Administrasi Perkantoran

ADMINISTRASI PUBLIK SEMESTER 3

UNIVERSITAS SUNAN GIRI SURABAYA

KONTROL PRODUKTIVITAS

Tujuan Pembelajaran

1. Menjelaskan pentingnya pengukuran kerja administrasi perkantoran;

pegawai

2. Mendiskusikan teknik-teknik pengukuran kerja;
3. Mengidentifikasi dan menerapkan standart kerja kantor;
4. Menjelaskan penerapan teknik peningkatan kinerja pegawai administrasi perkantoran;
5. Menjelaskan peran TQM dalam program peningkatan kinerja pegawai administrasi perkantoran.

Pendahuluan

Apa yang saudara pahami dari kata kontrol produktivitas?

Mengapa produktivitas berkaitan dengan pengukuran kerja?

PENGUKURAN KERJA

Stevenson, 2005

Desain kerja menjelaskan isi dari pekerjaan yang berupa tugas-tugas administrasi yang harus diselesaikan pegawai kantor.

Pengukuran kerja menitikberatkan pada berapa lama suatu tugas dapat diselesaikan dan merupakan input terpenting dalam perencanaan SDM, estimasi biaya pegawai, penjadwalan kerja, penganggaran maupun dalam mendesain sistem insentif bagi pegawai.

PENGUKURAN KERJA

Sukoco, 2016

Waktu standart merupakan jumlah waktu yang dibutuhkan seorang pekerja yang berkualifikasi untuk menyelesaikan tugas dengan menggunakan metode, peralatan dan perlengkapan, bahan, serta lingkungan kerja tertentu.

Tujuan Pengkuran Kerja

Sukoco, 2016

​

Membantu perencanaan dan penjadwalan kerja

Memberikan dasar bagi keputusan perusahaan untuk menambah pegawai baru dengan metode yang tepat

Menentukan tingkat efisiensi dari metode dan proses kerja yang dilakukan pada saat ini

Membantu dalam menentukan beban kerja yang sesuai bagi pegawai

PROGRAM DAN TEKNIK PENGUKURAN KERJA

Sukoco, 2016

• Manajer administrasi melakukan beberapa perencanaan dan investigasi secara menyeluruh dari berbagi alternatif yang tersedia

Sebelum program pengukuran kerja dilakukan

• Melakukan diskusi per kelompok dimana peserta mendiskusikan tujuan program pengukuran kerja, studi kasus tentang organisasi

Program pengukuran kerja dilakukan

Langkah Pengukuran Kerja

Quible

Menentukan orang yang bertanggung jawab terhadap program

Mendapatkan penerimaan dan dukungan untuk program Mengumpulkan data-data penting

Menganalisis data yang terkumpul dan mengembangkan standar Melatih supervisor dan manajer

​

Menginstruksi pegawai

​

Evaluasi

Membuat rencana awal

Teknik Pengukuran Kerja

Sukoco, 2016

Kriteria yang dipertimbangkan sebelum memilih teknik yang akan digunakan :

Tujuan penggunaan standar kerja

​

Tingkat akurasi yang dibutuhkan standar kerja

Biaya yang dianggarkan perusahaan dalam mengembangkan standar kerja Sifat dari pekerjaan yang membutuhkan standar kerja

​

Tingkat pemahaman elemen pengukuran kerja dan standar kerja dari individu yang bertanggung jawab

Teknik Pengukuran Kerja

Stevenson (2005)

Laporan Produksi

Work Sampling

​

Time Study

Pengamatan Micromotion

Standar Waktu yang Diperkirakan

Beberapa teknik pengukuran kinerja yang dapat digunakan perusahaan antara lain :

STANDARDISASI KERJA

Sukoco, 2016

• Tujuan utama pengukuran kerja adalah mengumpulkan data yang akan digunakan untuk menetapkan standar pekerjaan administrasi di kantor

• Standar kerja tidak boleh ditentukan berdasarkan kinerja yang dicapai oleh pegawai yang paling produktif dan efisien
• Sebaliknya standar kerja tidak boleh diset pada tingkat yang terlalu rendah sehingga setiap karyawan dappat mencapai standar tersebut dengan mudah

Keuntungan Standar Kerja

Membantu meningkatkan efisiensi tiap pegawai dalam menjalankan pekerjaannya

​

Membantu menginformasikan pegawai tentang tingkat output yang diharapkan

​

Membantu manajer dalam membuat keputusan SDM

Garrison

Karyawan sadar prosedur perusahaan, sehingga diperlukan sedikit pengawasan

Sebagai dasar dalam memberikan kompensasi kepada pegawai Membantu meningkatkan moral pegawai

Jenis Standar

Quible

Standar Kuantitas

Standar Kualitas

Standar Deskriptif

TEKNIK PENINGKATAN KINERJA

Gomez- Meija, dkk; Quible; Robbins

Pembagian

Kerja

Penyederhan

aan Kerja

​

Rotasi Kerja

Peningkatan Kerja

​

Flextime

Management by Objective

Keamanan Kerja

Partisipasi Karyawan

Quality Circles

TEKNIK PENINGKATAN KINERJA

Gomez- Meija, dkk; Quible; Robbins

Kualitas Masa Kerja

Program Asistensi Karyawan

​

Komunikasi

Insentif dan

Penghargaan

Menurunkan Stres Karyawan

Manajemen

Waktu

Total Quality Management (TMQ)