Modul 3: �Veranstaltungen planen �mit Jasmin Ehrhardt und Lavinia Hoesch

Train-the-Trainer I Modul 3: Veranstaltungen planen

Referentinnen

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Jasmin Ehrhardt war bis März 2023 Eventmanagerin beim Stifterverband. In der Geschäftsstelle des Hochschulforum Digitalisierung leitete sie die Organisation der Veranstaltungsaktivitäten des Projekts. Zu ihren Aufgaben gehörten darüber hinaus die organisatorische Leitung des University:Future Festivals sowie die Betreuung des Formats HFDxChange - Die kollegiale Fallberatung des Hochschulforum Digitalisierung.

Lavinia Hoesch ist als Eventmanagerin für den Stifterverband in der Geschäftsstelle des Hochschulforums Digitalisierung (HFD) sowie für den European Digital Education Hub (EDEH) tätig. In dieser Funktion ist sie für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung verschiedener Formate zuständig. Zu ihren Projekten gehören unter anderem das University:Future Festival, HFDxChange sowie die Veranstaltungen des EDEHs.

Lavinia Hoesch

Eventmanagerin

Stifterverband / HFD & EDEH

Jasmin Ehrhardt

Eventmanagerin & organisatorische Leitung University:Future Festival

Stifterverband / HFD

Schulterblick Modul 2

Die Basis für Modul 3 - Veranstaltungen planen bildet euer Projekt-Canvas.

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Solltet ihr an bestimmten Punkten merken, dass die Entscheidungsfindung schwer fällt, geht zurück zu eurem Projekt-Canvas.

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→ Ist hier alles ausgearbeitet? Gibt es noch offene Punkte?

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Meilensteinplan

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Meilensteinplan

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In einem Meilensteinplan können Deadlines und Termine eingetragen, laufende Prozesse markiert und abgeschlossene Prozesse für das gesamte Planungsteam sichtbar gemacht werden.

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Bei einer digitalen Veranstaltung unterscheidet sich der Meilensteinplan nicht grundsätzlich von den allgemein bekannten Modellen aus dem Projektmanagement.

Mögliche Inhalte des Meilensteinplans

• Konzepterarbeitung
• Finanzplanung
• Benötigte Infrastruktur / Location / Dienstleistungsbedarfe
• Entwicklung Design und Grafik
• Programmgestaltung

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• Partnermanagement
• Kommunikation
• Registrierung und Teilnehmer:innen-Management
• Briefings, Support- und Einsatzpläne
• Nachbereitung

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Meilensteinplan - vereinfachtes Beispiel

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Ressourcenplanung

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Ressourcenplanung

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Im Folgenden Abschnitt wird die Ressourcenplanung für die eigene Veranstaltung thematisiert. Diese wird unterteilt in eine finanzielle und eine personelle Planung der eigenen Ressourcen.

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Finanzielle Ressourcenplanung

Personelle Ressourcenplanung

Finanzielle Ressourcenplanung

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Allgemeines

• Sachkosten einer digitalen Veranstaltung sind deutlich geringer als bei physischen Events, Personalkosten sind ungefähr gleichbleibend
• Logistik / Catering / Print-Material / Miete fällt meist weg, dafür besteht erhöhter Bedarf bei der Einrichtung, Bespielung und Betreuung der virtuellen Veranstaltung.

Finanzplan

• Je detaillierter die finanzielle Ressourcenplanung ist, desto besser
• Den Finanzplan auch während der weiteren Planung stetig aktualisieren (Budgetierung / Angebote / tatsächliche Kosten)

Was sollte eingeplant / bedacht werden?

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• Virtual Venue: Veranstaltungs-, Community-Plattform oder Videokonferenz-Tool
• Technikausstattung
• Design/Grafik (falls gewünscht)
• Lizenzen (z. B. für zusätzliche Online-Tools)
• Personalkosten

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Weitere optionale Posten:

• Honorare für externe Speaker:innen
• Medienproduktion und Studio-Räumlichkeiten über einen externen Dienstleister
• Werbung (z.B. Anzeigen)
• Weitere Dienstleistungen (z. B. fotografische Begleitung, Abendprogramm)

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Finanzielle Ressourcenplanung

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Vieles kann ggf. über interne Strukturen abgebildet werden. Dies sollte in jedem Fall geprüft werden.

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Personelle Ressourcenplanung

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Zu beachten: Bei kleineren Veranstaltungen werden die hier aufgelisteten Bereiche nicht zwangsläufig von unterschiedlichen Personen abgedeckt. Oft übernimmt eine Person mehrere Bereiche oder andere Abteilungen unterstützen.

Infrastruktur

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Infrastruktur

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Schritt 1:

Bedarfsanalyse

Achtung: Beachten Sie die unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Formate (kollegiale Fallberatung, Hackathons, Makerspace, Lerncommunities) sowie besondere Kriterien, die sich aus individuellen Vorgaben ihrer Hochschule ergeben.

Schritt 2: Kriterienkatalog

Schritt 3: Marktanalyse

Schritt 4: Entscheidung

Wie soll die Veranstaltung aussehen?

• Wie viele TN plane ich für meine Veranstaltung ein?
• Wie soll die Veranstaltung werden (digital oder hybrid)?
• Welche Formate plane ich auf meiner Veranstaltung?
• Welche Interaktionsmöglichkeiten und Funktionen möchte ich bieten?

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Schritt 1: Bedarfsanalyse

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Was benötige ich dafür?

• Gibt es an meiner Hochschule Systeme, die sich für die Durchführung meiner Veranstaltung eignen oder benötige ich ein/mehrere externe/s Tool/s?
• Benötige ich externen (technischen) Support für meine Veranstaltung?
• Benötige ich zusätzliche Tools oder Anwendungen für z.B. Anmeldung, Call-Prozess, Kollaboration?

Allgemeine Kriterien

• Digitale Barrierefreiheit (Kontraste, Kompatibilität von Screenreadern, Echtzeit-Untertitelung, etc.)
• DSGVO-Konformität
• Browserkompatibilität
• Design und Benutzerfreundlichkeit der Plattform oder des Tools

Schritt 2: Kriterienkatalog

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Veranstaltungsbezogene Kriterien

• Anzahl der Teilnehmenden
• Benötigte Funktionen um das geplante Format umsetzen zu können
• Interaktions-, Networking-, Kommunikations- �und Partizipationsmöglichkeiten
• Technischer Support vor, während und nach �der Veranstaltung (optional)
• Verknüpfungsmöglichkeiten mit weiteren Tools, �z. B. Registrierungs-Tools (optional)
• Mehrsprachigkeit (optional)

Schritt 3: Marktanalyse

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(Live)streaming-Tools

Unter diese Kategorie fallen alle Tools, mit denen man live senden oder aufgezeichnete Inhalte abspielen kann. Tools aus dieser Kategorie eignen sich besonders gut für lineare Formate, wie Vorträge oder Informationsveranstaltungen.

Videokonferenz-Tools

Videokonferenz- und Seminartools eignen sich für Formate, in denen die Teilnehmenden eine aktive Rolle einnehmen sollen. Beispiele hierfür sind Workshops und Schulungen, aber auch Diskussionsrunden mit anschließenden Fragerunden oder sonstige interaktive Formate.

Kommunikation

Bei einigen Veranstaltungsformaten werden Kommunikationsplattformen vor, nach und/oder während der Veranstaltung benötigt. Über diese Plattformen können wichtige Informationen mit den Teilnehmenden geteilt werden sowie die Teilnehmenden untereinander in den Austausch gehen.

Sonstiges

Abhängig vom Bedarf der einzelnen Veranstaltung kann die Nutzung von weiteren Tools sinnvoll sein.

Hierzu zählen unter anderem: Registrierungs-Tools, Tools für den Bewerbungsprozess, Tools für die Dateiablage bzw. Präsentation und Kollaborationstools

Schritt 4: Entscheidung

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Hohe Wichtigkeit

der Infrastruktur

Hackathon

Makerspace

Beginn der Projektlaufzeit

Ende der Projektlaufzeit

Geringe Wichtigkeit

der Infrastruktur

Kollegiale Beratung

Lern-

communities

Besonderheiten der Formate

• Hackathon Kommunikationstool benötigt, private und öffentliche Gruppen müssen möglich sein� Optionale Tools: Registrierungstool, Tool für die Projekteinreichung �
• Lerncommunities Videokonferenz-Tool benötigt, Breakout Session-Funktion von Vorteil� Optionale Tools: Registrierungstool, Kollaborationstool, Kommunikationstool�
• Makerspace Videokonferenz-Tool benötigt, Breakout Session-Funktion von Vorteil � Optionale Tools: Registrierungstool, Kollaborationstool�
• Kollegiale Beratung Videokonferenz-Tool benötigt, Breakout Session-Funktion benötigt� Optionale Tools: Registrierungstool, Kollaborationstool, Kommunikationstool

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Tauscht euch gerne bei Mattermost zu den einzelnen Tools aus!