KEARSIPAN

Penataan Arsip In-Aktif

1. Pengertian Arsip Inaktif
2. Tujuan Pengelolaan Arsip Inaktif
3. Prosedur Pengelolaan Arsip Inaktif
4. Penyimpanan Arsip Inaktif
5. Penataan Arsip Inaktif
6. Penyusunan Rencana Penataan Arsip Inaktif

Penataan Arsip In-Aktif

Mengapa kita perlu melakukan penataan arsip in-aktif?

Pengertian Arsip Inaktif

Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun (UU No. 43/2009).

Ukuran penurunan frekuensi pemakaian arsip biasanya merujuk pada batas tertentu frekuensi pemakaian arsip dalam satu tahun

Tujuan Pengelolaan Arsip Inaktif

Tujuan pengelolaan arsip inaktif adalah mampu menyediakan arsip yang benar, pada waktu yang cepat dan untuk orang yang tepat, serta dengan biaya yang seefisien mungkin.

Oleh karena itu sasaran Record Centre:

Pengurangan volume arsip organisasi

Menciptakan kontrol yang tepat untuk menjamin aliran arsip

Pembebasan ruangan kerja dari tumpukan arsip

Penciptaan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip

Pengamanan seluruh arsip organisasi

Persyaratan Menjadi Arsip Inaktif

• Telah melewati masa simpan aktif sesuai JRA;
• Telah dinilai unit pengolah atau unit kerja bahwa arsip tersebut sudah memasuki masa inaktif;
• Fisik dan informasinya telah ditata dalam daftar arsip inaktif;
• Fisik dan daftar arsip telah dilakukan pemeriksaan oleh unit pengolah dan unit kearsipan secara bersama-sama;
• Berita acara pemindahan dan daftar arsip yang akan dipindahkan telah ditandatangani oleh unit pengolah dan unit kearsipan.

Prosedur Pengelolaan Arsip Inaktif

1. Pemindahan arsip. Langkah awal pengelolaan arsip inaktif adalah pemindahan arsip inaktif dari central file yang berada di unit kerja ke pusat arsip (record center).
2. Penataan dan penyimpanan: (a) pemeriksaan, (b) pendeskripsian, (c) penyortiran, (d) penataan arsip dalam boks, dan (e) pembuatan daftar arsip.
3. Pelayanan arsip. Pelayanan arsip dapat berupa peminjaman arsip atau pemberian service informasi yang terkandung di dalam arsip

yang disimpan. Prosedur layanan arsip inaktif umumnya meliputi: (a) permintaan arsip, (b) pencarian arsip, (c) pengambilan arsip, (d)

pengendalian, dan (e) penyimpanan kembali.

Prosedur Pengelolaan Arsip Inaktif

4. Pemusnahan. Prosedur yang perlu dilakukan dalam pemusnahan arsip inaktif adalah:
1. Penyeleksian, arsip yang akan dimusnahkan dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip. Setelah arsip diseleksi, kemudian dibuat daftar arsipnya dan diajukan ke panitia pemusnahan arsip.
2. Pelaksanaan pemusnahan. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dibakar, dicacah, atau dibubur, sampai fisik dan informasi arsip sudah tidak dikenali lagi.
3. Dokumentasi pemusnahan. Semua dokumentasi dari kegiatan pemusnahan arsip perlu disimpan sebagai arsip vital. Arsip yang diciptakan dalam kegiatan pemusnahan arsip antara lain: (1) Surat keputusan pimpinan tentang pemusnahan arsip, (2) berita acara pemusnahaan arsip, dan (3) daftar arsip yang dimusnahkan.

Penyimpanan Arsip Inaktif

1. Prinsip Dasar Penyimpanan: Murah, Luas, Aman, dan Mudah Diakses.
2. Standar Penyimpanan

a. Gedung

(1) Lokasi, yaitu jauh dari segala sesuatu yang dapat membahayakan atau mengganggu keamanan fisik dan informasi arsip, seperti: polusi udara, daerah bekas hutan/perkebunan, rawan kebakaran, rawan banjir; berdekatan dengan keramaian/pemukiman penduduk/pabrik.

(2) Konstruksi dan bahan baku, yaitu dapat bertahan dari cuaca

dan tidak

mudah terbakar, bahan-bahan tidak mendatangkan rayap/binatang perusak lainnya, apabila bangunan bertingkat, masing-masing lantai ruang simpan arsip tingginya 260-280 cm, apabila bangunan tidak bertingkat, tinggi ruangan disesuaikan dengan tinggi rak yang digunakan.

Penyimpanan Arsip Inaktif

(3) Tata Ruang (Ruangan kerja dan ruangan penyimpanan). Ruangan kerja adalah ruangan yang digunakan untuk menerima arsip yang baru dipindahkan, membaca arsip, mengolah arsip, memusnahkan arsip. Ruang penyimpanan digunakan untuk menyimpan arsip sesuai dengan tipe dan medianya.

b. Ruangan

1. Beban muatan, meliputi beban rak dan arsip yang disimpan (Satuan volume arsip adalah meter linear, 1 Meter Linear arsip rata-rata = 50 kg, 1 M³ arsip rata-rata = 600 kg, dan 1 M³ arsip = 12 meter linear arsip).
2. Kapasitas ruang simpan, Rata-rata luas 200 M² dan tinggi 260 cm, ruangan dapat menyimpan 1.000 meter lari (menggunakan rak konvensional: rak statis, stationary stacks). Penyimpanan dengan rak yang padat (compact shelfing, roll o’pact, mobile stacks, rak bergerak) dapat menyimpan 1.800 meter lari arsip.

Penyimpanan Arsip Inaktif

3. Suhu dan kelembaban, suhu ruangan tidak lebih dari 20⁰C dan kelembaban tidak lebih dari 50%.
4. Cahaya dan penerangan, tidak menyilaukan, tidak berbayang, dan sinar matahari tidak boleh langsung mengenai arsip.
5. Rayap, bangunan dianjurkan untuk tidak menggunakan kayu, lantai bangunan dianjurkan untuk disuntik (DDT atau gammexane atau pentachlorophenol) hingga kedalaman 50 cm, karena rayap pada umumnya hidup dalam tanah sampai pada kedalaman 50 cm.
6. Angin, gedung didesain kuat untuk mendukung dinding kuat sehingga mampu menahan terpaan angin kencang dan hujan deras.

Penyimpanan Arsip Inaktif

7. Rak, (a) Tinggi rak disesuaikan dengan ketinggian atap ruang penyimpanan; (b) Ruang penyimpanan arsip inaktif dengan ketinggian atap 260 cm – 280 cm dipergunakan rak arsip setinggi 200 - 220 cm; (c) Jarak antara rak dan tembok 70 cm - 80 cm; (d) Jarak antara baris rak yang satu dengan baris rak lainnya 100 cm - 110 cm; (e) Rak arsip sebaiknya terbuat dari metal yang tidak mudah berkarat.
8. Boks, (a) Boks arsip ukuran kecil (37 X 9 X 27 cm), (b) ukuran besar (37 X 19 X 27 cm); (c) Boks arsip dibuat dari bahan kardus dan memiliki lubang sirkulasi udara, memiliki penutup untuk menjamin kebersihan. Ventilasi udara dibuat dengan cara melubangi sisi depan dan belakang boks arsip. Lubang ventilasi udara untuk boks besar berdiameter 3 cm, untuk boks kecil berdiameter 2.5 cm;

(c) Hindari penggunaan boks dari bahan plastik karena menyebabkan lembab.

Penyimpanan Arsip Inaktif

Penataan Arsip Inaktif

Penataan Arsip Inaktif

mengidentifikasi

arsip antara lain

Kegiatan meneliti apakah

arsip telah inaktif, meneliti

kondisi fisik arsip, meneliti pencipta arsip, dan meneliti sistem kearsipan.

Penataan Arsip Inaktif

Kegiatan rekonstruksi arsip antara lain melakukan pemilahan arsip antara arsip dan non arsip, serta penyusunan kelompok arsip berdasarkan struktur organisasi, klasifikasi masalah, dan kronologis.

Penataan Arsip Inaktif

Pendeskripsian arsip dilakukan berdasarkan series arsip (arsip yang memiliki kesamaan jenis), dengan tujuan untuk menguji kebenaran deskripsi arsip yang sudah dilaksanakan di central file

Pendeskripsian

Penataan Arsip Inaktif

Pembuatan skema dilakukan apabila arsip-arsip belum dikelompokkan sebelumnya atau arsip tersebut dikerjakan lebih dari dua orang. Pembuatan skema arsip dilakukan berdasarkan kartu deskripsi yang sudah dibuat. Kartu- kartu tersebut dikelompokkan menurut masalahnya. Hasil dari kegiatan mengurutkan masalah-masalah inilah yang disebut skema arsip.

Penataan Arsip Inaktif

Penomoran definitif adalah memberikan nomor tetap pada kartu deskripsi. Nomor tetap tersebut digunakan untuk memberi nomor definitif pada fisik arsip.

Penataan Arsip Inaktif

Pelabelan dilakukan apabila arsip telah diberi nomor definitif dan dibungkus atau dimasukan ke dalam folder, kemudian dimasukan ke dalam boks arsip. Penataan arsip dalam boks harus memperhatikan penataan arsip ketika masih aktif, dan sebaiknya setiap boks arsip hanya berisi satu series arsip saja dengan tujuan agar mudah dilakukan penyusutan arsip. Boks kemudian diberi label secara berurutan sesuai dengan nomor arsip yang ada dalam boks.

Keterangan:

01 = Rak nomor 1

0070 = Boks Nomor 70

109 = Folder nomor 109

Penataan Arsip Inaktif

Penyusunan Rencana Penataan Arsip Inaktif

1. Peralatan dan perlengkapan
• Satuan arsip panjang arsip adalah meter linier (ml) atau meter lari, yaitu ukuran perhitungan jumlah arsip yang ditata secara horizontal (deret ke samping) dalam meter.
• Volume arsip untuk 1 m3 adalah 12 meter linier
• Terdapat dua ukuran box arsip, yaitu ukuran lebar 10 cm dan 20 cm
• Untuk 1 meter linier memerlukan 10 box (untuk ukuran lebar 10 cm) atau 5 box (untuk ukuran lebar 20 cm).
2. Tenaga dan waktu

TERIMA KASIH

SALAM VOKASI: VOKASI KUAT, MENGUATKAN INDONESIA