2 of 12

ПЛАН

1. Загальні вимоги до складання документів.�1.1. Текст документа.�1.2. Основні реквізити.�1.3. Види документів.�2. Документ - основний вид ділового мовлення.�2.1.Вимоги до складання та оформлення різних видів документів.�2.2. Основні реквізити.�2.3. Загальні функції документів.�3. Стандартні і нестандартні документи.�4. Правила оформлення сторінки, рубрикація тексту. Правила оформлення заголовків, виділення окремих частин тексту.

3 of 12

ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ ДОКУМЕНТІВ.�

Документ повинен:

— надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;

— бути юридично правильно оформленим;

— подавати об’єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

— бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

— бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;

— оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;

— бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

— складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.

4 of 12

1.1.ТЕКСТ ДОКУМЕНТА.�ТЕКСТ - ЦЕ СУКУПНІСТЬ РЕЧЕНЬ, ОБ'ЄДНАНИХ У ТЕМАТИЧНУ І СТРУКТУРНУ�ЦІЛІСНІСТЬ ЗА ПРАВИЛАМИ ПЕВНОЇ МОВНОЇ СИСТЕМИ.��

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

• Текст викладати від третьої особи.

• Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, з огляду на, на підставі, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку, залежно від.
Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що...;
Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи…
Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.
Послуговуватися в текстах питомою українською лексикою, уникаючи слів іншомовного походження (синоніми-дублети): бігборд – стенд…
Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки - після опорного слова, вставні слова - на початку речення).
Називаючи виконавця дії, потрібно вживати двоскладне речення: Верховна Рада ухвалила законопроєкт;
Форми на -но, - то виражають результативну дію без зазначення її виконавця.

5 of 12

1.2.ОСНОВНІ РЕКВІЗИТИ.�

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Реквізит службового документа - це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу і/або надання йому юридичної сили.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.

6 of 12

1.3.ВИДИ ДОКУМЕНТІВ.

Види документів визначають за такими ознаками:

• найменуванням (назвою) - заяви, листи, телеграми, довідки службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

• походженням - службові (офіційні) й особисті;

• місцем виникнення - внутрішні та зовнішні;

• призначенням - організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

• напрямком - вхідні й вихідні;

• формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні);

• строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові;

• ступенем гласності - загальні, таємні, для службового користування (ДСК)

• стадіями створення - оригінали, копії, витяг і дублікат;

• складністю - прості (односкладові) й складні.

Прості – містять інформацію з одного питання, складні - щодо двох і більше питань;

• строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

• технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним чи електронним способом;

• носієм інформації - оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

7 of 12

2. ДОКУМЕНТ - ОСНОВНИЙ ВИД ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ.��

Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, «зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є

зберігати та передавати її в часі та просторі».

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому

вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну силу.

Юридична сила документа - це

«властивість службового документа, надана чинним законодавством,

яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове

регулювання й управлінські функції».

8 of 12

2.1. ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ РІЗНИХ ВИДІВ ДОКУМЕНТІВ.

У соціальному плані буд-який документ виконує декілька функцій, що дозволяє задовольнити людські потреби.

Текст є основним реквізитом будь-якого документа.

Текст професійного документа повинен відповідати таким вимогам:

а) достовірність (викладені факти повинні відображати справжній стан речей);

б) точність (не допускається подвійне тлумачення слів та виразів);

в) повнота інформації (зміст документа має вичерпувати всі обставини справи);

г) стислість (у тексті не повинно бути зайвих слів, смислових повторів, надмірно довгих міркувань, інформації не по суті справи);

ґ) логічна послідовність (логічний взаємозв’язок частин тексту);

д) нормативність мовних засобів (відповідність нормам літературної мови);

е) стандартизація тексту документа.

9 of 12

2.2. ОСНОВНІ РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТА.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Основні реквізити документа:

1) Державний герб;

2) емблема організації;

3) назва міністерства чи відомства;

4) назва підприємства (установи, фірми, організації);

5) поштова адреса, індекс, номер телефону, факсу, адреса електронної пошти;

6) номер рахунка в банку;

7) назва виду документа;

8) дата (стандартні способи запису дати: 01.02.04 або 01 лютого 2004 р.);

9) індекс ( вихідний номер документа );

10) місце складання чи видання;

11) гриф обмеження доступу;

12) адресат;

13) гриф затвердження;

14) резолюція;

15) заголовок до тексту;

16) текст;

17) позначка про наявність додатка;

18) підпис;

19) візи;

20) відбиток печатки;

21) позначка про виконавця;

22) позначка про виконання й направлення документа до справи;

23) позначка про перенесення даних на машинний носій;

24) позначка про надходження.

10 of 12

2.3. ЗАГАЛЬНІ ФУНКЦІЇ ДОКУМЕНТІВ.��

Загальні функції документів:

1) інформаційна (документ як засіб збереження інформації);

2) соціальна (документ задовольняє певні потреби суспільства);

3) комунікативна (документ як засіб зв’язку між установами, підприємствами і т. д.);

4) культурна (документ як засіб закріплення певних культурних традицій).

11 of 12

3. СТАНДАРТНІ І НЕСТАНДАРТНІ ДОКУМЕНТИ.

Стандартні - це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення).

Нестандартні - індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).

12 of 12

4. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ СТОРІНКИ, РУБРИКАЦІЯ ТЕКСТУ. �ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ ЗАГОЛОВКІВ, ВИДІЛЕННЯ ОКРЕМИХ ЧАСТИН ТЕКСТУ. �

Назву виду документа друкують великими літерами.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків).

Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

• 12,5 мм - для початку абзаців у тексті;

• 92 мм - для реквізиту «Адресат»;

• 104 мм - для реквізитів «Гриф затвердження», «Гриф обмеження доступу до документа»;

• 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис»;

• не відступають від межі лівого берега, оформлюючи реквізити «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців); «Відмітка про наявність додатків»; «Прізвище виконавця і його номер телефону», «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи»; назва посади у реквізиті «Підпис» та «Гриф погодження»; засвідчувального напису «Згідно з оригіналом»; а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.