Notion整合術:從筆記到專案，一站式管理你的工作

主講人:王玠瑛老師

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2.點擊取得免費Notion

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1.官網:https://www.notion.com/zh-tw

3.註冊Notion帳號，可以用Email、Google帳號、微軟帳號註冊

4.下載Notion桌機版軟體

5.變更語系成繁體中文

6.登入Notion桌機版軟體，第一次需要連到網路登入Notion帳號密碼

7.提供 Web Clipper 網頁擷取功能，可將網頁內容一鍵加入筆記中。

https://www.notion.com/zh-tw

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正式進入桌機版Notion的畫面

環境清理：註冊免費帳號後會看到預設的範例筆記，請透過左側選單的「垃圾桶」指令將其清空，從零開始練習。

建立頁面：點擊側邊欄的「新增（New Page）」即可建立一個全新的空白頁面。

Notion 簡介與初期環境設定

進入 Notion 與建立新頁面

Notion的四大核心架構

1. 工作區 (Workspace)

最大的資料夾分類。

2. 頁面 (Page)

放置內容的畫布。

3. 區塊 (Block)

頁面中的最小元素單位。

4. 資料庫 (Database)

強大的資料管理與視覺化工具。

Notion 的四大核心架構

1. 工作區 (Workspace)

最大的資料夾分類。

2. 頁面 (Page)

放置內容的畫布。

3. 區塊 (Block)

頁面中的最小元素單位。

4. 資料庫 (Database)

強大的資料管理與視覺化工具。

關於工作區

1.這是 Notion 最大的分類層級，可以擺放所有的頁面。

2.可區分為「個人私有」與「團隊共享」的工作區。

3.只要將頁面權限分享給他人，該區域就會成為共享工作區。

4.獲邀成員皆可進行檢視或編輯，非常適合用於跨部門會議紀錄與團隊協作。

工作區功能概述與共享優勢

點擊這裡可以新增不同的工作空間

替你的工作空間重新命名

目前在b4worker@gmail.com這個帳號下面有兩個工作空間

這裡還可以新增不同的Notion帳號

目前在b4worker@gmail.com這個帳號下面有兩個工作空間，不同的工作空間內，可以包含各種不同的頁面，各自獨立

這裡還可以新增不同的Notion帳號

目前登入了2組Notion帳號，每個帳號下面又各自有幾個工作空間

關於頁面

1. 加入封面 (Add Cover)

滑鼠移至頁面標題旁點選「加入封面」，可挑選內建圖片、從電腦上傳或使用 Unsplash 免費圖庫。點擊「調整位置」可上下拖曳對齊重點。

2. 加入圖示 (Add Icon)

點選標題旁添加圖示，支援上傳圖檔、內建圖示或套用各種表情符號（Emoji），增加辨識度。

3. 移除裝飾

若偏好極簡的版面風格，可隨時點擊裝飾元素的「移除（Remove）」選項來恢復預設的空白狀態。

頁面個性化與外觀設定

打造具備個人風格的筆記頁面

先將系統預設的這幾個頁面刪除

點擊這裡可以直接在右側新增一個空的頁面

點擊這裡會詢問要新增空白頁面還是空白資料庫或套用範本

新增標題

新增圖示

新增封面

變更封面

調整封面位置

1.在工作區內可無限新增頁面。

2.頁面中還能繼續新增「子頁面」，具備類似資料夾的階層概念。

新增與階層概念

1. Style (字體樣式)

提供預設、襯線體、等寬字體三種選擇，改變頁面視覺氛圍。

2. Small text (縮小字體)

適合文字量大時，一鍵縮小全頁字體以顯示更多內容（快捷鍵：Command + / -）。

3. Full width (全寬顯示)

取消左右白邊，讓頁面內容的顯示範圍擴展至最大，提升閱讀空間。

4. Customize page (客製化)

可設定上下頁跳轉按鈕、評論區的顯示與隱藏，保持版面清爽。

頁面右上角 12 大功能鍵設定 (1/3)

5. Lock page (鎖定頁面)

鎖定後無法進行編輯，有效防止重要資料與版面被誤刪或修改。

6. Add to favorites (加入最愛)

將常用頁面釘選至側邊欄的最愛工作區，方便隨時快速存取。

7. Copy link (複製連結)

快速複製該頁面的專屬連結，以最有效率的方式分享給他人。

8. Share to web (發布網頁)

將頁面公開至網路，並可細部設定是否允許他人編輯、評論或「複製為模板」。

頁面右上角 12 大功能鍵設定 (2/3)

9. Duplicate (複製頁面)

一鍵複製完全相同的頁面，非常適合用於發布自製模板或備份。

10. Import (匯入資料)

支援將 Trello、Evernote 等其他軟體的資料無痛轉移至 Notion 中。

11. Export (匯出檔案)

可將頁面匯出為 PDF（含頁首尾）、HTML 或 CSV 格式，方便離線保存。

12. Move to (移動頁面)

自由將頁面移動至不同的工作區或資料夾層級下，進行重新歸檔整理。

頁面右上角 12 大功能鍵設定 (3/3)

區塊的基本概念與常用類型

核心概念

操作技巧

區塊核心概念：在 Notion 筆記中，任何一段文字、圖片或表格，都是一個個獨立的「區塊」。可以把它們想像成一塊塊獨立的積木。

拖曳排版：按住區塊左側的「手把（六個點）」，即可將內容自由拖曳到頁面的任意位置。

批次處理：支援一次框選多個區塊，進行大範圍的快速移動與章節架構重組，極大化排版自由度。

區塊 (Block) 的基本概念與自由排版

將筆記當作積木般自由重組

核心概念：頁面中的每一行文字、圖片或檔案，都是一個獨立的 Block，輸入「+」號即可新增。

1. Text (文字)

一般純文字內容，最基礎的筆記單位。

2. Page (子頁面)

在當前頁面中，建立新的子頁面連結。

3. To-do list (待辦)

建立帶有核取方塊的待辦事項清單。

區塊 (Block) 的基本概念與常用類型 (1/4)

核心概念：頁面中的每一行文字、圖片或檔案，都是一個獨立的 Block，輸入「+」號即可新增。

4. Heading 1-3 (標題)

提供大、中、小三種層級（支援 `#` 加空白鍵快捷輸入）。

5. Table (簡易表格)

輕量化的靜態表格，無複雜資料庫功能，可用於快速對齊資訊。

區塊 (Block) 的基本概念與常用類型 (2/4)

6. Bulleted / Numbered

項目符號與編號清單，用於建立點狀或數字列表整理重點。

7. Toggle list (選單)

下拉式選單，可將內容收合與展開，節省頁面空間。

8. Quote (引言)

帶有視覺裝飾的引用區塊，用於標示重要名言或重點段落。

核心概念：頁面中的每一行文字、圖片或檔案，都是一個獨立的 Block，輸入「+」號即可新增。

區塊 (Block) 的基本概念與常用類型 (3/4)

核心概念：頁面中的每一行文字、圖片或檔案，都是一個獨立的 Block，輸入「+」號即可新增。

9. Divider (分隔線)

建立水平的灰色細實線，以優雅區隔不同主題區塊與段落。

10. Link to page

連結現有頁面，在筆記中快速插入其他 Notion 頁面的跳轉捷徑。

11. Callout (提示框)

建立帶有圖示與背景色的重點提示框，常做為注意事項使用。

區塊 (Block) 的基本概念與常用類型 (4/4)

建立區塊的方法

1.點擊 Block 左側的「六個點」圖示即可喚出選單。

2.支援刪除、複製、轉換區塊格式 (Turn into)、移動位置。

3.可透過「Color」更改該區塊的文字顏色或背景底色，增加閱讀重點。

4.支援直接使用滑鼠按住六個點拖曳，自由調整版面排列與順序。

區塊的細部編輯技巧

建立區塊的三種方式 (0/3)

1.透過斜線 (/) 快速呼叫功能選單

2.使用鍵盤的快速鍵

3.直接輸入Markdown語法

可以透過以下三種方式建立頁面內的區塊

呼叫選單：在頁面空白處按下鍵盤的 /（斜線），會彈出所有可插入元素的選單，可直接輸入關鍵字（如「標題」）快速篩選。

格式轉換：點擊區塊左側的「六個點手把」，執行「轉換成（Turn into）」即可改變格式；將文字反白也可透過浮動工具列修改粗體、斜體或色彩。

透過斜線 (/) 快速呼叫功能選單來建立區塊

建立內容(區塊)的三種方式 (1/3)

在頁面空白處按下鍵盤的 /（斜線），會彈出所有可插入元素的選單

也可以直接輸入 /callout，就會呼叫出標註區塊

透過斜線 (/) 快速呼叫功能選單來建立區塊

建立內容(區塊)的三種方式 (1/3)

Ctrl+Shift+1 可分別對應建立一級標題。

輸入鍵盤的快速鍵來建立區塊

建立內容(區塊)的三種方式 (2/3)

Ctrl+Shift+2 可分別對應建立二級標題。

Ctrl+Shift+3 可分別對應建立三級標題。

直接使用Markdown語法來建立區塊

建立內容(區塊)的三種方式 (3/3)

標題 1 (Heading 1)：輸入 # + 空格

標題 2 (Heading 2)：輸入 ## + 空格

標題 3 (Heading 3)：輸入 ### + 空格

​

分隔線 (Divider)：連續輸入 ---

​

項目符號清單 (Bulleted list)：輸入 - 或 * + 空格

編號清單 (Numbered list)：輸入 1. + 空格

​

待辦事項 (To-do list)：輸入 []（左、右中括號，中間不加空格） + 空格

摺疊清單 (Toggle list)：輸入 > + 空格

直接使用Markdown語法來建立區塊

建立內容(區塊)的三種方式 (3/3)

引言區塊 (Quote)：輸入 " + 空格

​

程式碼區塊 (Code block)：連續輸入三個反引號 ```

在英文輸入法下，按下鍵盤左上角、數字鍵 1 左側、Esc 鍵下方的按鍵

​

粗體 (Bold)：輸入 **文字**

斜體 (Italic)：輸入 *文字* 或 _文字_

刪除線 (Strikethrough)：輸入 ~文字~

行內程式碼 (Inline code)：輸入 `文字`

折疊表（Toggle List）：當篇幅過長時，輸入 > + 空白鍵 建立折疊表，並將內容框選拖曳至內部，即可透過箭頭展開或收合，維持版面清爽。

貼上並同步（Paste and sync）：將重點複製到其他頁面時選擇此功能，兩邊頁面的內容將保持連動狀態，一處修改、兩邊同步更新。

解除同步：若需解除連動，點擊區塊右上角選單，選擇「全部取消同步」即可恢復獨立狀態。

進階筆記技巧：折疊表與同步功能

隱藏細節與跨頁面資料連動

1. 建立表格

使用斜線指令 /table 產生預設的 3x3 表格，在儲存格內按 Tab 鍵可快速移動至下一個欄位。

2. 擴增與刪除

點擊表格邊緣的「+」號圖示或使用滑鼠拖曳來擴充欄列；點擊不需要的欄列邊緣，執行「刪除」即可移除。

3. 設定標題列

透過左側選單執行「插入上方列」，並啟用同一選單內的「頁首列（Header row）」功能，使標題與內容產生視覺區隔。

表格建立與設定

結構化資料整理與版面調整

1.插入圖片：直接從電腦資料夾將圖檔拖曳到 Notion 頁面中即可完成上傳。

2.引言（Quote）：透過 / 選單或輸入 "（雙引號）產生，區塊左側會顯示一條垂直黑線，適合用於凸顯引述重點。

3.標註（Callout）：帶有醒目圖示與背景顏色的特殊區塊，可隨時更換或移除圖示，並修改背景顏色來引起讀者注意。

圖文混排、引言與標註

豐富視覺層次的多元素組合

可以調整裁剪的範圍

可以調整裁剪的形狀

雙欄多欄佈局

1.圖片裁切與設定：點擊圖片右上角啟用「裁切（Crop）」功能對焦主體並儲存；接著縮小圖片尺寸，並設定對齊方式為「靠左」。

2.建立雙欄：按住文字或引言區塊的左側手把，往上拖曳至照片的「右側」放開，即可瞬間形成雙欄佈局。

3.全寬顯示：若覺得雙欄排版過於擁擠，點擊頁面右上角「•••」選單啟用「全寬（Full Width）」，最後微調中央分隔線比例即可。

雙欄佈局設計

最大化頁面空間利用的排版技巧

建立子頁面：由於 Notion 沒有傳統資料夾，可使用斜線指令插入「子頁面（Sub-page）」，達到階層式的收納效果。

網址整合選項：貼上網址時，可選擇「一般網址」、「提及（帶圖預覽）」、「嵌入（直接於筆記內播放影片）」或「建立書籤（視覺化圖文卡片）」。

知識庫歸檔：建議建立一個「已封存」頁面，將閱讀完畢的網頁資源區塊直接拖曳進去進行分類與整理。

階層式管理與網址整合

建立具備邏輯的知識庫結構

1. 頁面提及（@）

在頁面內輸入 @ 符號並打上目標頁面名稱，即可建立可點擊的捷徑；被提及的頁面頂端也會自動產生「反向連結（Backlink）」。

快速跳轉與釘選功能

捷徑與連結，提升知識網尋找效率

2. 加入最愛（Favorites）

將重要頁面設為最愛，該頁面便會被釘選在側邊欄的最上方區域，確保關鍵資訊隨時觸手可及。

快速跳轉與釘選功能

捷徑與連結，提升知識網尋找效率

關於Notion的資料庫

Inline (行內資料庫)：� 與其他文字區塊共存於同一頁面中，適合搭配文字說明。

Full page (全頁資料庫)：� 該頁面完全專屬於資料庫，無法新增其他普通文字區塊，適合建立大型資料集。

資料庫建立方式

在空白頁面中輸入 / 開啟斜線選單，輸入關鍵字尋找「資料庫」。

選擇插入「內嵌式資料庫 (Inline Database)」，讓資料庫能與其他圖文混排，並將其命名為「支出項目」。

點擊新增按鈕，輸入第一筆資料範例：「高鐵票」。

建立內嵌式資料庫

實戰範例：日常消費與支出管理

1. 數字屬性

將類型設為數字，並套用貨幣代碼與千分位符號，用來記錄高鐵票的具體「消費金額」。

2. 日期屬性

將類型設為日期，點擊空格會彈出月曆供快速挑選，用來精準記錄這筆支出的「消費日期」。

自訂資料庫屬性（一）

設定數字與日期欄位

單選屬性 (Select)：建立「支付方式」欄位，在編輯屬性中加入現金、行動支付、信用卡等標籤供快速點選，並自訂標籤顏色與拖曳排序。

版面優化：拖曳欄位分隔線以調整寬度；從右上角選單啟用「全寬 (Full Width)」功能擴展可視區域。

點擊「高鐵票」這筆資料，系統會開啟專屬頁面，讓使用者添加更多細節資訊。

自訂資料庫屬性（二）與版面優化

單選標籤與全寬顯示

STEP 1: 新增範本

針對記帳需記錄當天消費的需求，點擊資料庫右上角「新增」按鈕旁的箭頭，選取「新範本」。

STEP 2: 設定日期

在專屬範本中，將日期欄位的預設值精準設定為「今天 (Today)」。

STEP 3: 設為預設

儲存後將該範本設為「預設」，未來每次新增資料即會自動套用今天日期，大幅節省時間。

自動化範本設定

讓系統自動幫你填入今天日期

多元視角 (Views)

示意圖：篩選面板與降序排列設定

點擊左上角「+」號新增視角，以不同角度瀏覽同一份資料（例如建立一個名為「信用卡」的視角）。

篩選 (Filter)：啟用篩選功能將特定資料獨立擷取，將支付方式的篩選條件設為「信用卡」。

排序 (Sort)：套用排序規則，例如將信用卡消費紀錄依金額「降序排列」，使其從最大筆排到最小筆。

建立多元視角 (Views)

篩選與排序功能應用

1. 點擊底部

在資料庫表格底部的金額欄位點擊空白處，喚出計算選項。

2. 選擇總合

從跳出的計算選單中，精準勾選「總合 (Sum)」選項。

3. 自動計算

系統將快速自動算出該視角下（如信用卡視角）的消費總額，方便掌握支出概況。

資料庫數據計算

快速加總消費金額

建立第二個資料庫，用來管理「個人工作專案」。

狀態與日期

狀態 (Status)：包含未開始、進行中、已完成選項，可自訂標籤文字與色彩。�日期區間：開啟「結束日期」選項，輸入兩個日期形成專案執行區間。

檔案與媒體

新增此屬性以便上傳專案相關附件，例如：� • 網站設計草圖� • 產品規格書� • 行銷提案

專案管理資料庫與必備屬性

狀態、日期區間與附件管理

看板模式 (Board View)

讓專案按工作狀態分門別類，只需將專案卡片從「進行中」拖曳到最右側的「已完成」，即可自動更新進度。

圖庫視角 (Gallery View)

以卡片形式呈現資料，可設定顯示專案的附件圖檔，讓使用者能一眼找到需要的視覺化內容。

切換視覺化模式（一）

看板模式與圖庫視角

1. 時程表

以時間軸的圖形化方式，清楚顯示專案執行期間。

2. 相依性

從選單開啟此功能，透過拖曳建立專案的前後順序關係。

3. 智慧連動

當上游專案發生延遲時，下游專案的開始日期會由系統自動往後推遲，確保時程邏輯正確。

切換視覺化模式（二）

時程表與相依性設定

1. Table (表格)

最基礎的檢核表形式，可利用標籤分類、屬性欄位來管理任務進度與狀態。

2. Board (看板)

類似 Trello 的進度看板，依狀態橫向排列，支援拖曳更改進度（未開始、進行中等）。

3. Gallery (畫廊)

以圖片為主視覺的呈現方式，非常適合用於酒單、書單、電影清單或個人作品集。

六大視圖應用場景解析 (1/2)

4. List (清單)

最簡潔的條列式清單，適合純文字項目、不需複雜屬性的快速瀏覽。

5. Calendar (日曆)

以月曆形式顯示任務，可直觀看出每日的行程安排與空檔時間。

6. Timeline (時間軸)

以甘特圖形式呈現，具備時間推進視覺感，能精準掌控專案任務起訖時間與順序。

六大視圖應用場景解析 (2/2)

關聯式資料庫

示意圖：帶有柔和陰影，紅色框線標示 Relation 屬性與雙向關聯

針對專案底下的待辦任務，建立一個獨立的「任務資料庫」。

在任務資料庫中新增「關聯關係 (Relation)」屬性，將目標指向「專案資料庫」，並開啟「雙向關聯」功能。

實戰應用：將特定任務連結到「產品開發計畫」專案，此後兩邊的資料庫就能互相參照。

建立關聯式資料庫 (Relation)

串聯專案與任務資料庫

1. 分享權限

點擊右上角「分享」，輸入 Email 邀請團隊成員加入，並可將其設為訪客或給予編輯權限。

2. 負責人指派

新增「人員 (Person)」屬性，為任務指派團隊成員，對方 Notion 即會收到通知。

3. 條件式顏色

應用新功能，自動將特定負責人或特定專案標上鮮明色彩，大幅提升視覺辨識度。

團隊協作與人員指派

權限分享與條件式顏色標記

1. 插入按鈕

當任務數量龐大時，可在頁面插入「按鈕 (Button)」來進行批次處理，節省時間。

2. 批次更新狀態

設定「更新頁面」動作，指定對象為任務資料庫，並將狀態統一設定修改為「已完成（已勾選）」。

3. 防呆機制

為了防止誤觸按鈕導致狀態全數被修改，可額外添加「顯示確認方塊」的防呆動作。

按鈕 (Button) 自動化動作

一鍵批次修改任務狀態

專案資料庫中新增「匯總 (Rollup)」屬性，來源設定為關聯的任務資料庫，目標屬性為「狀態」。

將計算方式設為「已勾選百分比」。

視覺化呈現：將顯示格式改為直觀的「進度環 (Ring)」，若 4 個任務完成 2 個即會顯示為完美的 50% 圓環。

匯總 (Rollup) 進度百分比

自動計算專案完成率

新增「公式 (Formula)」屬性來取代手動切換專案狀態。

撰寫 if 函數判斷邏輯，根據完成率的多重條件判斷對應狀態。

設定完成後，專案的狀態標籤就會隨著底下的任務勾選進度，全自動無縫切換，減少人工維護成本。

公式 (Formula) 連動狀態

使用 if 函數全自動更新狀態

1. 建立分類標籤

新增「支出類別」資料庫（建立生活、娛樂、交通等標籤），並與原先的「支出項目」建立雙向關聯。

2. 進行分類

將先前的消費進行歸類：將「高鐵票」歸類在交通，將「看電影」歸類在娛樂。

3. 加總與預算

使用「匯總」功能加總各類別的花費，並在類別資料庫中新增「預算」欄位（如：交通預算 3000 元）。

預算超支警示應用（一）

關聯支出類別與設定預算

新增公式欄位，撰寫判斷邏輯，使系統能自動對比花費與預算。

測試警示：若將高鐵票改成兩張（消費 2980 元），搭配其他交通花費，導致總額超過 3000 元預算。

公式欄便會立刻觸發條件，自動跳出紅色的「🔴超支」視覺提醒。

預算超支警示應用（二）

超支公式判斷實戰

新增「圖表」類型的視角，並將其命名為「支出分析」。

選擇使用「圓形圖」，圖表中的每個區段將代表各類別的消費總額。

透過視覺化圖表，使用者能一目了然地看出交通或娛樂哪一類別的開銷佔比最大，進而精準制定未來的預算分配。

圖表分析與預算分配

圖表視角 (Chart View) 應用

若不想從頭建立繁雜的資料庫結構，可直接前往 Notion Marketplace 尋找資源。

市集內包含大量來自官方與社群創作者的心血範本，涵蓋工作、學習、娛樂等多元領域。

只要點擊「新增」，即可將合適的範本一鍵加入自己的 Notion 筆記中，大幅節省前置設定的時間。

運用範本市集省下建置時間

Notion Marketplace 快速匯入