1 of 31

Засоби автоматизації створення текстового документа�Практична робота 5.�Структура документа. Автоматизоване створення змісту та покажчиків.

За новою програмою

Урок 14

8

2 of 31

Запитання

Розділ 3 § 3.6

Що таке стилі? Для чого їх використовують?

Що таке структура документа? Як її переглянути?

Що таке гіперпосилання? Для чого і де воно використовується?

8

3 of 31

Посилання в текстовому документі

Розділ 3 § 3.6

Зазвичай у багатосторінкових документах зустрічаються різні види посилань - спеціальний запис у документі, який вказує на якийсь об'єкт цього або іншого документа.

Посилання призначені для логічного зв'язування одних об'єктів документа з іншими. Наприклад, у тексті може знаходитися посилання на певний рисунок чи таблицю, посилання на бібліографічні джерела, сайти або інші документи. При клацанні на ці посилання відбувається перехід на вказаний об'єкт.

8

4 of 31

Посилання в текстовому документі

Розділ 3 § 3.6

Текстовий процесор Word дає змогу автоматизувати процес створення посилань в документі. Інструменти, які використовуються для цього, знаходяться на вкладці Посилання, наприклад:

Група Зміст призначена для створення змісту документа - переліку назв структурних частин документа із зазначенням номерів відповідних сторінок;

Група Покажчик призначена для створення предметного (алфавітного) покажчика - алфавітного списку термінів, які використані в документі із зазначенням номерів сторінок, де вони трапляються.

8

5 of 31

Автоматизоване�створення змісту документа

Розділ 3 § 3.6

Створений зміст можна використовувати для швидкого переміщення по документу, пошуку потрібних структурних частин - розділів, пунктів тощо. Для цього слід у змісті документа вибрати потрібний заголовок та натиснути клавішу Ctrl.

Зверніть увагу, що вигляд текстового курсору зміниться на такий.

8

6 of 31

Автоматизоване створення предметного покажчика

Розділ 3 § 3.6

Предметні покажчики найчастіше використовуються в підручниках, наукових виданнях, словниках. Розміщуються вони зазвичай в кінці документа і виглядають приблизно так:

8

7 of 31

Автоматизоване створення предметного покажчика

Для створення покажчика в Microsoft Office використовують інструменти із групи Покажчик на вкладці Посилання.

Розділ 3 § 3.6

8

8 of 31

Автоматизоване створення предметного покажчика

Розділ 3 § 3.6

Створення предметного покажчика виконується в два етапи: спочатку потрібно виділити всі терміни, які слід помістити в покажчик, потім вставити покажчик у документ. Розглянемо етапи детальніше.

І етап. Виділення елементів покажчика:

1

Виділити термін чи фразу, які потрібно помістити в покажчик, на сторінці, де вони трапляються вперше.

2

Виконати Посилання ⇒ Покажчик ⇒ Позначити елемент

3

Встановити у вікні Визначення елемента покажчика, що відкрилось, потрібні значення:

4

Вибрати кнопку Позначити (або Позначити все, якщо потрібно щоб у покажчику вказувалися всі номери сторінок, де цей термін трапляється).

5

Повторити дії 1-4 для всіх елементів покажчика.

8

9 of 31

Автоматизоване створення предметного покажчика

Розділ 3 § 3.6

Вікно Визначення елемента покажчика надає можливість встановити такі значення:

Основний - відредагувати, за потреби, основну назву елемента покажчика;

Додатковий - ввести, за потреби, додаткові назви елемента покажчика;

Перехресне посилання - вибрати назву іншого елемента покажчика, з яким пов'язаний даний елемент;

Поточна сторінка - вказувати в покажчику для даного терміна тільки поточну сторінку;

Діапазон сторінок - вказувати в покажчику для даного терміна діапазон сторінок, де він трапляється;

Формат номера сторінки - встановити напівжирного та курсивного накреслення номера сторінки в покажчику.

8

10 of 31

Автоматизоване створення предметного покажчика

Розділ 3 § 3.6

II етап. Вставлення предметного покажчика в текстовий документ:

1

Встановити курсор в те місце документа, де потрібно розмістити покажчик (зазвичай у кінці документа).

2

Виконати Посилання ⇒ Покажчик ⇒ Покажчик

3

Встановити у вікні Покажчик, що відкрилось, параметри відображення покажчика:

4

4. Вибрати кнопку ОК.

8

11 of 31

Автоматизоване створення предметного покажчика

Розділ 3 § 3.6

Вікно Покажчик надає можливість встановити такі значення:

Номер сторінки по правому краю -установити за бажання такий спосіб вирівнювання номерів сторінок у покажчику;

Формат покажчика — вибрати із запропонованого списку бажаний вид;

Тип - вибрати за бажання один з двох способів розміщення номерів сторінок біля елемента покажчика;

Стовпці - указати кількість колонок, у яких буде розміщено покажчик;

Мова - алфавіт, за яким буде впорядковано елементи покажчика.

8

12 of 31

Автоматизоване створення предметного покажчика

Розділ 3 § 3.6

Таким чином предметний покажчик буде вставлено у вибране місце в документі. Перед і після покажчика в документі буде вставлено приховані символи Розрив розділу.

Якщо деякі дані, що входять до покажчика, змінились (змінився текст або розміщення елемента в документі), то зміст покажчика потрібно оновити.

Для цього слід виділити покажчик та виконати

Посилання ⇒ Покажчик ⇒ Оновити покажчик

8

13 of 31

Шаблони текстових документів

Розділ 3 § 3.6

Ви вже навчилися створювати текстові документи та форматувати їх з використанням різних засобів текстового процесора. Разом з тим текстовий процесор Word для створення документів певних типів надає ще одну можливість - створення документа на основі шаблону. Ви вже створювали за допомогою шаблонів у 5 класі презентації.

Шаблон — це відформатований певним чином документ-заготовка, який зберігається в окремому файлі і використовується як зразок для створення нових документів певного типу.

8

14 of 31

Шаблони текстових документів

Розділ 3 § 3.6

Наприклад, шаблон для створення календаря, подяки, листа, звіту, вітальної листівки, візитки тощо.

8

15 of 31

Шаблони текстових документів

Розділ 3 § 3.6

Відкривши шаблон, користувач побачить на екрані текстовий документ, у якому будуть міститися порожні поля для введення тексту, написів, малюнків, колонтитулів, логотипи тощо.

До цього документа вже можуть бути застосовані певні теми та стилі оформлення різних об'єктів.

8

16 of 31

Шаблони текстових документів

Розділ 3 § 3.6

Використання шаблонів значно полегшує роботу користувача, оскільки вони є основою для швидкого створення аналогічних за формою,

але різних за змістом документів без витрат часу на їх форматування.

8

17 of 31

Шаблони текстових документів

Розділ 3 § 3.6

Основна відмінність між документами і шаблонами полягає в їх використанні: шаблон - це заготовка документа з готовими елементами тексту та оформлення, яка призначена для подальшого заповнення даними, а документ - це вже підготовлений текст, можливо на основі деякого шаблону.

8

18 of 31

Шаблони текстових документів

Шаблон — це звичайний текстовий документ, але він має інше розширення. У Microsoft Word:

Файли документів мають розширення

Файли шаблонів мають розширення

.doc або .docx

.dot або .dotx, .dotm

Розділ 3 § 3.6

8

19 of 31

Шаблони текстових документів

Розділ 3 § 3.6

У текстовому процесорі Word усі шаблони діляться на три групи:

Інстальовані — шаблони певних типів документів (листів, факсів, звітів тощо), які інстальовані на комп'ютері у складі пакета Microsoft Office;

Microsoft Office Online - шаблони різноманітних типів документів, які розташовані на веб-сайті Microsoft Office Online;

Шаблони користувача - шаблони, які створені користувачем.

8

20 of 31

Шаблони текстових документів

Розділ 3 § 3.6

Основним зі стандартних шаблонів Word є шаблон документів Звичайний (зберігається у файлі Normal.dotm), який автоматично відкривається під час запуску програми Word і встановлює за замовчуванням такий формат документа:

8

21 of 31

Шаблони текстових документів

Розділ 3 § 3.6

Також цей шаблон визначає стильове оформлення заголовків, списків, таблиць тощо. Введення тексту, форматування окремих об'єктів, структурування тексту користувач здійснює самостійно.

На основі цього шаблону Normal.dotm можна створювати документи різних типів.

Normal.dotm

8

22 of 31

Робота з кількома документами

Розділ 3 § 3.6

Для керування відкритими вікнами в програмі існують спеціальні засоби, які розташовані на вкладці Подання в групі Вікно.

8

23 of 31

Робота з кількома документами

Розділ 3 § 3.6

Так, переключення між вікнами можна здійснити, виконавши такий алгоритм:

Вибрати кнопку Перехід між вікнами в групі Вікно на вкладці Подання.

У списку відкритих вікон вибрати потрібне.

8

24 of 31

Робота з кількома документами

Розділ 3 § 3.6

Коли робота відбувається з двома різними версіями одного і того самого документа, зручно відобразити їх на екрані поруч. Для виконання цієї операції потрібно виконати послідовність дій Подання ⇒ Вікно ⇒ Переглянута поруч і вибрати у списку відкритих документів потрібний. Після цього екран буде розділено вертикально навпіл і в кожній із цих частин буде відображено вікно одного з указаних документів. Прокручування документів у двох вікнах буде відбуватися синхронно.

8

25 of 31

Робота з кількома документами

Розділ 3 § 3.6

Для скасування режиму відображення документів поруч, слід повторно вибрати кнопку Переглянути поруч у групі Вікно.

8

26 of 31

Для тих, хто хоче знати більше

Розділ 3 § 3.6

Під час опрацювання документа інколи виникає потреба бачити одночасно два різні його фрагменти та переглядати їх незалежно. Для цього зручно розділити вікно документа на дві частини, виконавши послідовність дій Подання ⇒ Вікно ⇒ Розділити.

8

27 of 31

Для тих, хто хоче знати більше

Розділ 3 § 3.6

На екрані з'явиться смуга розділення вікна, яку слід перетягнути в потрібне місце. Цю ж операцію можна виконати і перетягуванням смуги розділення за допомогою відповідної позначки, яка знаходиться над вертикальною смугою прокрутки.

Позначка смуги розділення

8

28 of 31

Для тих, хто хоче знати більше

Розділ 3 § 3.6

Для повернення до роботи в одному вікні потрібно виконати команду Зняти поділ у групі Вікно вкладки Подання або двічі клацнути на смузі розділення вікна.

8

29 of 31

Формати файлів�текстових документів

Розглянемо найпоширеніші формати файлів текстових документів та їх характеристики.

Формат .txt (Text — текст) — зберігається текст із поділом на абзаци без форматування.

Формати .doc (Document — документ) і .docx (Document OpenXML) — зберігаються текст, рисунки, вставлені об’єкти, значення їх властивостей і форматування.

Формат .rtf (Rich Text Format — формат збагаченого тексту) — зберігаються текст, рисунки, вставлені об’єкти, додаткові відомості про форматування об’єктів; формат дозволяє опрацьовувати ці документи різними програмами.

Формат .pdf (Portable Document Format — формат портативного документа) — документ виглядає як малюнок, тому його вигляд не змінюється під час відкриття на різних пристроях.

Розділ 3 § 3.6

8

30 of 31

Формати файлів�текстових документів

Розділ 3 § 3.6

Для того щоб зберегти текстовий документ не в стандартному форматі, слід у вікні Збереження документа відкрити список Тип файлу і вибрати потрібний формат.

8

31 of 31

Дякую за увагу!

За новою програмою

Урок 14

8