1 of 17

RAPAT TINDAK LANJUT�AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)�INISNU TEMANGGUNG�TAHUN 2022

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU (LPM)�INISNU TEMANGGUNG

2 of 17

REVIEW DAN EVALUASI�AMI 2022

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU (LPM)�INISNU TEMANGGUNG

3 of 17

Siklus SPMI

  • Penetapan Standar
  • Pelaksanaan Standar
  • Evaluasi (Pelaksanaan) Standar
  • Pengendalian (Pelaksanaan) Standar
  • Peningkatan Standar

P

P

E

P

P

4 of 17

Standar DIKTI�Permendikbud No. 3 Th. 2020 ttg SN PT

5 of 17

Penetapan Standar

Standar Pendidikan

  1. Standar Kompetensi Lulusan
  2. Standar Isi Pembelajaran
  3. Standar Proses Pembelajaran
  4. Standar Penilaian Pembelajaran
  5. Standar Dosen dan Karyawan
  6. Standar Pengelolaan Pembelajaran
  7. Standar Sapras Pembelajaran
  8. Standar Pembiayaan

​

Standar Penelitian

  1. Standar Hasil Penelitian
  2. Standar Isi Penelitian
  3. Standar Proses Penelitian
  4. Standar penilaian Penelitian
  5. Standar pelaksanaan Penelitian
  6. Standar sarana prasarana Penelitian
  7. Standar pengelolaan Penelitian
  8. Standar pembiayaan Penelitian

Standar Pengabdian

  1. Standar Hasil Pengabdian
  2. Standar Isi Pengabdian
  3. Standar Proses Pengabdian
  4. Standar Penilaian Pengabdian
  5. Standar Pelaksanaan Pengabdian
  6. Standar Sarana Prasarana Pengabdian
  7. Standar Pengelolaan Pengabdian
  8. Standar Pembiayaan Pengabdian

Standar Tambahan

  1. Standar Visi Misi
  2. Standar Suasana Akademik
  3. Standar Kerjasama
  4. Standar Teknologi Informasi dan Komunikasi
  5. Standar Mahasiswa dan Lulusan
  6. Standar Pembelajaran Daring
  7. Standar Tata Kelola

6 of 17

Kenapa AMI?

P

E

Evaluasi Pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi

P

P

P

E

Tahap Membangun

SPMI

Dokumen SPMI

Dokumen/

Buku Standar SPMI

Dokumen/

Buku Formulir SPMI

Dokumen/

Buku Kebijakan SPMI

Dokumen/

Buku Manual SPMI

Evaluasi/Audit

Pelaksanaan

Standar Dikti

Pengendalian

Pelaksanaan

Standar Dikti

Peningkatan

Standar Dikti

Pelaksanaan

Standar Dikti

Permenristekdikti No 62 Tahun 2016 Pasal 8 Ayat 4 (b)

Kaizen SPMI

7 of 17

AUDIT MUTU INTERNAL

1. Pemahaman

2. Perencanaan

3. Pelaksanaan

8 of 17

Evaluasi (Pelaksanaan) Standar

Evaluasi PBM

Monev Kepuasan Mahasiswa

Monev Pelayanan Institusi

Monev Kepatuhan Kode Etik

Monev PMB

Audit Mutu Internal

9 of 17

Tahapan Pelaksanaan AMI

1. Pemahaman

Kebijakan AMI (Buku Pedoman)

Penentuan Auditor

Audit Dokumen (Desk Evaluation)

Audit Kepatuahan (Visitasi Lapang)

Pelaporan Hasil Audit

1

4

2

3

5

10 of 17

AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)�INISNU TEMANGGUNG 2022

1. Pemahaman: Belum sepenuhnya dipahami oleh semua unit kerja, apa dan bagaimana AMI

2. Perencanaan: sudah dilakukan sesuai tahapan perencanaan, keterbatasan SDM menjadi salah satu kendala

3. Pelaksanaan: AMI sudah berjalan sesuai rencana, tindak lanjut belum maksimal

11 of 17

TEMUAN “MINOR” & REKOMENDASI AMI 2022

TEMUAN

REKOMENDASI

  • Run down kegiatan belum lengkap.
  • Run down disusun mencerminkan kegiatan yang dilakukan.
  • Keterlibatan stakeholder (internal & eksternal) kurang proporsional.
  • Perbaikan daftar hadir yang mencerminkan stakeholder proporsional.
  • Notula belum menunjukkan proses dari awal sampai akhir dan belum ada pengesahan.
  • Perbaikan notula yang berisi semua proses kegiatan dari awal penyusunan VMTS sampai penetapan.
  • Sosialisasi VMTS belum maksimal.
  • Sosialisasi dilakukan secara online dan offline, secara rutin/berkala kepada seluruh stakeholder (internal & eksternal).
  • Dokumen pendukung lain belum lengkap (Proposal, TOR, LPJ, Laporan Pemahaman VMTS, dll).
  • Pemenuhan kelengkapan dokumen, sesuai kebutuhan masing-masing unit kerja.
  • Dokumen yang belum ditanda tangan dan distempel.
  • Pengecekan dan pengesahan dokumen terkait.

12 of 17

TEMUAN “MAYOR” & REKOMENDASI AMI 2022

TEMUAN

REKOMENDASI

  • RIP, Renstra, Renop institusi belum disosialisasikan dan didistribusikan.
  • Semua unit kerja (selain Rektorat) belum memiliki dokumen RIP, Renstra, Renop (sudah memiliki draft namun belum disesuaikan dengan RIP, Renstra, Renop institutsi)
  • Pimpinan (rektorat) segera melakukan sosialisasi dan distribusi RIP, Renstra, Renop Institusi
  • Pimpinan (rektorat) segera mengagendakan rapat koordinasi bersama unit kerja pada tingkat fakultas, lembaga, dan prodi
  • Pimpinan (rektorat) memberikan arahan kepada fakultas, lembaga, dan prodi terkait penyusunan RIP, Renstra, Renop.
  • Fakultas, lembaga, prodi mengagendakan rapat kerja penyusunan RIP, Renstra, dan Renop.
  • Penyusunan RIP, Renstra, Renop Fakultas, lembaga, dan prodi.

13 of 17

EVALUASI AMI 2022 (SECARA UMUM)

TEMUAN

REKOMENDASI

  • Pelaksanaan AMI 2022 sudah sesuai dengan tahapan AMI.

​

  • Perlu peningkatan kualitas (kesiapan, pemahaman, perencanaan , dokumen, dan instrumen pendukung) oleh auditor dan auditee
  • AMI 2022 fokus pada pemenuhan kelengkapan dokumen, belum pada aspek kualitas dokumen.
  • Perlu dipertimbangkan pelaksanaan AMI yang menitikberatkan pada kualitas dokumen sebagai bukti pelaksanaan standar/kriteria.
  • Semua unit kerja sudah bekerja secara maksimal.
  • Personil dan unit kerja perlu mendapatkan apresiasi.
  • Keterbatasan SDM, menjadi kendala yang sangat berarti (contoh: HKI & PIAUD Kaprodi didampingi orang di luar prodi)
  • Perlu penambahan SDM pada masing-masing unit kerja.

​

  • Keterbatasan anggaran menghambat pelaksaan kegiatan penunjang dalam pemenuhan Dokumen AMI (Contoh: keterlibatan stakeholder eksternal minim karena terkait pendanaan)
  • Perlu dipertimbangkan pendanaan (khususnya yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan Fakultas & Prodi)

​

14 of 17

DISKUSI

PERTANYAAN AUDITEE

JAWABAN LPM

  1. Bu Luluk: Terkendala dokumen notula: notulis itu siapa?

Notulis boleh siapa saja, personil dari unit kerja terkait, mampu “menangkap” semua informasi yang terjadi selama rapat.

  1. Pak Nashih:
  2. Legalisasi dokumen kelembagaan (siapa, apa, dan bagaimana?)
  3. Perlu ada pembekalan kesekretariatan, pelatihan dari kampus.
  4. Pelaksanaan kegiatan, dokumen apa saja yang harus ada?
  5. Proposal: pengajuan terkait dana, jika kegiatan tidak ber-dana, wajibkah menyusun dokumen?
  6. Minim SDM di HKI.
  • Legalisasi dokumen kelembagaan: ada tanda tangan dan stempel. Jika prodi tidak ada stempel, alternatifnya meminta persetujuan (tanda tangan & stempel) Fakultas.
  • Pelatihan menjadi rekomendasi dari LPM yang disampaikan kepada Warek II.
  • Dokumen kegiatan meliputi dokumen apa saja yang dapat menjadi bukti bahwa kegiatan itu dilaksanakan.
  • Jika kegiatan tidak ber-dana, TOR adalah “pengganti” proposal.
  • Penambahan SDM menjadi rekomendasi LPM kepada Warek II.

15 of 17

DISKUSI

PERTANYAAN AUDITEE

JAWABAN LPM

  1. Pak Gandi: RTL dokumen RIP, Renstra, Renop “koordinasi” seluruh unit.

​

Sesuai dengan rekomendasi dari LPM, penyusunan RIP, Renstra, Renop semua unit kerja akan “diprakarsai oleh pimpinan (rektorat) yang diawali dengan sosialisasi (ketentuan waktu menunggu undangan dari pimpinan)

  1. Pak Joko:
  2. Terkait RIP, Renstra, Renop, setau kami RIP hanya pada ranah institusi.
  3. SDM minim.
  • Bisa jadi RIP hanya wajib disusun oleh institusi, tapi berdasar pengalaman akreditasi 6 prodi & AIPT sebelumnya, asesor pernah menanyakan RIP prodi. Untuk lebih mantap, kita berkewajiban mencari informasi yang valid terkait hal itu.
  • Penambahan SDM menjadi salah satu rekomendasi LPM kepada Warek II, kita menunggu tindak lanjut pimpinan.

16 of 17

FEEDBACK PIMPINAN

  1. Pak Khamim (Warek II)
  2. Sangat mendukung kegiatan AMI.
  3. Respon terhadap pelaksanaan penjaminan mutu: ada perubahan sistem yang akan dilakukan bersama-sama.
  4. Terkait dengan pendanaan yang direkomendasikan oleh LPM: sebetulnya sudah ada rencana terkait perencanaan penganggaran 2023 dan diharapkan perencanaan tersebut dilaksanakan pada bulan November 2022.
  5. Format Renop bervariasi, perlu segera melaksanakan sosialisasi melalui alur hierarki (struktural).
  6. Penambahan SDM: pertimbangan tentang rasio dosen dan mahasiswa, evaluasi analisis kebutuhan staf akan dilakukan.

​

  1. Pak Syafi (Warek III)
  2. Konsistensi dalam realisasi apa yang ada dalam dokumen perlu menjadi fokus.
  3. Akan segera tindak lanjut rekomendasi terkait penyusunan RIP, Renstra, Renop.

17 of 17

FEEDBACK BPP INISNU

​

​

  1. Pak Miftah:
  2. Apresiasi terkait pelaksanaan AMI.
  3. Komitmen bersama dalam rangka objektifitas dalam audit.
  4. Kelengkapan dokumen otentik, dan azaz kebermanfaatan, bukan sebatas formalitas demi kepentingan audit mutu eksternal (akreditasi).
  5. SDM: berdasarkan analisis kebutuhan dan beban kerja, fakultas/prodi mengajukan perohonan penambahan SDM disertai argumen.
  6. Hasil AMI ditindaklanjuti, penetapan target waktu oleh auditee terkait rekomendasi AMI
  7. Proses sudah dilakukan dan semoga ada kemajuan dan saling berkomitmen.