WMS - Acquisti
Acquistare una selezione di titoli di un pacchetto («collezione»)
La biblioteca decide di acquistare/sottoscrivere una selezione di titoli (maggiore di 10) che fanno parte di un pacchetto editoriale��NB: Se i titoli sono meno di 10, seguire l’iter di acquisizione degli ebook pick & choose
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1. Cercare la collezione
Dal modulo Acquisizioni scegliere sulla sinistra il menu Scopri collezioni
Se si è a conoscenza del fatto che in passato sono state acquistate e sono disponibili altre risorse che fanno parte dello stesso pacchetto, selezionare :
Quindi individuare la collezione corretta
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1. Cercare la collezione
Se non si trova la collezione corretta o se non sono state acquistate in precedenza risorse dello stesso pacchetto, allargare l’ambito di ricerca selezionando:
- Ambito: Tutte le collezioni
Quindi individuare la collezione corretta, ad esempio «Torrossa Biblioteca Apostolica Vaticana eBooks»
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1. Cercare la collezione
In alternativa, si può partire dalla ricerca di uno o più titoli che fanno parte della selezione che si sta acquistando e poi individuare la corretta collezione di cui fanno tutti parte
Ad es. «ISBN 9788893500326»:
Quindi cliccare sulla collezione per verificarne i dettagli
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Nota bene: Se, nonostante l’allargamento dei termini di ricerca, non viene rintracciato un risultato corretto, è probabile che al pacchetto editoriale che si sta acquistando/sottoscrivendo non corrisponda una collezione disponibile nel KB di WMS.�In questo caso, seguire l’iter per l’acquisizione di una Collezione personalizzata
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2. Verificare la collezione
Una volta individuata la collezione, bisogna verificare che corrisponda effettivamente a quella che si sta acquistando:
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Dalle finestre aperte visibili sulla colonna di sx, tornare alla schermata precedente:
Sulla riga della collezione, dal pulsante sulla destra «Aggiungi a» scegliere la voce «Ordine»
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3. Creare l’ordine
Scegliere:
Cliccare su «Nuovo ordine»
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Il nuovo ordine viene creato e gli viene assegnato un numero interno al gestionale, es. «PO-2024-14»
Per inserire la collezione nell’ordine cliccare su «Aggiungi» 🡪 Il conteggio delle Linee d’ordine associate all’ordine passa da 0 a 1
Cliccare sul nome o sul numero dell’ordine per visualizzare i dettagli: nella parte in basso sono presenti le linee d’ordine associate all’ordine, cioè in questo caso la collezione che si sta acquistando.
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4. Compilare la linea d’ordine
A livello di linea d’ordine bisogna specificare alcune informazioni:
1. Il budget dell’anno corrente e il Fondo: digitare le tre lettere distintive del proprio polo per individuare i fondi attivi (con spunta verde)
2. La Localizzazione: scegliere la biblioteca o il Polo che sta procedendo all’acquisto
3. I Dati di spesa: prezzo, % IVA, eventuale sconto %. Il totale viene calcolato automaticamente
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E’ inoltre possibile arricchire il campo note dell’ordine con altre informazioni relative alla tipologia di acquisto, ad esempio:
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Oppure specificare a livello di linea d’ordine una nota per il fornitore o per lo staff
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5. Effettuare l’ordine
Una volta conclusa la creazione e la compilazione delle linee d’ordine, si può finalizzare l’ordine cliccando sul pulsante «Effettua ordine»
Attenzione!
Togliere la spunta dalla voce «Notifica al fornitore questo ordine» quindi confermare «Effettua ordine»
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6. Iniziare la ricezione
Quando il fornitore comunica l’avvenuta apertura dell’accesso alla nuova risorsa elettronica bisogna iniziare la ricezione dell’articolo ordinato.
Spostarsi nel menu «Ricevi e fattura» e selezionare:
Cliccare su «Visualizza elementi»
Ricercare la collezione da ricevere, richiamando ad esempio il nome dell’ordine cui è associata nella ricerca per parola chiave:
Cliccare sul pulsante «Inizio»
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In basso, cliccare sul tab relativo agli Item processati nella sessione, quindi sul numero d’ordine
Aprire quindi la Linea d’ordine cliccando sul nome
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7. Comunicare la richiesta di attivazione all’Ufficio SBD
Nel tab «Generale» scegliere come Richiedente «Eureka SBA» e spuntare l’opzione «Richiede attenzione»
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Nel tab «Note» creare una Nota di Tipo «Staff» e inserire il testo della richiesta – ciò che prima veniva scritto via mail a trova@unito.it.
Per recapitare all’Ufficio SBD la lista dei titoli da includere nella collezione e da attivare, utilizzare la apposita cartella condivisa in Drive :
- titolo
- ISBN/ISSN
- URL di accesso
Evidenziare questo percorso
nella nota staff creata in WMS
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L’Ufficio SBD gestirà la richiesta e, una volta finalizzata l’attivazione, ne darà evidenza con un’ulteriore nota Staff e modificherà il Richiedente con il nome dell’operatore che ha richiesto l’attivazione
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Per impostare e salvare una ricerca che evidenzi le linee d’ordine da monitorare si rimanda al tutorial dedicato
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L’iter di acquisto si concluderà con la ricezione della fattura.
Per la gestione delle fatture in WMS si rimanda al tutorial dedicato.
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