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Réunion de coordination PR e-paysage

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BENEDICTE CHAMPAGNE - STEPHANE PATART - BENOIT KINTS

ARES//29-08-2022

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Ordre du jour

  1. Restructuration interne
  2. Décret e-paysage
  3. Résultats de l’enquête
  4. Retours du dernier comité de pilotage

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Restructuration interne

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Changement de direction et renforcement

  • Passage à la direction Communication & informatique
    • Améliorer la coordination interne via une cellule de simplification administrative, rattachée à la direction Communication Communication & Informatique
    • Scinder les finalités administratives des finalités statistiques

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  • Renforcement de l’équipe et redistribution des rôles

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Décret e-paysage

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Une “presque” never ending story

  • Planification respectée
    • Mai 2022 : Fin des concertations - 2e lecture au gouvernement
    • Juin 2022 : Avis du conseil d’état
    • Septembre 2022 : 3e lecture
    • Octobre 2022 : Publication au moniteur

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  • Rappel des échéances :
    • En pratique, le texte prévoit pour les EES
      • L’envoi/encodage des diplômés depuis 2014-2015, des mini-inscriptions depuis 2017-2018 et full inscriptions depuis 2020-2021 pour mai 2023 au plus tard
      • Les envois au fil de l’eau à partir de l’année académique 2023-2024
      • L’encodage/chargement/alimentation sera possible en production à partir de septembre - octobre 2022
    • Le contrôle par les Com/Del dans l’application en 2023-2024

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  • Point principal de changement entre la 1ère et la 2e lecture

Intégration du comité de pilotage, de ses missions et de sa composition dans le texte

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Cadastre des systèmes d’information et des besoins

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Cadastre réalisé auprès des EES

  • 3 volets
    • Systèmes d’information (objectiver les difficultés des EES qui doivent trouver une solution à la disparition de Pro-éco//identifier les prestataires pour la gestion des identifiants techniques)
    • Etat des lieux de la digitalisation des preuves
    • Interroger les priorités de terrain en matière d’accès à de nouveaux services
      • Remonter au copil et les prioriser
      • Faisabilité par rapport à l’agenda de la BCED

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  • Le questionnaire reflète la situation en mai-juin 2022

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  • Les questions sont consultables en cliquant ici - peu de questions sont obligatoires

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  • 30 EES ont répondu à l’entièreté du questionnaire au moment de l’analyse
    • 15HE
    • 8 ESA
    • 5 U

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  • Répondants
    • 14 EES : métier - IT
    • 5 EES : métier
    • 4 EES : IT

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Systèmes d’information (SI)

Total 29/41 - 70% EES

ESA (8/19)

HE (16/16)

U (5/6)

Total

Application de gestion unique

3

11

4

18

Application de gestion principale + modules externes

4

4

​

8

Plusieurs applications suivant les départements

1

1

1

3

Prestataire IT interne

2

2

4

8

Prestataire IT externe

5

6

​

11

Prestataire IT interne + externe

1

8

1

10

Compatibilité ws du SI actuel

7

16

5

28

Chgmt de SI

5 (2024-2025)

4 : orientation inconnue

1 : système existant

​

7 (2024-2025)

4 : orientation inconnue

2 : développement propre

1 : système existant

1 (aa non déterminée)

développement propre

13

Chgmt entre 2014-2015 et 2021-2022

Au moins 1

A moins 4

-

Au moins 5

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SI : informations - pistes de réflexion

  • 13 EES/29 sont en période de transition de SI

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  • Pour les EES qui vont devoir faire face au changement de SI en dehors d’un développement propre
    • Combinaison de modules externes à un module principal risque d’amener des difficultés à récupérer le même niveau de service (en ce inclus la partie ws)
    • Le choix de se diriger vers des systèmes existants avec le peu d’acteurs sur le marché crée un problème de saturation
    • un grand niveau d’incertitude sur les solutions
    • 2024-2025 constitue une année de basculement

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  • La tendance du recours à des prestataires externes compliquent les développements IT (moins de souplesse) - il est nécessaire de pouvoir anticiper avec une belle avance les documentations techniques

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  • La récupération des données du passé (diplômé notamment) sera compliquée pour au minimum 5 EES

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La gestion documentaire (GD)

Total 29/41 - 70% EES

ESA (8/19)

HE (16/16)

U (5/6)

Total

Accès des com/del aux pièces numérisées déjà fonctionnel

3

12

5

20

Accès des com/del aux pièces numérisées envisagés à terme

5

3

​

8

Accès des com/del à des pièces numérisées non envisagé

​

1

​

1

Méthode non définie

2

​

​

2

Service de partage

3

3

​

6

Profil dédié dans l’application

1

6

5

12

Approches multiples

7

3

​

10

Application dédiée Com/del

​

1

​

1

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Expression des ressentis par rapport à l’envoi des preuves dans SIEL-SUP

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​

​

Très délicat/complexe

Délicat/complexe

Gérable

sans avis

Adapter la structure documentaire en place

9

7

8

5

Changer les habitudes de travail

4

3

18

4

Numériser les pièces

1

7

17

4

Les volumes de pièces à envoyer

6

6

11

6

Le respect du RGPD

9

9

9

3

Le sentiment de perte de qualité relationnelle avec les collaborateurs des Com/Del

6

4

14

5

Une échéance beaucoup trop rapprochée

12

7

8

2

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Propositions pour faciliter la gestion des preuves

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​

​

​

​

​

Commentaires :

  • Processus identique de contrôle HE/ESA/U
  • Maintien du contrôle dans les applications des EES
  • Deux sources authentiques sont systématiquement cataloguée comme importante ou prioritaire :
    • attestation provisoire de CESS et CESS reconnu
    • equivalence du secondaire

​

​

Très intéressant

Intéressant

Sans intérêt

sans avis

Augmenter l'offre d'accès à de nouvelles sources authentiques

16

8

3

2

Déterminer une liste de catégories de preuves claire

21

7

-

1

Adopter une période transitoire de contrôle des preuves

12

9

4

4

Identifier les populations d'étudiants soumises au contrôle des preuves

15

12

-

2

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Informations - pistes de réflexion

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  • Les solutions sont multiples et posent questions
    • sécurité et la confidentialité
    • gestion des accès aux documents
    • durée d’accès pour les com/del (archivage, destruction des pièces, …)
    • démarches un peu à la carte
  • Très peu d’EES ont développés une véritable approche de gestion documentaire via accès sécurisé personnel soit en direct, soit via un accès VPN
    • aucun ne permet d’accès sécurisé via une application tierce
    • une seule permet l’envoi des pièces par ws
    • Classement des documents :
      • catégorisation globale de documents (3)
      • Structuration fine (2)
      • Vrac (1)
  • Concevoir des méthodes de transfert des SI vers SIEL-SUP multiples et sécurisées et limitée à des catégories les plus limitées possibles de documents en développant l’offre de service de simplification (CESS - équivalences)
  • L’accès aux preuves dans SIEL-SUP par les Com/del doit
    • être gérés suivant des règles strictes d’authentification
    • les pièces sont consultables uniquement dans l’application (pas de téléchargement)
    • uniquement durant la période de contrôle
    • Les DPO doivent être intrinsèquement liés à la réflexion pour garantir le respect du RGPD
  • Pour limiter la charge côté EES (métier et IT) structuration de la GED côté SIEL-SUP :
    • arborescence peu complexe
    • réflexion dans le sens d’une facilitation côté EES de l’indexation des documents/standardisation des noms de fichiers

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Intérêts sur les propositions de services

Service

Bénéficiaire

Important à Prioritaire

Niveau de difficulté

Impacts

Pays

IT (18 EES)

44 %

Simple

Qualité des données

Etablissement com. Flamande

39 %

Simple

Qualité des données

LED

Métier (29 EES)

61%

Moyen

Gestion des preuves

Diplômés (Attestation CESS - Cess - sup - eps)

100%

Important

Gestion des preuves

​

Equivalences secondaire

100%

Important

Gestion des preuves

​

Niveaux de difficulté :

Simple : cadre légal simple et générique - service existant (BOSA/Communauté flamande) - exposition du service par la BCED (pays) - uniquement ws

Moyen : cadre légal individuel - exposition du service par la BCED - ws + adaptation BCED-WI

Important : Gestion politique - avenant à la convention cadre d’échange de données CF/ARES- développement services + exposition du service par la BCED (diplômés)

Intérêt noté pour les services CPAS/Travailleurs/Chômage mais inquiétude marquée par rapport au RGPD - Approfondir l’analyse avec les DPO

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Propositions au copil sur base de l’enquête

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  • Augmenter la durée de la période transitoire pour que le contrôle par les Com/Del dans la plateforme soit postposé à 2024-2025 (à la place de 2023-2024) afin de permettre la mise en place et l’utilisation des services attestations provisoires de CESS - équivalences du secondaires par les EES en 2024-2025

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  • Activités 2022-2023
    • Relance des chantiers attestations provisoires de CESS et équivalences de l’enseignement secondaire avec pour objectif la mise en place de services de consultation en 2023-2024 afin de permettre un contrôle des preuves à partir de 2024-2025 par les EES et les Com/Del
    • Mise en place d’un GT spécifique à la gestion documentaire avec pour objectif la possibilité d’envoyer les preuves dans la plateforme SIEL-SUP en 2024-2025
      • Représentants IT, représentants Com/Del, représentants métiers des 3 types d’enseignement, ETNIC
      • Structuration des dossiers étudiants (composition, nomenclature, architecture)
      • Solution technique d’envoi

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    • Nouveaux services proposés aux EES en 2022-2023
      • Exposition par la BCED des services DADI (CESS - diplômés Sup- EPS), LED et pays,
      • Service établissement de la Communauté flamande

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    • Analyse des besoins données CPAS, travailleurs, chômage au sein du GT DPO

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Retours du comité de pilotage

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Comité de pilotage du 28/06/2022

  • Priorisation des actions sur attestations de CESS, la consultation des CESS et les équivalences du secondaire

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  • L’augmentation de la durée de la période transitoire pour que le contrôle par les Com/Del dans la plateforme soit postposé à 2024-2025 (à la place de 2023-2024) afin de permettre la mise en place et l’utilisation des services attestations provisoires de CESS - équivalences du secondaires par les EES en 2024-2025 a été discutée et la proposition d’introduire cette modification pour la 3e lecture a été demandée à la représentante du cabinet

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  • Meilleure séparation des données administratives et statistiques →réponse : restructuration interne

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  • Demande de révision de la méthode de travail avec les partenaires
    • Constat : le niveau d’appropriation et ‘information n’est pas identique dans tous les GT et il devient difficile de poursuivre les travaux de manière efficace avec autant de GT et autant de personnes dans les GT
    • Demande du copil :
      • Constitution d’un GT réduit constitué de
        • 2 représentants métiers ESA
        • 2 représentants métiers HE
        • 2 représentants métiers U
        • 1 représentant de chaque collège de com/del
        • invités, le cas échéant

​

      • Mission :
        • Préparation des modalités pratiques (envoi des inscriptions, dictionnaires, …) à soumettre aux différents GT et au copil
        • Méthodologie pour caractériser le passé hors FWB
        • Traces RGPD
        • …

�

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Constitution d’un GT réduit

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  • Impacts :
    • Modalités de réunions
      • Réunions moins fréquentes (4 par an) par GT personnes relais ou par pôles - en hybride, en présentiel et/ou à distance
      • Réunions plus fréquentes mais plus courtes (réunions de statut - 1h max à distance)
    • Le GT IT reste inchangé (sauf s’il y a une demande spécifique des IT ?)
    • Augmentation de l’efficacité
    • Implication active des membres du GT réduit
    • Révision du site e-paysage pour garantir la bonne information rapide de tous

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  • Modalités de constitution de ce GT réduit
    • Représentants doivent être reconnu légitimes par leurs pairs
    • méthodologie :
      • Volontaires, validation au niveau des chambres
      • Désignés par les chambres elles-mêmes
      • Autre ?

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  • Ce qui ne change pas
    • Disponibilité de l’équipe
      • support
      • rencontres bilatérales à l’ARES ou dans les EES par visio ou en présentiel

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  • Votre avis à remonter au copil ?

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Des

QUESTIONS ?

MERCI

Pour votre attention !

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