الأرشفة الإلكترونية : رقمنة الوثائق والأرشيف �

① تعريف الأرشفة الإلكترونية

منظومة تستند إلى مجموعة من الوسائل والتقنيات والبرمجيات الحديثة مطبقة في مجال الأرشيف

تسمح بإزالة الطابع المادي للوثائق وتحويلها إلى شكل إلكتروني من أجل تيسير:�• إدارتها�• تخزينها �• البحث عنها�• استرجاعها

تتمحور المنظومة حول:

�• أدوات التصوير (الرقمنة)�• قواعد البيانات�• ضغط البيانات (compression)�•أوعية التخزين الإلكتروني�• الشبكات المعلوماتية

② أهداف الأرشفة الإلكترونية

🖜 توفير الحيز المكاني والاستغناء عن الأرشيف الورقي

🖜 حماية الوثائق الأصلية من التلف أو الضياع

🖜 المحافظة على تجانس الأرصدة الأرشيفية الأصلية (الورقية) في ظل إتاحتها للمستفيدين

🖜 إتاحة الاطلاع على الوثيقة الواحدة لعدة مستخدمين في نفس الوقت

🖜 السرعة إلى الوصول في الوثائق

🖜 إمكانية عرض وثائق من ملفات مختلفة على نفس الشاشة

🖜 توزيع الوثائق الإلكترونية عبر الشبكات الإعلامية

③ سلسلة الأرشفة الإلكترونية

ﺃ- التقـــــــــــاط الوثــــــــــــــــــائق

أولى مراحل سلسلة الأرشفة الإلكترونية

يتم التقاط الوثائق وإدخالها في النظام على شكل مقروء بواسطة الحاسوب أي النظام الثنائي (0.1)

يتم الالتقاط بثلاث طرق

• الربط والتكامل بين الأنظمة

• التقاط الوثائق على الشكل

الرقمي من التطبيقات المكتبية

(Word, Excel,..)

• التحويل أو رقمنة باستخدام

تقنيات المسح الضوئي

ب- تحضير الوثائق للتصوير و الالتقاط في النظام الإلكتروني

​