WMS - Acquisti
Acquistare un nuovo pacchetto («collezione») di titoli
non presente in WMS
La biblioteca decide di acquistare/sottoscrivere un pacchetto editoriale che risulta non presente in WMS
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1. Cercare la collezione
Dal modulo Acquisizioni scegliere sulla sinistra il menu Scopri collezioni
Selezionare :
NB: I nomi delle collezioni in WMS possono non coincidere con i nomi editoriali, quindi conviene utilizzare termini di ricerca più ampi e poi raffinare i risultati
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Se, nonostante l’allargamento dei termini di ricerca, non viene rintracciato un risultato corretto, molto probabilmente al pacchetto editoriale che si sta acquistando/sottoscrivendo non corrisponde una collezione disponibile nel KB di WMS, pertanto è necessario creare una collezione personalizzata
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2. Creare una risorsa locale
Nel modulo Acquisizioni scegliere sulla sinistra la tendina Risorse locali e cliccare sul pulsante.
Quindi cliccare su
«Crea risorsa locale»
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2. Creare una risorsa locale
- Dare un nome riconoscibile alla risorsa e, facoltativamente, inserire una descrizione
- Scegliere il tipo di acquisizione: Abbonamento/Unico, rispettivamente per una sottoscrizione o un acquisto
- Cliccare su Salva
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2. Creare una risorsa locale
Una volta salvata la risorsa locale, cliccare su «aggiungi all’ordine»
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3. Creare l’ordine
Scegliere:
Cliccare su «Nuovo ordine»
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Il nuovo ordine viene creato e gli viene assegnato un numero interno al gestionale, es. «PO-2024-13»
Per inserire la collezione nell’ordine cliccare su «Aggiungi» 🡪 Il conteggio delle Linee d’ordine associate all’ordine passa da 0 a 1
Cliccare sul nome o sul numero dell’ordine per visualizzare i dettagli: nella parte in basso sono presenti le linee d’ordine associate all’ordine, cioè in questo caso la collezione che si sta acquistando.
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4. Compilare la linea d’ordine
A livello di linea d’ordine bisogna specificare alcune informazioni:
1. Il budget dell’anno corrente e il Fondo: digitare le tre lettere distintive del proprio polo per individuare i fondi attivi (con spunta verde)
2. La Localizzazione: scegliere la biblioteca o il Polo che sta procedendo all’acquisto
3. I Dati di spesa: prezzo, % IVA, eventuale sconto %. Il totale viene calcolato automaticamente
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E’ inoltre possibile arricchire il campo note dell’ordine con altre informazioni relative alla tipologia di acquisto, ad esempio:
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Oppure specificare a livello di linea d’ordine una nota per il fornitore o per lo staff
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5. Effettuare l’ordine
Una volta conclusa la creazione e la compilazione delle linee d’ordine, si può finalizzare l’ordine cliccando sul pulsante «Effettua ordine»
Attenzione!
Togliere la spunta dalla voce «Notifica al fornitore questo ordine» quindi confermare «Effettua ordine»
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6. Iniziare la ricezione
Quando il fornitore comunica l’avvenuta apertura dell’accesso alla nuova risorsa elettronica bisogna iniziare la ricezione dell’articolo ordinato.
Spostarsi nel menu «Ricevi e fattura» e selezionare:
Cliccare su «Visualizza elementi»
Ricercare la collezione da ricevere, richiamando ad esempio il nome dell’ordine cui è associata nella ricerca per parola chiave:
Cliccare sul pulsante «Inizio»
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In basso, cliccare sul tab relativo agli Item processati nella sessione, quindi sul numero d’ordine
Aprire quindi la Linea d’ordine cliccando sul nome
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7. Comunicare la richiesta di attivazione all’Ufficio SBD
Nel tab «Generale» scegliere come Richiedente «Eureka SBA» e spuntare l’opzione «Richiede attenzione»
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Nel tab «Note» creare una Nota di Tipo «Staff» e inserire il testo della richiesta – ciò che prima veniva scritto via mail a trova@unito.it.
Per recapitare all’Ufficio SBD la lista dei titoli da includere nella collezione e da attivare, utilizzare la apposita cartella condivisa in Drive :
- titolo
- ISBN/ISSN
- URL di accesso
Evidenziare questo percorso
nella nota staff creata in WMS
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L’Ufficio SBD gestirà la richiesta e, una volta finalizzata l’attivazione, ne darà evidenza con un’ulteriore nota Staff e modificherà il Richiedente con il nome dell’operatore che ha richiesto l’attivazione
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Per impostare e salvare una ricerca che evidenzi le linee d’ordine da monitorare si rimanda al tutorial dedicato
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L’iter di acquisto si concluderà con la ricezione della fattura.
Per la gestione delle fatture in WMS si rimanda al tutorial dedicato.
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