
Whistleblowerordningen omhandler kun alvorlige forseelser eller overtrædelser��Whistleblowerordningen kan kun benyttes, hvis anmeldelsen omhandler alvorlige forseelser eller overtrædelser. Det vil sige, at ting som samarbejdsvanskeligheder, utilfredshed med faciliteter, eller utilfredshed med vilkår, ikke kan anmeldes igennem whistleblowerordningen. I sådanne tilfælde henvises til den nærmeste leder.
Valg af �indberetningskanal
Ved valg af indberenings kanal er det vigtig at huske at lovgivningen stiller krav om at man skal kunne svare Whistlebloweren inden 7 dage med en kvittering for at man har modtaget rapporten. Man skal derefter vende tilbage inden 3 måneder med en afgørelse i sagen eller som minimum en opdatering.
Yderligere har man typisk en anonym dialog med Whistlebloweren, hvor man har uddybende spørgsmål til rapporten, dokumentation, vidner m.v.
Dialogen kræver dermed et system med mulighed for anonym tovejs kommunikation med whistlebloweren. Derfor er fysiske postkasser, emails eller telefonsvarer ikke anvendelige i praksis.
Intern håndtering �eller outsourcing
Whistleblowerordningen kan håndteres internt eller eksternt. Vi anbefaler som udgangspunkt altid at man selv håndterer rapporterne i første omgang og evt. involvere specialister senere. Det gør vi fordi:�
Ønskes en screening eller full-service løsning alligevel tilbyder WhistleSystem også dette. Serviceydelser kan altid tilkøbes på et senere tidspunkt og WhistleSystem hjælper gerne med generel rådgivning uden ekstra omkostninger.
WhistleSystem er en �nem og økonomisk �plug & play løsning
Valg af administrator eller administratorteam
3 trin til implementering på �under 20 minutter
Der er kun 3 punkter, der skal til for at implementere med whistlesystem.�
Vi tilbyder altid et kort implementeringsmøde for at genopfriske opsætningen og svare på spørgsmål. Det tager typisk kun 7 minutter.
Whistleblowerordningen er �en god business case
Whistleblowerordningen er en god business case og kan give ledelsen værdifulde informationer som de ellers ville være gået glip af, reducere omkostninger og risici, samt øge medarbejder- og kundetilfredsheden.
Der skal ikke mere end en enkelt rapport til for at WhistleSystem abonnementet kan være betalt – måske endda mange gange.
Læs mere om business casen her:
https://whistleblower.training/business-case
WhistleSystem
Et hurtigt overblik over systemet
Tilgang via jeres �direkte link
Medarbejdere har let tilgang til whistleblowersystemet uden vedligeholdelse eller brug af IT ressourcer �
WhistleSystem er hosted hos AWS og det eneste I skal gøre for at implementere systemet, er at gøre jeres direkte link tilgængeligt på jeres intranet, fællesdrev, personalehåndbog, website, eller via QR kode på private områder. Det er altså ikke nødvendigt at installere systemet lokalt eller gøre brug af virksomhedens IT ressourcer.
Enkel & let rapportering med WhistleSystem
Enkel og let rapportering
Mulighed for at vedhæfte forskellige typer filer: Lyd, video, billeder, dokumenter, etc.
Systemet sletter automatisk metadata, så det er ikke muligt at spore hvor filerne kommer fra, eller hvem der har vedhæftet dem.
Yderligere indstillinger
Mulighed for instruktioner tilpasset virksomheden
Mulighed for at fravælge personer i administrator teamet
Mulighed for lydrapportering, hvor stemme bliver forvrænget
Mulighed for at vise forskellige indberetningskanaler
Enkelt & anonym adgang �for whistlebloweren
Brugernes funktionalitet�
Få adgang til rapporten igen med dit rapport-id, se den første rapport, du sendte, send yderligere vedhæftede filer, optag yderligere talebeskeder,
og hav en anonym dialog med administratorteamet.
Godt overblik�for administrator
Overblik over rapporter�
Du har mulighed for at kategorisere rapporterne. Vi har allerede taget kategorierne fra den danske lovgivning og lagt i systemet.
Du har yderligere mulighed for at tagge rapporter, se status på forløbet og have forskellige rapporteringskanaler ift. virksomhedens forskellige lokationer eller evt. en intern og en ekstern rapporterings kanal, så du kan se hvor rapporterne kommer fra.
Let og enkel behandling af rapporter
Funktioner til at hjælpe dig�
Brug journalen til at kommunikere sikkert mellem administratorer, status til at holde styr på processen og blive notificeret om rapporter der ikke er lukket efter 3 måneder, standardkategorierne til at evaluere, og se
hvem der præcist har adgang til rapporten – og selvfølgelig kommunikere med whistlebloweren.
Kan let tilpasses virksomheden
Fleksible Indstillinger�
Udforsk ekstra funktioner, der er udviklet sammen med vores kunder. Du kan blandt andet redigere dine kategorier, tilpasse udseende, redigere dokumenter og skifte skabelontekster.
3 trins implementering �på mindre en 20 minutter
Gennemførelsesplanen�
WhistleSystem inkluderer en tretrins implementeringsplan, der giver dig mulighed for
at være i gang på 20 minutter – og den indeholder en skabelon til orientering af medarbejderne.
Bedste Sikkerhed
04.
05.
01.
02.
Servere
Fuldt redundante servere, der er placeret i Frankfurt Tyskland.
Certificering
Teknologi
Arkitekturen er bygget på det nyeste
teknologi med løbende AI-overvågning.
Beskyttelse
Shield og Web Application Firewall på applikationsniveau.
03.
Kryptering
Kryptering gennem hele processen med decentrale krypteringsnøgler.
Ofte Stillede �Spørgsmål
Hvad hvis administrator er involveret i sagen?
Vi anbefaler at man er 2 administratorer. Yderligere kan man lade Whistlebloweren kunne fravælge administratorer når de sender rapporten. Derudover skal der være 2 personer til at slette en rapport, når der er 2 eller flere personer med har adgang til rapporten som yderligere sikkerhed for whistlebloweren.
Hvem er typisk med i administrator teamet?
Lovgivningen har ikke begrænsninger i forhold til hvem, der er administratorer af virksomhedens whistleblowerordning. Det afhænger typisk af virksomhedens struktur, processer, politik og kultur. Typisk vil rapporterne omhandle HR- eller økonomirelaterede overtrædelser. Yderligere kan man vælge at både ledelse og medarbejderrepræsentanter er med i administrator teamet. Det skal være betroede medarbejdere og administrator har tavshedspligt. Et eksempel kunne være HR-manager og CFO, CEO og medarbejderrepræsentant, CEO og bestyrelsesformand.
Vi hjælper med implementering
+45 21 20 60 18