Bank- og Finanskomiteen
Oversikt
Bakgrunn
Hvem er kassererne
Hver komité i tillegg til revyen har i dag én kasserer
I tillegg sitter det en Økonomiansvarlig i Hovedstyret, som koordinerer alle kassererne og fungerer som ‘komitéleder’
i praksis
Kassererne
Økonomiansvarlig
Kassererne
Kontaktperson og regnskapsfører for HS, komitéledere, fondet, Ordenen, ababand, jubileum og kasserere
Ansvarlig for kassererne. Kaller inn til møter, arbeidskveld,
fasiliterer budsjett- og revideringsperiode samt opplæring
Ansvarlig for skatt, revidering av regnskap og rapportering til myndighetene
Sammen med leder ansvarlig for linjeforeningens økonomi
Sitter også i Hovedstyret
Kontaktperson og regnskapsfører for sin egen komité
Ansvarlig for utforming og planlegging av komiteens
budsjetter
“Cost controller” og bidrar med innkjøp til komiteen
samt håndtering av komiteens utlegg
Årlig erfaringsoverføring med komiteens nye kasserer
Medlem i egen komité. Flere er også nestleder i egen
komité
Hva må en kasserer kunne?
“Vi har ingen spesialister”
Regnskap
Komitéspesifikt Arbeid
Bank
Skatt og Avgift
Budsjett
Kvittering
Kassereren skal levere “hele pakken” for komiteen sin, og må da beherske alt
Læres ved erfaringsoverføring og kurs
Årshjul
Kassererne i Abakus
01.01
Sommerferie
Oktober - Desember
Januar - Mars
April - Juni
velges
September
Juli - August
Arbeidsfordeling
Hvorfor er økonomi viktig?
Planlegging og fordeling av ressurser samt forvaltning av disse
Regnskapsføre alle finansielle bevegelser (transaksjoner) Abakus foretar seg
Beregne, rapportere og betale skyldig skatt og avgift til staten
Fordelaktig
Viktig
Kritisk!
Fallgruver
Dårlig planlegging kan føre til ujevn fordeling av ressurser og underskudd
Manglende bokføring skaper rom for underslag
Feil eller manglende overholdelse av skatt og avgift fører til bøter.
Manglende betaling fører til automatisk nedlegging av organisasjonen.
Dagens utfordring
Kassererne - objektive utfordringer
Alle må kunne alt
Tillater liten grad av spesialisering
Kasserere har et “hovedverv” i egen komité
Gamle kasserere og økonomiansvarlig forlater gruppa årlig
Økende arbeidsmengde
Kort opphold -
Lite rom for erfaringsbasert læring
Nye kasserere tiltrer på ulike tidspunkt
Gamle kasserere og økonomiansvarlig forlater gruppa årlig
Kassererne - subjektive utfordringer
Ujevn arbeidsfordeling
Kasserere blir utmattet på grunn av arbeidsbelastning
Lederspirer (nestledere) “presses” til å gjøre økonomiarbeid
Liten grad av tilhørighet
Nye kasserere velges inn i HS / Komitéleder og må erstattes
Arbeidet har et “copy-paste” preg fra erfaringsoverføring fra forrige kasserer
Skjevfordelt erfaring basert på oppstart
“Kollektiv uerfarenhet”
Økonomiansvarlig - objektive utfordringer
Personalansvar i tillegg til styrearbeid
Ingen sparringspartner eller nestkommenderende
Repetitiv og kontinuerlig opplæring i alle disipliner
Må beherske hele bredden i økonomien
Økende arbeidsmengde
“Ene og alene” ansvarlig
-
Single point of failure
Ressurs for alle komiteer og grupper
Forventes å være ressurs i etterkant av verv
Økonomiansvarlig - subjektive utfordringer
Personalansvar i tillegg til styrearbeid
Det strategiske går på bekostning av det operasjonelle
Kasserere har et “hovedverv” i egen komité
Press fra komiteene - kasserere kan ikke delegeres ekstra arbeid
Økende arbeidsmengde
Kort opphold -
Lite rom for erfaringsbasert læring
Nye initiativ går i hovedsak på økonomiansvarlig sin kappe
Gamle kasserere og økonomiansvarlig forlater gruppa årlig
Drift vs Strategi
Strategisk
Operasjonelt
Hovedstyret skal oprerere på et strategisk plan sammenlignet med komiteene
Fjorårets vedtak (Utvalget 2020) fjernet komiéledere og dermed det “operasjonelle” fra Hovedstyret
Økonomiansvarlig er per idag eneste styremedlem med et stort operasjonelt ansvar samt personalansvar
(utover leder)
Inkludering
Kasserer ett år
Økonomiansvarlig ett år
Økonomiansvarlig ett år
Bidra mer?
Bidra mer?
Bidra mer?
Utfordringer Konkludert
Vi trenger at folk blir igjen lenger enn ett år - og vi må gi dem muligheten
Det burde være mulig for flere å bidra med økonomi uten å søke andre verv i tillegg
Økonomiansvarlig burde ikke være komitéleder og styremedlem samtidig
Man burde balansere arbeidsbelastningen og tillate at medlemmer spesialiserer seg innen spesifikke områder
Det strategiske ansvaret for økonomien burde fordeles på flere personer
Fordeler med dagens situasjon
Alle komiteer er representert i økonomien
Kort vei til toppen - Økonomiansvarlig representerer kassererne direkte i styret
Mange medlemmer i foreningen får prøvd seg på økonomi
Forslag
Vide rammer - Ikke strenge føringer
Forslaget skal skape muligheter fremfor å sette begrensninger
Ingenting gjøres på dagen - forslaget er langsiktig
Detaljer som “hvem skal gjøre hva” og ansvarsområder er opp til komiteen selv å bestemme
Fungerer mer eller mindre
allerede som en komité
Komitémedlemmer med et hovedverv
Økonomiansvarlig fungerer de facto som leder
Kassererne
“Eksklusiv” gruppe med begrenset opptak
Ingen nestleder, ansvarsområder eller spesialisering. Alle gjør det samme
Mest erfarne medlem har satt ett år
Analogi
Hver komité i Abakus har en
PR-ansvarlig
Denne personen samarbeider med
PR-komiteen om promotering
PR-komiteen sitter på erfaring og
Kunnskap (photoshop etc.) og sørger�For grafisk materiell osv.
Denne personen samarbeider med
PR-komiteen om promotering
Forslag
Opprette en egen komité Bankom
Komiteen tar opp sine egne medlemmer
På lik linje som andre komiteer
Komiteen blir en sterk kompetanse-kjerne
Som tar de fleste av kasserernes oppgaver
Kassererne trer tilbake i egen komité og har
ansvar for å følge opp budsjettet til
komiteen
Økonomiansvarlig
Kassererne
Gruppeansvarlig for Bankom i Hovedstyret. Kasserer for Hovedstyret og ababand.
Ansvarlig for overordnet økonomisk strategi i foreningen
Kontaktperson og cost-controller for sin egen komité
Ansvarlig for utforming og planlegging av komiteens
Budsjetter
Leder i Bankom
Medlem i Bankom
Sammen med Økonomiansvarlig i Hovedstyret ansvarlig for
Skatt, avgift og rapportering
Ansvarlig for komiteers regnskap, fasiliterer budsjett og
Kontaktperson mot komiteene
Egne ansvarsområder fordelt innad i komiteen der ulike
Medlemmer er spesialisert
Et vanlig medlem i Bankom
Ansvarlig for kassererne. Kaller inn til møter, arbeidskveld,
fasiliterer budsjett- og revideringsperiode samt opplæring
Kasserer Arbeidsfordeling
Arbeidsfordeling
- Et eksempel
HS
Bankom
Inter
Media
Sosial
Diverse
og kiosk
*LaBamba er en selvstendig organisasjon
Spesialisering
Ansvarsområder
/ Kontaktperson
“Komité”
Komité høres skummelt ut for mange
Formalisering anerkjenner gruppa utad og innad, og tilrettelegger for at den kan dra fordeler av komitéfunksjoner:
Ikke et stort steg i dette tilfellet - Heller en formalisering av noe som allerede eksisterer - men i et ugunstig format
Gruppa har et kritisk ansvar i linjeforeningen
Implementasjon
Opprettelse av Bankom
Formalisere kasserergruppa som en komité
Komiteen velger egen leder fra tidligere eller nåværende kasserere
Nåværende kasserere trer inn som ordniære medlemmer. Deres “periode” som kasserer blir da en overgangsperiode.
Komiteen har direkte opptak av nye medlemmer fremover - slik som vanlige komiteer. HS og komiteen kan vurdere evt. ekstraordinært opptak
2021
Leder
Gruppeansvarlig
Medlemmer
2022
Leder
Gruppeansvarlig
Medlemmer / Ansvarlige
Mindre kasserere trådt ut av Bankom
Gjenværende kasserere
2023
Leder
Gruppeansvarlig
Medlemmer / Ansvarlige
Panger
Proaktivt
Vi anerkjenner de kommende utfordringene i økonomien. Ansvaret fordeles på flere enn én person.
Forslaget støtter engasjement hos Abakuler som vil bidra med økonomi, eller gamle kasserere / medlemmer som vil fortsette å bidra.
Vi lager en arena som dyrker kreativitet, og vi engasjerer medlemmene ved å anerkjenne dem som en komité.
Åpent
Vi inkluderer nye medlemmer med interesse for økonomi direkte. Ikke gjennom flere mellomledd.
Vi er transparente - økonomien er ikke lenger kun forbeholdt komitémedlemmer, styre og nestledere
Vi dyrker initiativ. De som vil bidra utover et kassererverv får lov til det
Bærekraftig
En ressurssterk gruppe mennesker som brenner for økonomi har et større grunnlag for å forvalte eiendommen vår bedre
Vi dyrker initiativ utover vanlig “regnskapsarbeid” som videre driver Abakus fremover. Initiativ skal muliggjøres - ikke begrenses
Attraktiv
Vi tar vare på de som engasjerer seg. De skal ikke overarbeides eller presses til et verv som et “nødvendig vonde”.
“Vi har et tilbud for alle våre studenter.”
Vi lar de med interesse for økonomi bidra med det de brenner for uten å bli med i en annen komité først.
Vi viser utad at vi tar økonomien på alvor ved å anerkjenne dem som forvalter dem og gi grobunn for nye ideer og tiltak.
Bankkom sin Rolle i Abakus
Viktig å huske at
§9.5.1�
Kasserer i den enkelte komité er ansvarlig for den økonomiske styringen til komiteen, og sørger for at komiteen holder seg innenfor de økonomiske rammene satt av budsjettet. Vedkommende sitter som ansvarlig for at driften er forsvarlig.
Hva skjer med budsjettkveld?
§10.2.2�
Minst én representant fra hver komité samt leder og økonomiansvarlig i Hovedstyret må være tilstede for at budsjettmøtet er beslutningsdyktig.
Faktum er:
Generalforsamlingen skal bestemme hvor involvert Bankkom skal være i Abakus.
Faktum er:
Generalforsamlingen skal bestemme hvor involvert Bankkom skal være i Abakus.
Felles Diskusjon