MÔN HỌC

KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG

ThS. Trương Huy Phương

Email: huyphuong0708@gmail.com

ĐT: 0913.699.951

​

NỘI DUNG

Chương 1: Tìm hiểu chung về văn bản hành chính

Chương 2: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thông dụng

Chương 3: Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng.

​

​

CHƯƠNG 1

Tìm hiểu chung về văn bản hành chính

​

Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã hội mà văn bản được sản sinh ra với các nội dung và hình thức khác nhau.

1. KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ VĂN BẢN

Các văn bản hình thành trong quản lý là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong quá trình quản lý của các cơ quan.

5

CỤ THỂ

• Văn bản quy phạm pháp luật của Cơ quan nhà nước: Luật, Nghị Định, Quyết định, Thông tư, chỉ thị….
• Văn bản là các tài liệu, giấy tờ…được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp (hay còn gọi là tổ chức): Kế hoạch, chương trình, đề án công tác, báo cáo, đơn từ…

ĐẶC ĐiỂM

• Chủ thể ban hành: rất đa dạng (gồm Nhà nước, tổ chức chính trị, đảng, đoàn thanh niên, cá nhân (khi viết Đơn, Thư), tổ chức nước ngoài ==> tức là mọi chủ thể khi tham gia vào quan hệ PL đều có thể ban hành văn bản hành chính thông dụng
• Tên gọi: rất phong phú (Công văn, Tờ trình, Biên bản, Thông tri, Đơn, …)

​

Văn bản hành chính

8

Khái niệm

Văn bản hành chính được sử dụng thường xuyên trong các cơ quan, doanh nghiệp hay các tổ chức nhằm trao đổi, truyền đạt các thông tin từ tổ chức này sang tổ chức khác hay trong nội bộ, đề ra các yêu cầu, phục vụ các quan hệ giao dịch, trao đổi công tác, phối hợp với nhau cùng giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức.

• Văn bản hành chính vừa có ý nghĩa pháp lý, vừa có ý nghĩa thực tiễn trong quản lý nhà nước, quản lý kinh tế - xã hội.

9

PHÂN LOẠI

• Văn bản hành chính dùng để thông tin, giao dịch: Công văn, Tờ trình, Thông báo, Thông cáo, Báo cáo, Công điện, …
• Văn bản hành chính dùng để ngi nhận sự kiện: Biên bản, Giấy ủy nhiệm, Giấy chứng nhận, Giấy biên nhận, Hợp đồng, Phiếu gửi, …
• Văn bản hành chính dùng để trình bày dự kiến công việc trong tương lai: Tầm nhìn, Chiến lược, Đề án, Dự án, Chương trình, Kế hoạch, …
• Văn bản hành chính dùng để đặt ra quy tắc xử sự nội bộ: Điều lệ, Quy chế, Quy định, Nội quy, …

​

Hệ thống văn bản hành chính bao gồm các loại:

• Văn bản hành chính cá biệt;
• Văn bản hành chính thông thường có tên gọi;
• Văn bản hành chính thông thường không có tên gọi.

11

Hình thức

12

* Văn bản hành chính cá biệt:

• Văn bản cá biệt là những quyết định mang tính hành chính mệnh lệnh quản lý mang tính áp dụng pháp luật hoặc chứa đựng những thông tin điều hành được cơ quan hành chính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết các công việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với đối tượng vi phạm pháp luật, được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành

Văn bản hành chính cá biệt�

+ Quyết định cá biệt.

+ Chỉ thị cá biệt.

+ Nghị quyết cá biệt.

+ Khác…

​

Hình thức

14

* Văn bản hành chính thông thường có tên gọi:

• Thông báo: là loại văn bản dùng để thông tin về những nội dung và kết quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức hoặc truyền đạt kịp thời các văn bản pháp quy quan trọng của các cơ quan có thẩm quyền tới các đối tượng liên quan.

• Thông cáo: là loại văn bản dùng để công bố một sự kiện quan trọng về đối nội, đối ngoại của của Quốc hội, hoặc Chính phủ, đôi khi còn được dùng để công bố một quyết định, chỉ thị, quan trọng có tính mệnh lệnh.

16

• Chương trình: Là hình thức văn bản dùng để trình bày dự kiến về những hoạt động trong một thời gian nhất định.
• Kế hoạch công tác (đề án công tác):Là hình thức văn bản nhằm trình bày có hệ thống dự kiến về một công việc trong một thời gian nhất định

18

• Tờ trình: là loại văn bản chủ yếu để đề xuất với cơ quan quản lý cấp trên phê chuẩn về một chủ trương hoạt động, một phương án công tác, một công trình xây dựng, một chính sách, chế độ…và chỉ khi có sự phê chuẩn của cấp trên thì cơ quan trình báo mới được tiến hành triển khai nội dung đã trình.

19

20

• BÁO CÁO: Là loại văn bản hành chính có tính chất tổng hợp các thông tin trong phạm vi hoạt động tác nghiệp hoặc các mối quan hệ của chủ thể để báo cáo với cấp trên hoặc thông tin cho các chủ thể khác theo các chủ đề, các yêu cầu định trước nhằm phục vụ các yêu cầu tổng kết, rút kinh nghiệm, cá nhân điển hình, công nhận hoặc làm căn cứ để ban hành một văn bản pháp quy cần thiết.

• Báo cáo thường có bốn loại:
• Báo cáo sơ kết,
• Tổng kết định kỳ,
• Báo cáo bất thường,
• Báo cáo chuyên đề,
• Báo cáo trước hội nghị, đại hội.

21

• Biên bản: là loại văn bản ghi chép lại đầy đủ toàn bộ thông tin về các sự kiện thực tế xảy ra trong các hoạt động quản lý, giao dịch, hợp đồng.. và các hoạt động khác có tính pháp lý.

23

Biên bản bao gồm

24

• Biên bản bàn giao, tiếp nhận công tác;
• Biên bản ghi chép các sự việc đã xảy ra để làm căn cứ cho những quyết định xử lý thích hợp;
• Biên bản hội nghị;
• Biên bản hợp đồng.

Hợp đồng:

25

• Là hình thức văn bản dùng để ghi lại kết quả đã được thỏa thuận giữa các cơ quan với nhau, giữa cơ quan với cá nhân về một việc nào đó, trong đó ghi rõ quyền lợi và nghĩa vụ của các bên ký hợp đồng phải thực hiện và các biện pháp xử lý khi các bên không thực hiện hợp đồng.

• Công điện
• Là hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt mệnh lệnh của tổ chức hoặc của người có thẩm quyền trong những trường hợp khẩn cấp.
• Giấy chứng nhận
• Là hình thức văn bản dùng để cấp cho cán bộ công nhân viên đi liên hệ công tác, giao dịch để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết các công việc cần thiết của bản thân.

26

• Giấy ủy nhiệm

Là văn bản dùng để ghi nhận sự thỏa thuận giữa người có thẩm quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) và người được ủy nhiệm. Theo đó người được ủy nhiệm thực hiện quyền hoặc nghĩa vụ thay cho người có quyền.

27

Giấy mời

Là hình thức văn bản dùng để mời đại diện của cơ quan hay cá nhân tham dự cuộc họp hay hội nghị nào đó…

28

• Giấy giới thiệu

Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, công nhân viên liên hệ giao dịch hay công tác để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

29

• Giấy nghỉ phép
• Là hình thức văn bản dùng để cấp cho cán bộ, công nhân viên khi được nghỉ phép xa nơi công tác, dùng để thay giấy đi đường và làm căn cứ để thanh toán tiền đi đường và các chế độ có liên quan.

30

• Giấy đi đường

Là hình thức văn bản cấp cho cán bộ khi được cử đi công tác dùng để tính tiền công tác phí trong thời gian đi công tác.

31

Giấy biên nhận hồ sơ

Là loại văn bản dùng để xác nhận số lượng và loại hồ sơ, giấy tờ do cơ quan hoặc cá nhân khác gởi đến.

32

• - Phiếu gởi

Là hình thức văn bản kèm theo văn bản đi (công văn đi). Người nhận văn bản có nhiệm vụ ký xác nhận vào phiếu gởi và gởi trả lại cho cơ quan gởi. Đây là bằng chứng cho việc gởi văn bản đi.

33

• Phiếu chuyển

Là loại văn bản dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân đến bộ phận khác để tiếp tục giải quyết.

34

VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG THƯỜNG KHÔNG CÓ TÊN GỌI (CÔNG VĂN)

35

• Là loại văn bản dùng để làm phương tiện giao dịch hành chính giữa các cơ quan, đơn vị hoặc giữa các cơ quan, đơn vị với công dân. Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng liên quan đến các lĩnh vực, hoạt động thường xuyên của cơ quan doanh nghiệp.

• Là hình thức văn bản hành chính được sử dụng phổ biến nhằm trao đổi thông tin về quy định của nhà nước trong các hoạt động giao dịch, trao đổi công tác với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp bên ngoài, cấp trên và cấp dưới trực thuộc; nhằm đề nghị giải quyết, phúc đáp, yêu cầu…tới các chủ thể cần giao dịch, quan hệ bao gồm một số loại hình sau:

36

Công văn hành chính:

• Công văn phúc đáp: Là loại công văn giải thích hoặc trả lời các yêu cầu hoặc thắc mắc, khiếu nại của các chủ thể có quan hệ hoặc có quyền lợi liên quan tới chức năng, nhiệm vụ của tổ chức ban hành công văn.
• Công văn đôn đốc: Là loại công văn nhắc nhở trách nhiệm, chấn chỉnh hoạt động của cấp dưới hoặc các chủ thể khác có trách nhiệm thi hành một nghĩa vụ pháp lý nào đó.

37

• - Công văn giao dịch: Là loại công văn thông tin cho các tổ chức bên ngoài hoặc ngang cấp cần thiết về những yêu cầu và điều kiện, giải thích các lý do không thực hiện đúng các thỏa thuận đã cam kết trước đó.

- Công văn mời họp;

- Công văn chỉ đạo;

- Công văn cám ơn…

• Ngoài ra còn có các hình thức công văn hành chính khác như: Công văn chiêu sinh, triệu tập hội nghị, mời dự sinh hoạt…

​

38

SO SÁNH

39

•  Văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường?

2. CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN

40

• 2.1. Chức năng thông tin
• Đây là chức năng tổng quát nhất của văn bản quản lý nói chung. Các hình thức ghi tin và truyền đạt thông tin hiện nay rất phong phú. Tuy nhiên trong hoạt động quản lý, văn bản vẫn là phương tiện chủ yếu.

• Truyền đạt thông tin chủ yếu qua văn bản được xem là hình thức thuận lợi và đáng tin cậy nhất. Đặc biệt đóng vai trò quan trọng và hiệu quả là sự ghi chép và truyền đạt thông tin theo phương pháp kết hợp văn bản với kỹ thuật truyền thông hiện đại. Hiện nay, người ta đã có thể truyền qua vô tuyến không chỉ nội dung mà cả hình thức một văn bản quản lý (fax).

41

Chức năng thông tin của văn bản thể hiện qua các mặt sau đây:

• Ghi lại các thông tin quản lý;
• Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thông quản lý hay từ cơ quan đến nhân dân.
• Giúp các cơ quan thu nhận những thông tin cần cho hoạt động quản lý;
• Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu được qua hệ thống truyền đạt thông tin khác.

42

• Dưới dạng văn bản thông tin thường có ba loại:
• Quá khứ;
• Hiện hành;
• Dự báo.

43

Chức năng pháp lý

44

Chức năng này thể hiện ở các phương diện dưới đây:

• Ghi lại các quy phạm pháp luật và cácquan hệ về mặt luật pháp tồn tại trong xã hội.
• Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức, đoàn thể…
• Là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế.

Chức năng quản lý

45

• Chức năng quản lý một số loại văn bản được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức gắn liền với khả năng làm công cụ điều hành cho hoạt động của các cơ quan đó. Chức năng này xuất hiện khi văn bản được sử dụng để thu thập thông tin, ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý.

Chức năng văn hóa

46

• Văn hóa biểu hiện quá trình tự phát triển của con người và luôn luôn gắn liền với quá trình lao động nhằm nhận thức và cải tạo hợp lý thế giới khách quan được biểu hiện dưới nhiều hình thức khác nhau.
• Xem xét văn bản dưới quan điểm văn hóa chúng ta có thể thấy văn bản cũng là sản phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình lao động và cải tạo thế giới.
• Có thể thấy trong các văn bản quản lý được ban hành có các chế định cơ bản của nếp sống, văn hóa trong từng thời kỳ lịch sử khác nhau của sự phát triển xã hội.

​

Chức năng văn hóa - xã hội

47

• Văn bản có khả năng góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển các quan hệ xã hội khác nhau. Văn bản ban hành một cách chuẩn xác sẽ có vai trò tích cực trọng việc xây dựng và giữ gìn các chế định xã hội phù hợp với nhu cầu của sự tiến bộ chung. Văn bản cũng có thể phá vỡ hoặc hình thành nên những quan hệ xã hội mới.

• Ngoài ra văn bản còn có các chức năng khác như: chức năng thông kê, chức năng giao tiếp, chức năng sử liệu…

48

3. YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG CỦA VĂN BẢN

49

Tính mục đích

• Trước khi soạn thảo văn bản, cần xác định mục tiêu và giới hạn điều chỉnh của văn bản, phải trả lời được các vấn đề:
• Văn bản ban hành để làm gì ?
• Giải quyết công việc gì ?
• Mức độ giải quyết đến đâu ?

• - Kết quả của việc thực hiện văn bản là gì ?
• - Văn bản chuẩn bị ban hành thuộc thẩm quyền của ai và thuộc loại nào ?
• - Phạm vi tác động của văn bản đến đâu ?
• Tính mục đích của văn bản còn thể hiện ở phương diện mức độ phản ánh các mục tiêu trong đường lối, chính sách của tổ chức.

50

3.2. Tính khoa học

51

• Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế.
• Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác các sự kiện và số liệu.

• Đảm bảo sự logic về nội dung, sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ.
• Sử dụng tốt văn phong hành chính.
• Đảm bảo tính hệ thống của văn bản.
• Nội dung văn bản phải có tính dự báo cao.
• Nội dung và cách thức trình bày cần hướng tới quốc tế hóa.

52

Tính đại chúng

53

• Đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp nhân dân có trình độ học vấn khác nhau, do vậy văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí.

• Tính dân chủ của văn bản có được khi:
• Phản ánh được nguyện vọng của nhân dân, vừa có tính thuyết phục, vừa động viên.
• Các quy định cụ thể trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp, Luật về quyền lợi và nghĩa vụ công dân.

54

Tính công quyền

55

• Tính công quyền cho thấy tính cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản. Nghĩa là văn bản thể hiện quyền lực, đòi hỏi mọi người phải tuân theo.

• Tính công quyền là nội dung của văn bản quy phạm pháp luật phải được trình bày dưới dạng các quy phạm pháp luật. Nội dung của mỗi quy phạm pháp luật đều thể hiện hai mặt: Cho phép và bắt buộc.

56

Tính khả thi

57

• Tính khả thi là sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu vừa nêu trên. Không đảm bảo được tính mục đích, tính phổ thông đại chúng, tính khoa học, tính quy phạm (tính pháp lý, quản lý) thì văn bản khó có khả năng thực hiện được.

Ngoài ra văn bản còn phải hội đủ các điều kiện sau đây:

58

• Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành.
• Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện đảm bảo thực hiện quyền đó.
• Đồng thời phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể.

​

4. YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC CỦA VĂN BẢN

59

Khái niệm về thể thức văn bản

• Thể thức của văn bản là những yếu tố hình thức và nội dung có tính bố cục đã được thể chế hóa. Các yếu tố thể thức tùy theo tính chất của mỗi loại văn bản mà có thể được bố trí theo những mô hình kết cấu khác nhau tạo thành cơ cấu văn bản.

• Cơ cấu văn bản được hiểu là bố cục các phần, các ý, các câu và các yếu tố hình thức liên kết với nhau theo chủ đề nhất định nhằm tạo nên chỉnh thể thống nhất của văn bản.

60

4.1. Các yếu tố thể thức văn bản

61

• 4.1.1. Thể thức của văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính
• Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính gồm các phần sau:

THỂ THỨC

1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ;
2. Tên cơ quan, tổ chức;
3. Số, ký hiệu của VB;
4. Địa danh, ngày tháng, năm ban hành VB;
5. a. Tên loại và trích yếu nội dung vb;
1. 5.b. Trích yếu nội dung công văn hành chính;

6. Nội dung văn bản;
7. a, b, c. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
8. Dấu của cơ quan, tổ chức;
9. a, b.Nơi nhận;
10. a. Dấu chỉ mức độ mật;

10. b. Dấu chỉ mức độ khẩn;

64

11. Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
12. Chỉ dẫn về dự thảo văn bản.
13. Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành;
14. Địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ E- mail, địa chỉ Web, số điện thoại, số FAX

65

4.1.2. Thể thức của văn bản chuyên ngành

66

• Thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thỏa thuận, thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ.

4.1.3. Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

67

• Thể thức và kỹ thuật trình bày của các tổ chức này do người đứng đầu cơ quan Trung ương của các tổ chức này quy định.

4.1.4. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân người nước ngoài

• Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân người nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế.

68