�Menerapkan manajemen dan administrasi di bidang Farmasi

HILMA HENDRAYANTI, S.Si., Apt.

STANDAR KOMPETENSI :

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

​

Fungsi-fungsi manajemen dalam pengelolaan perbekalan farmasi, alkes dan PKRT dijalankan yaitu dalam kegiatan :

– perencanaan

– penyimpanan

– distribusi

– pengawasan

– pelaporan

Kesehatan

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

​

• Perencanaan → peramalan kebutuhan akan perbekalan farmasi, alkes dan PKRT di apotek maupun rumah sakit.

​

Rumah sakit : berpedoman kepada daftar obat essensial, formularium rumah sakit, standar terapi dan jenis-jenis penyakit di rumah sakit yang bersangkutan.

​

Apotek : didasarkan atas prediksi kebutuhan dalam kurun waktu tertentu, pada umumnya juga mempertimbangkan jenis penyakit yang sering terjadi dan obat yang sering diresepkan oleh dokter sekitar apotek

​

• Penyimpanan → bagaimana menjaga persediaan yang dimiliki agar tetap dalam kondisi yang baik dan bermutu sampai tangan konsumen

​

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

​

• Pencatatan → kegiatan penyimpanan menyangkut pencatatan keluar masuknya persediaan

​

• Distribusi → bertujuan untuk menyampaikan persediaan kepada konsumen secara efektif dan efisien

​

• Pengawasan → berupa pengawasan di tempat ataupun pengawasan terhadap dokumen atau pencatatan

​

• Pelaporan → laporan perbekalan farmasi termasuk

psikotropika dan narkotika

​

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

• Perencanaan

Pelaksanaan perencanaan harus memperhatikan ketentuan

- ketentuan di bawah ini:

​

- Doelmatig, artinya pengadaan persediaan berupa

perbekalan farmasi, alkes dan PKRT harus sesuai dengan

tujuan atau rencana yang sebelumnya.

​

- Rechtmatig, artinya pengadaan persediaan harus sesuai

dangan hak/kemampuan. Untuk persediaan obat, WHO

merekomendasikan sistem VEN (vital, essensial, non-

essensial). Pengadaan diatur mulai dari obat-obat yang masuk

kategori vital, kemudian essensial, lalu bila ada dana yang belum

teralokasikan dapat diatur untuk obat-obat kategori non essensial.

​

- Wetmatig, artinya sistem atau cara pengadaannya harus sesuai

dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

Kesehatan

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

• Penyimpanan dan Penyaluran

​

Kegiatan penyimpanan dan penyaluran terdiri atas

pekerjaan sebagai berikut:

​

a. menerima barang dan dokumen – dokumen

pendukungnya, antara lain Surat Pesanan/Surat Kontrak, Surat

Kiriman, Faktur barang.

​

b. memeriksa barang dengan dokumen-dokumen yang

bersangkutan baik dari segi jumlah, mutu, tanggal kadaluarsa,

merk, harga dan spesifikasi lain bila diperlukan.

​

c. menyimpan barang sesuai ketentuan, harus

memperhatikan stabilitas obat dan tempat penyimpanan agar

mudah memperoleh dan mengaturnya. Tempat penyimpanan

barang/obat dapat berdasarkan khasiat/terapi obat atau sesuai

abjad.

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

d. memeriksa secara berkala dan menjaga barang dari kerusakan atau hilang.

​

e. memilih dan melakukan pengepakan untuk persiapan pengiriman barang dan menyiapkan dokumennya.

​

f. mengirim barang dengan dokumen-dokumen pendukungnya dan mengarsipkannya (surat permintaan barang, surat pengiriman, faktur barang).

​

g. mengadministrasikan keluar masuknya barang dengan tertib.

​

h. menjaga kebersihan dan kerapian ruang kerja dan tempat penyimpanan/gudang.

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan di dalam fungsi penyimpanan dan gudang adalah:

​

- masalah keamanan dan bahaya kebakaran

- tenaga manusia yang seefektif mungkin

- ruangan seefektif mungkin, baik dari segi besarnya

ruangan dan pembagian ruangan

- memelihara gedung dan peralatan dengan sebaik

mungkin

- menciptakan suatu sistem yang lebih efektif untuk lebih

memperlancar arus barang keluar-masuk.

Menggunakan metode FIFO = First In First Out dan

FEFO = First Expired First Out

​

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

• Gudang Farmasi

​

Pengelolaan obat di gudang farmasi di tingkat

kabupaten atau kota dilakukan sebagai berikut:

1. Penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan

pendistribusian obat, alkes dan perbekalan farmasi.

2. Penyiapan penyusunan rencana pencatatan dan

pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan obat,

alat kesehatan dan perbekalan farmasi.

3. Pengamatan terhadap mutu dan khasiat obat secara

umum dan baik yang ada dalam persediaan maupun

yang akan didistribusikan.

4. Melakukan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian

dan urusan dalam.

​

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

• Puskesmas (Pusat Kesehatan Masyarakat) dan BP (Balai Pengobatan)

1. Perencanaan

Didasarkan pada buku pedoman Pengobatan, Pedoman

pengelolaan Obat di Puskesmas, serta didasarkan pada Daftar

Obat Essensial (DOEN). Daftar kebutuhan obat puskesmas

dikirim ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, oleh Dinas

Kesehatan Kabupaten/Kota daftar ini menjadi masukan

penyusunan kebutuhan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

​

2. Pengadaan

Puskesmas tidak mengadakan obat sendiri tetapi menerima

obat-obatan dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota sesuai

dengan pengajuan, frekuensi penerimaan disesuaikan dengan

kemampuan daerah

​

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

3. Penggunaan

Dalam memudahkan monitoring pelayanan obat dilakukan

melalui satu pintu (kamar obat) baik untuk penderita umum,

gigi, dan lain-lain. Pelayanan obat menggunakan resep sesuai

jenis obat yang akan diambil di kamar obat.

​

4. Pencatatan dan Pelaporan

Semua penggunaan obat dicatat sesuai dengan pedoman

pengelolaan obat pada akhir bulan penggunaan obat baik

jenisnya maupun jumlahnya dilaporkan ke Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kotamadya. Laporan harus dilampiri daftar resep,

nama obat, jumlah masing-masing obat serta nama dokter

yang menulis resep keluar.

​

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

​

• Rumah Sakit

​

Pengelolaan obat di rumah sakit diwajibkan mengelola obat dengan cara:

​

1. Instalasi farmasi rumah sakit diwajibkan mengelola obat

rumah sakit secara berdaya guna dan berhasil guna.

2. Instalasi farmasi rumah sakit diharuskan membuat

prosedur perencanaan, pengadaan, penyimpanan,

pendistribusian dan pemantauan obat yang digunakan

rumah sakit.

3. Instalasi rumah sakit berkewajiban melaporkan kepada

direktur rumah sakit atas penyimpangan penulisan resep

yang dilakukan oleh dokter.

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

​

Pengelolaan di rumah sakit dapat dilakukan dengan

beberapa cara, antara lain:

​

1. Peresepan Perorangan

Sistem ini biasanya diterapkan di rumah sakit swasta.

Pasien memperoleh obat dengan membeli resepnya di

apotek/unit farmasi rumah sakit.

​

2. Persediaan Obat di Ruangan

Sistem ini biasanya diterapkan di rumah sakit kecil.

Sistem penyaluran obat dengan persediaan obat di ruangan

ini dijalankan dengan memberikan kebutuhan obat kepada

konsumen/pasien menggunakan persediaan-persediaan

obat yang sudah disalurkan di ruangan-ruangan dalam

rumah sakit.

​

Rumah sakit umum biasanya menerapkan kombinasi dua sistem

diatas.

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

​

3. Unit Dose Dispensing (UDD)

Sistem UDD adalah dengan menyalurkan obat ke pasien sebanyak

satu dosis pemakaian setiap kali waktu minum obatnya, sehingga

sistem ini diberlakukan di rumah sakit khususnya untuk pasien

rawat inap. Di negara-negara maju, sistem ini sudah sangat

berkembang.

Dengan sistem UDD, pelayanan kefarmasian akan lebih

mendekati penderita, sehingga waktu keperawatan tidak banyak

terbuang untuk pengurusan obat dan biaya menjadi lebih efisien,

komunikasi perawat - farmasi juga lebih baik.

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

​

​

• Pengawasan

​

Pengawasan dalam pengelolaan persediaan dapat mencakup pengawasan terhadap:

​

a. Harga barang persediaan yang dibeli.

b. Biaya-biaya yang dikeluarkan

c. Prosedur pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan

penyaluran

d. Kesesuaian barang menyangkut spesifikasi barang, kecocokan

kartu barang terhadap bukti-bukti pembukuan dan jumlah

barang

e. Kualitas barang, obat kadaluarsa, alur obat dengan metode

FIFO, penandaan terhadap barang-barang yang laku keras

ataupun laku lambat

f. Tertib pencatatan dan pelaporan

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

​

• Beberapa pencatatan dalam sistem pengawasan persediaan di rumah sakit adalah:

- Permintaan pembelian.

- Surat pesanan/kontrak.

- Berita acara penerimaan barang dan laporan penerimaan

- Catatan persediaan, misalnya dalam bentuk

kartu stok, kartu kadaluarsa.

- Surat bukti pengeluaran barang, dapat berupa

berita acara penyerahan barang dan resep obat.

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

​

• Beberapa pencatatan yang dilakukan di apotek seperti di bawah ini:

1. Buku Penjualan Harian Obat Bebas

Digunakan untuk mencatat semua transaksi harian

meliputi penjualan obat bebas alkes, PKRT maupun barang-

barang lain selain resep. Tujuan dari buku penjualan ini

adalah untuk mengetahui jumlah penjualan setiap harinya.

Contoh Format Buku Penjualan Obat Bebas

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

�2. Buku Penjualan Resep

Digunakan untuk mencatat semua resep yang masuk setiap harinya, agar apotek mempunyai dokumentasi yang lengkap mengenai resep yang sering masuk

Contoh Format Buku Pencatatan Resep

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

�3. Buku Pembelian

Buku pembelian digunakan untuk mencatat semua pembelian

obat yang dilakukan di apotek melalui PBF. Pencatatan semua

pembelian obat dilakukan setiap harinya.

Contoh Format Buku Pembelian

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

4. Buku Pembayaran

Buku pembayaran mempunyai fungsi untuk mencatat semua

pembayaran faktur-faktur dari Pedagang Besar Farmasi (PBF).

Sebelum dilakukan inkaso/pembayaran obat kredit dilakukan:

​

1. Pengumpulan faktur-faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo

2. Pencatatan dilakukan di buku inkaso/pembayaran, lalu ditotal berapa jumlah pembayaran yang harus dilakukan.

Contoh Format Buku Pembayaran

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

5. Buku Setoran Harian

Buku setoran ini dibuat dengan tujuan untuk mencatat semua

jumlah pendapatan yang diperoleh setiap harinya

Contoh Format Buku Setoran Harian

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

�6. Buku Stok Obat

Buku stok obat memuat tentang obat-obatan yang ada di

apotek dan memuat jumlah barang yang masih ada dalam

persediaan. Buku stok obat ini dapat digunakan untuk :

a. mengetahui obat-obat apa saja yang paling sering terjual

b. obat-obat apa saja yang tidak laku

c. mengetahui jumlah obat yang tersisa sebagai data untuk

pengadaan barang

Contoh Format Buku Stok Obat

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

Contoh Bentuk Kartu Stok di Apotek

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

7. Buku Defecta

Buku defecta digunakan untuk mencatat persediaan yang akan dipesan pada PBF. Berisi tentang nama barang dan jumlah yang akan dipesan

Contoh Format Buku Defecta

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

8. Buku Pengeluaran Narkotika dan Psikotropika

​

Buku pengeluaran obat narkotika/psikotropika dibuat untuk mencatat pengeluaran obat psikotropika dan obat narkotika agar dapat diketahui jumlah obat yang sering keluar dan mempunyai dokumentasi yang lengkap mengenai pasien tersebut.

Contoh Format Buku Pengeluaran Narkotika/ Psikotropika

Laporan Narkotika dan Psikotropika

Laporan Pemakaian Narkotika