Grundkurs tävlingsledning och tävlingskontroll, pass 4:

Planering av tävlingen

​

​

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

Passets innehåll

​

​

• Att arbeta i projekt
• Tydlig start och avslutning
• Mål
• Projektplan och skedesindelande aktiviteter
• Ekonomi
• Exempel på budget
• Anmälningsavgifter och tilläggsavgifter
• Nya arrangemangsavgiften (fr o m 2019)
• Kvalitetssäkring
• Vad menar vi med kvalitetssäkring?
• Kvalitetskontroll
• Vad säger regelverket?
• Val av område, karta, arena och disciplin
• Bemanning av tävlingsorganisationen
• Funktionärsvård
• Inbjudan

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

Att arbeta i projekt

Delar som bör ingå

• Tydlig start och avslutning
• Mål, övergripande och delmål
• Skedesindelade aktiviteter
• Projektplan (tidplan och checklistor)
• Ekonomi – budget

​

Ett bra projekt ska ha en lämplig skedesindelning och mål. Gärna indelade i övergripande mål och delmål.

​

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

Att arbeta i projekt (forts.)

Uppstart av projektet

​

• Börja med att skapa en lärgrupp för tävlingsledningen. Där kan även funktionsansvariga ingå inledningsvis.
• Varje funktionsansvarig bildar sedan egen lärgrupp där funktionens gruppansvariga ingår.
• Slutligen bildar gruppansvariga lärgrupper under förutsättning att det är minst tre i gruppen.
• Vid mindre och medelstora tävlingar kommer det alltid finnas ”grupper” med bara 1-2 personer. Dessa kan då ingå i funktionens lärgrupp. �

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

1. Skapa tävlingsledningen

Skapa tävlingsledningen, tillika vår tävlings första lärgrupp. Vad ingår i deras roller?�Tid: 5 min

2. Skedesindelning

Föreslå en enkel skedesindelning samt ge några exempel på mätbara mål samt ett bra övergripande mål.

Tid: 10 min

​

3. Checklistor

Vilka checklistor saknas i er förening? Vem ska göra klart dessa och när ska de vara klara senast?�Tid: 5 min

Uppgifter

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

Ekonomi – exempel på budget

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

Ekonomi – anmälningsavgifter

​

Grunden är att anmälningsavgifter och stoppdatum är korrekt angivna i Eventor ifrån början.

​

Tävlingsregler 4.12.3

​

Nationella tävlingar, samt regionsmästerskap

och distriktsmästerskap

• Ungdom: 65-95 kr Öppna klasser: 95 kr eller lägre
• Vuxen utom elit: 140-180 kr Öppna klasser: 180 kr eller lägre
• Elit: 200-240 kr

Distriktstävlingar

• Åldersklasser: 145 kr eller lägre Ungdom: 75 kr eller lägre
• Öppna klasser: 145 kr eller lägre Ungdom: 75 kr eller lägre

Närtävlingar

• Åldersklasser Vuxen: 95 kr eller lägre Ungdom: 50 kr eller lägre
• Öppna klasser Vuxen: 95 kr eller lägre Ungdom: 50 kr eller lägre

Tävlingsregler 4.10.6

Tilläggsavgifter efteranmälan

Efteranmälan normal

• Åldersklasser, vuxen: 50 % eller lägre
• Ålderklass ungdom: 50 % eller lägre.
• Öppna klasser: 50 % eller lägre
• Öppna klasser Ungdom: Inget tillägg  

Efteranmälan tävlingsdagen

• Åldersklasser, vuxen: 100 % eller lägre
• Ålderklass ungdom: 50 % eller lägre.
• Öppna klasser: 50 % eller lägre
• Öppna klasser Ungdom: Inget tillägg

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

Ekonomi – omkostnadsdel

​

4.12.4 Omkostnadsdel

Vid tävling arrangerad på uppdrag av SOFT får en omkostnadsavgift tas ut för att täcka särskilda

omkostnader. SOFT fastställer den förhöjda avgiften i samråd med arrangör.

​

Vid tävling som inte är arrangerad på uppdrag av SOFT får det normalt inte tas ut omkostnadsavgift som ingår i anmälningsavgiften då dessa omkostnader inte nödvändigtvis berör alla deltagare. I stället ska avgifter för dessa omkostnader tas ut separat.

​

Från tillhörande TA

Exempel på omkostnader vid tävling arrangerad på uppdrag av SOFT:

• Kostnad för en extra karta vid kartbyte för de klasser som berörs.
• Transporter från parkering till arena för alla deltagare eller från arena till start för de klasser som berörs.
• Hyra för idrottsplats, lokaler, toaletter etc

Exempel på separata omkostnader vid tävling som inte är arrangerad på uppdrag av SOFT:

​

• Parkering.
• Barnpassning och miniknat.
• Mat och dryck som serveras på arenan.
• Karta, med eller utan banpåtryck, som erbjuds till den som skuggar.
• Uthyrning av stämplingsbricka. Avgift för stämplingsbricka får inte tas ut av deltagare som har egen funktionsduglig och av arrangören godkänd sådan.
• Vindskyddsplats eller campingplats.�

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

41 %

Så fungerar arrangemangsavgiften

Anmälningsavgift

Arrangemangsavgift

0 kr i avgift för arrangemang upp till en total anmälningsavgift på 2 500 kr

​

2 500 kr

5 000 kr

50 000

100 000

200 000

0 %

12 %

23 %

34 %

47 %

0 – 2 500 kr 0 %

2 500 – 5 000 12 %

5 000- 50 000 23 %

50 000 - 100 000 34 %

100 000 – 200 000 41 %

200 000 och över 47 %

Kommentar:

Avgiften betalas per tävlingstillfälle, där kval och final motsvarar två tävlingstillfällen�(= två tävlingsrapporter) medan SM-tävling och publiktävling räknas som ett tävlingstillfälle (= en tävlingsrapport).

Tilläggsavgifter, inkl efter-anmälningsavgifter ingår inte i i det avgiftsgrundande boloppet

​

Tävling med arrangemangsavgift 99 kr eller lägre behöver inte betala in arrangemangsavgift.

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

2 500 kr

5 000 kr

50 000

100 000

200 000

Total arrangemangsavgift

0 kr

Total arr.avgift

300 kr (Utgör 6 % av 5000 kr)

(0 + 300 kr)

Total arr.avgift

10 650 kr (21 %)

(0 + 300 + 10 350)

Total arr.avgift

27 650 kr (28 %)

(0 + 300 + 10 350 + 17 000)

Total arr.avgift

68 650 (34 %)

(0 + 300 + 10 350 + 17 000 + 41 000)

300kr

10 350

17 000

41 000

47 000

300 000

Total arr.avgift

115 650 (39 %)

(0 + 300 + 10 350 + 17 000 + 41 000 +47 000)

Anmälningsavgift

Arrangemangsavgift inom givet intervall

Total arrangemangsavgift

Förklaring

Anmälningsavgift

Arrangemangsavgift

0 kr

Beräkningsexempel för nya arrangemangsavgiften

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

Fråga:

Vad menar vi med kvalitetssäkring?

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

Exempel på kvalitetsproblem

Vi har gjort det förr!

Jag tror det är rätt!�

�Det ordnar sig!��

�

​

Tävling

​

HJÄLP!

​

​

​

​

​

�Om inte …�Vem gjorde fel?�

�Nu glömmer vi det här och går vidare!

Arbetsinsats

1. PLANERA/� UTBILDA

Förebygga

Granska/kontrollera

Rapportera

Utveckla

Testa

Tillämpa

2. GENOMFÖRA

3. UTVÄRDERA

4. FÖRBÄTTRA

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

Exempel på kvalitetsproblem

Kvalitetsproblem

• Egenskaper hos arrangören:
• Vet redan hur man arrangerar en tävling, kan det mesta, tar uppdraget med en nypa salt och har ingen större motivation att analysera eller förbättra i efterhand.
• Ju närmare tävlingen, desto mer tid läggs.
• Om (=när) något oförutsett inträffar uppstår lätt tidsbrist och många i organisationen har hög arbetsbelastning.
• Det blir jobbigt och tråkigt att arrangera.

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

Kurser

• På SOFT- och OF-nivå
• För arrangörer, kontrollanter och coacher

Lärgrupper

• Digitala arrangörs-handboken

​

Annat stöd

• Tävlingsregler och anvisningar
• Stöddokument och annan litteratur
• Eventor och andra IT-verktyg

Digitala arrangörs-handboken

• En guide genom arrangemanget
• Tips, erfarenheter, tidsplaner/checklistor
• Granskningsrutiner och internkontroll�

Tävlingskontroll

• Granskning av arrangemanget
• Rapportering till OF

Simulering

• Identifiera kritiska områden
• Dokumentera

Modelltävling

• Skarp test

�

Tävling

​

​

�Analys

• Identifiera bra och dåligt
• Dokumentera
• Rapportera

​

�Utveckling

• Organisation
• Internkontroll
• Kvalitetsmodell
• Utbildning�

• Framgångsfaktorer
• Hög kompetens
• Bra metoder och verktyg
• Bra framförhållning och hög införandegrad
• SOFT bidrar med
• Utbildning, konferenser och litteratur
• Regler, anvisningar och stöddokument
• Arrangörscoacher
• OF bidrar med
• Utbildning och konferenser
• Kontrollanter

Arbetsinsats

Exempel på kvalitetssäkring

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

Exempel på kvalitetssäkring

Kvalitetsproblem

Kvalitetssäkring

Egenskaper hos arrangören:

• Vet redan hur man arrangerar en tävling, kan det mesta, tar uppdraget med en nypa salt och har ingen större motivation att analysera eller förbättra i efterhand.
• Ju närmare tävlingen, desto mer tid läggs.
• Om (=när) något oförutsett inträffar uppstår lätt tidsbrist och många i organisationen har hög arbetsbelastning.
• Det blir jobbigt och tråkigt att arrangera.

Egenskaper hos arrangören:

• Går in i uppgiften med stor respekt och ödmjukhet, tittar i god tid på föregående års tävling och ser om det finns delar att förbättra. Arbetet dokumenteras för att efteråt kunna utvärderas och utvecklas.
• Mest tid läggs långt innan tävlingsdagen, med god planering och en tydlig uppdelning för vem som gör vad.
• Om något oförutsett inträffar finns en backup-plan och framförallt, det finns tid och resurser att lösa problemen.
• Det blir roligt att arrangera en orienteringstävling!

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

Uppgift

Kritiska moment

Identifiera vilka kritiska moment som brukar uppstå på era tävlingar, både internt inom olika funktionsblock och mellan funktionsblocken.

Fundera på vad du tror det beror på och presentera för övriga.

Om ni istället redan arbetar mycket med kvalitetssäkring i klubben och lyckats med att förutse olika kritiska moment, hur gjorde ni och framförallt, hur fick ni varje funktionär att känna ansvar?

​

Tid: 15 min

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

Fråga:

Vad säger regelverket om kvalitetskontroll?

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

4.2 Kvalitetssäkring och kvalitetskontroll

Kvalitetssäkring

​

4.2.1 Regelverkets krav definierar den lägsta nivån för god kvalitet hos en tävling.

Tävlingsledningen har huvudansvaret för att kvalitetssäkra tävlingen.

Kvalitetsarbetet ska inriktas mot att förbättra funktionärernas möjligheter att utföra sitt arbete i enlighet med kvalitetskraven.

Läs mer: TR 4.2

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

4.2 Kvalitetssäkring och kvalitetskontroll (forts.)

Från tillhörande TA, Sportslig rättvisa

I begreppet kvalitetssäkring ingår också att säkerställa att regelverket följs av såväl arrangör som tävlande i syfte att skapa tävlingar med sportslig rättvisa. Utgångspunkten som arrangör ska vara att underlätta för de tävlande att göra rätt.

Det innebär att se till så att banläggare och övriga funktionärer har rätt kompetens.

Det innebär också:

• Att använda sig av spridningsmetoder och möjligheten till kartbyte, samt att också ange i tävlings-PM att detta förekommer.

• Att genomföra kontroller av regelefterlevnaden, till exempel genom att placera ut funktionärer på strategiska platser längs banan.

• Att agera vid misstanke om regelöverträdelse, i första hand genom att höra de berörda.

​

Överenskommelse för tävling arrangerad på uppdrag av SOFT

För tävling arrangerad på uppdrag av SOFT ska en överenskommelse tecknas mellan arrangör, OF

och SOFT. Överenskommelsen utgår från regelverket och reglerar ansvarsfördelning, ekonomi, samt

när uppgifter senast ska vara klara.

​

Som bilaga till överenskommelsen finns en arrangörsguide.

Läs mer: TR 4.2

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

4.2 Kvalitetskontroll

Tävlingskontroll, kartkontroll och bankontroll

​

4.2.2 Vid tävling inom nivåerna 1–3 är tävlingskontroll, kartkontroll och bankontroll obligatorisk.

OF ska så snart tävlingen tilldelats utse en tävlingskontrollant, en kartkontrollant och en bankontrollant.

OF ansvarar för att kontrollanterna utför sitt uppdrag.

I kontrollantrollen ingår även kvalitetssäkrande moment.

Läs mer: TR 4.2

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

4.2 Kvalitetskontroll (forts.)

Från tillhörande TA Tävlingskontroll

Tävlingskontrollanten ska såväl teoretiskt som praktiskt bevaka att tävlingen genomförs enligt

SOFT:s regelverk. Tävlingskontrollanten ska kontrollera och övervaka tävlingen och bör även vara rådgivande.

​

Tävlingskontrollanten ska ha genomgått minst motsvarande utbildning som tävlingsledare vid aktuell tävling eller på annat sätt ha förvärvat motsvarande kunskaper.

​

Tävlingskontrollanten får inte vara medlem i arrangerande förening.

​

Tävlingskontrollanten ska fortlöpande hålla kontakt med tävlingsledaren.

​

Särskilt viktigt att kontrollera är:

• Att samråd skett med länsstyrelsen.

• Att kontakt med markägare och jakträttsinnehavare är tagen.

• Att tävlingskartan kommer fram i tid.

• Att inbjudan respektive tävlings-PM innehåller lämplig information innan de publiceras.

• Att tävlingsrapporten i Eventor är korrekt och därefter signeras av tävlingsledare och tävlingskontrollant.

​

Om tävlingskontrollanten uppmärksammar brister i planering eller genomförande av tävlingen ska detta påtalas. Om åtgärder inte vidtas ska rapport lämnas till OF.

​

​

​

Läs mer: TR 4.2

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

Kvalitetskontroll (forts.)

6.2 Bankontroll

​

6.2.1 Vid tävling inom nivåerna 1–3 är bankontroll obligatorisk enligt TR 4.2.2 Kvalitetskontroll.

​

Bankontrollen regleras enligt tillhörande TA. Se nästa sida

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

Kvalitetskontroll (forts.)

Från TA tillhörande tävlingsregler 6.2.1 Bankontroll

Bankontrollanten ansvarar för såväl teoretisk granskning som praktisk och bör också vara rådgivande. För den praktiska kontrollen kan en biträdande bankontrollant utses.

​

Bankontrollanten ska ha genomgått minst motsvarande utbildning som banläggare vid aktuell

tävling eller på annat sätt ha förvärvat motsvarande kunskaper.

​

Bankontrollant som utför teoretisk granskning får inte vara medlem i arrangerande förening.

Praktisk bankontrollant får vara medlem i arrangerande förening.

​

Bankontrollanten ska fortlöpande hålla kontakt med banläggaren.

​

Bankontrollen ska omfatta:

• Kontroll av terrängbeskrivning.

• Teoretisk granskning av banförslagen.

• Teoretisk kontroll av färdiga banor och kontrollbeskrivningar.

• Praktisk terrängkontroll.

• Kontroll av utsättning och provlöpning.

• Kontroll av banpåtryck.

Om bankontrollanten uppmärksammar brister i planering eller genomförande av

banläggningen ska detta påtalas. Om åtgärder inte vidtas ska rapport lämnas till OF.

Läs mer: TR 6.2

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

Val av tävlingsområde, karta, arena och disciplin

Det är nu hög tid för tävlingsledningen att teoretiskt tillämpa sina kunskaper och välja:

​

• Område
• Karta
• Arena, inkl. parkering
• Disciplin (ind., medel, lång, stafett, natt etc.)

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

Uppgift

Val av tävlingsområde, arena och disciplin

Välj utifrån tilldelad karta (kartor) ett lämpligt alternativ.

​

Tid: 10 min

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

Bemanning av tävlingsorganisationen

Några frågeställningar

​

• Vilka funktioner/grupper i vår tävlingsorganisation kräver aktiva orienterare eller annan ”specialkompetens”?
• Hur får vi övriga medlemmar i föreningen och andra att hjälpa till före, under och efter tävlingen?
• Hur får vi en bra blandning av kvinnor, män och ungdomar att medverka i arrangemanget?

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

Bemanning av tävlingsorganisationen

Bemanning av tävlingsorganisationen

Diskutera de olika frågeställningarna och föreslå lösningar:

• Vilka funktioner/grupper i vår tävlingsorganisation kräver aktiva orienterare eller annan ”specialkompetens”?
• Hur får vi övriga medlemmar i föreningen och andra att hjälpa till före, under och efter tävlingen?
• Hur får vi en bra blandning av kvinnor, män och ungdomar att medverka i arrangemanget?

Bedöm också övergripande hur många funktionärer som behövs på tävlingsdagen för att med rimlig belastning för alla kunna genomföra tävlingen.

​

Tid: 15 min

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

Funktionärsvård

​

​

När vi väl bemannat vår organisation, hur tar vi hand om våra funktionärer så de har kul, kommer tillbaka och känner sig delaktiga?

​

Några tips:

• Motivera och inspirera
• Bjud på funktionärsfika mm.
• Visa tacksamhet

​

Finns det fler sätt?

​

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

Inbjudan

​

Vi har nu nått fram till den tidpunkt då vi ska ta fram inbjudan. Vilken månad befinner vi oss i då?

​

Vad säger reglerna?

​

4.13 Inbjudan till tävling

​

• Inbjudan ska innehålla all den information som den tävlande behöver för att fatta ett väl underbyggt beslut om att anmäla sig till tävlingen.
• Obligatoriska tilläggsavgifter som arrangören avser att ta ut ska framgå av inbjudan.
• Tävlingsvillkor som i avsevärd grad avviker från de normala ska tydligt anges i inbjudan.

Läs mer i tävlingsreglerna 4.13 Inbjudan till tävling

och i tillhörande tävlingsanvisningar.

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

Tips med inbjudan

​

• Påbörja arbetet med att ta fram inbjudan och tävlings-PM i god tid innan de enligt tidplan ska publiceras.
• Tänk på att endast ta med det nödvändigaste i inbjudan så att deltagaren kan fatta ett adekvat beslut om att deltaga. Inbjudan får inte bli ett tävlings-PM!
• Säkerställ att alla berörda funktioner och grupper tar del av utkast och att de tillför samt kontrollerar informationen.
• Vanligtvis har klubben goda exempel och rutiner för hur tävlingens inbjudan ska se ut. Om inte, eller om ni vill utveckla er inbjudan, så finns massor av goda exempel i Eventor.

Inbjudan (forts.)

​

Exempel på punkter i en inbjudan

​

• Tävlingsområde
• Gammal karta, vad gäller?
• Terrängbeskrivning – locka deltagaren till just er tävling
• Terrängkännedom, vad gäller?
• Presentation av sprintarenan i ”lagom” tid
• Lagom avslöjande av varvningstider på stafett osv.

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

Uppgift

Ta fram rubriker till inbjudan

Diskutera och ta fram hur inbjudan till er tävling ska se ut i rubrikform enligt TR och TA.

​

För övriga kursdeltagare, presentera de punkter som du tycker många arrangörer ofta missar att ta med i inbjudan.

​

Tid: 15 min

Läs mer i tävlingsreglerna 4.13 Inbjudan till tävling

och i tillhörande tävlingsanvisningar.

​

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se

Etapp 4 klar ……

Svenska Orienteringsförbundet

Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se svenskorientering.se