Инструкция
о порядке ведения учета статистических показателей работы
Районного муниципального казенного учреждения
«Татарская централизованная библиотечная система»
Составитель: Н.А. Кучма ведущий методист МБО РМКУК «Татарская ЦБС»
2022 г.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Под библиотечной статистикой понимается вид практической деятельности по сбору, группировке и обработке первичных статистических данных, характеризующих состояние и деятельность данной библиотеки/отдела.
Данная Инструкция определяет единый порядок и требования к организации учета обслуживания пользователей в структурных подразделениях Районного муниципального казённого учреждения культуры «Татарская централизованная библиотечная система» (далее – РМКУК «Татарская ЦБС").
Инструкция разработана на основании:
Основными формами первичной учетной документации при обслуживании пользователей в библиотеке являются:
Читательский формуляр
Формуляры заполняются на зарегистрированных пользователей всех структурных подразделений библиотеки, в том числе пунктов обслуживания пользователей, находящихся вне стен библиотеки (библиотечных пунктов, выездных читальных залов).
В настоящее время типовой формы формуляра читателя не существует. Отмена старой формы произошла в связи с требованиями ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ. Рекомендуем воспользоваться формой формуляра, содержащей минимум информации о читателе. Это: фамилия, имя, отчество пользователя; дата записи; дата перерегистрации, подпись. В случае необходимости получения более полных данных о читателе можно обратиться к регистрационной картотеке.
Дети до 14 лет записываются в библиотеку в присутствии родителей или на основании поручительства, заполненного одним из родителей или лицом, под опекой которого они состоят.
Заполнять обложку формуляра читателя следует библиотечным почерком.
На формуляре указывается порядковый номер читателя, который сохраняется за ним до конца года. Дату перерегистрации читателя заполнять цифрами
(например, 10.03.2019)
Сверху на формуляре отмечается номер и год его присвоения. Каждый год с 1 января производится перерегистрация пользователей, а, следовательно, номер формуляра меняется.
При замене формуляра самая первая дата записи пользователя в библиотеку, переносится в новый формуляр. При изменении фамилии, ветхости, повреждении заполняется новый формуляр. Замененный формуляр хранится в структурном подразделении.
Формуляр рассчитан на использование в течение пяти лет.
По мере заполнения вкладыш дополняется новым, что позволяет наблюдать чтение отдельных категорий читателей.
В читательском формуляре библиотекарь делает записи обо всех посещениях библиотеки читателем
Использованные формуляры хранятся в библиотеке в течении трёх лет.
Число читателей определяется по количеству читательских формуляров.
Каждая библиотека, обслуживающая пользователей, имеет свой ряд номеров читательских формуляров в каждом отделе (абонемент, читальный зал). Их сумма дает общее количество пользователей по всем отделам (абонемент, читальный зал).
После присвоения номера читательскому формуляру - читатель заносится в алфавитку (фамилия по алфавиту).
Алфавитку можно вести одну на два отдела: абонемент и читальный зал.
(сделав разграничение: читатели абонемента, читатели читального зала)
Форма учета регистрационных номеров читательских формуляров (как пример)
ВАЖНО ЗНАТЬ:
Форма учета регистрационных номеров читательских формуляров ведется отдельно на абонементе и отдельно в читальном зале, но единая для всех категорий
Все издания, выдаваемые читателям на дом, записываются в формуляре, при этом указываются: дата выдачи/срок возврата, инвентарный номер, классификационный индекс (отдел), автор и заглавие.
При выдаче документа в стенах библиотеки (читальный зал) указывается только дата выдачи, инвентарный номер, при отсутствии ставится сигла «б/н» (без номера)
Каждый новый год перерегистрации отмечается в начале первой графы или по центру разворота формуляра (желательно выделить его цветом – зеленым, красным и т. д.).
РАССТАНОВКА ЧИТАТЕЛЬСКИХ ФОРМУЛЯРОВ
Дневники работы библиотеки
Каждая библиотека в течение года заполняет два Дневника работы: для взрослого и для детского читателя.
Дневники являются основными учетными документами, где фиксируется вся работа библиотеки, причём учёт работы со взрослыми читателями и читателями-детьми ведется раздельно.
При заполнении Дневника работы библиотекарь должен учитывать следующие требования:
Заполнение Дневника по работе с детьми
Дневник учета заполняется ежедневно по читательским формулярам.
В детском дневнике в смешанных библиотеках учитываются только дети до 14 лет включительно, молодежь (15-30 лет) учитывается во взрослом дневнике работы.
Дневник состоит из 3 частей:
Часть 1. Учёт читателей и посещений.
Часть 2. Учёт выдачи библиотечных документов
Часть 3. Учёт массовой работы
Часть 4. Учет информационно-библиографической работы
Сумма граф № 3, 4, 5,6,7 должна давать цифру из графы № 2;
НАПРИМЕР: 2 февраля 3 человека записалось новых и 7 перерегистрировалось - итого записываем 10.
Из этих 10 читателей было: 1 дошкольник, 2 из 1 класса, 3 из 6 класса и 4 из 8 класса.
В Дневник записываем: гр.2 – 10; гр.3 – 1; гр.4 – 2; гр.6 – 3; гр.7 – 4.
Данные в столбце № 2 должны совпадать с формой учета регистрационных номеров читательских формуляров.
НАПРИМЕР: за 1 квартал в детском Дневнике читателей – 50, во взрослом Дневнике – 120 читателей сложив эти два числа получается 170 читателей – это значит, что и в форме учета регистрационных номеров тоже должно зачеркнуто по 170 включительно, соответственно и формуляров тоже должно быть 170.
Если есть в библиотеке читальный зал, то форма учета регистрационных номеров так же должна совпадать с числом читателей за квартал или месяц гр.2: (65 читателей, значит 65 формуляров и по 65 номер зачеркнуто в форме учета номеров)
Часть 1. Учёт читателей и посещений
В первой части Дневника даётся количественная и качественная характеристика читателей и посещаемости.
читатели, записавшиеся
(или перерегистрированные) в данный день.
Сумма граф № 3, 4, 5,6,7
«Всего за месяц»
число зарегистрированных пользователей, обслуженных в стенах библиотеки
Посещения пользователей в стационаре
указывается общее число посещений зарегистрированных пользователей в помещение библиотеки
В графу 8 – записывается общее число посещений зарегистрированных пользователей библиотеки.
В графу 9 записываем в том числе (из графы 8) посещения на массовом мероприятии.
Количество посещений на массовых мероприятиях отражают сведения из 3-й части дневника «Учет массовой работы».
НАПРИМЕР: 2 февраля библиотеку всего посетило 12 чел, из которых 5 человек было на мероприятии. В Дневник записываем: 8 гр. –12, 9 гр. 5
Посещения пользователей вне стационара и удаленных (обращение)
В графу 10 – записывается общее число посещений вне стационара, удаленных пользователей. (СУММА ГР. 11, 12 ДАЕТ ГР.10)
В графу 11 записываем в том числе (из графы 10) число обращений удаленных пользователей в библиотеку по почте, по телефону, факсу, через Интернет (в том числе через социальные сети) с запросами на получение библиотечно-информационных услуг (справки и консультации). Данная графа заполняется всеми библиотеками, не зависимо от наличия зарегистрированных удалённых пользователей.
В графу 12 записываем в том числе (из графы 10) посещения мероприятий, проводимых библиотекой за пределами собственной территории.
НАПРИМЕР: 2 февраля посещения вне стационара составило всего 25 чел, из которых 3 человека обратились с запросами на получение библиотечно-информационных услуг (справки и консультации) в библиотеку по почте, по телефону, факсу или через Интернет и 22 человека было на мероприятии за приделами библиотеки. В Дневник записываем: 10 гр. 25, 11 гр. 3, 12 гр. 22
ДАННЫЕ В СТОЛБЦОВ №9 И №12 ДОЛЖНЫ СОВПАДАТЬ С ДАННЫМИ
3 ЧАСТИ ДНЕВНИКА
Посещения пользователей вне стационара и удаленных
Посещение — приход пользователя в помещение библиотеки с целью получения библиотечно-информационной услуги, участия в библиотечном мероприятии, использования библиотечного пространства для общения. Единицей учета посещений является одно посещение библиотеки.
�Обращение – не только физический приход человека в библиотеку, но и обращение к ней через Интернет, по телефону, факсу, электронной почте. Единицей учета обращений является одно обращение в режиме удаленного доступа, по каналам телефонной и электронной связи, по почте.
Учет посещений (обращений) ведется ежедневно в Дневнике работы библиотеки.
Результаты работы за месяц суммируются и отмечаются в графе «Всего за месяц». Данные графы «Составляет на начало месяца» – это сумма граф «Всего записано за месяц» и «Состоит на начало месяца». Полученные данные переносятся на следующий месяц в графу «Состоит на начало месяца».
Часть 2. Учёт выдачи библиотечных документов
В этой части Дневника даётся количественная и качественная характеристика книговыдачи. Заполняется ежедневно с листа ежедневной статистики.
Сумма граф 3,4,5,6,7,8,9,10 должна давать цифру из графы № 2 (выдано всего).
НАПРИМЕР: 2 февраля ОПЛ выдано – 6 книг, техника – 5 книг, искусство – 1 книга, худож.лит. – 10 книг и детской литературы – 5 книг. Складываем: 6+5+1+10+5=27 книг выдано за день.
В дневник записываем: 2гр -27, 3 гр. – 6, 5гр. – 5, 7гр. – 1, 9 гр. – 10, 10 гр. – 5.
Заполнение граф 11,12,13,14,15,16,17,18 будут в том числе из графы 2 (ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!!! ЭТИ ГРАФЫ НЕ СУМИРУЮТСЯ ОНИ В ТОМ ЧИСЛЕ)
НАПРИМЕР: 2 февраля взяли 27 книг (гр2) и из этих книг выдано: 2 книги по краеведению, 2 журнала, 6 брошюр, 3 на мероприятии, 2 книги с выставки.
В дневник записываете: 11 гр. – 2, 13 гр. – 6, 14 гр. – 2, 16 гр. – 3, 17 гр. - 2
Сумма граф 3,4,5,6,7,8,9,10 давать цифру из графы № 2 (выдано всего).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!!!
ЭТИ ГРАФЫ НЕ СУМИРУЮТСЯ
ОНИ ВТОМ ЧИСЛЕ ИЗ графы 2
Лист ежедневной статистики заполняется с читательских формуляров (ЕЖЕДНЕВНО!!!)
Лист ежедневной статистики учета выдачи документов пользователям по отраслям знаний заполняется на детей отдельно!!!
Данные за день переносятся в Дневник
в графы с 3 по 10
Данные за день переносятся в Дневник
в графы с 11 по 18,
они в том числе
выданной ВСЕГО литературы
Лист ежедневной статистики
предназначен для ежедневного учета выдачи документов пользователям по отраслям знаний.
Часть 3. Учёт массовой работы
В 3 часть Дневника заносятся сведения о каждом массовом мероприятии сразу же после его проведения.
Комплексное мероприятие, включающее одновременное использование различных форм массовой работы, учитывается как одно мероприятие.
При проведении циклов мероприятий (недели, декады, месячники и др.) учитывается каждое входящее в цикл мероприятие.
В библиотеках, имеющих несколько структурных подразделений или разные возрастные группы пользователей, учет массовых мероприятий ведется в Дневнике работы каждого подразделения.
В целях учета посетителей массового мероприятия оформляется «Паспорт массового мероприятия и список участников мероприятия»
Количество участников мероприятия суммируется с общим числом посещений данного структурного подразделения и фиксируется в 1 части дневника в графах 9,12 «Число посещений на мероприятиях».
В этой части дневника желательно раздельно учитывать книжные выставки и прочие массовые мероприятия. Для этого необходимо сделать соответствующие заголовки.
Рекомендуем сделать заголовки:
Верху пишем общий раздел: КНИЖНЫЕ ВЫСТАВКИ
Часть 3. Учет массовой работы (громкие чтения, библиографические обзоры, литературные и тематические вечера, читательские конференции, книжные выставки и т.д.)
Образец заполнения
заполняется в хронологическом порядке:
1.2.,3 не зависимо от квартала.
Образец заполнения
Верху пишем общий раздел: ТЕМАТИЧЕСКИЕ УРОКИ, ЛИТЕРАТУРНЫЕ ИГРЫ И ВИКТОРИНЫ
Часть 3. Учет массовой работы (громкие чтения, библиографические обзоры, литературные и тематические вечера, читательские конференции, книжные выставки и т.д.)
Остальные разделы заполняются аналогично согласно образца!!!!
заполняется в хронологическом порядке:
1.2.,3 не зависимо от квартала.
Часть 4. Учет информационно-библиографической работы
заполняется в хронологическом порядке:
1.2.,3 не зависимо от квартала.
Отдельно выделить под разделы:
«Издания библиографических пособий»
«На информировании»
Массовое библиографическое информирование
Дневник читального зала
книговыдача
Сумма граф 14+16+17 дает «всего книговыдачи за день» гр. 2
Часть 1 ЧИТАТЕЛИ
Графа 2 – всего читателей
Графа 3 – из них до 14 лет
Графа 13 – из них от 15 до 30 лет.
Часть 1 ПОСЕЩЕНИЯ
Графа 18 – всего посещений
Графа 19– из них от 15 до 30 лет.
Графа 20 – из них до 14 лет.
Часть 2 КНИГОВЫДАЧА
Графа 2 – всего выдано книг
Графа 3– из них от 15 до 30 лет.
Графа 5 – из них до 14 лет.
ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ СТАТИСТИЧЕСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ
Дневник работы библиотеки заполняется ежедневно до 11 следующего рабочего дня путем переноса данных с листов ежедневной статистики структурного подразделения ответственным сотрудником.
Контроль оперативности заполнения Дневников и достоверности статистической информации осуществляет директором, зам директора и методистами.
На основании Дневников, библиотекари заполняют:
График сдачи статистических и текстовых отчетов ежегодно утверждается приказом директора РМКУК «Татарская ЦБС».
Ежемесячный и ежеквартальный отчет составляется на основе Дневника работы. Каждая цифра должна высчитываться только по соответствующим документам: количество читателей, указанное в отчете, должно совпадать с количеством читательских формуляров и с количеством читателей в дневниках работы; количество книговыдач должно соответствовать данным дневников библиотеки и записям выданных изданий в читательских формулярах и т.д.
КВАРТАЛЬНЫЕ ОТЧЕТЫ
Данные для заполнения 1 бланка по справочно-библиографической работе берутся с 4 части Дневника.
Число, посещение и кн/в по книжным выставкам – 3 часть Дневника.
Цифры посещения и выдача документов в 3 и 4 части Дневника должны совпадать с графой 9 (посещения на массовых мероприятиях) и с графами 16 - 17 (выдано на мероприятии и с выставки)
1 бланк
2 бланк
Данные для заполнения 2 бланка берутся с 3 части Дневника.
Строка «Всего за квартал» (посещение мероприятий) должна совпадать с цифрой в Дневнике со строкой «Итого с начала года», в сумме граф 9 +12.
Строка «Всего за квартал» (кол-во мероприятий) должна совпадать с 3 частью Дневника «Учет массовой работы».
Учет общего числа массовых мероприятий производится суммированием данных, зарегистрированных в Дневниках работы библиотеки (3 часть «Учет массовой работы»).
СКЛАДЫВАЕМ: Число мероприятий в стационаре + Число мероприятий вне стационара + Число массового библиографического информирования = Число мероприятий за квартал.
Культурно-просветительские мероприятия
2
2
11
11
В библиотеках в которых есть ДНЕВНИК ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА, то в эту таблицу еще суммируются показания за квартал:
ЧИТАТЕЛИ – гр. 3
ПОСЕЩЕНИЯ – гр. 20
КНИГАВЫДАЧА – гр. 5
+ читатели на передвижке
Например ЧИТАТЕЛИ: за квартал на абонементе читателей – 75,
В читальном зале – 35
И на передвижке – 10
Складываем: 75+35+10=120 детей
Например ПОСЕЩЕНИЯ: складываем число посещений на абонементе в стационаре 115 + в читальном зале 30 посещений = 145 – это число посещений в стационаре.
Число посещений вне стационара берется только с Дневника абонемента, как показано в таблице.
Например КНИГОВЫДАЧА: за квартал на абонементе выдано – 950,
В читальном зале – 145
И на передвижке – 25
Складываем: 950+145+25=1120 выдано детям до 14 лет.
Сводный цифровой отчет
Какие данные по детям в носим в сводный цифровой отчет?
Читатели - гр.4
Книговыдача – гр. 4 (библиотечно-информационное обслуживание пользователей)
Смотреть далее
Число библиотечных мероприятий (гр.8,9.12) – из бланка 2 «Культурно-просветительские мероприятия» - число «Всего за квартал» записать в гр. 8.
В гр. 9 - из бланка 2 «Культурно-просветительские мероприятия» - «Число библиотечных мероприятий в стационаре» (всего)
Выполнение справок и консультаций (гр 7) – из бланка 1 «Справочно-библиографическое обслуживание». (складываем стационар + вне стационара + удаленно)
1 бланк
2 бланк
ХРАНЕНИЕ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ