Chương 2

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG

​

QUY ĐỊNH

2

• Những quy định cụ thể về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được hướng dẫn theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Khổ giấy

3

• Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210mm. 297mm).
• Các loại văn bản như: Giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gởi, phiếu chuyển có thể được trình bày trên khổ giấy A5 (148mm.210mm) hoặc trên mẫu giấy in sẵn.

Kiểu trình bày

4

• Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4.
• Trường hợp nội dung của văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy.

Định lề trang văn bản (khổ A4)

5

• Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm
• Cách mép trái 30 - 35 mm
• Cách mép phải 15 - 20 mm.

Đánh số trang văn bản

6

• Nếu văn bản có một trang thì không cần đánh số.
• Nếu văn bản có từ hai trang trở lên, phải đánh số trang văn bản:

+ Kiểu số: Sử dụng số Ả rập (1,2,3..)

+ Vị trí đánh số trang: Ngay chính giữa lề trên của văn bản (phần header) hoặc tại góc phải ở cuối trang giấy bằng với cỡ chữ trình bày nội dung, kiểu chữ đứng.

​

​

Phông chữ trình bày văn bản

7

• Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản phải là phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, đảm bảo tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản.
• Đối với những văn bản dùng để trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức phải sử dụng phong chữ của bộ mã ký tự tiếng Việt (Unicode – Times New Roman), màu đen.

Nội dung và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức của văn bản

8

TÓM TẮT SƠ ĐỒ

Quốc hiệu và Tiêu ngữ�

• Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.
• Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

• Tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản
• Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
• Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
• Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng.

​

11

• ỦY BAN NHÂN DÂN TP.CẦN THƠ

​

​

​

• BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ

​

12

Số ký hiệu của văn bản hành chính

13

• Số của VBHC là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm.
• Ký hiệu văn bản hành chính

• Ký hiệu của quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt và của các hình thức văn bản có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo quy định của NĐ 30

🡪 Số và ký hiệu của văn bản giúp cho việc vào sổ, tìm kiếm văn bản được dễ dàng

Số, ký hiệu của văn bản

14

• Số thứ tự được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong 1 năm và năm ban hành văn bản đó. Số được ghi bằng chữ Ả rập, được đánh liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 cuối năm. Năm ban hành phải ghi đầy đủ các số.
• Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.
• Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

​

Số ký hiệu văn bản

15

Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ.

​

​

VÍ DỤ:

• Văn bản số: 110/2004/NĐ-CP
• Văn bản số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
• Văn bản số: 99/QĐ-FPT
• Văn bản số: 199/QĐ-FPT-VP

17

Địa danh, ngày, tháng, năm

18

• Địa danh
• Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của cấp tỉnh, nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

​

• Văn bản do Quốc hội, UBTV QH, HĐND là ngày thông qua.
• Văn bản quy phạm pháp luật khác và văn bản hành chính là ngày được ký ban hành

19

• Ngày tháng năm ban hành phải viết đầy đủ, bằng chữ Ả rập, đối với các số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.

20

Tên loại, trích yếu nội dung văn bản

21

• Tên loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
• Trích yếu nội dung văn bản
• Là câu ngắn gọn, hoặc một cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản

• Trích yếu nội dung văn bản phải được đặt căn giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ thường, cỡ chữ 14, kiểu đứng, in đậm. Cỡ 13, bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền, độ dài bằng 1/3 hoặc ½ so với dòng chữ. (Trình bày tại ô 5a).

22

Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô 5 b

23

• Sau chữ viết tắt V/v bằng chữ thường, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng.
• Ví dụ:

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY ĐÔ Số: 88/ĐHTĐ-VP

V/v thi tuyển công chức

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Cần thơ, ngày 21 tháng 02 năm 2010

NỘI DUNG VĂN BẢN

24

• a. Nội dung văn bản

Là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó các quy phạm, các quy định được đặt ra, các vấn đề, sự việc được trình bày.

Yêu cầu của nội dung văn bản

25

• Các vấn đề được trình bày ngắn gọn, chính xác.
• Sử dụng chữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu.
• Dùng từ ngữ phổ thông, không dùng từ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thật sự cần thiết.

• Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản.
• Không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng. Đối với từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của chúng phải được đặt trong ngoặc đơn ngày sau các từ, cụm từ đó.

26

• Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc tiếng Việt.
• Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản, số ký hiệu văn bản, ngày tháng, năm ban hành văn bản, còn các lần viện dẫn tiếp theo chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

27

VIẾT HOA TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Tên người Việt Nam

a) Tên thông thường: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết của danh từ riêng chỉ tên người. Ví dụ: Nguyễn Ái Quốc, Trần Phú,...

b) Tên hiệu, tên gọi nhân vật lịch sử: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết. Ví dụ: Vua Hùng, Bà Triệu, Ông Gióng, Bác Hồ, Cụ Hồ,...

​

2. Tên người nước ngoài được phiên âm:

• Trường hợp phiên âm sang âm Hán - Việt: Viết theo quy tắc viết tên người Việt Nam. Ví dụ: Kim Nhật Thành, Mao Trạch Đông, Thành Cát Tư Hãn,...
• Trường hợp phiên âm không sang âm Hán - Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ): Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất trong mỗi thành phần. Ví dụ: Vla-đi-mia I-lích Lê-nin, Phri-đrích Ăng-ghen,...

VIẾT HOA TÊN ĐỊA LÝ

. Tên địa lý Việt Nam

• Tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng và không dùng gạch nối. Ví dụ: thành phố Thái Nguyên, tỉnh Nam Định,... Trường hợp viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh.
• Trường hợp tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung kết hợp với chữ số, tên người, tên sự kiện lịch sử: Viết hoa cả danh từ chung chỉ đơn vị hành chính đó. Ví dụ: Quận 1, Phường Điện Biên Phủ,..
• Tên địa lý được cấu tạo giữa danh từ chung chỉ địa hình (sông, núi, hồ, biển, cửa, bến, cầu, vũng, lạch, vàm,...) với danh từ riêng (có một âm tiết) trở thành tên riêng của địa danh đó: Viết hoa tất cả các chữ cái tạo nên địa danh. Ví dụ: Cửa Lò, Vũng Tàu, Lạch Trường, Vàm Cỏ, Cầu…
• Trường hợp danh từ chung chỉ địa hình đi liền với danh từ riêng: Không viết hoa danh từ chung mà chỉ viết hoa danh từ riêng. Ví dụ: biển Cửa Lò, chợ Bến Thành, sông Vàm Cỏ, vịnh Hạ Long,...

​

• Tên địa lý chỉ một vùng, miền, khu vực nhất định được Cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với từ chỉ phương hướng khác: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi. Ví dụ: Tây Bắc, Đông Bắc, Bắc Bộ,...
• Tên địa lý nước ngoài được phiên âm

a) Tên địa lý đã được phiên âm sang âm Hán - Việt: Viết theo quy tắc viết hoa tên địa lý Việt Nam. Ví dụ: Bắc Kinh, Bình Nhưỡng, Pháp, Anh,...

b) Tên địa lý phiên âm không sang âm Hán - Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ): Viết hoa theo quy tắc viết hoa tên người nước ngoài quy định tại điểm b khoản 2 Mục II Phụ lục này. Ví dụ: Mát-xcơ-va, Men-bơn,...

VIẾT HOA TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

1. Tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam

a) Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ví dụ: Văn phòng Chủ tịch nước, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn La, Sở Tài chính,...

b) Trường hợp viết hoa đặc biệt: Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, Văn phòng Trung ương Đảng,...

​

2. Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài

• Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài đã dịch nghĩa: Viết hoa theo quy tắc viết tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam. Ví dụ: Liên hợp quốc (UN), Tổ chức Y tế thế giới (WHO),...
• Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt: Viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La-tinh nếu nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh. Ví dụ: WTO, UNDP, UNESCO, ASEAN,...

VIẾT HOA CÁC TRƯỜNG HỢP KHÁC

1. Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt: Nhân dân, Nhà nước.

2. Tên các huân chương, huy chương, các danh hiệu vinh dự: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết của các thành phần tạo thành tên riêng và các từ chỉ thứ, hạng. Ví dụ: Huân chương Sao vàng, Nghệ sĩ Nhân dân, Anh hùng Lao động,...

3. Tên chức vụ, học vị, danh hiệu: Viết hoa tên chức vụ, học vị nếu đi liền với tên người cụ thể. Ví dụ: Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Giáo sư Tôn Thất Tùng,...

4. Danh từ chung đã riêng hóa

Viết hoa chữ cái đầu của từ, cụm từ chỉ tên gọi đó trong trường hợp dùng trong một nhân xưng, đứng độc lập và thể hiện sự trân trọng: Bác, Người, Đảng ...

5. Tên các ngày lễ, ngày kỷ niệm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết tạo thành tên gọi ngày lễ, ngày kỷ niệm. Ví dụ: ngày Quốc khánh 2-9, ngày Tổng tuyển cử đầu tiên, ngày Quốc tế Lao động 1-5,

6. Tên các loại văn bản: Viết hoa chữ cái đầu của tên loại văn bản và chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi của văn bản trong trường hợp nói đến một văn bản cụ thể. Ví dụ: Bộ luật Hình sự, Luật Tổ chức Quốc hội,...

7. Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.

Ví dụ:

- Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 103 Mục 5 Chương XII Phần I của Bộ luật Hình sự.

- Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 24 Tiểu mục 1 Mục 1 Chương III của Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14.

8. Tên các năm âm lịch, ngày tết, ngày và tháng trong năm

a) Tên các năm âm lịch: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi. Ví dụ: Kỷ Tỵ, Tân Hợi, Mậu Tuất, Mậu Thân,...

b) Tên các ngày tết: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi. Ví dụ: tết Nguyên đán, tết Đoan ngọ, tết Trung thu. Viết hoa chữ Tết trong trường hợp thay cho tết Nguyên đán.

c) Tên các ngày trong tuần và tháng trong năm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết chỉ ngày và tháng trong trường hợp không dùng chữ số. Ví dụ: thứ Hai, thứ Tư, tháng Năm, tháng Tám,...

9. Tên các sự kiện lịch sử và các triều đại: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành sự kiện và tên sự kiện, trong trường hợp có các con số chỉ mốc thời gian thì ghi bằng chữ và viết hoa chữ đó. Ví dụ: Triều Lý, Triều Trần, Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh, Cách mạng tháng Tám,...

10. Tên các tác phẩm, sách báo, tạp chí: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên tác phẩm, sách báo. Ví dụ: từ điển Bách khoa toàn thư, tạp chí Cộng sản,...

BỐ CỤC CỦA VĂN BẢN

39

• A/ Văn bản quy phạm pháp luật
• Phần chương, mục, điều, khoản, điểm.
• Các văn bản khác như:
• Nghị quyết: Điều, khoản, điểm;
• Nghị định: Theo chương, mục, điều, khoản, điểm, các quy chế ban hành kèm theo, hoặc theo chương, mục, điều, khoản, điểm.

• Quyết định: Theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo hoặc theo chương, mục, điều, khoản, điểm.
• Chỉ thị: Theo khoản, điểm;
• Thông tư: Theo mục, khoản, điểm

40

VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ĐƯỢC BỐ CỤC NHƯ SAU

41

• Quyết định (cá biệt): Theo điều, khoản, điểm, các quy chế kèm theo hoặc theo chương, mục, điều, khoản, điểm.
• Chỉ thị (cá biệt): Theo khoản, điểm.
• Các hình thức văn bản hành chính khác: Theo phần, chương, mục, khoản, điểm.

Nội dung văn bản

42

• Phần nội dung văn bản được trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ 13-14, khi xuống dòng có thể lùi vào từ 01 tab.
• Khoản cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu 6 pt.
• Khoản cách giữa các dòng là đơn hoặc từ 1.5 pt trở lên.

CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ CỦA NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN

43

Quy định về việc ký văn bản

• Ở các cơ quan tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng thì người này có quyền ký tất cả các văn bản.
• Thông thường Thủ trưởng phải ký những văn bản quan trọng như: Chính sách, chế độ, chương trình hành động, kế hoạch công tác, báo cáo, công văn xin chỉ đạo cấp trên…

• Tùy theo quy mô và phương pháp quản lý mà Thủ trưởng có thể ủy quyền cho cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký những văn bản mà pháp luật quy định phải do Thủ trưởng cơ quan ký. Việc ủy quyền phải được lập bằng văn bản và quy định thời hạn ủy quyền. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại.

44

• Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về văn bản mình ký. Văn bản do người không có thẩm quyền ký không có giá trị pháp lý.

45

Quy định về hình thức ký

46

• Ký trực tiếp
• Là Thủ trưởng hoặc người đại diện theo pháp luật của cơ quan, tổ chức trực tiếp ký vào văn bản. Và phải ghi rõ chức vụ của người ký.

• Trường hợp thay mặt tập thể ký:
• Thì phải ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức. Ví dụ:

47

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

​

Võ Trường Sinh

TRƯỜNG HỢP KÝ THAY

48

• Thì phải ghi chữ “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu. “KT” là hình thức được áp dụng khi người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho cấp phó của mình phụ trách ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công.

Ví dụ:

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

​

Phạm Phước Như

TRƯỜNG HỢP KÝ THỪA LỆNH

49

• Phải viết tắt chữ “TL” vào trước chức vụ của Thủ trưởng. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác của cơ quan, tổ chức.

TL. GIÁM ĐỐC

TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH

TRƯỜNG HỢP THỪA UỶ QUYỀN

50

• Phải ghi chữ viết tắt “TUQ” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
• Là hình thức áp dụng trong trường hợp đặc biệt, thủ trưởng có thể ủy quyền cho cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký những văn bản mà theo quy định pháp luật Thủ trưởng phải ký.

• Việc giao ký thừa ủy quyền phải được lập thành văn bản và giới hạn phạm vi ủy quyền trong một thời hạn nhất định. Và không được ủy quyền lại cho người khác.

51

TUQ. GIÁM ĐỐC

TRƯỞNG PHÒNG HỘ TỊCH

TRƯỜNG HỢP KÝ “QUYỀN”

52

• Là hình thức ký được áp dụng cho trường hợp cấp phó được cơ quan có thẩm quyền giao thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Thủ trưởng cơ quan khi Thủ trưởng vắng mặt trong thời gian dài hoặc cấp phó đó chưa được bổ nhiệm chính thức khi khuyết Thủ trưởng. Ví dụ:

Q.GIÁM ĐỐC

QUY ĐỊNH CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ

53

• Chức vụ ghi trong văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức.
• Chỉ ghi chức danh như: Bộ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc…không ghi lại tên cơ quan, trừ các văn bản liên tịch do nhiều cơ quan ban hành hoặc văn bản ký thừa lệnh, thừa ủy quyền vv.

• Về mặt pháp lý, khi một văn bản được ban hành thì dù ký dưới chức danh Thủ trưởng hay cấp dưới ký hoặc thừa lệnh đều có giá trị như nhau.
• Phải ký đúng thẩm quyền, ký một lần ở một bản duy nhất.
• Không ký trên giấy nền để in thànhnhiều bản.
• Không dung bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai nhạt để ký.

54

• Khoảng cách từ yếu tố chức vụ đến họ tên đầy đủ là 30 mm.
• Đối với văn bản có từ hai thẩm quyền ký trở lên như văn bản liên tịch, hợp đồng, biên bản…thì thẩm quyền ký được giàn đều sang hai bên;

55

• Thẩm quyền ký của cơ quan chủ trì, hoặc của cơ quan thẩm quyền cao nhất được trình bày trên cùng, bên phải, đồng thời phải nhắc lại cơ quan, tổ chức ban hành.

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

56

BỘ TRƯỞNG BỘ CÔNG THƯƠNG

HỌ TÊN NGƯỜI KÝ

57

• Ghi đầy đủ tên, họ của người ký văn bản với phông chữ 13-14.
• Văn bản quy phạm pháp luật không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác.
• Trừ văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học.

DẤU CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC

58

• Dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được đóng ngay ngắn, rõ ràng.
• Đóng trùm lên 1/3 chữ ký, lệch về bên trái.
• Dấu được đóng bằng màu đỏ tươi, màu quốc kỳ.
• Không được đóng dấu khống chỉ.
• Dấu phải đúng tên cơ quan, tổ chức.

NƠI NHẬN VĂN BẢN

59

• Nơi nhận văn bản phông 11 in đậm, nghiên nhằm để xác định những cơ quan, cá nhân nhận văn bản. Với ý nghĩa như sau:
• Để kiểm tra, giám sát;
• Để xem xét, giải quyết;
• Để thi hành;
• Để trao đổi công việc;
• Để báo cáo;
• Để lưu.

DẤU CHỈ MỨC ĐỘ MẬT, KHẨN

60

• Mức độ mật: Có ba cấp độ
• Tuyệt mật,
• Tối mật,
• Mật.
• Việc xác định và đóng dấu mật đối với văn bản có nội dung mật được thực hiện theo quy định của nhà nước về bí mật nhà nước.

Dấu chỉ mức độ khẩn

61

• Tùy theo mức độ khẩn của văn bản cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn như sau:
• Hỏa tốc;
• Thượng khẩn;
• Khẩn.
• Khi soạn thảo văn bản khẩn cần đề xuất và người ký văn bản quyết định.

MẪU VĂN BẢN