1 of 42

Bank- og Finanskomiteen

2 of 42

Oversikt

  • Bakgrunn
  • Utfordringer
  • Forslag
  • Implementasjon

3 of 42

Bakgrunn

4 of 42

Hvem er kassererne

Hver komité i tillegg til revyen har i dag én kasserer

I tillegg sitter det en Økonomiansvarlig i Hovedstyret, som koordinerer alle kassererne og fungerer som ‘komitéleder’

i praksis

Kassererne

5 of 42

Økonomiansvarlig

Kassererne

Kontaktperson og regnskapsfører for HS, komitéledere, fondet, Ordenen, ababand, jubileum og kasserere

Ansvarlig for kassererne. Kaller inn til møter, arbeidskveld,

fasiliterer budsjett- og revideringsperiode samt opplæring

Ansvarlig for skatt, revidering av regnskap og rapportering til myndighetene

Sammen med leder ansvarlig for linjeforeningens økonomi

Sitter også i Hovedstyret

Kontaktperson og regnskapsfører for sin egen komité

Ansvarlig for utforming og planlegging av komiteens

budsjetter

“Cost controller” og bidrar med innkjøp til komiteen

samt håndtering av komiteens utlegg

Årlig erfaringsoverføring med komiteens nye kasserer

Medlem i egen komité. Flere er også nestleder i egen

komité

6 of 42

Hva må en kasserer kunne?

“Vi har ingen spesialister”

Regnskap

Komitéspesifikt Arbeid

Bank

Skatt og Avgift

Budsjett

Kvittering

Kassereren skal levere “hele pakken” for komiteen sin, og må da beherske alt

Læres ved erfaringsoverføring og kurs

7 of 42

Årshjul

Kassererne i Abakus

01.01

Sommerferie

  • Opplæring og erfaringsoverføring
  • Budsjettplanlegging
  • Drift og regnskap
  • Budsjettkveld
  • Gamle kasserere trer tilbake i komité
  • Gammel økans trer av
  • Gammel kasserer i backup trer av

Oktober - Desember

  • Nye tar over
  • Gamle reviderer
  • Drift og regnskap
  • Generalforsamling

Januar - Mars

  • Gammel kasserer i revyen trer av
  • Drift og regnskap
  • Revideringsperiode
  • Opplæring revy

April - Juni

  • Nye kasserere

velges

September

  • Drift og regnskap
  • Nytt semester
  • backup tiltrer
  • Revidering fullføres

Juli - August

8 of 42

Arbeidsfordeling

9 of 42

Hvorfor er økonomi viktig?

Planlegging og fordeling av ressurser samt forvaltning av disse

Regnskapsføre alle finansielle bevegelser (transaksjoner) Abakus foretar seg

Beregne, rapportere og betale skyldig skatt og avgift til staten

Fordelaktig

Viktig

Kritisk!

10 of 42

Fallgruver

Dårlig planlegging kan føre til ujevn fordeling av ressurser og underskudd

Manglende bokføring skaper rom for underslag

Feil eller manglende overholdelse av skatt og avgift fører til bøter.

Manglende betaling fører til automatisk nedlegging av organisasjonen.

11 of 42

Dagens utfordring

12 of 42

Kassererne - objektive utfordringer

Alle må kunne alt

Tillater liten grad av spesialisering

Kasserere har et “hovedverv” i egen komité

Gamle kasserere og økonomiansvarlig forlater gruppa årlig

Økende arbeidsmengde

Kort opphold -

Lite rom for erfaringsbasert læring

Nye kasserere tiltrer på ulike tidspunkt

Gamle kasserere og økonomiansvarlig forlater gruppa årlig

13 of 42

Kassererne - subjektive utfordringer

Ujevn arbeidsfordeling

Kasserere blir utmattet på grunn av arbeidsbelastning

Lederspirer (nestledere) “presses” til å gjøre økonomiarbeid

Liten grad av tilhørighet

Nye kasserere velges inn i HS / Komitéleder og må erstattes

Arbeidet har et “copy-paste” preg fra erfaringsoverføring fra forrige kasserer

Skjevfordelt erfaring basert på oppstart

“Kollektiv uerfarenhet”

14 of 42

Økonomiansvarlig - objektive utfordringer

Personalansvar i tillegg til styrearbeid

Ingen sparringspartner eller nestkommenderende

Repetitiv og kontinuerlig opplæring i alle disipliner

Må beherske hele bredden i økonomien

Økende arbeidsmengde

“Ene og alene” ansvarlig

-

Single point of failure

Ressurs for alle komiteer og grupper

Forventes å være ressurs i etterkant av verv

15 of 42

Økonomiansvarlig - subjektive utfordringer

Personalansvar i tillegg til styrearbeid

Det strategiske går på bekostning av det operasjonelle

Kasserere har et “hovedverv” i egen komité

Press fra komiteene - kasserere kan ikke delegeres ekstra arbeid

Økende arbeidsmengde

Kort opphold -

Lite rom for erfaringsbasert læring

Nye initiativ går i hovedsak på økonomiansvarlig sin kappe

Gamle kasserere og økonomiansvarlig forlater gruppa årlig

16 of 42

Drift vs Strategi

Strategisk

Operasjonelt

Hovedstyret skal oprerere på et strategisk plan sammenlignet med komiteene

Fjorårets vedtak (Utvalget 2020) fjernet komiéledere og dermed det “operasjonelle” fra Hovedstyret

Økonomiansvarlig er per idag eneste styremedlem med et stort operasjonelt ansvar samt personalansvar

(utover leder)

17 of 42

Inkludering

  • Komme�med i komité
  • Hvordan kan en fersk Abakule bidra med økonomi i foreningen?
  • Bli valgt til kasserer�eller nestleder i komiteen
  • Bli valgt til økonomiansvarlig på Generalforsamlingen
  • Komme med i Revyen
  • Bli økans i Revystyret påfølgende Revy

Kasserer ett år

Økonomiansvarlig ett år

Økonomiansvarlig ett år

Bidra mer?

Bidra mer?

Bidra mer?

  • Komme�Med i backup

18 of 42

Utfordringer Konkludert

Vi trenger at folk blir igjen lenger enn ett år - og vi må gi dem muligheten

Det burde være mulig for flere å bidra med økonomi uten å søke andre verv i tillegg

Økonomiansvarlig burde ikke være komitéleder og styremedlem samtidig

Man burde balansere arbeidsbelastningen og tillate at medlemmer spesialiserer seg innen spesifikke områder

Det strategiske ansvaret for økonomien burde fordeles på flere personer

19 of 42

Fordeler med dagens situasjon

Alle komiteer er representert i økonomien

Kort vei til toppen - Økonomiansvarlig representerer kassererne direkte i styret

Mange medlemmer i foreningen får prøvd seg på økonomi

20 of 42

Forslag

21 of 42

Vide rammer - Ikke strenge føringer

Forslaget skal skape muligheter fremfor å sette begrensninger

Ingenting gjøres på dagen - forslaget er langsiktig

Detaljer som “hvem skal gjøre hva” og ansvarsområder er opp til komiteen selv å bestemme

22 of 42

Fungerer mer eller mindre

allerede som en komité

Komitémedlemmer med et hovedverv

Økonomiansvarlig fungerer de facto som leder

Kassererne

“Eksklusiv” gruppe med begrenset opptak

Ingen nestleder, ansvarsområder eller spesialisering. Alle gjør det samme

Mest erfarne medlem har satt ett år

23 of 42

Analogi

Hver komité i Abakus har en

PR-ansvarlig

Denne personen samarbeider med

PR-komiteen om promotering

PR-komiteen sitter på erfaring og

Kunnskap (photoshop etc.) og sørger�For grafisk materiell osv.

Denne personen samarbeider med

PR-komiteen om promotering

24 of 42

Forslag

Opprette en egen komité Bankom

Komiteen tar opp sine egne medlemmer

På lik linje som andre komiteer

Komiteen blir en sterk kompetanse-kjerne

Som tar de fleste av kasserernes oppgaver

Kassererne trer tilbake i egen komité og har

ansvar for å følge opp budsjettet til

komiteen

25 of 42

Økonomiansvarlig

Kassererne

Gruppeansvarlig for Bankom i Hovedstyret. Kasserer for Hovedstyret og ababand.

Ansvarlig for overordnet økonomisk strategi i foreningen

Kontaktperson og cost-controller for sin egen komité

Ansvarlig for utforming og planlegging av komiteens

Budsjetter

Leder i Bankom

Medlem i Bankom

Sammen med Økonomiansvarlig i Hovedstyret ansvarlig for

Skatt, avgift og rapportering

Ansvarlig for komiteers regnskap, fasiliterer budsjett og

Kontaktperson mot komiteene

Egne ansvarsområder fordelt innad i komiteen der ulike

Medlemmer er spesialisert

Et vanlig medlem i Bankom

Ansvarlig for kassererne. Kaller inn til møter, arbeidskveld,

fasiliterer budsjett- og revideringsperiode samt opplæring

26 of 42

27 of 42

Kasserer Arbeidsfordeling

28 of 42

Arbeidsfordeling

- Et eksempel

HS

Bankom

Inter

Media

Sosial

Diverse

og kiosk

*LaBamba er en selvstendig organisasjon

Spesialisering

Ansvarsområder

/ Kontaktperson

29 of 42

“Komité”

Komité høres skummelt ut for mange

Formalisering anerkjenner gruppa utad og innad, og tilrettelegger for at den kan dra fordeler av komitéfunksjoner:

  • Direkte opptak av nye medlemmer
  • Egen komitéleder og ansvarsområder
  • Et “hovedverv”
  • Sosial kultur og tilhørighet
  • Medlemmer sitter i opptil 5 år (pang)

Ikke et stort steg i dette tilfellet - Heller en formalisering av noe som allerede eksisterer - men i et ugunstig format

Gruppa har et kritisk ansvar i linjeforeningen

30 of 42

Implementasjon

31 of 42

Opprettelse av Bankom

Formalisere kasserergruppa som en komité

Komiteen velger egen leder fra tidligere eller nåværende kasserere

Nåværende kasserere trer inn som ordniære medlemmer. Deres “periode” som kasserer blir da en overgangsperiode.

Komiteen har direkte opptak av nye medlemmer fremover - slik som vanlige komiteer. HS og komiteen kan vurdere evt. ekstraordinært opptak

32 of 42

2021

Leder

Gruppeansvarlig

Medlemmer

2022

Leder

Gruppeansvarlig

Medlemmer / Ansvarlige

Mindre kasserere trådt ut av Bankom

Gjenværende kasserere

2023

Leder

Gruppeansvarlig

Medlemmer / Ansvarlige

Panger

33 of 42

Proaktivt

Vi anerkjenner de kommende utfordringene i økonomien. Ansvaret fordeles på flere enn én person.

Forslaget støtter engasjement hos Abakuler som vil bidra med økonomi, eller gamle kasserere / medlemmer som vil fortsette å bidra.

Vi lager en arena som dyrker kreativitet, og vi engasjerer medlemmene ved å anerkjenne dem som en komité.

34 of 42

Åpent

Vi inkluderer nye medlemmer med interesse for økonomi direkte. Ikke gjennom flere mellomledd.

Vi er transparente - økonomien er ikke lenger kun forbeholdt komitémedlemmer, styre og nestledere

Vi dyrker initiativ. De som vil bidra utover et kassererverv får lov til det

35 of 42

Bærekraftig

En ressurssterk gruppe mennesker som brenner for økonomi har et større grunnlag for å forvalte eiendommen vår bedre

Vi dyrker initiativ utover vanlig “regnskapsarbeid” som videre driver Abakus fremover. Initiativ skal muliggjøres - ikke begrenses

36 of 42

Attraktiv

Vi tar vare på de som engasjerer seg. De skal ikke overarbeides eller presses til et verv som et “nødvendig vonde”.

“Vi har et tilbud for alle våre studenter.”

Vi lar de med interesse for økonomi bidra med det de brenner for uten å bli med i en annen komité først.

Vi viser utad at vi tar økonomien på alvor ved å anerkjenne dem som forvalter dem og gi grobunn for nye ideer og tiltak.

37 of 42

Bankkom sin Rolle i Abakus

  • Hvor deltakende skal komiteen være?�
  • Hvor mye ansvar vil de få?�
  • Kan det ende opp med at de ‘overstyrer’ andre komiteer?

38 of 42

Viktig å huske at

§9.5.1�

Kasserer i den enkelte komité er ansvarlig for den økonomiske styringen til komiteen, og sørger for at komiteen holder seg innenfor de økonomiske rammene satt av budsjettet. Vedkommende sitter som ansvarlig for at driften er forsvarlig.

39 of 42

Hva skjer med budsjettkveld?

§10.2.2�

Minst én representant fra hver komité samt leder og økonomiansvarlig i Hovedstyret må være tilstede for at budsjettmøtet er beslutningsdyktig.

40 of 42

Faktum er:

Generalforsamlingen skal bestemme hvor involvert Bankkom skal være i Abakus.

41 of 42

Faktum er:

Generalforsamlingen skal bestemme hvor involvert Bankkom skal være i Abakus.

42 of 42

Felles Diskusjon